Analiza disponibilului de personal si a posturilor de lucru

ANALIZA DISPONIBILULUI DE PERSONAL SI A POSTURILOR DE LUCRU

ANALIZA DISPONIBILULUI DE PERSONAL

Managementul previzional al personalului necesita, intr-o prima faza analiza situatiei existente privind resursele umane ale firmei, aceasta analiza cuprinde doua aspecte:

-Analiza disponibilului de personal.

-Analiza posturilor.

Aceasta analiza trebuie sa atinga diferite aspecte: numarul si structura
|personalului (pe varste, vechime, sex); nivelul de competenta profesionala in
raport cu criteriile stabilite pentru aprecierea Iucratorilor; gradul de absenteism
etc. Datele care caracterizeaza situatia personalului la un moment dat se pot
reprezenta sub diferite forme:

-tabele,

-organigrame,

-histograme, etc.

Un indicator de baza al analizei  il reprezinta rotatia personalului:

R_p=( N_p / N₁ ) x 100   

-R_p-reprezinta rotatia personalului, respectiv procentul salariatilor plecati
din intreprindere intr-o anumita perioada;

-N_p -numarul de salariati care au plecat din intreprindere;

-N₁ -numarul mediu al lucratorilor in perioada respectiva.

Indicatorul rotatia personalului reflecta procentul de lucratori care au
plecat din firma intr-o perioada, acesta serveste la calcularea numarului de
lucratori care trebuie angajat in perioada urmatoare, pentru a mentine efectivul
mediu de salariati ai firmei.

Pentru a fi semnificativ in luarea deciziilor de incadrare, acest indicator trebuie sa se calculeze atit la nivel de firma cit si pe categorii de salariati (personal de administratie, tehnic, comercial, etc), pe specializari si niveluri de calificare.

Pentru a analiza situatia personalului existent, sub aspectul competentei profesionale, se intocmeste la nivelul fiecarui compartiment de munca, fisa competentelor salariatilor, care reprezinta un tabel cu anumite semnificatii.

In cadrul acestui tabel, notatiile folosite au urmatoarele semnificatii:

0 - salariatul nu poseda competenta profesionala pentru efectuarea lucrarii;

1 - salariatul nu cunoaste lucrarea, dar are un nivel profesional suficient pentru a fi pregatit in vederea executarii lucrarii;

2 - salariatul cunoaste in general lucrarea;

3 - salariatul cunoaste bine lucrarea;

4 - salariatul cunoaste foarte bine lucrarea.

Analiza calitativa a competentelor salariatilor pentru diferite lucrari, va permite luarea de masuri in viitor, pentru perfectionarea pregatirii profesionale a unor lucratori (asigurarea unei polivalente selective), astfel incit sa se asigure la nevoie flexibilitate in utilizarea resurselor umane.

Se impune ca fiecare sef ierarhic, la nivelul fiecarui loc de munca, sa intocmeasca un diagnostic al disponibilului de personal aflat in subordinea sa, iar compartimentul de resurse umane sa intocmeasca situatia sintetica a acestui disponibil la nivel de firma. Cu acest prilej se vor identifica si o serie de alte elemente, de care trebuie sa se tina seama ulterior, astfel:

-dezechilibrele existente in cadrul piramidei virstelor salariatilor din unele compartimente;

-existenta unor  situatii de "blocaj" a carierei profesionale a tinerilor;

-inregistrarea unui nivel ridicat al absenteismului si al rotatiei personalului, etc.

Pornind de la existenta unor astfel de situatii, trebuie sa se analizeze cauzele care le-au determinat si sa se initieze masuri de natura previzionala privind:

-numarul angajatilor, in perspectiva, pentru anumite posturi;

-nevoile viitoare de formare si perfectionare a unor salariati;

-perspectiva efectuarii unor schimburi in folosirea resurselor  umane, etc.

2. ANALIZA POSTURILOR

Analiza posturilor trebuie sa raspunda la doua preocupari, astfel:

-cunoasterea utilitatii muncii aferente posturilor respective;

-descrierea componentelor muncii (materiale, organizationale, de mediu, etc).

Analiza postului trebuie sa respecte doua principii:

-trebuie sa aiba in vedere ceea ce se face in realitate in acel post (activitatile executate) si nu ce ar trebui sa se faca, deci postul asa cum se prezinta el, nu cum ar trebui sa fie;

-sa se refere la sarcinile specifice postului si nu la lucrator.

DEFINITIE: Analiza postului consta in studierea complexa a acestuia, din punctul de vedere al factorilor de influenta determinabili, al atributiilor care ii revin, al naturii acestora, al conditiilor necesare indeplinirii corespunzatoare a obligatiilor si asumarii responsabilitatilor, al nivelului de pregatire solicitat si a conditiilor ocuparii sale

Analiza postului necesita urmatoarele actiuni:

-identificarea postului;

-descrierea atributiilor care ii revin;

-evidentierea cerintelor postului fata de ocupantul sau.

Analiza posturilor existente la un moment dat intr-o firma furnizeaza o serie de informatii utile in managemetul previzional al personalului, pentru luarea unor decizii privind:

-stabilirea nevoilor de personal;

-recrutarea si selectia;

-aprecierea personalului;

-elaborarea unor planuri pentru promovarea lucratorilor;

-determinarea grilelor de salarizare, etc.

Metodele de analiza a posturilor trebuie sa fie adaptate scopurilor urmarite. Cele mai frecvent utilizate metode sint:

-observarea;

-discutia-interviu;

-metoda chestionarelor;

-metoda incidentelor critice.

a).Observarea, ca metoda de analiza a postului, presupune ca unul sau mai multi specialisti sa analizeze care activitati sint efectuate si modul in care se executa acestea. Observarea trebuie sa fie directa si sa cuprinda o perioada suficienta de timp,  astfel incit sa permita inventarierea tuturor activitatilor specifice si a mijloacelor de care dispune executantul in acest scop,  cum sint:

-instructiuni,

-note de serviciu,

-manual de proceduri.

Aceasta metoda prezinta avantajul unor criterii omogene de apreciere a postului, dar totodata si o serie de dezavantaje, cum ar fi:

-consum mare de timp (pentru observatori);

-limitarea observarii la sarcinile repetitive;

-existenta unor reticente din partea salariatilor de la posturile de lucru observate, etc.

b).Metoda discutiilor-interviu presupune studierea documentatiilor existente, privitoare la postul analizat, cit si interviul propriu-zis al specialistului, cu persoana care ocupa postul respectiv. In cadrul interviului se urmaresc urmatoarele aspecte:

-Identificarea postului si a persoanei angajate in acest post:

-denumirea postului;

-numele si prenumele persoanei,

-virsta, etc.

-Sarcinile specifice postului, adic:

-ce se face in mod organizat si permanent in acel post de lucru;

-cine decide in legatura cu activitatile respective;

-cine controleaza executarea activitatii;

-Relatiile postului respectiv, pe linie ierarhica si functionala;

-Cerintele solicitate de post pentru persoana care trebuie sa-l ocupe, astfel:

pregatire profesionala,

-experienta,

-calitati fizice si intelectuale, etc.

-Evolutia carierei profesionale pentru persoana care ocupa postul:

-vechime,

-perspectiva promovarii, etc.

Metoda discutiilor-interviu permite culegerea rapida si facila a datelor privind postul si asigura,  pe baza acestora, un grad de obiectivitate satisfacatoare in analiza posturilor de lucru.

c).Metoda chestionarelor presupune ca salariatii care ocupa posturile analizate, sa raspunda in scris la o serie de intrebari legate de activitatile desfasurate. Aceasta metoda este necostisitoare, insa datele primite prezinta un pronuntat caracter subiectiv, de aceea, pentru a realiza o analiza corecta a posturilor, datele trebuie corectate si interpretate atent.

d).Metoda incidentelor critice implica un inventar detaliat al tuturor erorilor, anomaliilor si lipsurilor observate efectiv, in indeplinirea sarcinilor legate de executarea unor activitati. Fiecare incident critic  este descris si analizat:

-cauzele care l-au generat si imprejurarile in care s-a produs;

-actiunile executate de lucrator si comportamentul acestuia;

consecintele incidentului asupra rezultatelor economice.

In final, incidentele critice sint sintetizate si grupate formind un tablou al caracteristicilor esentiale ale postului, el contine un inventar al actiunilor eficace si ineficace ale lucratorului care ocupa acel post.

Analiza posturilor existente ofera o serie de informatii utile pentru calculul necesarului de personal in perioadele viitoare, astfel, din analiza s-ar putea sa rezulte ca anumite posturi nu-si mai justifica existenta, in alte cazuri unele posturi sint doar partial solicitate, iar in alte situatii sa fie necesara infiintarea unor posturi suplimentare.

Rezultatele analizei posturilor trebuie sa se reflecte corespunzator in fisa postului pentru perioadeIe viitoare. Acest document trebuie sa cuprinda o serie de elemente esentiale; cu titlu exemplificativ, in cazul unui post de conducere, fisa postului cuprinde elementele:

-Identificarea postului:

-denumirea; 

-grupa de activitate de care apartine; 

-cerintele postului.

-Misiunile de indeplinit; 

-Pozitia in cadrul structurii organizatorice; 

-Inventarul atributiilor postului;   

-Descrierea activitatilor postului:

informatii initiale;

-informatii complementare;

-schema de referinte;

-elaborarea planului de lucru;

-realizarea planului de lucru; 
-circuite de comunicatii;

-Limita de autonomie.

-Controlul de catre seful ierarhic;
-Mijloacele de care dispune:  umane, materiale sau alte mijloace.

In urma analizelor efectuate si a definitivarii, pentru fiecare caz in parte, a
documentului fisa postului, se poate intocmi lista (inventarul) posturilor necesare, care isi justifica existenta,  pentru perioada viitoare.