Managementul prin proiecte

MANAGEMENTUL PRIN PROIECTE

Definitie. Managementul prin proiecte este un sistem de management cu o durata de utilizare limitata, ce faciliteaza rezolvarea unor probleme complexe, cu caracter inovational, de catre specialisti cu pregatire eterogena, constituiti temporar intr-o retea organizatorica paralela cu structura organizatorica formala.

Astfel de probleme complexe, cu o pronuntata tenta inovationala, pot fi reprezentate de: asimilarea de produse sau tehnologii noi, retehnologizarea, realizarea unor obiective investitionale de anvergura etc.

Proiectul se caracterizeaza prin: un obiectiv bine stabilit, precis, cuantificat sau calitativ; limita temporala; singularitate, in sensul ca proiectul nu reproduce identic ceea ce exista deja; o micro-organizare temporara, ce permite atingerea obiectivelor specifice proiectului.

Utilizarea managementul prin proiecte se recomanda in urmatoarele situatii: atunci cand firma se confrunta cu unele probleme foarte complexe, cu un pronuntat caracter strategic si inovational; cand se doreste scurtarea perioadei de realizare a unor proiecte; cand se urmareste o fundamentare variata a solutiilor de rezolvare a unor proiecte, prin implicarea unor specialisti cu pregatire eterogena, recrutati din compartimentele functionale si operationale ale firmei sau din afara acesteia.

Managementul prin proiecte are mai multe variante organizatorice, astfel:

managementul prin proiecte cu facilitare;

managementul prin proiecte cu responsabilitate individuala;

managementul prin proiecte cu stat-major;

managementul prin proiecte mixt.

Optiunea pentru una sau alta din aceste versiuni organizatorice este determinata de urmatorii factori:

complexitatea proiectului;

perioada de timp pe care urmeaza sa se deruleze acesta;

caracteristicile dimensionale si functionale ale firmei la nivelul careia se aplica;

calitatea managementului exercitat (in principal functionalitatea sistemului informational si a sistemului organizatoric, comunicatiile);

"calitatea" managerilor (competenta acestora data de cunostintele, calitatile si aptitudinile pe care le poseda);

cultura manageriala si economica a personalului firmei;

atitudinea fata de schimbare, fata de nou, a managerilor si executantilor;

stilurile de management predominante, in special in etajele superior si mediu ale structurii organizatorice;

experienta managementului firmei in utilizarea acestui instrument managerial.

Managementul prin proiecte cu facilitare

Aceasta este cea mai simplificata formula organizatorica a managementului prin proiecte. Practic, cei care sunt implicati nemijlocit in realizarea proiectului nu sunt detasati din compartimentele firmei, iar responsabilul de proiect este unul din acestia. De regula, se nominalizeaza in aceasta functie chiar seful compartimentului functional sau operational cu cea mai mare contributie in derularea proiectului. Rolul sau consta in a facilita circulatia informatiilor intre specialisti, a sugera unele modalitati de actiune. Nu are controlul asupra mijloacelor de realizare si actioneaza, de obicei, la solicitarea superiorului sau. Autoritatea asupra participantilor la realizarea proiectului lipseste, iar comunicarea cu acestia este indirecta. Se recomanda alegerea managerului de proiect fie dintre cei mai implicata participanti la proiect, fie dintre cei mai credibili sefi de compartimente.

Managementul prin proiecte cu responsabilitate individuala

Aceasta metoda are, ca principala trasatura, faptul ca responsabilitatea exclusiva a realizarii cantitative, calitative si temporale a proiectului revine managerului de proiect. Acestuia ii revin sarcini, competente si responsabilitati specifice, orientate spre indeplinirea obiectivelor individuale derivate din proiect.

In aceasta situatie, managerul de proiect este amplasat, din punct de vedere ierarhic, pe un nivel ierarhic aflat in imediata vecinatate a managerului general. Altfel spus, managerul de proiect este subordonat nemijlocit managerului general, situatie ce atesta importanta deosebita a rolului acestuia in rezolvarea problemei abordate ca proiect.

Conlucrarea dintre managerul de proiect si compartimentele functionale si operationale ale firmei are loc prin intermediul unor specialisti, componenti ai acestor compartimente, fara dislocarea lor pe intervalul de timp solicitat de realizarea proiectului. Practic, ei raman titulari ai unor posturi de executie din astfel de compartimente ale structurii organizatorice formale si, pe langa sarcinile, competentele si responsabilitatile circumscrise posturilor pe care le ocupa, exercita si unele sarcini, competente si responsabilitati cu caracter specific.

Managementul prin proiecte cu stat-major

Aceasta versiune organizatorica opereaza cu doua "personaje majore": managerul de proiect si colectivul (echipa). Aceasta trebuie sa raspunda urmatoarelor exigente:

colectivul de proiect are o durata de viata egala cu perioada de realizare a proiectului;

numarul de componenti sa fie cuprins intre 8 si 12, in functie de amploarea proiectului si structura actiunilor impuse de realizarea sa;

in componenta sa intra specialisti din afara si din interiorul firmei, cu o pregatire profesionala eterogena;

competenta profesionala a acestora trebuie sa fie foarte inalta, permitandu-le o implicare activa si efectiva in solutionarea problemei ce face obiectul proiectului;

colectivul de proiect trebuie sa conlucreze permanent cu specialisti din compartimentele functionale si operationale formale, asigurandu-se astfel un grad ridicat de fundamentare a solutiilor de rezolvare a proiectului.

Managementul prin proiecte mixt

Este varianta organizatorica cea mai complexa a managementului prin proiecte si, totodata, cea mai utilizata.

In cazul acesteia pentru rezolvarea proiectului coexista managerul de proiect si colectivul de proiect, fiecare cu roluri bine precizate in solutionarea proiectului. Intre managerul de proiect si conducatorii compartimentelor desemnate sa participe la realizarea proiectului se "construieste" o retea organizatorica si informationala specifica. O alta retea organizatorica apare si se manifesta intre componentii colectivului de proiect si specialistii din compartimentele functionale si operationale, care au fost nominalizati sa sustina realizarea proiectului.

Variantele organizatorice prezentate evidentiaza faptul ca in realizarea managementului prin proiect apar:

• managerul de proiect - regasit in fiecare formula organizatorica;
• colectivul (echipa) de proiect - specific managementului prin proiecte cu stat-major si mixt.

Managerul de proiect este persoana care asigura sau participa nemijlocit la:

• planificarea proiectului - stabilirea obiectivelor, dimensionarea resurselor ce urmeaza a fi angajate, precizarea termenelor intermediare si finale etc;
• organizarea proiectului - stabilirea configuratiei si echipei de proiect; precizarea rolurilor acesteia si ale fiecarui component; stabilirea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor - prin fisa de post - pentru specialistii echipei de proiect; elaborarea bugetului proiectului etc.;
• coordonarea colectivului de proiect - asigurarea comunicarii bi si multilaterale cu componentii acestuia; organizarea si desfasurarea de sedinte de lansare a proiectului, pe parcursul realizarii sale si la finalizarea proiectului;
• antrenarea participantilor la realizarea proiectului
• control-evaluarea proiectului - efectuarea controlului incadrarii in costuri si in termenele de realizare a proiectului, a controlului de calitate si a controlului bugetar, evaluarea pe parcurs si finala a proiectului, efectuarea de corectii etc.

Aceste aspecte este recomandabil sa faca obiectul fisei de post "manager de proiect".

Colectivul (echipa) de proiect trebuie sa raspunda unor exigente legate de:

• dimensiune - un numar de 8 - 12 persoane recrutate din interiorul sau din afara companiei;
• pregatire profesionala - componentii echipei de proiect trebuie sa aiba o pregatire eterogena care sa le permita abordarea multidimensionala a problemei ce reprezinta proiectul;
• durata - este constituita pe o perioada limitata, de la cateva luni la 1 - 1,5 ani;
• subordonare - este subordonata nemijlocit managerului de proiect;
• functionare - activitatile sale se deruleaza pe baza unui buget si a unui calendar de termene in care sunt precizate termenele intermediare si finale de realizare a proiectului;
• dispunere structural-organizatorica - in afara structurii organizatorice formale, dezvoltand astfel un nou tip de structura, cea matriciala.

Etapele aplicarii managementul prin proiecte sunt urmatoarele:

I. Definirea proiectului - se defineste din mai multe puncte de vedere: precizarea principalelor obiective; determinarea amplorii proiectului; precizarea componentelor structurale implicate in realizarea proiectului (posturi, compartimente functionale si operationale); precizarea duratei proiectului; a strategiei proiectului; stabilirea criteriilor de apreciere a rezultatelor finale.

II. Desemnarea conducatorului de proiect - managerul de proiect trebuie sa raspunda unor cerinte de competenta profesionala si manageriala, in sensul posedarii de cunostinte de specialitate solide, precum si de cunostinte, calitati si aptiutudini manageriale corespunzatoare;

III. Stabilirea echipei de proiect - aceasta va cuprinde specialisti cu pregatire diversa, recrutati din compartimentele firmei si din afara acesteia, iar managerul de proiect trebuie sa se implice direct in constituirea sa;

IV. Alegerea variantei organizatorice - in functie de criteriile prezentate.

V. Elaborarea bugetului proiectului - cu accent pe obiective, cheltuieli, venituri, rezultate;

VI. Precizarea modalitatilor de control - controlul incadrarii in termenele intermediare si finale de realizare; controlul economic (incadrarea in costuri); controlul de calitate;

VII. Realizarea proiectului

VIII. Finalizarea proiectului si dizolvarea echipei de proiect - se evalueaza rezultatele obtinute, se compara cu obiectivele proiectului, managerul de proiect adopta conduita motivationala ce se impune, in sensul recompensarii sau sanctionarii celor implicati in derularea proiectului.

In categoria avantajelor managementului prin proiecte se inscriu: posibilitatea rezolvarii unor probleme complexe in intervale de timp reduse; facilitarea contractelor de specialitate intre componentii echipei de proiect si intre acestia si ceilalti specialisti ai firmei; crearea unor premise pentru formarea de manageri profesionisti. Limitele acestui sistem de management sunt: aparitia unor duble subordonari ale specialistilor implicati in realizarea proiectului; aparitia de situatii conflictuale intre compartimentele implicate in realizarea proiectului; aparitia unor fenomene de nesincronizare a componentelor organizatorice formale si componentelor organizatorice specifice managementului prin proiecte.

Managementul proiectelor si fondurile structurale in Romania in perioada 2007 - 2013

La nivel european, pentru a reduce disparitatile de dezvoltare economica si sociala intre statele membre / regiunile UE,  pentru a imbunatati functionarea pietei unice, pentru promovarea dezvoltarii stabile si durabile a UE sunt alocate statelor membre fonduri in cadrul Politicii de Coeziune Economica si Sociala a UE.

Prin alocarea acestor fonduri se urmareste atingerea unor obiective precum:

1. Convergenta - pentru realizarea acesteia se aloca resurse financiare acelor regiuni in cadrul carora PIB/loc. este mai mic decat 75% din PIB/loc al tarilor din cadrul UE 25.
2. Competitivitatea Regionala si Ocuparea Fortei de Munca - se aloca resurse financiare regiunilor care nu sunt eligibile in cadrul obiectivului convergenta si care sunt cuprinse in cadrul unei liste NUTS I sau NUTS II
3. Cooperare teritoriala europeana - sunt alocate fonduri regiunilor de granita si regiunilor de cooperare transnationala.

Obiectivelor mai sus mentionate le corespund urmatoarele tipuri de fonduri:

Fondul European de Dezvoltare Regionala (FEDR)

FEDR asigura ajutor financiar in urmatoarele domenii:

. investitiilor productive care contribuie la crearea si mentinerea locurilor de munca, acest lucru realizandu-se in special prin intermediul unor ajutoare directe pentru investitiile efectuate in IMM-uri;

. investitii in infrastructura;

. dezvoltare regionala si locala, prin acordarea de asistenta si servicii pentru intreprinderi, in special pentru IMM-uri, crearea si dezvoltarea instrumentelor de finantare precum capitalul de risc, fondurile de imprumut si de garantie, fondurile de dezvoltare locala, subventiile la dobanda, conectarea la retea, cooperarea si schimbul de experienta intre regiuni, orase si factorii sociali, economici si de mediu relevanti;

. asistentei tehnice.

Fondul Social European (FSE)

In cadrul obiectivelor ,,Convergenta' si ,,Competitivitate regionala si ocuparea fortei de munca", FSE sprijina actiuni legate de:

. Cresterea adaptabilitatii lucratorilor, a intreprinderilor si antreprenorilor in vederea anticiparii si aplicarii unui management al schimbarii economice;

. Imbunatatirea accesului la angajare si incluziune sustenabila pe piata muncii a persoanelor inactive, prevenirea somajului in randul tinerilor, incurajarea imbatranirii active si prelungirea vietii active si cresterea participarii pe piata muncii;

. Intarirea incluziunii sociale a categoriilor dezavantajate, in vederea integrarii lor durabile pe piata locurilor de munca si combaterea tuturor formelor de discriminare pe piata muncii;

. Consolidarea capitalului uman, prin incurajarea aplicarii unor reforme ale sistemelor de educatie si de formare profesionala si prin crearea unor activitati de conectare in retea a unitatilor de invatamant superior, a centrelor de cercetare si de tehnologie si a intreprinderilor, in vederea eficientizarii sistemului de invatamant;

. Promovarea parteneriatelor, pactelor si initiativelor prin intermediul sistemului de retea, cu scopul realizarii unei mobilizari in favoarea reformelor din domeniul ocuparii fortei de munca si asimilarii pe piata muncii.

Domenii de finantare:

. Promovarea includerii sociale si a sanselor egale pentru toti;

. Dezvoltarea educatiei si a formarii continue;

. Promovarea unei forte de munca adaptabile si calificate, sprijinirea inovatiei in organizarea muncii;

. Sprijinirea intreprinzatorilor si a crearii de locuri de munca;

. Sustinerea potentialului uman in cercetare, stiinta si tehnologie;

. Imbunatatirea participarii femeilor pe piata muncii.

Fondul de Coeziune (FC)

Fondul de coeziune ofera sprijin financiar in urmatoarele domenii:

. retelele transeuropene de transport, in special proiectele prioritare de interes comun ce urmeaza sa fie realizate pana in anul 2010. In Decizia nr. 1692/96/CE30 sunt enumerate modurile de transport vizate: retelele rutiere, feroviare si de cai navigabile interioare, ,,autostrazile mari", porturi maritime si porturi fluviale interioare, aeroporturi si alte puncte de legatura intre retelele modale, precum si sistemele de gestionare a traficului si de navigare.

. protectia mediului, sprijinind proiecte care sustin dezvoltarea durabila, precum si eficacitatea energetica si energiile regenerabile.

Totodata, FC sustine proiecte din domeniul transportului care nu au legatura cu retelele transeuropene, transportul feroviar, transportul pe caile navigabile interne, transportul maritim, sistemele de transport intermodal si interoperabilitatea lor, gestiunea traficului rutier, maritim si aerian, transporturile urbane specifice si transporturile publice. Spre deosebire de Fondurile Structurale, Fondul de Coeziune nu cofinanteaza programe, ci furnizeaza finantare directa pentru proiecte individuale, care sunt clar identificate de la inceput.

In afara de cele prezentate UE aloca statelor membre fonduri prin urmatoarele instrumente structurale complementare:

Fondul European pentru Agricultura si Dezvoltare Rurala (FEADR) - vine in completarea politicilor de piata si de sustinere a veniturilor aplicate in cadrul politicii agricole comune, al politicii de coeziune si al politicii comune in domeniul pescuitului.

Fondul European pentru Pescuit (FEP) - destinat cresterii competitivitatii sectorului piscicol in conditiile asigurarii unui echilibru durabil intre resurse si capacitatea de exploatare.

In Romania, gestionarea instrumentelor structurale are la baza urmatoarele documente strategice:

o  Planul National de Dezvoltare 2007-2013

o  Cadrul Strategic National de Referinta 2007-2013

o  Programele Operationale 2007-2013

o  Documentele Cadru de Implementare 2007-2013

Planul National de Dezvoltare  a Romaniei, pentru perioada financiara 2007-2013, reprezinta documentul de planificare strategica si programare financiara multianuala, aprobat de Guvern si elaborat intr-un larg parteneriat, care va orienta dezvoltarea socio-economica a Romaniei, in conformitate cu Politica de Coeziune a Uniunii Europene. PND reprezinta documentul pe baza caruia au fost elaborate Cadrul Strategic National de Referinta 2007-2013 (CSNR), reprezentand strategia convenita cu Comisia Europeana pentru utilizarea instrumentelor structurale, precum si Programele Operationale prin care se vor implementa aceste fonduri.

Cadrul Strategic National de Referinta este documentul strategic de referinta pentru programarea Fondurilor Structurale si de Coeziune in Romania. Acest tip de document este elaborat de fiecare stat membru al UE, conform noului acquis privind Politica de Coeziune. Prin acest document se explica modul in care vor fi implementate Instrumentele Structurale in Romania, in perioada 2007-2013.

Programele Operationale

Programul operational este un document prezentat de un stat membru si adoptat de Comisie, care defineste o strategie de dezvoltare, in conformitate cu un ansamblu coerent de prioritati, pentru a carui realizare se face apel la un Fond sau in cadrul obiectivului de convergenta, la Fondul de Coeziune si la FEDR Cele 19,7 miliarde euro care vor fi alocate Romaniei prin instrumentele structurale, in perioada 2007-2013, vor fi implementate prin sapte programe operationale sectoriale si regionale, la care se adauga opt programe de cooperare teritoriala cu alte state.

Programele operationale (PO) sunt instrumentele de management, prin care se realizeaza obiectivele CSNR 2007-2013, prin intermediul unor interventii specifice.

Sub obiectivul de convergenta, Romania are elaborate 7 programe operationale sectoriale:

1. Programul operational dezvoltarea resurselor umane ( POS DRU)

Are ca obiectiv general dezvoltarea capitalului uman si cresterea competitivitatii, prin corelarea educatiei si invatarii pe tot parcursul vietii cu piata muncii si asigurarea de oportunitati sporite pentru participarea viitoare pe o piata a muncii moderna, flexibila si incluziva a 1.650.000 de persoane.

2. Programul operational cresterea competitivitatii economice (POS CCE)

Obiectivul general il constituie cresterea productivitatii intreprinderilor romanesti pentru reducerea decalajelor fata de productivitatea medie la nivelul Uniunii. Masurile intreprinse vor genera pana in 2015 o crestere medie a productivitatii de cca. 5,5% anual si vor permite Romaniei sa atinga un nivel de aproximativ 55% din media UE.

3. Programul operational de transport (POS Transport)

Obiectivul general consta in promovarea, in Romania, a unui sistem de transport durabil, care sa permita deplasarea rapida, eficienta si in conditii de siguranta a persoanelor si bunurilor, la servicii de un nivel corespunzator standardelor europene, la nivel national, in cadrul Europei, intre si in cadrul regiunilor Romaniei.

4. Programul operational de mediu (POS Mediu)

Obiectivul general consta in reducerea decalajului existent intre Uniunea Europeana si Romania cu privire la infrastructura de mediu atat din punct de vedere cantitativ cat si calitativ. Aceasta ar trebui sa se concretizeze in servicii publice eficiente, cu luarea in considerare a principiului dezvoltarii durabile si a principiului "poluatorul plateste".

5. Programul operational dezvoltarea capacitatii administrative (PODCA)

Obiectivul general este acela de a contribui la crearea unei administratii publice mai eficiente si mai eficace in beneficiul socio-economic al societatii romanesti.

6. Programul operational regional (POR)

Obiectivul general consta in sprijinirea unei dezvoltari economice, sociale, echilibrate teritorial si durabile a Regiunilor Romaniei, corespunzator nevoilor lor si resurselor specifice, prin concentrarea asupra polilor urbani de crestere, prin imbunatatirea conditiilor infrastructurale si ale mediului de afaceri pentru a face din regiunile Romaniei, in special cele ramase in urma, locuri mai atractive pentru a locui, a le vizita, a investi si a munci.

7. Programul operational asistenta tehnica (POAT)

Obiectivul general este acela de a asigura sprijinul necesar procesului de coordonare si implementare sanatoasa, eficienta, eficace si transparenta a instrumentelor structurale in Romania.

Fiecare program operational este finantat dintr-un singur instrument, exceptia constituind-o programele operationale pe mediu si transport, care sunt finantate din FEDR si FC.

Documentele Cadru de Implementare

Fiecare Program Operational este completat de un Document Cadru de Implementare, documente ce nu sunt supuse aprobarii Comisiei Europene, dar care detaliaza programele operationale cu elemente practice privind proiectele si cheltuielile eligibile, potentialii beneficiari, modurile de decontare, rolul autoritatilor s.a.m.d. DCI contine elemente detaliate ale Programului Operational, la nivel de domeniu major de interventie si sunt elaborate de Statele Membre si revizuite, unde este cazul, de Comitetele de Monitorizare, potrivit propunerii din partea Autoritatii de Management.