Metode de urmarire si control al dinamicii stocurilor

Metode de urmarire si control al dinamicii stocurilor

Gestiunea economica a stocurilor nu se limiteaza numai la dimensionarea acestora, la determinarea marimii si structurii lor; aceasta cuprinde si tehnicile si instrumentele de conducere a proceselor de stocare, de urmarire a dinamicii stocurilor efective, in raport cu limitele estimate, astfel incat sa se cunoasca permanent situatia reala si sa se intervina preventiv si operativ pentru mentinerea lor la nivelul stabilit. De aceea, o data stabilite tipurile si limitele de constituire a stocurilor de productie, se impune in continuare cunoasterea existentei si miscarii lor in depozitele intreprinderilor detinatoare. In acest scop, se pot folosi mai multe metode, care au rolul de a preveni fie epuizarea stocurilor, fenomen care conduce la intreruperea alimentarii consumului, fie suprastocarea sau formarea

stocurilor cu miscare lenta sau fara miscare (si deci imobilizarea irationala pe perioade lungi a unor resurse materiale si financiare). Intre acestea amintim:

1.Metoda minim-maxim care prevede ca urmarirea existentei si miscarii stocurilor efective in depozitele intreprinderilor sa se realizeze cu aceeasi exigenta pentru toate materialele, indiferent de importanta acestora in procesul de productie. Metoda consta in desfasurarea actiunii de urmarire a evolutiei stocurilor efective pe parcursul a trei etape, respectiv:

a. Stabilirea limitelor economice maxime si minime ale stocurilor de productie pe elemente componente (curent, de siguranta), inscrierea in fisele de magazie si urmarirea de catre gestionar a evolutiei lor pe parcurs astfel incat, la atingerea nivelelor de alarma sau de

aprovizionare, sa se declanseze actiuni operative pentru mentinerea acestora intre nivelele estimate. Apare, deci, necesara introducerea in cadrul limitelor maxima si minima ale stocului estimat, a unor 'nivele de alarma, de aprovizionare' declansatoare pentru actiuni care se impun, in functie de caz. Urmarirea stocurilor in raport cu limitele stabilite anticipat se poate face prin controlul sistematic direct al fiselor de magazie sau prin elaborarea de grafice comune in care se fac inregistrari permanente.

b. Semnalizarea de catre gestionar a compartimentului de aprovizionare asupra situatiei stocurilor la un moment dat (in cazul cand limitele de alarma sau de aprovizionare sunt atinse sau depasite);

c. Stabilirea de catre compartimentul de aprovizionare a masurilor menite sa asigure prevenirea situatiilor nefavorabile care se intrevad.

Metoda este utila insa greu de aplicat la unitatile economice cu o nomenclatura larga de materiale, in special datorita volumului mare de munca si implicit al operativitatii relativ reduse in activitatea de urmarire a stocurilor; ea poate fi folosita insa prin introducerea si aplicarea sistemelor informatice, care utilizeaza mijloace moderne de calcul electronic cu ajutorul carora se poate cunoaste operativ evolutia stocurilor pe tot parcursul perioadei (oricat de larga este nomenclatura materiala care trebuie aprovizionata-depozitata).

2. Sistemul ABC, potrivit caruia, pentru activitatea de urmarire si control se aplica acelasi principiu al 'tratarii diferentiate' care sta si la baza dimensionarii stocurilor; astfel, stocurile din zona de importanta A vor fi urmarite zilnic, la cateva zile (de exemplu, saptamanal sau de mai multe ori pe saptamana, luna) manifestandu-se maxima exigenta in aprecierea stadiului in care se afla procesul de stocare, nivelul stocului, tendintele care se intrevad pentru consum in raport cu ritmul si volumul intrarilor de materiale. Pentru stocurile de materiale care sunt cuprinse in a doua grupa de importanta, procesul de urmarire si control urmeaza a se desfasura la intervale mai mari de timp (de doua-trei ori pe luna sau o data pe luna); se are in vedere faptul ca o parte din materialele care sunt repartizate in zona B prezinta caracteristici apropiate de cele din prima grupa de importanta (A), fapt pentru care urmarirea si controlul dinamicii stocurilor se pot realiza dupa o politica relativ asemanatoare.

Stocurile materiale repartizate in grupa a treia de importanta pot fi controlate la intervale mai mari de timp, respectiv trimestrial sau cu prilejul efectuarii operatiilor de intrare sau iesire (eliberare a unor cantitati de materiale pentru consum). Aceasta tehnica de urmarire si control este in concordanta cu natura, rolul si importanta materialelor in desfasurarea activitatii de productie, cu dimensiunea influentei stocurilor specifice asupra volumului capitalului circulant al unitatii economice. Si acest sistem de urmarire si control presupune sa fie cunoscuta baza de raportare (de comparatie), a stadiului si tendintelor proceselor efective de stocare si care trebuie sa se asigure in aceeasi conceptie prezentata la metoda minim-maxim etapa a.