Abordarea sistemica a managementului organizatiei

ABORDAREA SISTEMICA A MANAGEMENTULUI ORGANIZATIEI

Abordarea sistemica sau conceptia sistemica este utilizata in diferite domenii: tehnica, economie, biologie si in natura ca si in societate in ansamblul ei. A devenit in prezent o metoda larg acceptata si folosita pentru investigarea fenomenelor care se desfasoara intr-o organizatie.

1 Sistem. Notiune. Structura. Functionare

Datorita numarului mare de sisteme si a unghiului diferit sub care sunt abordate de diferite discipline, se intalnesc o multime de definitii ale notiunii de sistem(economic, industrial, social, tehnic, biologic etc.). In acceptiunea generala,un sistem este o reuniune de elemente care interconditioneaza intre ele si care functioneaza in scopul realizarii unui obiectiv comun.

Din punct de vedere al functionarii in timp, oricarui sistem ii este caracteristica capacitatea de modificare a elementelor de intrare, fie printr-o transformare radicala calitativa, fie prin amplificarea sau diminuarea cantitativa a acestora. Rezulta, deci, ca suportul material al unui sistem il constituie structura sa activa de transformare , adica acele elemente si legaturi dintre ele care determina capacitatea de transformare a elementelor de intrare.

Sistemele dinamice complexe in care se incadreaza toate organizatiile se caracterizeaza prin faptul ca evolueaza pozitiv, in timp, sub aspectul dezvoltarii avand anumite caracteristici:

Specificitatea elementelor, in sensul ca fiecarui element ii sunt caracteristice anumite proprietati calitative care ii permit sa-ti indeplineasca atributiile pe care nu le pot indeplini alte elemente din sistem.

Integritatea data de legaturile dintre elemente astfel incat functionarea lor normala devine posibila doar in cazul existentei ansamblului sistemului.

Ierarhizarea prin care se asigura subordonarea intre elemente si subsisteme pe baza relatiilor de infuziune cu posibilitatea acordarii anumitor prioritati.

Reglarea care reprezinta procesul prin care marimile de iesire sunt mentinute intr-o anumita dependenta fata de marimile de intrare.

Autoreglarea este procesul prin care elementele de intrare se modifica in raport cu elementele de iesire.

Dinamismul este proprietatea de a face posibila modificarea in timp a structurii si a variabilelor sistemului, a numarului si legaturilor din cadrul sistemului.

Adaptabilitatea si stabilitatea care reprezinta capacitatea sistemului de a se adapta continuu la influentele mediului inconjurator, mentinandu-si starea de functionare intre anumite limite.

.

• Finalitatea sau orientarea permanenta a sistemului catre indeplinirea anumitor obiective.

Functionarea si reglarea sistemului organizatiei in vederea atingerii obiectivelor trebuie sa se bazeze pe urmatoarele reguli:

Functiile elementelor componente ale unui sistem economic sunt subordonate atingerii obiectivului general ceea ce reprezinta criteriu de eficienta. Realizarea acestuia se asigura prin urmatoarele:

Functia scop a sistemului si a fiecarei parti componente.

Criterii de eficienta privind dezvoltarea subsistemelor trebuie sa fie subordonate criteriului de eficienta a intregului sistem.

Sistemul economic are o complexitate deosebita datorita numarului mare de elemente si faptului ca schimbarile si modificarile in oricare parte componenta declanseaza modificari in celelalte parti, pentru autoreglarea sa fiind necesare un numar foarte mare de conexiuni.

Oricat de mare ar fi gradul de automatizare factorul uman trebuie sa ramana forta motrica principala a sistemului organizatiei. Astfel se complica sistemul tocmai pentru ca activitatea omului nu poate fi dirijata dupa aceleasi reguli ca ale calculatorului sau masinilor.

Sistemele economice se dezvolta fara intrerupere in ritmuri tot mai accelerate, dezvoltarea lor fiind insotita de profunde transformari calitative determinate de progresul tehnico-stiintific.

Componentele sistemului si factorii de productie sunt interschimbabile adica un proces sau un serviciu poate fi realizat in conditiile unor raporturi diferite dintre resursele utilizate dupa cum cu aceleasi resurse se pot obtine produse sau servicii diferite in cadrul aceluiasi sistem.

Orice sistem poate fi simplificat prin formarea de subsisteme ca urmare a regruparii elementelor sale componente. Astfel se reduce foarte mult numarul de legaturi existente intre anumite elemente componente si se reduce, chiar se simplifica proiectarea si managementul unui sistem economic.

2 Subsistemele organizatiei

In cadrul unei organizatii se disting trei subsisteme:

subsistemul managerial conducator;

subsistemul de legatura sau informational;

subsistemul condus sau operational.

Rolurile acestora sunt urmatoarele:

subsistemul managerial executa functia de management a activitatii de baza;

subsistemul condus prin elementele sale realizeaza integral procesul de productie;

subsistemul de legatura asigura transmiterea deciziilor catre proces pentru reglare ceea ce se cheama feed-forward si a informatiilor de control catre management pentru autoreglare, transmiterea fiind feed-back.

Subsistemul managerial se defineste ca fiind ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informational, motivational etc. din cadrul organizatiei prin intermediul caruia se exercita ansamblul proceselor si relatiilor de management in vederea obtinerii unei eficiente si eficacitati cat mai mari. Rezulta ca sistemul de management este format din urmatoarele componente:

subsistemul organizatoric;

subsistemul informational;

subsistemul decizional;

subsistemul metode si tehnici de management si alte elemente specifice de management.

Subsistemul condus are ca functie principala realizarea procesului de productie. Principalele sale componente sunt:

subsistemul tehnic;

subsistemul tehnologic;

subsistemul organizarii productiei;

subsistemul de resurse umane;

subsistemul economic.

Subsistemul tehnic este constituit din totalitatea calculatoarelor, masinilor, utilajelor, instalatiilor, sculelor, dispozitivelor, verificatoarelor si aparatelor cu care sunt dotate, palete pentru depozitare si transport si mijloace de comunicatii.

Subsistemul tehnologic se refera la documentatiile de executie a programelor, produselor si e format din

normative;

instructiuni;

procese tehnologice;

retelele de fabricatie etc.

Subsistemul de organizare a productiei asigura realizarea procesului de productie in conditiile unor metode si tehnici de organizare eficiente in vederea utilizarii rationale a mijloacelor de productie si a fortei de munca.

Subsistemul de resurse umane are functia de a organiza proportiile cantitative si calitative in ce priveste forta de munca, cele mai corespunzatoare legaturi intre diferite categorii de personal si cele mai corespunzatoare forme de cointeresare materiala si morala.

Subsistemul economic este dat de unitatea proceselor de productie si de legaturile economice dintre diferitele faze si laturi ale acestora.

Subsistemele coexista intr-o stransa interdependenta astfel incat o anumita tehnologie nu poate fi realizata fara un anumit sistem tehnic, iar unui anumit nivel de inzestrare tehnica trebuie sa-i corespunda atat subsistemul tehnologic cat si subsistemul de organizare si cel de resurse umane.

3 Reglarea sistemului organizatie

Reglarea sistemului organizatie reprezinta ansamblul actiunilor intreprinse de catre managerii organizatiei in vederea mentinerii stabilitatii sistemului si a capacitatii acestuia de a-si atinge obiectivele stabilite. Sarcina reglarii este aceea de a mentine si perfectiona starea de organizare a sistemului organizatie in ansamblu, precum si a sistemului condus, conducator si a celui de legatura intre ele.

Problema fundamentala a reglarii este de a gasi si aplica acele actiuni de interventie care sa asigure echilibrul dinamic al sistemului. Ruperea acestui echilibru conduce la degradarea sistemului organizatie cu consecinte a caror gravitate se amplifica in timp.

Principalele caracteristici ale sistemelor dinamice complexe sunt: capacitatea de reglare si de autoreglare a sistemelor.

Reglarea propriu-zisa este procesul prin care marimile de iesire se mentin intr-o oarecare dependenta fata de marimile de intrare si fata de obiectivele organizatiei prin intermediul conexiunii directe. Reglarea este executata de manageri prin actiuni asupra si impreuna cu angajatii din organizatie prin antrenarea lor in activitate. Astfel presupune antrenarea angajatilor la executarea activitatilor de o maniera eficace si eficienta care se realizeaza prin asigurarea conditiilor care sa stimuleze motivatia.

Autoreglarea este procesul prin care elementele de intrare se modifica in raport cu elementele de iesire si cu obiectivele urmarite prin intermediul conexiunii inverse.

Tendinta de dezorganizare a unui sistem se numeste entropie.

Procesul de reglare este continuu si rezulta din aceea ca o serie de factori contribuie la degradarea entropica a sistemelor organizatiei.

Pentru asigurarea echilibrului dinamic a sistemului organizatie, sistemului conducator ii revin sarcinile sa asigure urmatoarele:

limitarea influentelor din exterior care produc modificari in sistemul intrarilor pana la limita care asigura echilibrul dinamic al organizatiei;

adaptarea organizatiei la influentele din exterior care nu trebuie sa fie limitate sau contracarate;

autoreglarea sistemului pentru inlaturarea dezechilibrului datorat anumitor cauze interne.

Sistemul organizatie se pastreaza in stare de echilibru prin actiuni si decizii ale sistemului conducator care fac ca resursele si elementele subsistemului condus sa fie astfel structurate si armonizate incat sa asigure realizarea nivelului planificat al obiectivelor organizatiei.

Autoreglarea presupune controlul si evaluarea elementelor de iesire, compararea lor cu nivelul planificat al acestora, dar si identificarea cauzelor si actiunilor de intreprins pentru modificarea starii sistemului in vederea remedierii abaterilor si deficientelor. Executarea autoreglarii se efectueaza prin activitati specifice de antrenare si anume directionarea sau leader-ship-ul; motivarea; comunicarea.

In afara sistemului managerial si a sistemului condus in procesul de reglare, mai participa si subsistemul informational prin blocul de filtrare si prelucrare a informatiilor, blocul de comparare a rezultatelor cu obiectivele si blocul de autoreglare.

Reglarea e cunoscuta sub patru forme prereglarea; postreglarea; reglarea prin alerta; reglarea combinata.

Rolul de reglare a sistemului organizatie il detin managerii organizatiei care urmaresc sa mentina echilibrul dinamic al acesteia.

Organizatiile sunt influentate pozitiv sau negativ de mediul in care se desfasoara activitatea.

Mediul ambiant include toate elementele exogene organizatiei de natura economica, tehnica, politica, demografica, culturala, stiintifica, organizatorica, juridica, psiho-sociologica, educationala si ecologica ce marcheaza stabilirea obiectivelor acesteia, obtinerea resurselor necesare, adoptarea si aplicarea deciziilor de realizare a lor.

Mediul ambiant este privit ca un factor global in care sunt luati in considerare toti factorii care influenteaza organizatia indiferent de natura lor. Este compus din mai multe categorii de factori in functie de criteriile folosite

a)   dupa natura factorilor mediului ambiant sunt grupati in factori economici; factori tehnici si tehnologici; factori de management; factori politici si juridici; factori socio-culturali; factori ecologici.

b)   dupa provenienta lor factori naturali; factori artificiali (tot ceea ce a creat societatea umana pe parcursul existentei in scopul desfasurarii vietii economico-sociale si biologice).

Factorii economici sunt: piata interna si internationala, ritmul de dezvoltare al economiei, puterea de cumparare, potentialul financiar, resursele umane si infrastructura.

Factorii tehnici si tehnologici cuprind nivelul tehnic al masinilor, utilajelor, tipologia si calitatea tehnologiilor disponibile, calitatea licentelor si brevetelor, calitatea activitatii de cercetare etc.

Factorii politici si juridici se refera la sistemul politic existent, natura activitatii partidelor, mijloace de realizare a politicilor.

Factorii socio-culturali se refera la structura sociala a populatiei, sistemul de ocrotire a sanatatii, stiinta, cultura si mentalitate.

Factorii ecologici cuprind resurse naturale, conditii de sol, subsol, atmosfera, clima etc. Importanta tuturor factorilor intrevazuta ca o dezvoltare rezida in realizarea unei cresteri economice corelata cu mediul ambiant organizatiei.