Organizarea activitatii de vanzare - asigurari

Organizarea activitatii de vanzare - asigurari

O agentie de asigurari este constituita dintr-un grup de persoane care desfasoara anumite activitati in scopul atingerii unor obiective comune. Acesta constituie cadrul de lucru in care agentii de asigurare si personalul auxiliar conlucreaza in mod eficient.

Agentiile trebuie sa fie capabile sa se poata adapta rapid la conditiile de mediu care sunt in continua schimbare.

In functie de diferitele stadii de dezvoltare, trebuie modificata si structura organizatorica pentru a se adapta noilor dimensiuni ale agentiei. Organizatia trebuie sa fie flexibila pentru a putea face fata schimbarii si stabila ca sa suporte trauma inevitabila ce insoteste schimbarea;

Agentia trebuie structurata in jurul activitatilor si nu in jurul persoanelor ce indeplinesc aceste activitati. Ideal ar trebui stabilite activitatile ce trebuie realizate si apoi desemnate persoanele care trebuie sa le indeplineasca. In practica nu se intampla aproape niciodata asa;

Structura agentiei nu se stabileste niciodata pe baza ambitiilor diferitilor angajati, ci pe baza calitatilor individuale ale acestora.

Stabilirea structurii organizatorice

Presupune delimitarea activitatilor si functiilor, continuarea lor si determinarea relatiilor dintre posturi.

a) separarea activitatilor si functiilor

Primul pas este definirea si separarea principalelor activitati de marketing si vanzari si precizarea functiilor ce trebuie indeplinite.

Pentru o agentie a unei societati de asigurari generale, aceste activitati includ segmentul de populatie caruia i se adreseaza, potentialii clienti care vor fi abordati, modalitatile  de abordare, incheierea contractelor de asigurare, stabilirea primelor de asigurare, emiterea politelor, contabilitatea, introducerea si procesarea datelor si intocmirea dosarelor de dauna.

Daca o agentie se reorganizeaza este esential ca noile atributii sa vizeze functiile de indeplinit fara a se tine seama de posturile existente sau de persoanele care le ocupa.

In functie de marimea agentiei, de numarul de contracte pe care urmeaza sa le contracteze si activitatile pe care urmeaza sa le efectueze agentii de asigurare se delimiteaza. Sunt agenti care vor contracta asigurari dintr-o anumita clasa de asigurari sau de sume asigurate pana la o anumita valoare si sunt agenti care primesc competente sporite.

La fel si personalul auxiliar. Agentiile mici nu isi permit angajarea de personal auxiliar, atributii administrative primind agentii de asigurare care contracteaza asigurari.

Agentiile mai mari au angajat personal auxiliar care au ca atributii toate activitatile conexe ala vanzarii de asigurari (elaborarea de oferte de asigurare, verificarea si emiterea politelor de asigurare, preluarea si prelucrarea datelor pe care contractul de asigurare le contine, preluarea instiintarilor de evenimente asigurate, etc.).

Combinarea functiilor sau activitatilor

In agentiile mici fiecare agent de asigurare va indeplini toate etapele necesare vanzarii cu succes a asigurarilor. Mai mult, agentul de asigurare va vinde prin mijloace proprii asigurari din toate clasele pe care societatea de asigurare de care apartine are autorizatie de la CSA sa le vanda. In final, dupa ce acesta a incheiat procesul de vanzare, va indeplini si functiile din administratie ale fiecarui contract de asigurare.

In agentiile mari care au forta financiara, va fi angajat personal auxiliar care va fi specializat pe forme de activitati

Rolul managerului de agentie este acela de a determina exact care dintre activitati le poate executa personalul administrativ, numarul de auxiliari necesari in functie de volumul de activitate pentru a le ocupa in mod eficient acestora timpul de munca.

Pentru a-si calcula numarul de auxiliari necesari intr-o agentie, managerul va calcula numarul de salarii care se pot plati la nivelul unui salariu mediu realizat pe agentie si in functie de cresterea reala a incasarilor prognozate a se obtine in anul urmator. Aceasta, bineinteles, dupa ce din veniturile prognozate a se obtine se scad asa numitele cheltuieli fixe ale agentiei (chirii, telefoane, benzina, eventualele rate de leasing, cheltuieli cu imprimatele, etc.);

Aceasta metoda se foloseste in mod diferit daca agentia doreste o crestere spectaculoasa sau una mai mica sau daca ea este una cu multe contracte in derulare, cu un portofoliu substantial si unde este necesar un numar mare de persoane auxiliare al caror salariu mediu va fi ridicat in functie de salariul mediu pe agentie;

Posturile

Dimensiunea posturilor dintr-o agentie este facuta in functie de marimea agentiei. In agentiile mici una sau doua persoane indeplinesc toate functiile legate de vanzarea si administrarea asigurarilor vandute.

Directorul de vanzari - rolul lui este acela de a identifica grupurile potentiale de asigurati, persoanele fizice si juridice din societatea civila care au nevoie de asigurarile pe care le promoveaza si acela de coordonator al personalului implicat in activitatea de vanzare.

O cerinta indispensabila a activitatii de vanzare in asigurari este aceea de e reinnoi continuu echipa de vanzare, pentru a largi in primul rand baza de potentiali asigurati ai agentiei. Pentru aceasta directorul de vanzari are permanent in atributii recrutarea, selectarea, pregatirea si controlul personalului din vanzari. In unele societati de asigurari poate avea si rol de consultant in promovarea personalului sau al relatiilor cu publicul.

Agentii de asigurari

In unele societati de asigurari acestia mai sunt numiti inspectori de asigurari, consultanti de asigurari, etc. Rolul lor este acelasi: de a vinde produsele de asigurare ale unei companii de asigurari.

Personalul auxiliar

Rolul lor este in special acela de a presta activitatile administrative ale agentilor de asigurari. Ei nu sunt implicati in activitati directe de vanzare a asigurarilor.

Personalul tehnic

Sunt persoane de specialitate care au o anumita experienta in domeniul asigurarilor, in functie de rezultatele obtinute in perioada trecuta la o clasa de asigurari, modifica conditiile de asigurare, stabilesc primele de asigurare, decid preluarea in asigurare a unui risc, a unui obiectiv (underwriter-ii).

Pentru a fi eficiente activitatile acestor persoane, este absolut necesar sa aiba cunostinte vaste de asigurari si o legatura permanenta cu personalul din vanzari si cei care instrumenteaza dosarele de plata ale evenimentelor aparute.

Determinarea interdependentelor dintre posturi

Dupa ce s-a stabilit componenta si structura agentiei este absolut necesara stabilirea conexiunilor dintre posturile cuprinse in schema pentru a se obtine eficienta maxima a acestora.

Fiecare organizatie a companiei are nevoie de propriile legaturi, de conexiuni care sunt stabilite de managerul acesteia si care se comunica cu claritate fiecarei persoane responsabile din organizatie.

La fel de importante sunt relatiile de subordonare intr-o organizatie  si limitele de competenta ale fiecarei persoane.

Pentru a obtine randament maxim de la o agentie de vanzare este important de a delimita activitatile de vanzare propriu zise ale agentiilor de cele ale auxiliarilor.

Ocuparea posturilor

Dupa definitivarea structurii organizatorice a agentiei, a competentelor, atributiilor posturilor si a conexiunilor dintre posturi, directorul agentiei sau responsabilii organizatiei vor completa cu personal corespunzator posturile respective.

La completarea cu personal a noilor posturi se pot adopta doua variante, redistribuirea sau promovarea in noile posturi a personalului existent in agentie sau angajarea de personal nou cu calificare corespunzatoare.

Cum una dintre cele mai mari probleme in sistemul de asigurari romanesc este lipsa personalului instruit, cea mai des intalnita situatie este redistribuirea personalului existent intr-o agentie, iar in cazul in care este o agentie a unei noi societati de asigurari se racoleaza personal instruit de la o alta societate de asigurari.