Scrieti etichetele coloanelor in primul rand al listei astfel incat Excel sa le poata recunoaste ca nume de campuri pe care sa le le foloseasca apoi la operatiile de cautare si organizare a datelor si la crearea rapoartelor.
Celulele dintr-o coloana trebuie sa contina informatii de acelasi tip, la fel ca si campurile dintr-un tabel al bazei de date. De exemplu, daca aveti o coloana cu numele Data nasterii, toate celulele din acea coloana a listei trebuie sa contina o data de tip data calendaristica, in care sa se pastreze data nasterii. Pentru a avea o flexibilitate cat mai mare in exploatare (in special in operatiile de cautare si de filtrare), este bine sa descompuneti datele cat mai mult. De exemplu, daca trebuie sa inregistrati in lista respectiva o persoana dupa diferite elemente ale adresei (de exemplu numele strazii si numarul blocului) este bine sa descompuneti si adresa in mai multe campuri: strada, numar, bloc, scara, etaj, apartament.
Folositi o formatare diferita pentru etichetele coloanelor (font, dimensiune si stil pentru caractere, bordura si model sau umbra pentru fundal) fata de cea pe care o folositi pentru datele din lista.
Pentru a separa etichetele coloanelor de date, folositi borduri pentru celule si nu randuri libere sau linii punctate.
Nu inserati spatii la inceputul celulei deoarece ele vor afecta operatia de sortare.
Nu puneti datele importante la dreapta sau la stanga listei, deoarece este posibil ca ele sa fie ascunse atunci cand filtrati lista.
Este bine sa folositi o coloana pentru numerotarea inregistrarilor din lista. Aceasta coloana va fi similara cu campul de date in care se pastreaza numarul inregistrarii dintr-un tabel baza de date care insa in cazul unui sistem de gestiune a bazelor de date este adaugat automat de acesta si folosit in exploatarea tabelului la localizarea inregistrarilor. Acest camp este foarte util in lista atunci cand in urma unei operatii de sortare nu ati obtinut ceea ce doreati. Veti folosi campul cu numarul inregistrarii pentru a reface aranjarea initiala a inregistrarilor in lista.
Plasati campul cel mai folosit din lista in prima coloana.
Ati vazut ca o baza de date relationala este formata din mai multe tabele. Daca vreti sa simulati o baza de date folosind produsul de calcul tabelar Excel, va trebui mai intai sa definiti tabelele sub forma de liste in mai multe foi de calcul din acelasi registru sau din registre diferite, dupa care sa stabiliti legatura dintre aceste liste, folosind referirea tridimensionala. Prin referirea tridimensionala, identificati datele dintr-o lista aflata intr-o alta foaie de calcul, precedand adresa celulelor cu identificatorul tabelului. Separarea celor doua elemente de adresare se face cu !. De exemplu Agenda!Nume se refera la coloana Nume din foaia de calcul Agenda.
Creati o lista.
Lista va contine date despre prieteni: numar curent (N,2,0), nume (C,15), prenume (C,15), numar telefon (C,13), data nasterii (D), localitate (C,15), cod judet (C,2), cod tara (C,2), adresa (C,30).
Dati numele Agenda foii de calcul in care veti crea lista. Procedati astfel:
Indicati eticheta Sheet1 si executati clic cu butonul din dreapta. Se deschide meniul de comenzi rapide.
Executati clic pe optiunea Rename. Se activeaza zona etichetei foii de calcul.
Scrieti numele Agenda si apasati tasta Enter.
Salvati registru in care se gaseste Agenda in fisierul Personal. Procedati astfel:
Alegeti optiunea de meniu Save As . cFile. Se deschide caseta de dialog Save As.
Alegeti din lista ascunsa Save in dosarul in care salvati fisierul.
Scrieti in zona de editare File name numele fisierului Personal si apasati tasta Enter sau executati clic pe declansatorul Save.
Creati lista in foaia de calcul Agenda in doua etape:
Definiti structura de campuri a listei scriind pe primul rand al listei etichetele coloanelor, care vor fi tratate ca nume de campuri. Lasati primul rand din foaia de calcul liber. Scrieti pe rand celulele A2, B2, C2, D2, E2, F2, G2, H2 si I2 in ordine numarul campurilor: Numar, Nume, Prenume, Numar telefon, Data nasterii, Localitate, Cod judet, Cod tara, si Adresa. Formatati numele de campuri astfel: stil ingrosat, dimensiune de 12, fond gri 30%.
Adaugati la lista inregistrarile cu date, completand cu valori campurile. Inregistrarile de date incep imediat cu randul 3, fara sa lasati un rand liber care sa delimiteze inregistrarea de structura de inregistrarile de date. Puteti sa introduceti datele din inregistrari direct in celulele foii de calcul sau puteti sa va usurati munca folosind formularul de introducere a datelor. Dupa ce ati introdus prima inregistrare de date puteti stabili diferite conditii de validare pentru datele din campuri. De exemplu, pentru data din campul Numar alegeti conditia ca sa fie un numar intreg cuprins intre 1 si 99, pentru datele din campurile Nume, Prenume si Localitate sa fie siruri de caractere cu lungimea de maxim 15 caractere, pentru datele din campurile Cod judet si Cod tara sa fie siruri de caractere cu lungimea de maxim 2 caractere, pentru datele din campul Numar telefon sa fie sir de caractere cu lungimea de maxim 13 caractere, iar pentru data din campul Data nasterii sa fie de tip data calendaristica.
Pentru a stabili diferite conditii de validare a datelor folositi obiectele din caseta de dialog Data Validation:
Selectati campul pentru care vreti sa stabiliti conditiile de validare.
Alegeti optiunea de meniu Validation . cData. Se deschide caseta de dialog Data Validation.
Deschideti sectiunea corespunzatoare. In sectiunea Settings stabiliti conditiile de validare. Sectiunea Settings contine controale prin care stabiliti conditiile de validare ale datei. Din lista ascunsa Allow alegeti tipul datei. De exemplu, alegeti pentru tipul numeric intreg articolul Whole number. Din lista ascunsa Data alegeti criteriul de validare. De exmplu, pentru data numerica alegeti articolul between deoarece va avea valori intre valoarea minima si valoarea maxima, adica valoarea ei va fi mai mare decat valoarea scrisa in caseta de editare Minimum (>=1) si mai mica decat valoarea scrisa in caseta de editare Maximum (<=99). Activati comutatorul Apply these changes to all cells with the same settings daca vreti ca validarea sa actioneze asupra tuturor datelor din acelasi camp.
In sectiunea Input Message stabiliti daca doriti sa fie afisat un mesaj de informare despre datele din camp atunci cand selectati celula. In caseta de text Title scrieti titlul mesajului (de exemplu Atentie!), iar in caseta de text Input message, scrieti mesajul propriu-zis (de exemplu, Scrieti un numar intreg). Sirul de caractere nu trebuie sa aiba mai mult de 255 de caractere. Activati comutatorul Show input message when cell is selected, daca vreti sa fie afisat mesajul cand celula este selectata.
In sectiunea Error Alert stabiliti cum doriti sa fiti alertati cand nu se introduc date valide.
