Conceptul de birotica

CONCEPTUL DE BIROTICA

In contextul actualei revolutii tehnico-stiintifice, in care informatica si telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei sunt prioritati incontestabile, cu largi aplicatii in intreaga viata economica, stiintifica si sociala, definirea biroticii este o problema necesara dar dificila.

Birotica vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou, cu toate acestea, obiectul ei depaseste cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicatii, cu noile mijloace de stocare si de transmitere a informatiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica si electronica si in special cu noile realizari in materie de echipamente si de programe informatice, birotica ofera noilor tehnici de procesare a informatiei valente profesionale si economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice si a devenit posibila odata cu raspandirea pe scara larga a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus si prin accesibilitatea utilizarii lor, au patruns in orice birou sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative.

Birotica este un cuvant intrat in limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la randul sau, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus in limba franceza de P. Berger si L. Nauges, dupa Conventia Informatica din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaza domeniul biroticii - BIROUL - si obiectivul fundamental al acesteia -

AUTOMATIZAREA BIROULUI.

Se poate spune ca termenul a inceput sa circule in Franta dupa 1982 cand, intr-o publicatie de specialitate (Jurnal Oficial), gasim urmatoarea definitie: "Birotica: ansamblu de tehnici si de mijloace utilizate in automatizarea activitatilor de birou, in special a aspectelor legate de comunicatie prin cuvant, prin scris sau prin imagine".

In timp au aparut numeroase incercari de a defini birotica.

In esenta birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, de distributie si de exploatare a informatiei din perspectiva muncii de birou, fara insa a se substitui disciplinelor inrudite: informatica, telecomunicatiile, telematica.

Birotica s-a nascut, deci, din necesitatea integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu tehnicile de comunicatie si de prelucrare automata a datelor, urmarind cresterea performantei si calitatii muncii de birou in orice domeniu de activitate.

Intr-o alta perspectiva, mai recenta, adaptata la coordonatele societatii informationale spre care ne indreptam, birotica se contureaza ca un proces de automatizare flexibila aplicat la cel mai important loc de munca al societatii de azi, si mai ales de maine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaza procesarea, diseminarea si coordonarea informatiei, materia prima a oricarei activitati de birou. Prin aceasta se incearca inlaturarea cosmarului birocratic.

Astazi birourile au trei roluri organizationale importante:

Coordoneaza si conduc munca lucratorilor dintr-o organizatie.

Integreaza munca realizata pe toate nivelurile cu functiile din organizatiile respective.

Cupleaza organizatia cu mediul, integrand informational clientii si furnizorii.

Pentru a indeplini aceste roluri, in general, birourile desfasoara cinci mari activitati:

Managementul documentelor.

Introducerea informatiilor in fisiere.

Conducerea proiectelor.

Coordonarea personalului.

Repartizarea pe sarcini a indivizilor si a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consuma aproximativ 40% din efortul total, celelalte activitati ocupa restul de 60% in mod egal.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotica se impune sublinierea particularitatilor si tendintelor muncii de birou, indiferent de continutul sau economic.

Astfel, o prima particularitate o constituie predominanta proceselor informationale si decizionale. Informatia, materia prima a oricarei activitati de birou, ofera suportul deciziei manageriale in orice sistem si organizatie economico-sociala.

O alta particularitate o reprezinta ponderea mare pe care o ocupa comunicarea de informatii si de decizii, prin cele doua forme ale sale: orala si scrisa.

In Romania, termenul de birotica a capatat o circulatie larga dupa 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influenta combinata a urmatoarelor circumstante:

Transformarea sociala care a permis dezvoltarea proprietatii private, fenomen ce a dus la crearea intreprinderilor mici si mijlocii. Acestea si-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesionala a calculatoarelor personale (PC).

Evolutia tehnologica mondiala care a permis descentralizarea accesului la informatie prin cresterea extraordinara a numarului de calculatoare personale si a celorlalte echipamente informatice.

Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnica de calcul, consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]

In prezent in dezvoltarea biroticii exista doua tendinte majore:

Una de natura tehnologica ce implica o crestere a capacitatii de intercomunicare (telefoane, radio, TV).

Una de natura organizationala care se refera la tendinta de a dezvolta structuri de tip retea.

In multe cazuri, in mod gresit, birotica este asimilata cu munca de secretariat, locul unde se intersecteaza cele mai importante fluxuri informationale ale intreprinderii, dar secretariatul reprezinta numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii.

In viitor, birotica va urmari crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunicatie si a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului urias de hartie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii

Obiectivul general al biroticii este cresterea calitatii, productivitatii si flexibilitatii muncii de birou prin automatizarea activitatilor. Cele mai importante activitati de birou se refera la introducerea, la prelucrarea, la memorarea si la extragerea informatiilor. In societatea contemporana cantitatea de informatie ce trebuie prelucrata este tot mai mare.

Productivitatea muncii in acest sector a cunoscut o crestere mult mai lenta in comparatie cu celelalte sectoare. De aceea speranta cresterii productivitatii muncii este legata de dezvoltarea biroticii.

Informatizarea muncii de birou, in afara de cresterea calitatii si productivitatii muncii administrative, determina si alte efecte economice si sociale cum ar fi:

Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabila a acestuia.

Eliminarea efortului fizic si intelectual solicitat de prelucrarea manuala a informatiei.

Eliminarea efortului solicitat de lectura si de controlul exactitatii documentelor primite sau expediate.

Reducerea timpului de receptie, de prelucrare si de transmitere a informatiei in activitatea administrativa.

Cresterea exactitatii proceselor informationale, a capacitatii de memorare si a vitezei de regasire a informatiei.

Scaderea considerabila a costului informatiei si a deciziei pe care aceasta din urma se fundamenteaza.

Principiile biroticii [3] :

Principiul specificitatii. Munca de tip administrativ desfasurata in birou reprezinta obiectul de studiu al biroticii. Desi continutul muncii in birou difera in functie de nivelul ierarhic intr-o organizatie si de caracteristicile generale ale acesteia, exista o trasatura comuna: lucrul cu documente si cu informatii.

Principiul frecventei de aparitie a diferitelor tipuri de activitati. Birotica se opreste numai asupra celor mai utilizate proceduri si actiuni pentru a obtine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare si prin integrare.

Principiul simplificarii. Activitatile care apar frecvent sunt - in prima etapa - analizate, simplificate si apoi in etapa a doua automatizate si integrate.

Principiul automatizarii flexibile. Repetitivitatea relativa a unor activitati permite automatizarea flexibila a unor sarcini, adica automatizarea realizata direct de catre utilizator.

Principiul integrarii. Acest principiu se refera la partajarea (utilizare in comun) datelor si informatiilor dintr-o organizatie. Integrarea reprezinta etapa finala a procesului birotic optimizat in care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice si informaticieni este inevitabila.