Tabele pivot

Permit analiza datelor din tabele prin gruparea si cumularea acestora.

Un tabel pivot furnizeaza o privire de ansamblu asupra datelor. Cand se creeaza un tabel pivot, se comunica programului Excel care sunt campurile (din lista) care urmeaza sa fie aranjate in linii si coloane. Se poate deasemenea sa se desemneze un camp pagina care aranjeaza articolele intr-un teanc de pagini.

Sursa datelor poate fi un tabel dintr-o foaie de calcul (Excel, Lotus 1-2-3, Quattro) sau fisiere de date (dBASE, Fox, Paradox, Access).

Observatie

Nu se pot modifica datele afisate in tabelele pivot !

Tabelul pivot insusi este legat de sursa de date, iar ceea ce se vede in celulele tabelului sunt cantitati care se pot doar citi (read-only).

Tabelele pivot afiseaza rezultatul final al analizarii unei baze de date. Cu ajutorul lor, se pot analiza valori dintr-o baza de date in concordanta cu acele campuri de care sunt legate.

Tabelele pivot sunt instrumente de raportare analitice pentru numeroase scopuri, incluzand urmatoarele:

Crearea tabelelor sintetice;

Reorganizarea tabelelor cu metoda: "trage si plaseaza";

Filtrarea si gruparea datelor dintr-un tabel pivot;

Crearea diagramelor pe baza tabelelor pivot.

Un tabel pivot este un dispozitiv pentru reorganizarea datelor. Se poate determina exact cum sa fie organizate datele specificand ce campuri si ce articole se doreste sa apara in tabelul pivot. Campul este o categorie generica; articolul este o valoare individuala din cadrul acestei categorii. Intr-o foaie de calcul normala, se pot vedea liniile si coloanele numai intr-un tabel bidimensional. Tabelele pivot aranjeaza datele in trei dimensiuni, fiecare dimensiune poate contine campuri multiple.

Exemplu

Consideram ca avem un tabel in care sunt stocate date referitoare la raspandirile zilnice dintr-o unitate. Astfel, avem campurile (coloanele):

Data = data raspandirii (ziua in care lipseste persoana respectiva );

Raspandire = tipul raspandirii (concediu de odihna, medical, permisie, misiune etc.)

Grad = gradul persoanei din raspandire;

Nume si prenume = numele si prenumele persoanei din raspandire;

Compartiment = compartimentul din care face parte persoana respectiva.

Se doreste realizarea unei situatii statistice cu privire la numarul persoanelor: pe zile, pe tip de raspandire si pe compartiment.

1. Crearea unui tabel pivot

Se face parcurgand urmatoarele etape:

Se selecteaza prima celula a tabelului care contine date ce vor fi afisate in tabelul pivot;

Se selecteaza din meniul Data optiunea: Pivot Table;

Se selecteaza din caseta de dialog Pivot Table Wizard optiunea: Microsoft Excel List or Database, apoi: Next>;

Se urmareste domeniul selectat si introdus automat de Excel in caseta Range. Daca el nu corespunde domeniului dorit, se poate modifica acum, altfel, se selecteaza Next>;

Se stabileste forma in care vor apare datele in tabelul pivot.

Astfel, pentru exemplul dat, prin tragere si plasare (drag and drop) campurile: Data, Raspandiri, Grad si Compartiment se vor plasa astfel:

Observatie:

Pentru a elimina un total, se alege optiunea: Pivot Table Field . dupa care pe campul respectiv se selecteaza: Subtotals * None

In caseta finala din Pivot Table Wizard se comunica Excel-ului unde sa puna tabelul pivot.

 

Se selecteaza Finish.

Rezultatul va fi un tabel pivot plasat intr-o foaie de calcul cu eticheta: Tabel pivot

Observatie

Daca se modifica datele in tabelul de pornire, modificarile nu vor apare automat in tabelul pivot creat.

2. Actualizarea unui tabel pivot

Pentru a actualiza, sau improspata tabelul pivot se selecteaza oricare celula din tabelul pivot si se executa clic pe butonul: Refresh Data de pe bara de instrumente Query and Pivot.

Astfel, se actualizeaza un tabel pivot, pentru:

n    modificari ale datelor intr-un camp de date;

n    articole noi sau modificate

n    inserari sau stergeri de campuri sau articole.

3. Gruparea datelor dintr-un tabel pivot prin crearea campurilor pagina

Consideram exemplul mentionat la crearea tabelelor pivot cu raspandirile si dorim sa realizam situatia statistica a raspandirilor pe compartimente astfel incat fiecare compartiment sa fie pe o foaie de calcul proprie. Pentru aceasta din bara de instrumente: Query and Pivot, in momentul in care ne aflam intr-un tabel pivot, selectam butonul: Pivot Table Wizard. Prin "drag and drop" selectam campul care va sta la baza situatiei statistice in cazul exemplului de mai sus: compartiment si il ducem in zona: PAGE. Astfel, denumirile compartimentelor vor fi titluri pentru foile de calcul in care vor fi impartite datele. Desigur, se va pastra si un tabel pivot centralizator cu denumirea data anterior. Din bara de instrumente: Query and Pivot se selecteaza butonul: Show Pages.