DOMENII ALE PROCESULUI DE RELATII PUBLICE

Procesul de relatii publice se desfasoara in doua mari domenii:

- Informarea interna - informarea personalului propriei institutii;

- Informarea externa:

- relatiile cu presa;

- relatiile cu societatea;

- relatiile internationale.

1. Informarea interna

'Relatiile publice incep de acasa' - glasuieste unul din principiile de baza al procesului de relatii publice. Aceasta inseamna ca activitatea de relatii publice trebuie sa vizeze, mai intai, informarea corecta a personalului propriei institutii pentru a se putea derula programe realiste si coerente de relationare cu societatea.

1.1. Obiectivele informarii interne

Principalul obiectiv al programului de informare interna il reprezinta cresterea eficacitatii activitatii personalului, prin sporirea motivatiei acestuia si printr-o intelegere mai profunda a obiectivelor organizatiei.

Un colectiv bine informat este un colectiv mai profund motivat - este unul din principiile fundamentale ale teoriei managementului organizational contemporan.

Un obiectiv nedeclarat este acela ca membrii organizatiei, atunci cand vorbesc despre organizatie, sa constituie 'o singura voce', cu acelasi mesaj.

Programul de informare interna trebuie sa asigure conditiile astfel ca membrii organizatiei sa inteleaga:

a. rolul organizatiei in cadrul societatii, in dinamica si reteaua de interese specifice in care este angajata;

b. rolul organizatiei in apararea intereselor proprii ale membrilor sai;

c. rolul individual al fiecarui membru al organizatiei in apararea intereselor personale si generale.

Programele de informare interna trebuie sa induca fiecarui membru al organizatiei sentimentul ca este parte integranta din aceasta iar activitatea lui 'este cea mai importanta'; organizatia nu va functiona bine daca 'rotita' reprezentata de el nu functioneaza.

Aceasta imagine poate fi indusa folosind patru tipuri de mesaje:

1. Functiile si perspectivele organizatiei. 

2. Rolul. Fiecare membru trebuie sa constientizeze rolul ce-i revine in cadrul organizatiei pentru a-i alimenta sentimentul datoriei implinite;

Activitati. Calitatea vietii de organizatie este influentata pozitiv de posibilitatea implicarii in activitati recreative.

4. Evenimentele la zi. Informarea oportuna a membrilor organizatiei cu evenimentele importante la zi si cu cele viitoare din cadrul organizatiei si din afara ei ii motiveaza sa se implice mai profund in desfasurarea lor.

1.2. Auditoriul sau obiectul informarii interne

a. Membrii consiliului de conducere. Pot fi inclusi si membrii marcanti care sunt consultati si participa la luarea deciziilor importante.

b. Personalul considerat 'subaltern

c. Fostii angajati ai organizatiei care, din diferite motive, sunt in afara organizatiei. Acestia pot fi multiplicatori de imagine

d. Membrii de familie ai angajatilor. Pot sa devina multiplicatori de imagine pozitiva.

1. Mijloace pentru informarea interna

a. Materialele tiparite. Ziarul sau publicatiile interne cu caracter periodic.

- contribuie la instaurarea unor bune relatii interumane;

- fiecarui membru i se explica valoarea muncii sale;

- asigura furnizarea unor informatii obiective asupra vietii organizatiei, a evenimentelor sociale si familiale.

- ofera fiecarui membru posibilitatea de a se exprima.

SUA si Japonia acorda mare atentie acestui mijloc (cca. 15.000 titluri in SUA).   

Mai pot fi folosite pamfletele, buletinele informative, foile volante etc.

Informatiile trebuie prezentate intr-o forma accesibila tuturor.

b. Mijloace electronice de comunicare.

- radio, TV interna, TV cu circuit inchis, mesaje inregistrate pe casete video sau audio.

c. Comunicarea orala. Informarea directa de catre seful organizatiei sau un reprezentant al sau. Permite comunicarea imediata a mesajelor. Responsabilul cu relatiile publice

d. Afisarea. Se poate realiza prin postere aviziere, panouri de afisaj etc. Se pot folosi cu succes afisele electronice.

e. Informarea personalului de conducere. Se realizeaza, de regula pe baza monitorizarii presei. Ca mijloace pot fi folosite: revista presei, sinteza lunara de presa, analiza evolutiei imaginii organizatiei pe o anumita perioada.

Cunoasterea auditoriului intern reprezinta cea mai buna metoda de transmitere a mesajului la tinta.

Pentru dirijarea mesajului se procedeaza la:

- alegerea auditoriului;

- alegerea mijlocului adecvat;

- determinarea gradului de sensibilizare a auditoriului.

Informarea externa. Relatiile cu presa

2.1. Reguli generale de lucru cu presa:

- fiti totdeauna prietenos si politicos cand presa cere informatii;

- furnizati informatiile cat se poate de urgent;

- fiti gata sa primiti reporterii in orice moment;

- furnizati materialele de documentare necesare;

- nu vorbiti despre lucrurile confidentiale; explicati aceasta retinere pe baza intereselor organizatiei;

- nu evitati sa vorbiti cu reporterii;

- nu refuzati atunci cand vi se cere sa fiti citat;

- nu cereti reporterului ca o informatie data sa nu fie publicata;

- nu reclamati reporterul in cazul in care in materialul difuzat s-au strecurat greseli neintentionate sau neesentiale.

2.2. Metode de transmitere a informatiilor de presa

2.2.1. Interviul

Reprezinta oportunitatea de a transmite anumite mesaje unui anumit tip de auditoriu, prin medierea unui reporter. Este un schimb de intrebari si raspunsuri in doi. Este una din metodele cele mai importante si eficiente.

Interviul conducatorului organizatiei trebuie foarte bine pregatit.

Tema si intrebarile unui interviu trebuie anticipate iar raspunsurile trebuie foarte bine pregatite. Mesajele trebuie sa fie scurte, pozitive, usor de retinut, intr-o nota optimista.

1. Tehnici utilizate

a. Glisarea. Tranzitia fina de la intrebarea pusa la mesajul ce se doreste a fi transmis. O intrebare directa trebuie sa primeasca un raspuns direct.

O metoda la indemana este aceea ca mesajele codificate sa fie notate sintetic pe cartonase cu care eventual te poti juca in timpul interviului.   

b. Abilitatea. Se profita de orice ocazie ca pe timpul interviului sa se transmita mesajul dorit.

c. Sublinierile Prin inflexiuni ale vocii, un gest cu mana, o privire semnificativa.

d. Credibilitatea personala. Nu trebuie sa uitati ca sunteti specialist in problema si trebuie sa vorbiti despre lucruri concrete si interesante. 

e. Repetarea mesajelor Se sporeste posibilitatea ca mesajele sa fie retinute de auditoriu.

2. Interviul la televizor

Cercetarile arata ca majoritatea auditoriului retine numai 7% din ceea ce se spune. Impresia generala va fi data de voce, expresia fetei, sarmul personal, credibilitate.  

Pe timpul interviului:

- nu se sta atarnat;

- nu se leagana corpul sau trunchiul inainte-inapoi;

- nu se roteste scaunul;

- nu se bate cu degetele in masa;

- se stapanesc ticurile;

- expresia fetei trebuie sa fie adecvata problemelor in discutie;

- se mentine contactul vizual cu reporterul;

- se afiseaza convingere si entuziasm;

- problemele in dezbatere trebuie sa prezinte interes si sa capteze atentia telespectatorului.

Reguli generale de angajare a unui interviu

a. Reporterul si audienta. Inainte de interviu trebuie aflate cat mai multe date despre reporter si despre auditoriu. Nu trebuie confundati. Primul este doar interfata.

b. Inregistrarea. Intervievatul trebuie sa aiba un comportament 'selfmonitorizat'. Trebuie sa se considere permanent inregistrat. Daca exista o problema care se doreste a fi explicata in afara interviului, aceasta va fi clar delimitata.

c. Limbajul. Mesajele trebuie sa fie intelese iar limbajul adecvat.

d. Informarea. Intervievatul trebuie sa fie la curent cu ultimele stiri. Se va lua in calcul faptul ca reporterul este deja la curent si doreste doar sa afle o parere.

e. Argumentatia. Nu se intra in disputa. Daca reporterul are o atitudine provocatoare trebuie pastrat controlul asupra interviului. Nu trebuie manifestata pasivitate.

f. Corectitudinea informatiilor. O informatie incorecta servita de reporter trebuie corectata.

g. Sinceritatea. Raspunsurile trebuie sa fie sincere. Nu se foloseste expresia: 'fara comentarii'. Daca nu se stie raspunsul la o intrebare este bine sa se spuna acest lucru. Se gliseaza apoi spre un mesaj dorit.

2.2.2. Interviul pentru presa scrisa

- mesajele trebuie sa fie bine structurate: scurte, pozitive, usor de memorat; se va reveni pe parcurs la ele.

- este necesara o informare asupra auditoriului;

- este bine ca in apropierea imediata sa se afle specialistul in relatii publice, care sa fie 'agent' inainte si dupa interviu. Poate prelua discret unele raspunsuri. Trebuie sa fie 'cerberul'. Daca interesele organizatiei impun, acesta poate expedia pe reporter prin formula: 'mai este timp doar pentru o intrebare'.

- este bine sa se stie 'fixurile' reporterului.

- se vor oferi fotografii sau materiale ce pot fi utilizate de reporter pentru a transmite mesajul;

- intervievatul trebuie sa se considere in permanenta inregistrat;

- nu vor fi aratate grafice sau alte documente daca nu se intentioneaza sau nu pot fi oferite;

- inainte de interviu, intervievatul va sti exact ce trebuie sa spuna;

- se vor intocmiti fise de mesaje: minimum 3-5 mesaje personale ce pot servi drept spoturi publicitare; mesajele sa fie: scurte (12 - 24 cuvinte), usor de retinut, pozitive (sa foloseasca sensuri afirmative);

- se va intocmi un plan de interviu;

- se va dezvolta subiectul cel mai important;

- nu se va ezita folosirea citatelor dar nici nu se va face abuz de ele;

- este bine a fi ales un 'citat irezistibil' care avantajeaza propria imagine si care va fi repetat intr-un anumit context, eventual in finalul interviului;

- se va folosi limbajul cotidian, nu jargonul;

- vor fi folosite puntile de legatura ca pe un mecanism de schimbare;

- se va pastra un ton sincer;

- daca o intrebare este incomoda, neprevazuta, se va cauta o cale de iesire, fara a se manifesta iritare;

- se va respecta telul, acela de a fi un transmitator de mesaje nu un personaj care raspunde la intrebari.

Specialistul in relatii publice trebuie sa negocieze interviul.

Politicos, onest, util, el trebuie sa obtina maximum de informatii de la reporter asupra problemelor ce-l intereseaza si stabileste: data, durata, locul, alte detalii de organizare, functie de interesul organizatiei si posibilitatile conducatorului ei. Se pot negocia si alte conditii astfel ca organizatia sa obtina un maximum de 'profit de imagine'.

In timpul interviului pot aparea 'dezastre' .

Rezolvare:

- se poate face o scurta pauza;

- se va pastra calmul ramaneti calm;

- se vor reaseza gandurile in ordinea fireasca;

- se reincepe interviul, eventual, prin repetarea ultimelor date;

- se va cere reporterului sa repete intrebarea;

NU TREBUIE UITAT NICI UN MOMENT CA INTERVIUL TREBUIE CONTROLAT. DE LA UN INTERVIU TREBUIE OBTINUT TOT CEEA CE SE DORESTE

2.2. Conferinta de presa si briefingul

Reguli generale

Acestea sunt, de regula, un interviu simultan cu mai multi reprezentanti ai mijloacelor de informare.

Conferinta de presa acopera un set de probleme, in timp ce briefingul se limiteaza numai la una singura.

Regula de baza: se programeaza numai daca sunt cerute de mijloacele de informare sau de catre interesele organizatiei.

Alte reguli:

- se alege un purtator de cuvant care, de regula, este specialistul in relatii publice;

- seful institutiei isi poate asuma conducerea conferintei;

- daca se impune o declaratie, pregatita din vreme, trebuie sa existe suficiente copii pentru a fi inmanate tuturor celor interesati;

- incaperea trebuie sa fie convenabila tuturor categoriilor de presa;

- se vor anticipa, pe cat posibil, intrebarile, in special pe cele mai spinoase si se pregatesc raspunsurile;

- se stabileste timpul de desfasurare si se anunta de la inceput;

- se verifica daca au fost invitate toate mijloacele de informare, chiar si cele 'incomode'.

Desfasurare:

a. Primirea jurnalistilor;

- vor purta ecusoane:

- se inmaneaza dosarele de presa si sunt condusi in sala;

b. Deschiderea conferintei. De regula, purtatorul de cuvant face introducerea, dupa care:

- se prezinta,

- prezinta salutari,

- prezinta institutia;

- prezinta ocazia;

- prezinta scopul;

- prezinta problemele in discutie;

- prezinta regulile de desfasurare;

- prezinta pe conducatorul organizatiei;

- da cuvantul conducatorului organizatiei.

c. Discursul conducatorului organizatiei.

- poate fi citit sau prezentat liber, functie de problemele in discutie si de abilitatea personajului;

nu trebuie sa fie ca o declaratie, el trebuie sa lase loc de detalii si clarificari prin intrebarile puse de ziaristi.

d. Intrebarile

- moderatorul invita jurnalistii sa puna intrebari. Atentie. Poate aparea momentul de 'tacere penibila';

- moderatorul trebuie sa sesizeze la timp si sa intervina cu unele explicatii suplimentare, in beneficiul institutiei, care ar interesa presa, incitand ziaristii sa puna intrebari;

se va incerca sa se dea raspuns la intrebarile: cine? ce? unde? cand? de ce? cum? ce urmeaza?

e. Inchiderea.

- se trec in revista principalele probleme;

- se exprima preocuparile institutiei pentru rezolvarea problemelor;

- se multumeste ziaristilor;

- se incheie intr-o nota optimista, pozitiva.

f. Dialogul informal (cafeaua, racoritoarele)

- se creeaza momente placute, de relaxare, de preferat in alt spatiu, alaturat;

- se pot da unele scurte interviuri 'in exclusivitate'.

- se perfecteaza intalniri pe probleme de interes mai restrans.

g. Evaluarea. Este o etapa foarte importanta si se realizeaza dupa plecarea jurnalistilor.

- se trimit dosare de presa la publicatiile care nu au avut reprezentanti;

- se analizeaza stirile aparute in presa si posibilul impact pentru organizatie;

- se intocmeste revista presei si se fac propuneri.

Comunicatul de presa

Comunicatul de presa reprezinta:

- un instrument prin care o organizatie poate aduce la cunostinta presei si, implicit, a publicului informatii asupra activitatii proprii;

- un instrument de lucru si de referinta pentru jurnalisti care nu implica documentare suplimentara;

- pentru a fi publicat, informatia continuta trebuie sa prezinte interes pentru public;

- nu este reclama;

Caracteristici:

- este oficial;

- transmite o informatie care poate interesa publicul sau un segment al sau;

- este redactat special pentru presa;

- este, totdeauna, un document scris si semnat. 

Clasificare:

Expertul canadian Bernard Dagenais, luand in calcul mai multe criterii de clasificare stabileste:

a. Dupa prezenta sau absenta unei luari de pozitie

1. Comunicat de informare - se transmit invitatii, informatii simple sau statistici;

Comunicat persuasiv - se transmite o opinie, o pozitie, o contestare, o dezmintire, o acuza.

b. Dupa continut:

. Comunicat-invitatie - invita jurnalistii la un eveniment. Se indica:

- tema;

- numele organizatiei;

- participantii;

- momentul si locul actiunii;

- traseul;

- alte detalii necesare.

Se trimite cu aproximativ doua saptamani inaintea evenimentului anuntat;

2. Comunicat reamintire - dubleaza comunicatul-invitatie.

Se trimite cu doua-trei zile inainte de eveniment.

Comunicatul-anunt - se transmite cu scopul de a anunta publicul despre producerea unui eveniment. Acesta trebuie sa contina suficiente date pentru a permite realizarea unui material.

4. Comunicatul statistic - contine 'date statistice recente privitoare la organizatie si sferele de interes'.

5. Comunicatul de informare - se refera la evenimentele importante care au loc in cadrul organizatiei. Acelasi comunicat poate duce la emiterea unuia sau mai multor comunicate.

Comunicatul politic - are drept scop castigarea unor avantaje politice si a unei imagini favorabile pentru o anumita persoana din conducerea organizatiei. Informatia poate fi asimilata propagandei. Specialistii in relatii publice trebuie sa evite politizarea comunicatelor care ii va obliga pe jurnalisti sa reformuleze textul initial.

. Comunicatul oficial - provine de la autoritatile politice sau administrative si transmite informatii de interes public general. Este preluat de toate mediile de informare.

. Comunicatul de luare de pozitie - prezinta atitudinea unei organizatii fata de o anumita problema.

Poate fi:

- de contestare - ia pozitie fata de o actiune cu care nu este de acord;

- de provocare - acuza sau denunta o realitate;

- de rectificare - corecteaza anumite informatii care ii aduce prejudicii de imagine.

9. Erata se corecteaza anumite informatii care contine date eronate.

Comunicatul pentru radio si televiziune - este scurt, astfel conceput incat sa poata fi transmis in emisiunile informative fara a mai fi prelucrat.

. Comunicatul video - este astfel conceput si prelucrat incat sa poata fi preluat si introdus direct in emisiuni.

Etapele parcurse de un comunicat de presa

a. pregatirea;

b. redactarea;

c. aprobarea;

d. difuzarea;

e. evaluarea.

a. Pregatirea

- se evalueaza importanta informatiilor;

- se elaboreaza mai multe comunicate, adaptate dupa tipul de publicatie sau emisiune, si dupa tipurile de public;

- se integreaza intr-un context istoric, local, national, international, financiar etc;

- informatiile esentiale de transmis se separa de cele circumstantiale.

b. Redactarea

Comunicatul de presa trebuie sa ofere trei nivele clare de lectura:

1. Titlul

Trebuie sa atraga atentia astfel:

- sa trezeasca curiozitatea, deci sa fie 'acrosant';

- sa centreze atentia asupra unei actiuni de maxima noutate;

- sa fie scurt si factual;

- sa fie simplu, direct, cu verbe la diateza activa;

- sa ofere cititorului o perspectiva clara asupra continutului comunicatului;

- sa fie explicit;

- ideea continuta trebuie reluata in textul comunicatului;

- nu trebuie sa semene cu un spot publicitar;

2. Intertitlul

Comunicatele mai ample pot fi segmentate pe 2-3 intertitluri sau titluri secundare, cu rolul de a sublinia mai multe centre de interes. Trebuie sa fie, ca si titlul, 'acrosante' si sa dezvaluie punctele majore ale textului ce urmeaza.

Textul

Informatia esentiala trebuie prezentata imediat. Se construieste in formula jurnalistica a piramidei inversate.

Lead - ul. Este primul paragraf sau 'fraza de atac'. Cuprinde cele mai semnificative elemente ale mesajului. El are rolul de a starni interesul jurnalistului care-l primeste si de a edifica cititorul asupra fenomenului petrecut sau care se va petrece.

Regula:  

Trebuie sa raspunda la cele sapte intrebari fundamentale care si le pune oricine doreste sa inteleaga un eveniment:

Cine? - raspunsul se refera la organizatia sau persoanele despre care se vorbeste in comunicat. Se va avea in vedere ca numele face stirea.

Ce? - raspunsul evidentiaza ce are mai deosebit stirea.

Unde - locul in care se petrece actiunea.

Cand? - data desfasurarii actiunii.

De ce? motivele care au generat evenimentul.

Cum? - implicatiile sau consecintele posibile.

Cu cine? - daca este necesar sa fie mentionati agenti secundari.

Aceste intrebari sunt cunoscute sub eticheta de Cei 5 W + H:

Who = cine?

What = ce?

When = cand?

Where = unde?

Why = de ce?

How = cum?

4. Corpul textului

Urmeaza dupa lead, ansambland elemente secundare, de detaliu, dar absolut necesare. Paragrafele trebuie sa fie scurte, cu elemente de inceput noi, descriu solutii sau avantaje pentru publicul-tinta.

Textul trebuie sa fie:

- direct;

- sa mearga de la particular la general; 

- de la concret la abstract;

- ideile sa curga in ordinea descrescatoare a importantei;

- sa respecte regula: o singura idee = un singur mesaj = un singur paragraf.

- sa fie coerent;

- sa fie complet;

- sa fie concis - cu paragrafe scurte de 3-4 fraze, maximum, fiecare fraza sa imbogateasca substanta informatiei;

- sa fie clar - vocabular simplu. Se va evita jargonul, iar cuvintele tehnice vor fi insotite de explicatii scurte;

- sa fie precis - cu date si cifre verificate;

- tonul sa fie factual si neutru. Se vor evita elementele stilistice, partinitoare, sau o anumita stare emotiva;

- se poate apela la repetitie, daca este vorba de o personalitate, spre exemplu, sau un produs nou;

- se poate apela la citate, daca intaresc, amplifica si dau 'greutate' textului.   

5. Stilul comunicatului de presa

Trebuie sa fie cel jurnalistic, adica sa aiba structura de 'piramida inversa' - lead + paragrafe - iar paragrafele sa prezinte faptele in ordinea descrescatoare a importantei.

6. Prezentarea comunicatului

- Se va tipari pe o singura fata a colii de hartie, format A4;

- Nu trebuie sa aiba mai mult de doua pagini;

- Se va tipari la doua randuri: 25 de randuri X 60 de semne/pagina;

- O fraza nu trebuie sa treaca de la o pagina pe alta;

- La baza primei pagini se va specifica: 'urmeaza a doua pagina';  

- Nu se subliniaza si nu se scrie cu majuscule, exceptand literele initiale ale frazelor;

- Se vor evita abrevierile;

- Se poate apela la note tehnice pentru informatii suplimentare sau fotografii pentru mai multe detalii dar care nu intra in textul comunicatului.

Cuprinde:

- Sigla organizatiei;

- Numarul de cod;

- Data emiterii;

- Mentiuni: 'embargo pana la data.'sau 'publicare imediata';

- Precizarea: 'Comunicat de Presa', sau 'Invitatie'

- Text - lead + paragrafe;

- Numele, adresa, telefonul, persoanei de contact;

c. Aprobarea

Conducatorul organizatiei trebuie consiliat asupra formei, stilului si manierei de redactare a comunicatului astfel ca sa i se aduca putine retusuri sau de loc, inainte de a-l aproba.

Se trece functia si numele persoanei care a aprobat comunicatul (conducatorului organizatiei)

d. Difuzarea comunicatului

se foloseste fisierul de presa;

se alege publicul-tinta si mijloacele de presa interesate in publicare;

se aleg redactorii care ar fi interesati de publicarea comunicatului;

se alege data transmiterii comunicatului;

se aleg cele mai eficiente mijloace de transmitere a comunicatului: posta, telefon, reprezentant, fax, e-mail, cu ocazia Conferintei de Presa;

se adreseaza redactorului-sef al publicatiei cu mentiunea: 'in atentia' redactorului identificat ca specialist in problema sau sefului sectiei.

e. Evaluarea

- se efectueaza Revista presei si se analizeaza modul in care publicatiile au folosit comunicatul de presa.

se evalueaza ecourile de presa.

Un ecou slab poate duce la concluzia:

- stirea nu prezinta interes;

- momentul difuzarii nu a fost bine ales;

- comunicatul nu a fost bine redactat;

- nu au fost bine alese publicatiile.

Evaluarea trebuie facuta consecvent pentru a cunoaste cat mai bine functionarea specifica a presei si a perfectiona activitatea biroului de presa.

Punerea in pagina standard a Comunicatului de Presa

SIGLA ORGANIZATIEI

DATA EMITERII

NUMAR DE COD

PENTRU DIFUZARE IMEDIATA sau

EMBARGO pana la dataora.

COMUNICAT DE PRESA.

TITLU (Informativ)

LEAD (mesajul esential, maximum 5-6 randuri) . . . . . . . . . .

CORPUL TEXTULUI (o succesiune de paragrafe care contin ideile si informatiile complementare, in ordine descrescatoare importantei lor)

NUME, PRENUME, ADRESA,

TELEFON, FAX,

(persoana de contact)

FUNCTIE, NUME, PRENUME

SEMNATURA

(Persoana care difuzeaza comunicatul)

2.2.5. Dosarul de presa

Este un instrument esential, al comunicarii dintre o organizatie si mass-media fiind indispensabil in foarte multe ocazii (conferinte de presa, voiaje de presa, contacte personale cu jurnalistii), materializand mesajul organizatiei la un subiect determinat.

In general, Dosarul de presa se impune atunci cand un comunicat nu este suficient pentru a prezenta informatia in intreaga ei amploare. El este destinat a fi folosit de jurnalist pentru selectarea de informatii, pe baza carora el va putea realiza un material de sine statator.

Este un demers intre Comunicat si Conferinta de presa care sintetizeaza elementele componente ale unui eveniment si pune in valoare anumite aspecte ale informatiei.

Avantaje:

- permite prezentarea in profunzime a unui subiect;

- permite intrarea in banca de date a jurnalistilor a unor informatii gata prelucrate: statistici, extrase de presa privind punctul de vedere al organizatiei; biografii; fotografii ale liderilor.

Clasificare:

a. Dosare de presa care insotesc comunicatul de presa - formula cea mai agreata de jurnalisti, permitandu-le combinarea informatiilor;

b. Dosare de presa-carte de vizita a organizatiei - cu baza de date ce nu se leaga de o activitate punctuala. Este un 'apel discret' al organizatiei prin care aceasta incearca sa determine presa sa vorbeasca despre ea;

c. Dosare de presa-eveniment - constituit special pentru un anumit eveniment.

Dosarul de presa este un material redactat exclusiv pentru ziaristi cu scopul de a le pune la dispozitie o banca de date:

El trebuie sa cuprinda date:

- coerente,

- atragatoare,

- eficiente,

- accesibile,

- cat mai riguroase,

- lipsite de artificii; 

- sa trateze un singur subiect.

Pe coperta are inscris numele organizatiei, tema si numele persoanei de contact.

Continut:

a. Sumar - mentioneaza toate materialele;

b. Text - sintetizeaza esenta temei si nu va avea mai mult de doua pagini;

c. Documente - prezentate intr-o ordine logica, de 2-3 pagini care dezvolta diverse aspecte particulare ale temei. Materialele vor fi redactate in stil jurnalistic: titlu acrosant, va respecta regula piramidei inverse, scriitura clara, concisa, factuala, neutra, cu intertitluri.

d. Materiale suplimentare:

- reproduceri scurte din alte articole publicate anterior,

- statistici,

- fotografii,

- grafice,

- scheme.

Mai poate cuprinde anexe dar care atentioneaza jurnalistul ca nu au legatura, neaparat, cu evenimentul:

- scurt istoric al organizatiei;

- biografii;

- lista partenerilor organizatiei;

- fise tehnice;

- bilanturi;

- lista cu materiale ilustrative ale organizatiei;

- informatii legate de activitatea manageriala.

Dosarul de presa este inmanat jurnalistilor care participa la conferinte de presa, la o vizita, calatorie de informare sau alte manifestari ale organizatiei.

El trebuie sa furnizeze o informatie reala, completa, interesanta pentru public. Este un mijloc de informare si nu o 'oglinda' a organizatiei ce reproduce doar imagini magulitoare.  

2.2.6. Fisierele de presa

Sunt instrumente de lucru indispensabile relatiilor publice cu presa.

Fisierul de presa permite:

- recenzarea jurnalistilor din institutiile de presa care ar putea fi interesate de informatiile distribuite;

- trimiterea comunicatelor, a dosarelor de presa, invitatiilor;

- mentinerea legaturilor cu jurnalistii;

- reactia prompta la o anumita informatie pusa in circulatie de catre presa.

Ele sunt documente de lucru complexe, bine structurate, care se bazeaza pe criterii logice si functionale.

Fisierele de presa sunt:

- pentru institutiile de presa:

- pentru presa de informare generala;

- pentru presa specializata;

- pentru jurnalisti:

- fisierul sistematic al jurnalistilor;

- fisierul alfabetic.

a. Fisierul institutiilor de presa cuprinde

- numele publicatiei sau postului;

- adresa si numerele de telefon, fax;

- grupul sau societatea din care face parte;

- periodicitatea;

- tiraj, rate de audienta;

- zona de distributie;

- caracteristici socio-profesionale ale publicului specific;

- ziua si ora limita pana la care pot fi trimise informatiile;

- teme si subiecte tratate cu predilectie;

- numele redactorului sef

- numele responsabililor de rubrici;

- numele redactorilor vizati;

- numele si adresele corespondentilor locali.

b. Fisierele jurnalistilor cuprind:

- nume, prenume, pseudonim;

- numar de telefon din redactie;

- numele, telefonul si adresa institutiei;

- adresa si numarul de telefon de acasa;

- specialitatea;

- fotografia;

- data nasterii;

- data la care a fost facuta ultima actualizare a fisierului;

- evidenta participarii la evenimentele organizatiei;

- atitudinea acestuia fata de organizatie:

- ostila;

- favorabila;

- neutra.

Fisierele de presa se arhiveaza si se actualizeaza permanent.

Relatiile cu societatea

1. Generalitati

Relatiile cu societatea (RS) reprezinta participarea planificata, activa si continua a organizatiei cu si in societate, in beneficiul ambelor parti.

Scopul principal = asigurarea unei bune imagini a organizatiei din partea publicului. Trebuie sa intareasca reprezentarea publicului de organizatie serioasa, de mare incredere, moderna etc.

RS includ planificare si angajare in evenimente. Se desfasoara, de obicei, in jurul unui eveniment sau activitati planificate, dar, implicit solicita programe de continuitate in beneficiul atat al organizatiei cat si al societatii.

RS reprezinta un sistem simbiotic de relatii.

Nu sunt optionale.

Reprezinta o functie de conducere

Specialistii in relatii publice reprezinta veriga permanenta dintre organizatie si societate. Ei trebuie sa stabileasca factorii cauzali care au generat o anumita situatie. Programele trebuie astfel intocmite incat sa depaseasca orice bariere care s-au format intre seful organizatiei si societate.

Atributiile specialistului prin prisma acestor responsabilitati:

- sa asiste seful organizatiei in timpul comunicarilor;

- sa recomande prioritatile si cele mai eficiente mijloace de difuzare a mesajelor;

- sa planifice programele, in care sens trebuie curaj, imaginatie si sinceritate;

- sa cunoasca segmentele sociale de interes;

- sa cunoasca zona cu impact economic, politic, social;

- sa cunoasca modul de operare al societatii;

- sa respecte valorile si interesele societatii;

- sa cunoasca structura de putere in societate si gradul de implicare al populatiei in diferite activitati;

Trebuie evitata capcana de a face activitatea din domeniul relatiilor publice cu societatea dependenta de seful organizatiei sau de participarea la fiecare activitate;

Resursa principala in domeniul relatiilor cu societatea o reprezinta staff-ul organizatiei.

2. Obiective

Indiferent de marimea organizatiei nu se concepe ca relatia acesteia cu societatea sa fie intamplatoare.

Intrebari la care trebuie raspuns:

- Pentru ce se cheltuiesc resurse si timp?

- Ce incercam sa realizam?

- Ce beneficiu revine organizatiei ca rezultat al acestor programe?

- Ce se poate intampla in cazul abandonarii programelor?

Raspunsul poate fi gasit in obiectivele fundamentale ale activitatii de relatii publice care sunt:

- sa creasca constientizarea si intelegerea publica in privinta organizatiei, activitatii si programelor ei;

- sa inspiram patriotism si incredere, astfel ca, personalul sa serveasca organizatia la cele mai ridicate cote;

- atragerea tinerilor supradotati;

- pastrarea bunelor relatii in termeni reciproc avantajosi;

- mentinerea reputatiei de bun vecin si partener, de organizatie demna de respect profesional responsabila fata de public;

- sprijinul programelor umanitare;

- indeplinirea propriilor programe.

Seful organizatiei si specialistul cu relatiile publice trebuie sa ia in permanenta in calcul consecintele inaspririi relatiilor dintre organizatie si societate. Pierderea prestigiului, a sprijinului sau intelegerii din partea societatii are efecte dezastruoase pentru organizatie.

Programe

a. Programe proactive sau preventive.

Acest tip de programe pune in evidenta comunicarea 'fata in fata' cu diferite categorii de public si solicita actiuni coerente inainte ca anumite evenimente sa se produca. Ele se bazeaza pe deschidere, onestitate si implicare in problemele sociale.

b. Programe reactive (sau de remediere

Implica aplanarea conflictului atunci cand ceva nu merge bine. Spre exemplu, cand se intampina o audienta ostila sau sceptica.

Ele tind sa restabileasca bunele relatii.

Programele proactive bune diminueaza necesitatea programelor din a doua categorie.

4. Metode utilizate

a. Contactul personal

b. Comunicarea

Programul de relatii publice cu societatea este vital pentru a fi percepute eforturile de a da informatiile de care publicul are nevoie pentru a emite rationamente de calitate.

Orice program de relatii publice cu societatea trebuie sa parcurga toate cele cinci etape ale procesului de relatii publice: identificarea problemei; cercetarea; planificarea; comunicarea; evaluarea.

5. Fisierul de ansamblu al societatii

Cuprinde:

- fundalul istoric si economic al societatii;

- date despre oficialitati;

- mijloace de comunicare;

- biserici si grupuri religioase;

- facilitati educationale;

- facilitati de recreere si divertisment;

- asociatii de femei si tineret;

- oportunitati de afaceri;

- organizatii guvernamentale si nonguvernamentale;

- publicatii centrale si locale semnificative;

- alte informatii importante sau relevante.

Nu este suficient doar sa aduni informatii. Trebuie facute si analize ale societatii, in general si pe domenii.

Ansamblul societatii nu este si nu trebuie privit ca pe un set de fapte reci. O analiza mai atenta arata ca faptele se leaga intre ele si prind viata. Numai o analiza atenta a faptelor prin aceasta prisma poate duce la identificarea celor mai adecvate solutii in dezvoltarea relatiilor favorabile cu societatea.

4. Relatiile publice cu strainatatea

In ERA INFORMATIILOR GLOBALE culturile se interpatrund, iar cantitatea de date se dubleaza la fiecare 20 de luni.

Cristian Daudel - expert in cadrul Institutului pentru Studii Strategice de la Nisa - considera ca prefixul 'GEO' ce se aplica la 3-4 dimensiuni planetare: terestra, atmosferica, maritima, cosmica, are o noua dimensiune - informationala. Se poate vorbi, asadar, pe langa notiunile de geopolitica, geostrategie, geoeconomie si de geocomunicare, sau, de geoeconomie, geopolitica prin comunicare.

Raporturile instituite privind comunicarea intre state, organizatii, organisme etc. formeaza conceptul de transfer de informatii.

Programele de relatii publice cu strainatatea nu trebuie privite ca imitari ale programelor de relatii publice cu societatea.

Mediul diferit, de la stat la stat, in care se actioneaza determina modul diferit de abordare a comunicarii.

Cristopher Berlett, in lucrarea 'Conducerea dincolo de frontiere' identifica mai multe tipuri de companii:

- Companii 'globale' - cu un sediu centralizat dar actioneaza pe directii strategice;

- Companii 'internationale' - dependente de firma - parinte dar actioneaza mai descentralizat;

- Companii 'multinationale' - cu un grad mare de descentralizare, fiecare filiala operand autonom, functie de specificul tarii.

Proiectarea unui Program de relatii publice internationale trebuie sa tina seama de:

- raportul dintre viata industriala si cea rurala din tara respectiva;

- venitul familial;

- stabilitatea politica;

- regulile monetare;

- traditii in afaceri;

- reguli de comportament acceptate. Ce tipuri de comportament sunt respinse?

- aspecte legate de cultura, mentalitati, religie;

- particularitatile locale ale relatiilor publice;

Exemple:

In lumea araba trebuie, in mod obligatoriu castigata increderea interlocutorului astfel: se manifesta entuziasm, se fac aprecieri la aspectul fizic si sanatatea interlocutorului care sunt, evident, dintre cele mai bune, se invoca eroi locali, mari patrioti, sportivi, artisti, scriitori, cunoscuti si pe care ii apreciati, etc.

In America Latina se acorda mare atentie convenientelor: fiti excesiv de politicos, mai ales in formulele de adresare; fiti punctuali dar nu manifestati iritare si treceti neobservata intarzierea interlocutorului; nu refuzati cafeaua, mai ales ca reprezinta un element esential al venitului national.

In Japonia apelul la serviciile unui specialist local in relatii publice trebuie sa fie o regula.

In concluzie: specialistii recomanda sa nu se ezite in a apela la serviciile unui specialist local in relatii publice atunci cand se doreste a se crea un mediu de afaceri la nivel international.