Conceptul de aprovizionare

Conceptul de aprovizionare

Aprovizionarea este una din activitatile componente ale functiei comerciale prin intermediul careia intreprinderea intra in relatii economice cu alte societati comerciale. Prin aprovizionare, activitate foarte complexa care presupune un laborios proces decizional, intelegem orice actiune care are drept scop procurarea de bunuri si servicii necesare desfasurarii proceselor de productie, prestarii serviciilor si desfacerii marfurilor catre populatie.

Aprovizionarea resurselor materiale reprezinta activitatea prin care se asigura elementele necesare desfasurarii unei activitati care sa aduca un profit cat mai mare firmelor. Aprovizionarea cuprinde procurarea si aducerea la timp a bunurilor de echipament si produselor intermediare de calitatea, tipurile, sorturile si dimensiunile necesare pentru desfasurarea activitatii de ansamblu a firmei, organizarea depozitarii corespunzatoare a resurselor materiale si a distribuirii acestora in cadrul organizatiei, gestiunea rationala a stocurilor de materii prime, combustibili si semifabricate.

Aprovizionarea, indispensabila in orice organizatie economica productiva , capata o importanta deosebita in cazul in care resursele materiale au o pondere ridicata in costul productiei, cand gama articolelor de aprovizionat este foarte larga sau cand piata acestor articole sufera fluctuatii mari pe planul raportului cerere - oferta .

Procesul de aprovizionare comporta ca o prima etapa stabilirea nevoilor ce trebuie satisfacute si a produselor ce urmeaza a fi achizitionate. A doua etapa consta in cautarea si selectionarea furnizorilor care vor permite satisfacerea nevoilor exprimate. Etapa a treia, si anume cumpararea reprezinta rezultatul confruntarii

dintre furnizor si cumparator. Ultima etapa este cea care vizeaza perioada de dupa efectuarea actiunii de cumparare.

Principalul obiectiv al aprovizionarii se concretizeaza in asigurarea completa, complexa si la timp a unitatii economice cu resurse materiale si echipamente tehnice corespunzatoare calitativ, la locul si termenele stabilite. Pentru realizarea acestui obiectiv se efectueaza mai multe activitati specifice cum ar fi:

1. identificarea si stabilirea volumului si structurii materiale si energetice necesare desfasurarii la parametrii proiectati a activitatii intreprinderii; aceasta se realizeaza prin studierea si culegerea de informatii privind resursele materiale si energetice necesare pentru toate destinatiile de consum, pe toata gama sortotipodimensional , configurativa si de calitate.

2. fundamentarea tehnico- economica a planului si a programelor de aprovizionare materiala si energetica a unitatii; In acest scop se folosesc planul si proramele de fabricatie, normele de consum pentru intreaga structura de fabricatie, necesitatile pentru alte destinatii de folosire a resurselor materiale, structura si nivelul stocurilor, resursele proprii existente in perioada pentru care se face fundamentarea.

3. dimensionarea pe baza de documentatie tehnico - economica a consumurilor materiale si de resurse energetice; actiunea asigura elementele tehnice de calcul al necesitatilor materiale si energetice si se concretizeaza in eleborarea de norme de consumuri specifice analitice, fundamentate tehnic si economic: prin

utilizarea acestor norme tehnice de consum se previne consumul irational, risipa de materiale si energie si, deci, cresterea nejustificata economic, a costurilor.

4. Elaborarea de bilanturi materiale si energetice care contribuie la evidentierea modului de folosire a resurselor, ca si a formei concrete de regasire a acestora pe parcursul prelucrarii. Baza de fundamentare a acestor instrumente o constituie programele de fabricatie si normele de consumuri specifice estimate in cadrul documentatiei tehnico-economice de executie a produselor, lucrarilor sau prestatiilor.

5. dimensionarea pe criterii economice a stocurilor si loturilor de resurse materiale pentru comanda si aprovizionare; actiunea este de natura complexa , fiind justificata de importanta economica a acesteia, aspect care se evidentiaza nu numai prin valoarea resurselor materiale stocabile ci si prin cheltuielile pe care

le genereaza a caror pondere este de 25-30% fata de valoarea medie a stocurilor.

Acestei actiuni i se ataseaza si cea de stabilire a nivelurilor cantitative sau momentelor calendaristice de comanda , de emitere a comenzilor de aprovizionare.

6. prospectarea pietei interne si externe de resurse materiale si energetice in vederea depistarii si localizarii surselor reale si potentiale de a fi utilizate; Actiunea presupune emiterea de cereri de oferta , investigatii la targuri si expozitii interne si internationale, la bursele de marfuri, studierea de cataloage

comerciale, prospecte, pliante, alte surse de informare si publicitate, apelarea reprezentantelor comerciale, a unitatilor specializate in comercializarea de materiale si produse, a celor de colectare si valorificare a materialelorrefolosibile.

7. Alegerea resurselor materiale si echipamentelor tehnice care raspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum, prezinta cele mai avantajoase conditii de livrare etc.

8. alegerea furnizorilor a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare pe termen scurt sau lung. Alegerea surselor de furnizare se va face dupa mai multe criterii intre care semnificative sunt cele care au in vedere calitatea resursei materiale, conditiile

de furnizare, distanta de transport, forma de transport posibil de utilizat, nivelul pretului, potentialul furnizorilor, canalele de distributie folosite, etc.

9. Elaborarea strategiilor in cumpararea de resurse in raport cu piata de furnizare interna si externa . Actiunea se realizeaza dupa analiza prealabila a caracteristicilor pietei de furnizare, a furnizorilor, a situatiilor care influenteaza strategia in cumparare.

10. Testatrea credibilitatii furnizorilor selectati in scopul evidentierii probitatii morale, garantiilor de care se bucura , seriozitatii in afaceri, reponsabilitatii in respectarea obligatiilor asumate si a solvabilitatii.

11. Concretizarea relatiilor cu furnizorii alesi, actiune care implica stabilirea, prin acord de vointa , a tuturor conditiilor de livrare intre parteneri. Finalizarea relatiilor de vanzare- cumparare se realizeaza prin

emiterea comenzilor si incheierea de contracte comerciale.

12. Urmarirea operativa a derularii contractelor de asigurare materiala , intocmirea fiselor de urmarire operativa a aprovizionarii pe furnizori si resurse.

13. Asigurarea conditiilor normale de primire receptie a partizilor de materiale sosite de la furnizori; aceasta presupune amenajarea de spatii speciale de descarcare - receptie, dotate cu mijloace tehnice adecvate, constituirea comisiilor de primire - receptie si organizarea activitatii acetora, a formatiilor de lucratori specializati in efectuarea operatiilor respective.

14. Asigurarea spatiilor de depozitare, dotarea lor cu mobilier adecvat, organizarea interna a fluxurilor de circulatie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare, efectuarea operatiunilor de depozitare - aranjare a resurselor materiale in magazii si depozite; in acelasi sens se are in vedere inscrierea in evidenta a intrarilor de resurse receptionate si acceptate, asigurarea conditiilor de pastrare - conservare cerute de natura resurselor materiale depozitate ca si a celor de prevenire a sustragerilor, de securitate contra incendiilor.

15. Organizarea sistemului de servire ritmica cu resurse materiale a subunitatilor de consum ale intreprinderii in concordanta cu programele de fabricatie;in acest cadru se asigura elaborarea unor programe optime de circulatie consum, de corelare a momentelor de eliberare sau transmitere a materialelor de la

depozite la subunitatile de consum cu cele la care sunt efectiv necesare, esalonarea judicioasa in timp a servirilor pentru prevenirea asteptarilor nejustivicate la depozite, a supraaglomerarii punctelor de servire, a blocarii mijloacelor de transport intern, a incarcarii neuniforme a lucratorilor din depozite.

16. Controlul sistematic al evolutiei stocurilor efective in raport cu limitele stabilite pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de materiale in stoc asupra activitatii economice a intreprinderii, a situatiei financiare a acesteia.

17. Urmrirea si controlul utilizarii resurselor materiale si energetice pe destinatiile de consum. Desfasurarea acestei activitati are ca scop prevenirea consumurilor peste limitele stabilite prin calcule, a risipei pe timpul transportului si depozitarii, a nerespectarii disciplinei tehnologice sau destinatiei initiale de folosire a resurselor materiale.

Structura activitatilor componente evidentiaza faptul ca managementul aprovizionarii materiale integreazs intr-un tot unitar fluxul si controlul resurselor materiale de la momentul initierii procesului de asigurare a lor si pana la transformarea acestora in produse vandabile.

Planificarea necesarului de aprovizionat se face in functie de cererile celorlaltor activitati ale organizatiei, si in primul rand, ale celei de productie, luandu-se in considerare si alte elemente cum ar fi fluctuatiile preturilor pe piata , rata inflatiei, costul imobilizarilor determinate de stocarea materialelor, disponibilitatea materialelor pe piata .

Termenele de achizitionare se coreleaza cu cele de lansare in fabricatie a diferitelor comenzi care sunt stabilite de compartimentul de programare si lansare in productie, tinandu-se seama si de frecventa aparitiei cererilor.