Dimensiuni si efecte ale proiectarii posturilor

Dimensiuni si efecte ale proiectarii posturilor

Proiectarea posturilor are o importanta deosebita atat asupra desfasurarii in conditii optime a activitatilor unei societati de asigurari la nivelul celor doua structuri functionale si operationale, cat si pentru obtinerea rezultatelor scontate la nivelul companiei de asigurari si la nivelul fiecarui individ care-si desfasoara activitatea in companie.

Referitor la functionarea optima a celor doua structuri organizatorice ne gandim la proiectarea acelor posturi care concura la conceperea produselor de asigurare pe care asiguratorul functie de marimea capitalului social, le poate subscrie, de riscurile preluate si a caror rentabilitate se calculeaza pornind de la o rata a daunei aproximativ cunoscuta din statisticile pietei de asigurari si comunicata de organismele care functioneaza la nivelul pietei de asigurari. Toate acestea pentru a stabili o marime aproximativa a cheltuielior, functie de acestea, numarul de departamente care se vor proiecta, numarul de posturi din fiecare departament, atributiile si responsabilitatile specifice fiecarui post de la conceperea produselor, la subscriere si la lichidarea daunelor rezultate.

Proiectarea posturilor presupune si luarea in considerare a schimbarilor cu care organizatia se va confrunta in perioada pentru care se proiecteaza aceste posturi, atat a factorilor proveniti din interiorul companiei cat si a celor care apar din piata asigurarilor si din afara acestei piete respectiv a celorlalte activitati economice, sociale si politice.

In procesul de dimensionare si proiectare a posturilor, analistul de resurse umane, trebuie sa respecte cateva cerinte:[1]

Postul trebuie sa cuprinda cateva cerinte clare, cuantificabile si care sa fie derivate din obiectivele companiei,

Activitatile atribuite postului sa acopere integral timpul de lucru al persoanei care ocupa postul;

Sarcinile sa fie complexe, solicitante in corelatie cu pregatirea profesionala a celui care-l ocupa;

Atributiile postului sa aiba insemnatate si utilitate pentru companie si sa-i ofere ocupantului importanta muncii sale in obtinerea rezultatelor finale ale companiei;

Sa-i confere ocupantului responsabilitatea deciziilor si a muncii sale;

Sa-i asigure ocupantului posibilitatea mentinerii relatiilor cu ceilalti membrii ai companiei si sa-i ofere acestuia sentimentul apartenentei la o organizatie;

Sa ofere ocupantului postului posibilitatea cunoasterii efectelor deciziilor si sarcinilor executate de el (feedback);

Structura si continutul postului sa-i permita ocupantului postului sa obtina un pachet recompensator in corelatie cu efortul sau si cu contributia adusa de el la obtinerea rezultatelor finale scontate.

La proiectarea posturilor atat a celor de decizie , de analiza si conceptie si de executie exista o configuratie specifica, care are urmatoarele componente:

tipurile de asigurari care se subscriu sau serviciile care se vor executa;

imprimatele folosite la subscriere sau alte documente elaborate de asigurator pentru inspectii de risc, declaratii ale asiguratului, tarifarea riscurilor preluate; la conceperea produselor - informatiile si posturile care-i vor furniza aceste informatii pentru ca produsele sa fie concepute in corelatie cu dorinta si potenta financiara a asiguratorului la momentul respectiv.

segmentul de persoane fizice si juridice caruia i se adreseaza produsele;

nivelul de pregatire necesar ocuparii postului;

calitati fizice si psihice necesare ocupantilor de post;

nivelul competentelor atribuite de seful ierarhic;

locul unde-si desfasoara activitatea, programul de lucru, conditii de lucru si mijloace tehnice oferite.

Aceste componente nu contin aspecte ale dezvoltarii personalitatii celui care-l ocupa (posibilitati de autorealizare si autodepasire).

Proiectarea posturilor este procesul prin care se stabilesc continutul specific al posturilor, metodele de munca folosite si relatiile posturilor cu celelalte posturi din companie.

Continutul specific al posturilor se refera la numarul de sarcini de indeplinit, nivelul competentelor oferite si legaturile cu celelalte posturi.

Numarul de sarcini de indeplinit reda nivelul de specializare al postului si cu cat acestea sunt mai putine cu atat gradul de specializare este mai mare. Un agent de asigurare primeste spre vanzare produse de asigurari generale sau/si de viata sau numai de un singur tip.

Nivelul competentelor oferite reprezinta masura in care ocupantului postului ii este atribuit un rol mai mic sau mai mare in realizarea obiectivelor companiei. Agentilor de asigurare le sunt oferite limite maxime diferite la subscrierea diferitelor produse de asigurare functie de nivelul de pregatire profesionala a fiecaruia.

Legaturile de colaborare cu alte posturi reprezinta ansamblul relatiilor stabilite la nivel managerial, pentru ca ocupantul postului sa-si realizeze intr-un timp scurt si in conditii de efort optim sarcinile trasate.

Pe langa efectele benefice asupra functionarii companiei si a obtinerii rezultatelor scontate, proiectarea posturilor trebuie sa conduca la cresterea satisfactiei in munca a persoanelor care ocupa posturile respective.

Cercetatorii care s-au ocupat de aceste aspecte au ajuns la concluzia ca imbunatatirea performantelor muncii sunt influentate de continutul muncii, aspecte intalnite in caracteristicile postului. Prelucrand concluziile obtinute de Hackman si Oldham despre satisfactia muncii, la domeniul asiguratorilor, putem spune ca proiectarea posturilor in companiile de asigurari trebuie sa tina seama de, urmatoarele :

proiectarea postului sa fie facuta in asa fel incat sa-i solicite ocupantului sau un set de cunostiinte si aptitudini a caror arie sa poata fi largita incontinuu. Agentului de asigurari sa-i fie proiectat un post prin care sa-i fie date spre vanzare asigurari doar pentru persoanele fizice urmand ca dupa perfectionarea modului de vanzare sa-i fie largita aria de subscriere si la persoane juridice, pentru a caror abordare va trebui sa se instruiasca sa vanda si alte produse de asigurare (de transport, de raspundere civila profesionala, etc).

proiectarea de activitati clare pentru ocupantul unui post de munca, a caror finalizare sa poata fi cuantificate in rezultate concrete. Reproiectarea asigurarii de avarii auto in asa fel incat riscurile cuprinse in asigurare sa aduca o scadere a ratei daunei.

sarcinile proiectate unui anumit post trebuie sa fie importante atat pentru compania de asigurari cat si pentru ocupantul sau in vederea asigurarii satisfactiei in munca pentru ocupantul sau. In exemplul de mai sus scaderea ratei daunei la asigurarea de avarii auto va avea ca efect o scadere a cheltuielilor cu daunele si obtinerea de catre companie a unui profit mai mare decat cel scontat iar pentru ocupantul postului indeplinirea acestei sarcini va conduce la o satisfactie imensa, deoarece putini dintre cei care-si propun acest lucru, reusesc.

ocupantul postului sa aiba libertate de actiune si de decizie, incat in limita competentelor oferite sa-si poata stabili singur procedurile de lucru, deciziile luate sa poata fi puse in practica si ocupantul postului sa aiba responsabilitatea luarii acestei decizii. In exemplul anterior, pentru reproiectarea asigurarii de avarii auto, ocupantul postului trebuie sa-si stabileasca singur procedurile de lucru si colectivul de colaboratori. De asemenea stabileste pachetul de informatii pe care le va primi si persoanele care-i furnizeaza informatiile. Proiecteaza produsul, stabileste modalitatea de subscriere si-l promoveaza impreuna cu colectivul de marketing al companiei.

evaluarea propriei munci prin obtinerea directa a rezultatelor (feedback). Evaluarea rezultatelor reproiectarii asigurarii de avarii auto prin calcularea ratei daunei la aproximativ 2-3 ani de la implementarea noului produs.

Activitatea de proiectare a posturilor este un proces continuu, in care analistul de resurse umane care o exercita trebuie sa aiba in vedere atat organizarea si functionarea companiei de asigurari, obtinerea rezultatelor propuse cat si obtinerea de realizari si satisfactii personale ale celor care lucreaza in compania de asigurari si ocupa aceste posturi, tinand seama de influentele factorilor interni si externi (din piata de asigurari si din afara ei respectiv din economie, industrie si politica)