Efectuarea expertizei contabile in procesele civile

EFECTUAREA EXPERTIZEI CONTABILE  IN PROCESELE CIVILE

Obiectivele expertizei contabile si intrebarile formulate clar si exact la care trebuie sa raspunda expertul se stabilesc de instanta prin incheiere de sedinta.

Expertiza se poate efectua:

In instanta, daca problemele asupra carora urmeaza sa se pronunte expertul contabil pot fi lamurite prin simpla expunere a parerii expertului, in aceasta situatie expertul contabil este ascultat de instanta in sedinta publica iar parerea lui este consemnata de grefier intr-un proces verbal (note de sedinta)

In afara instantei, in cazul in care pentru efectuarea expertizei contabile sunt necesare verificari si analize de documente, masuratori, confruntari, declaratii;

Procedural, fara a fi limitative, efectuarea expertizei contabile presupune realizarea urmatoarelor activitati:

Examinarea materialului documentar aflat la dosarul cauzei

Examinarea altor documente aflate la parti sau la alte terte persoane care au legatura cu cauza, prin expertiza la fata locului;

Analiza explicatiilor partilor

Analiza actelor de control financiar si de expertiza contabila efectuate anterior in aceeasi cauza;

Studierea concluziilor expertizelor tehnice, acolo unde este cazul.

Examinarea materialului documentar aflat la dosarul cauzei:

Se face la sediul instantei de judecata sau al altui beneficiar al expertizei. Daca materialul aflat in dosar este insuficient pentru efectuarea expertizei contabile, expertul contabil solicita motivat organului beneficiar, completarea acestuia.

In cazul proceselor civile, completarea dosarului se impune in situatiile in care lipsesc inscrisurile ce trebuie supuse expertizarii.

Examinarea altor documente aflate la parti sau la alte terte persoane care au legatura cu cauza, prin expertiza la fata locului:

Se efectueaza atunci cand expertul contabil apreciaza ca pentru a raspunde obiectivelor ce i s-au dat spre rezolvare nu ii sunt suficiente documentele existente la dosarul cauzei, si in acest caz este necesara extinderea cercetarii si asupra altor acte, evidente tehnic - operative si contabile care se afla la partile in litigiu.

Pentru expertiza la fata locului expertul contabil are obligatia sa anunte partile prin citare despre data, locul si cand incepe si se termina lucrarile la sediul acestora.

Citarea (anuntarea) de catre expertul contabil a partilor despre data si locul efectuarii expertizei contabile sau cercetarii documentelor este necesara in toate cazurile in care se cerceteaza si alte documente la sediul uneia din parti sau la terte persoane care au legatura cu litigiu.

Citarea este  o garantie a dreptului de aparare a partilor si se face in scris prin sistemul de expediere a recomandatelor cu confirmare de primire care se anexeaza la raportul de expertiza contabila.

Citarea legala nu este considerata satisfacuta daca expertul contabil a incunostintat partile chiar in ziua in care efectueaza lucrarea deoarece nu exista certitudinea ca partea a luat cunostinta de locul citarii si termen inainte de inceperea lucrarii si astfel nu ii da posibilitatea sa participe la expertiza documentelor la fata locului.

Expertiza contabila este valabila daca partile au fost citate cu scrisoare recomandata, dar acestea nu s-au prezentat la data, locul si ora comunicate.

Expertiza contabila facuta fara citarea partilor poate intra sub incidenta nulitatii, nulitatea decurgand din necitare, poate fi invocata de oricare din parti la primul termen dupa depunerea raportului de expertiza contabila.

Anularea raportului presupune refacerea expertizei contabile cu respectarea procedurii de citare a partilor. Nu este necesara citarea partilor cand se face un supliment de expertiza contabila bazat pe documente din dosarul cauzei existent la instanta.

Oricare ar fi natura unei expertize contabile respectiv amiabila sau judiciara in materie civila, lucrarile tehnice referitoare la verificarea registrelor si actelor justificative sunt aceleasi. In orice verificare care i se incredinteaza, in primul rand expertul contabil trebuie sa analizeze organizarea si conducerea contabilitatii pe care este insarcinat sa o examineze si sa s asigure de sinceritatea acesteia.

Sunt cazuri in care contabilitatea este intentionat aranjata sau condusa in asa fel in cat sa poata favoriza si ascunda fraudele si falsurile urmarite de anumite persoane.

Verificarea actelor justificative pe baza carora se fac inregistrari in contabilitatea curenta trebuie sa furnizeze obiectul unei preocupari deosebite si in acest sens este recomandabil ca verificarile sa se faca atat din punct de vedere al sinceritatii si legalitatii acestor acte cat si al concordantei lor cu inregistrarile din registrele contabile si balantele de verificare.

Atunci cand expertul contabil este insarcinat cu verificarea gestiunii unei societati comerciale este indicat sa studieze si sa ia cunostinta in prealabil de actele constitutive, de procesele verbale ale Consiliului de Administratie si Adunarii Generale a Actionarilor, precum si de regulamentul de organizare interioara, care ii pot furniza date utile si orientarea de ansamblu, in vederea aducerii la indeplinire a misiunii ce i s-a incredintat de instanta.

Expertiza contabila isi bazeaza concluziile pe stiinta contabilitatii precum si pe acte, documente si evidente care sunt intocmite cu respectarea normelor legale si care contin date reale.

Documentele si evidentele neoficiale neprevazute de normele contabile care sunt rezultatul initiativei personale a celor care le intocmesc in vederea justificarii unor valori sau fapte asa cum ar fi cazul bonurilor de mana se apreciaza ca marturii scrise care faciliteaza examinarea documentelor si evidentelor oficiale reglementate.

Concluziile pe baza documentelor si evidentelor neoficiale se confirma in mod obligatoriu cu documente si evidente legale, fara aceasta confirmare, documentele de evidenta neoficiale nu pot constitui baza pentru concluziile expertizei contabile (nu se iau in consideratie)

In raport cu cele aratate mai sus prin analiza si corelare intre documente, evidente si alte surse de informare, expertul contabil stabileste in primul rand valabilitatea documentelor justificative, a corectitudinii inregistrarilor contabile si a gradului in care aceasta exprima realitatea si legalitatea operatiunilor patrimoniale in legatura cu care s-au formulat intrebari, la care expertul trebuie sa raspunda in raportul sau de expertiza contabila.

Pentru a se argumenta raspunsul la intrebarile formulate de organul beneficiar al expertizei in legatura cu fapte, tranzactii, procese economice sau alte operatiuni economico-financiare, neinregistrate sau inregistrate eronat in documente si in evidentele contabile se pot folosi o multitudine de tehnici specifice expertizei contabile dintre care enumeram:

a) Reconstituirea cantitativa a unor evidente global valorice, pe baza inventarelor si a actelor de gestiune, in cazul unitatilor de vanzare cu amanuntul;

b) Comparatia de stocuri prin stabilirea soldurilor maxime posibile la inventarul final.

Soldul maxim posibil = stocul de la inventarul precedent + intrari de marfuri pe baza de documente - iesiri de marfuri pe baza de documente.

Tehnica comparatiei de control se utilizeaza pentru stabilirea realitatii operatiunilor, a datelor inventariate si a preturilor practicate in cazul unitatilor de desfacere cu amanuntul a marfurilor. Ea se dovedeste utila pentru argumentarea eventualelor fraude comise in gestiune deoarece face posibila stabilirea cat mai aproape de realitate a cuantumului pagubei in cazul in care nu se foloseste metoda de reconstituire cantitativa a gestiunii global valorice.

c) Corelarea intrarilor de materiale, produse sau marfuri in functie de consum, eliberari sau vanzari.

Aceasta tehnica are menire sa constate:

Abateri sau lipsuri acoperite prin documente de evidenta;

Valabilitatea si legalitatea documentelor intocmite;

Realitatea operatiunilor inscrise de catre gestionar in documentele de intrare si iesire;

Tehnica de lucru consta in reconstituirea evidentei cantitative a gestiunilor pentru un anumit sortiment de materiale, produs sau marfa si confruntarea acestuia cu stocul inventariat. In cazul in care se constata abateri cantitative, metoda se extinde la toate sortimentele de bunuri din gestiune.

d) Corelarea actelor contabile pentru stabilirea realitatii unui proces economic cu alt proces de influenta reciproca asa cum ar fi:

Stabilirea corelatiei dintre facturile de aprovizionare cu notele de receptie si constatare de diferente sau a bonurilor de lucru cu nota de predare a produselor la magazia de produse finite.

e) Controlul intergestionar se utilizeaza de expertiza contabila pentru stabilirea adevarului in situatia in care se invoca dreptul explicatiei a unor lipsuri in gestiune, plusuri la aceleasi articole existente intr-o alta gestiune.

Acest tip de control constata si explica imprejurarile care au determinat producerea eventualelor pagube.

Aceasta tehnica de expertizare demonstreaza daca exista o legatura cauzala intre plusul dintr-o gestiune si lipsa din cealalta gestiune, daca se intrunesc conditiile de compensare legala sau daca diferentele respective sunt datorate neintocmirii documentelor de predare-primire pentru un lot de produse restituit din depozit in sectia de productie pentru remedieri sau semnarea de catre gestionarul depozitului a unor documente de predare-primire pentru o anumita cantitate de produse pe care de fapt nu le-a primit.

Compensarea de marfuri potrivit legii poate opera numai intre plusuri si minusuri apartinand aceleasi gestiuni si pentru aceeasi perioada de gestiune (intre doua inventarieri).

Cand se afirma insa ca plusurile apar in alta gestiune si se face dovada ca sunt create prin manipulari gresite ale bunurilor (predare-primire fara documente sau semnarea documentelor fara primirea bunurilor) nu se poate respinge apararea gestionarilor in ceea ce priveste suportarea contravalorii acestora deoarece pe ansamblu entitatea economica nu este pagubita. Aceasta operatie nu reprezinta o compensare ci corectarea unor erori, daca bunurile la care se refera imputatiile facute exista faptic in alte locuri de depozitare ale entitatii, datorita unor omisiuni de intocmire a documentelor.

Analiza explicatiilor partilor.

Aceasta operatiune se realizeaza in functie de datele epuizate si are menirea de a stabili concordanta sau neconcordanta dintre explicatii si aceste date.

Cu ocazia efectuarii expertizei partile au obligatia sa dea expertului orice lamurire in legatura cu obiectivele lucrarii, impiedicarea expertului contabil de a efectua lucrarile necesare ordonate de instanta, nu poate fi inlaturat decat prin mijloace procedurale, asa cum ar fi:

Obligarea partii la despagubiri pentru impiedicarea lucrarilor;

Dispunerea prin incheiere executorie ca partile sa permita accesul expertului contabil si sa-i dea tot sprijinul precum si solicitarea concursului autoritatilor publice locale, politie, procuratura in cazuri deosebite.

Analiza actelor de control si de expertiza contabila efectuate anterior in aceasta cauza.

Pentru asigurarea calitatii expertizei contabile, expertul contabil trebuie sa analizeze si continutul actelor de control si a eventualei expertize contabile anterioare in aceeasi cauza pentru a se convinge daca au fost respectate toate normele legale, daca au fost efectuate concret calculele si daca au fost delimitate just perioadele de gestiune si raspunderile persoanelor implicate in cauza.

Expertul contabil prezinta comparativ pe fiecare problema situatia stabilita de controlul si de eventuala expertiza anterioara in raport cu cea stabilita de expertiza contabila curenta. Daca in cauza respectiva s-au facut mai multe actiuni de control pe aceeasi problema dar cu concluzii diferite este necesar ca expertul sa analizeze separat fiecare proces verbal de control si sa arate documentat cauzele care au dus la concluzii diferite precum si pozitia sa fasa de aceste concluzii.

Expertul contabil examineaza procesul verbal de control care a condus la declansarea cauzei in instanta de judecata atat sub aspectul formei cat si al fondului.

In ceea ce priveste forma actului de control expertul contabil examineaza daca exista explicatii scrise ale persoanelor deferite justitiei, concluziile comparatiilor financiar-contabile al entitatii economice si masurile dispuse de conducere in raport cu constatarile controlului.

Sub aspectul fondului actelor de control expertul contabil are in vedere:

Daca documentele si evidentele pe care s-au intemeiat concluziile controlului au fost intocmite cu respectarea normelor legale si daca contin date reale.

Daca exista documente care au legatura directa cu obiectivele expertizei, dar nu au fost luate in considerare de control;

Daca s-au determinat argumentat cuantumul lipsurilor si s-au stabilit legal raspunderea persoanelor vinovate;

Daca concluziile controlului sunt in concordanta cu prevederile legale.

Consultarea organelor de control si a expertilor care au efectuat lucrarile anterioare in cauza expertizata reprezinta o necesitate pentru elucidarea tuturor aspectelor pe care le ridica expertiza contabila.

In acest mod expertul contabil lamureste complet punctele de vedere diferite si rezolva deosebirile de pareri ale diferitelor organe care s-au pronuntat anterior in cauza expertizata.

Aceasta consultare contribuie la asigurarea calitatii expertizei dar are caracter facultativ pentru concluziile expertului.

Consultarea organului de control de catre expertul contabil este obligatorie numai in situatia in care expertiza reduce substantial prejudiciul stabilit la control si preintampina eventualele obiectiuni ulterioare sau erori, si permite totodata formularea concluziilor ferme in cadrul expertizei contabile.

Studierea concluziilor expertizei tehnice.

Aceasta activitate presupune sa se efectueze mai intai expertiza tehnica si apoi cea contabila.

Concluziile expertizei tehnice nu sunt obligatorii pentru expertiza contabila care pe baza datelor contabile le poate confirma sau infirma.

Expertiza tehnica se stabileste in diverse situatii cum ar fi: stabilirea integritatii valorilor materiale, realizarea unor operatiuni, determinarea calitatii unor produse, continutul unor anumite lucrari, volumul manoperei si a materialelor necesare pentru executarea lor si altele.

Aceste expertize se realizeaza de catre experti tehnici, specialisti in diverse domenii ale vietii economice.

Expertul contabil poate fi pus in imposibilitatea efectuarii expertizei contabile din diverse situatii cum ar fi:

Necesitatea efectuarii unui control gestionar prealabil;

Aducerea la zi a evidentei tehnic-operative si contabile;

Necesitatea efectuarii prealabile a unor expertize tehnice si grafologice;

Insuficienta actelor de control puse la dispozitie s.a.

Pentru constatarea imposibilitatii efectuarii expertizei contabile, expertul are obligatia  sa analizeze cu raspundere materialul de la dosarul cauzei astfel ca numai in situatii absolut necesare sa recurga la asemenea masura care are drept efect prelungirea termenului de solutionare a cauzei.

Cand nu se poate efectua expertiza dintr-unul din motivele aratate mai sus se intocmeste proces verbal de imposibilitate a efectuarii expertizei care se depune la beneficiarul acesteia pentru inlaturarea cauzelor si asigurarea in viitor a conditiilor de intocmire a raportului.

Sunt si situatii in care pe baza documentelor aflate la dosarul cauzei se poate raspunde numai la o parte din obiectivele stabilite.

In aceste situatii expertiza sesizeaza organul beneficiar pentru a lua masurile de asigurare a tuturor conditiilor pentru a raspunde la toate obiectivele urmand ca sa intocmim raport pentru intrebarile solutionabile, iar ulterior sa raspunda si la celelalte obiective ale expertizei.