Aprovizionarea gestiunilor de casa cu legitimatii de calatorie, imprimate cu regim special si imprimate de vanzare

APROVIZIONAREA GESTIUNILOR DE CASA CU LEGITIMATII DE CALATORIE, IMPRIMATE CU REGIM SPECIAL SI IMPRIMATE DE VANZARE

1. Aprovizionarea tuturor gestiunilor de casa din statii si agentii de voiaj, cu legitimatii de calatorie, imprimate cu regim special si imprimate de vanzare, pe baza carora se incaseaza sume, se face de Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate din SNTFC "CFR Calatori" SA. Documentele folosite de gestionari pentru aprovizionarea cu aceste legitimatii si imprimate sunt: "Bonul de cerere bilete carton" si " Bonul de comanda pentru imprimate (FC 13)".

Fiecare gestiune de casa trebuie sa posede cate doua carnete din aceste bonuri si anume un carnet pentru aprovizionarile in traficul local si unul pentru cele din traficul international si transporturi creditate. Casele care au afiliate halte tin carnete de bonuri separate pentru fiecare halta.

Aprovizionarea caselor, la infiintare, cu primul carnet de bon de comanda FC 13 se face pe baza unui raport al statiei sau agentiei de voiaj insotit de o copie dupa actul de aprobare a infiintarii casei. Comandarea carnetului de bonuri de cerere bilete carton se face numai cu bonuri de comanda FC 13.

Comandarea carnetului de bonuri de comanda pentru imprimate (FC 13) de catre casele in fiinta se face cu ultimul bon de comanda FC 13 din carnetul folosit.

Nu este permis a se comanda bilete, imprimate cu regim special sau imprimate de vanzare cu bonuri de comanda din carnetele altor case sau cumulativ pentru mai multe case. In traficul international se intocmesc bonuri de comanda separate pentru traficul SMPS si separate pentru traficul CIV. Din carnetul destinat pentru traficul international se emit bonuri si pentru aprovizionarea imprimatelor necesare transporturilor creditate.

Aprovizionarea cu bilete si imprimate trebuie facuta din timp si in cantitati suficiente. In acest scop, primele comenzi se fac in cantitati care sa acopere necesarul pe sase luni (stoc maxim) iar comenzile urmatoare se fac in cantitati care sa acopere necesarul pe trei luni atunci cand stocul existent coboara sub nivelul unui consum pe trei luni (stoc minim).

Aprovizionarea in cantitati mai mari decat stocul maxim se sanctioneaza disciplinar sau se pun in contul casierului atat costul de confectionare a biletelor si imprimatelor care se anuleaza, cat si cheltuielile facute cu aprovizionarea lor.

Bonul de comanda si bonul de cerere, intocmite si semnate de casier, se semneaza si de seful statiei sau agentiei de voiaj, care il va da si va aplica stampila rotunda pe toate exemplarele sau partile bonului. Cu aceasta ocazie, seful statiei sau agentiei de voiaj verifica daca aprovizionarea s-a facut la timp si in limitele stabilite mai sus.

2. Biletele de carton care se comanda cu "Bonul de cerere bilete carton" sunt aratate in Anexa I din prezentele norme unde sunt grupate pe feluri de bilete. Cu un bon de cerere se poate comanda numai un singur fel de bilete. Bonul de cerere este imprimat cu regim special, confectionat in caiete a 25 file. Fiecare fila a bonului este compusa din cinci parti care se completeaza separat si uniform cu cerneala neagra sau albastra, cu toate datele cerute de formular.

"Statia de destinatie" si "Via" se scriu cu caractere mari de tipar indicandu-se denumirea exacta din indicatorul kilometric.

Inscrierea relatiilor in bonul de cerere se face in ordinea crescanda a distantelor kilometrice.

In coltul din dreapta sus, se scrie cu litere mari de tipar denumirea statiei, agentiei sau haltei afiliate, felul si numarul casei; in coltul din stanga, se aplica vizibil stampila dreptunghiulara a statiei in cazul haltelor afiliate.

Rubrica "Via" se completeaza numai daca, de la statia de plecare pana la statia de destinatie, se poate calatori pe doua sau mai multe rute.

Seria biletelor se indica printr-o litera (C,D,E,F etc. dupa care se va incepe comanda cu A1, B1, C1, D1, E1 etc), o serie insumand un total de 10.000 bucati bilete pentru aceeasi relatie si clasa. Dupa epuizarea unei serii, se comanda bilete din seria urmatoare, incepand cu nr. 1.

Nu se utilizeaza pentru indicarea seriei literele: J, K, Q, S, T, X, Y, W.

Stocul de bilete pentru o relatie se cere in continuarea numerica a depozitului existent la casa.

La emiterea comenzii, casierul inainteaza la Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate partile II, III, IV si V, in plic separat, faraalta corespondenta.

Cereri de bilete de carton se pot face numai pentru relatiile din care se vand cel putin trei bilete lunar, timp de trei luni consecutive.

Imprumuturile de bilete intre case sunt interzise. In situatii exceptionale, asemenea imprumuturi se pot face in cantitati mici, cu aprobarea sefului statiei sau agentiei de voiaj. Aprobarea pentru imprumuturile de legitimatii de calatorie si alte imprimate cu regim special se va da numai dupa verificarea depozitelor existente si analiza vanzarilor evidentiate in registrul de casa. In acest caz se intocmeste un proces-verbal in patru exemplare, din care unul ramane la casa care cedeaza biletele, altul la casa care primeste biletele, iar cate un exemplar se anexeaza, de fiecare din cele doua case, la conturile de gestiune lunare ce se inainteaza la Serviciul de colectare, contabilizare si control venituri. In contul casei care cedeaza biletele, acestea se inscriu in rubrica "stricate", la relatia respectiva, iar casa care le primeste le inscrie la urma contului. In procesul verbal seful statiei sau agentiei de voiaj CFR va semna sub mentiunea: "verificat depozitele, se justifica imprumutul" aplicat stampila unitatii.

3. Comandarea legitimatiilor de calatorie in forma de carnete, a imprimatelor cu regim special si a imprimatelor de vanzare se face cu "Bonuri de comanda pentru imprimate (FC 12)". Acest bon este imprimat cu regim special, confectionat in carnete, fiecare bon fiind format dintr-un set de 4 file (I - IV).

Legitimatiile si imprimatele care se comanda cu aceste bonuri sunt aratate in Anexa II a prezentelor norme.

Cu un bon FC 13 se poate comanda numai un singur fel de legitimatie sau imprimat.

La emitere, casierul este obligat sa respecte instructiunile se pe prima fila a bonului de comanda pentru imprimate (FC 13).

Bonul FC 13 se intocmeste prin calchiere cu indigo, completandu-se cu toate datele cerute de formular numai jumatatea din stanga, iar jumatatea din dreapta, colorata, urmeaza sa se completeze de Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate cu cantitatile livrate.

Prima fila a bonului (fila I matca) ramane la cotor, iar celelalte trei file se inainteaza la Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate in plic separat, fara alta corespondenta.

In cazul cand se primesc legitimatii de calatorie, imprimate cu regim special sau imprimate de vanzare trimise din oficiu de catre Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate, casa care le-a primit intocmeste un bon din carnetul sau inaintand la Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate filele II si IV insotite de fila II confirmata a bonului intocmit din oficiu de acest birou. Fila III din bonul intocmit de casier, impreuna cu fila III a bonului intocmit din oficiu se ataseaza la prima fila (I) din carnet.

Pe bonul de comanda intocmit de casier, in spatiul rezervat pentru inscrierea cantitatilor, seriilor si numerelor imprimatelor aprovizionate (partea dreapta a bonului), casierul inscrie in diagonala urmatorul text: "Aprovizionarea din oficiu cu bonul de comanda nr. . . din . . . . cantitatea de . . . de la nr. . . la nr. . . ".

4. Executarea comenzilor de legitimatii de calatorie (carton sau foi in carnete), imprimate cu regim special si imprimate de vanzare, se face de catre Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate, care le expediaza la statii si agentii de voiaj in casete metalice si lazi tip, numerotate si sigilate sau in pachete sigilate.

In caseta metalica, lada sau pachet se introduc - in afara de imprimatele comandate - bonul de cerere si adeverinta de primire a bonului de cerere bilete carton, respectiv filele II si III a bonului de comanda FC 13.

Pe caseta, lada sau pachet se aplica o eticheta care cuprinde: denumirea statiei sau a agentiei de voiaj si numarul casei careia ii este adresata comanda, numarului bonului si numarul trenului cu care acestea se expediaza.

Comenzile efectuate se expediaza prin Biroul de corespondenta din statia Bucuresti Nord, ca si corespondenta obisnuita, fara documente de transport.

Predarea casetelor de metal, a lazilor si a pachetelor, de Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate, de Biroul de corespondenta din statia Bucuresti Nord si de agentii CFR in statiile de tranzit sau de destinatie, se face pe baza de semnatura de primire. Pe langa semnatura se scrie lizibil numele celui care a semnat si functia sa.

Orice document cu care s-a facut predarea casetelor (borderouri, condici de predare, liste de remitere etc.) se pastreaza in arhiva unitatii care a facut predarea.

5. Casetele, lazile sau pachetele cu legitimatii de calatorie, imprimate cu regim special si imprimate de vanzare, sosite la statia de destinatie, se iau in primire de gestionarul casei care le-a comandat si se deschid numai in prezenta sefului statiei sai a sefului agentiei de voiaj si a unui martor care sa fie incadrat la CFR.

Verificarea in amanunt a intregului continut se face imediat dupa ruperea sigiliului.

Biletele de carton se primesc in pachete a 100 bucati, legate cu sfoara si sigilate. In scopul usurarii eventualelor cercetari cu privire la lipsa de bilete, pachetele sunt marcate pe partile laterale cu o serie de linii oblice, astfel ca aceste linii sa apara pe muchia fiecarui bilet.

Biletele de carton se verifica bucata cu bucata, urmarindu-se numarul de ordine (continuitatea lor), seria, cantitatea totala dupa bon, exactitatea textului, pretul etc., fara a se rupe sfoara pachetului sau a se desface capsa de control CFR.

Lipsurile constatate dupa desfacerea capsei de control sau ruperea sforii de la pachete raman in sarcina gestionarului.

Celelalte legitimatii de calatorie, imprimate cu regim special si imprimate de vanzare se verifica carnet cu carnet si fila cu fila, urmarindu-se continuitatea numerelor, daca grupele (seturile) sunt complete, textul bine imprimat si daca seriile sunt corespunzatoare, precum si cantitatea primita (daca este cea prevazuta in bonul de comanda inapoiat de Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate).

Legitimatiile de calatorie cu pret variabil, confectionate in carnete, precum si celelalte imprimate cu regim special (chitante diverse incasari, recipise bagaje etc.) se stampileaza fila cu fila cu stampila dreptunghiulara a statiei, in momentul cand se incepe folosirea carnetului.

In cazul in care comanda a fost gasita in regula, casierul semneaza bonul de cerere si adeverinta de primire privind biletele de carton, respectiv filele II si III ale bonului de comanda FC 13, mentionand data, dupa care se vizeaza de seful statiei sau agentiei de voiaj, aplicand si stampila rotunda.

Bonul de cerere bilete carton, respectiv fila III a bonului FC 13, se ataseaza durabil la fila I (matca) iar "Adeverinta de primire", respectiv fila II a bonului FC 13, confirmate de casier, se expediaza Serviciului legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate cu caseta cu care s-a primit comanda.

Casetele metalice si lazile tip, goale, se inapoiaza Serviciului legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate in termen de 24 ore de la primirea lor, tot prin corespondenta, aplicandu-se pe ele o eticheta cu adresa "Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate Bucuresti".

Neinapoierea casetelor in termen se sanctioneaza cu amenda sau disciplinar.

Dupa primirea comenzilor, casierul se incarca in conturi cu cantitatea primita.

Cupoanele de control ale bonurilor de cerere bilete carton se inapoiaza de Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate la Directia de colectare, contabilizare si control venituri cele privind traficul international si traficul local creditat, si la serviciile de colectare, contabilizare si control venituri regionale cele privind traficul local. Inaintarea se face pe baza de borderou, in dublu exemplar, din care un exemplar se restituie confirmat de primire Serviciului legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate.

Fila IV a bonului FC 13 se trimite de Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate la Directia de colectare, contabilizare si control venituri prin inscrierea in totalizatoare, intocmite separat pentru imprimatele cu regim special destinate traficului local, separat pentru traficul international si separat pentru traficul local creditat.

Directia de control a veniturilor, pe baza file IV deconteaza regionalelor CF costul legitimatiilor de calatorie trafic local, al imprimatelor cu regim special pentru traficul local si al imprimatelor de vanzare, anexand pentru acestea fila IV a bonurilor de comanda FC 13.

Fila IV pentru legitimatiile de calatorie si imprimatele cu regim special pentru traficul international si creditat ramane la Directia de colectare, contabilizare si control venituri pentru urmarirea incarcarii in evidenta stocurilor de statii si agentii de voiaj.

Serviciile de colectare, contabilizare si control venituri regionale, dupa recunoastere, inregistrarea deconturilor la cheltuieli si plata catre Directia de colectare, contabilizare si control venituri, transmit filele IV ale bonurilor de comanda FC 13 la compartimentele de verificarea veniturilor regionale pentru urmarirea incarcarii in evidenta depozitelor de catre statii si agentii de voiaj, unde acestea se si arhiveaza.

6. La Biroul de corespondenta din statia Bucuresti Nord casetele metalice, lazile si pachetele cu legitimatii de calatorie, imprimate cu regim special si imprimate de vanzare se iau in primire efectiv, bucata cu bucata, dupa borderoul de predare.

6.1. In cazul cand Biroul de corespondenta din Statia Bucuresti Nord constata ca sigiliul nu este intact, lipseste eticheta ori este gresit completata, cere remiterea deficientei pe loc, iar daca aceasta nu se efectueaza, se taie din borderou si nu se ia in primire.

In cazul cand dupa luarea in primire de catre Biroul de corespondenta se constata ruperea sigiliului cu ocazia manipularii, Biroul de corespondenta din statia Bucuresti Nord aplica un sigiliu asigurator si cere telefonic si in scris Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate sa-i trimita imediat un delegat pentru a verifica continutul.

Daca in urma verificarii nu se constata lipsuri, caseta, lada sau chetul se sigileaza din nou si se indrumeaza la destinatie.

Daca in urma verificarii se constata lipsuri fata de cuprinsul bonurilor, se intocmeste un proces-verbal in care se arata lipsurile constatate, iar caseta se retine pentru cercetari. La efectuarea cercetarilor participa si un delegat din partea statiei Bucuresti Nord.

Dupa efectuarea cercetarii, care trebuie terminata in cel mult doua zile, se procedeaza la rectificarea bonurilor de cerere, tinand seama de cantitatile de legitimatii si imprimate gasite efectiv la sigilarea din nou a casetei si trimiterea ei la statia careia ii este adresata.

Modificarile facute in bonuri vor fi aduse la cunostinta unitatilor respective.

6.2. In timpul parcursului, daca agentul CFR constata ca lipseste eticheta, ca sigiliul unei casete, lazi sau pachet s-a rupt, la prima statie in care trenul are oprire suficienta se prezinta la seful statiei cu o nota in care arata deficienta si imprejurarile in care s-a produs. Seful statiei vizeaza nota, indica numarul noului sigiliu, introduce un exemplar in caseta, dupa care o sigileaza.

6.3. In cazul in care la primirea comenzilor in statia de destinatie se constata nereguli, inclusiv aplicarea sigiliului de catre o statie din parcurs, acestea se consemneaza intr-un proces-verbal intocmit in patru exemplare, care se trece in registrul de corespondenta al statiei si se semneaza de seful statiei sau agentiei de voiaj, de casierul si martorii care au asistat la deschiderea casetei. In procesul-verbal respectiv se specifica starea sigiliilor aplicate.

Nu este permis ca procesul-verbal sa fie incheiat dupa confirmarea si inapoierea adeverintei de primire a bonului de cerere bilete carton sau a filei II a bonului de comanda FC 13.

Cu ocazia luarii in primire a comenzilor nu se admite ca in exemplarele bonurilor efectuate de Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate sa se faca modificari, neconcordanta intre bon si realitate fiind consemnata in procesul-verbal.

Neregulile constatate la primire in statia de destinatie se trateaza in felul urmator:

6.3.1. Se inapoiaza Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate intreaga comanda in cazul cand se constata:

- lipsa de pachete intregi cu bilete de carton;

- textul tiparit pe biletele din intreaga comanda nu corespunde cu datele din bon;

- imprimatul nu este cel comandat, nu are toate datele prevazute in instructiunile de folosire (timbru sec etc.) sau seria, numerele si cantitatea imprimatelor nu corespund cu cele mentionate in bon.

6.2.3. Se inapoiaza Serviciului legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate numai pachetele cu bilete de carton sau carnete cu nereguli, in cazul cand se constata:

- lipsa de bilete de carton din pachet;

- textul tiparit pe unele bilete de carton nu corespunde cu datele din bon;

- biletele de carton sunt existente in totalitate insa gresit legate in pachete (biletele nu sunt aranjate in ordinea strict numerica);

- sunt pachete sau carnete cu bilete in plus fata de totalul comenzii;

- sunt file lipsa din carnete sau gresit numerotate.

In cazuri exceptionale, create de necesitatea traficului, cand unitatea primitoare nu poate astepta solutionarea scrisa a Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate pentru neregulile constatate, se avizeaza imediat telegrafic sau telefonic acest birou, asteptand dispozitii asupra modului de procedare.

6.3.3. In cazul in care intregul continut al casetei, cat si bonul apartin altei statii, dupa verificarea continutului se intocmeste proces-verbal din care un exemplar se introduce in caseta, dupa care caseta se trimite statiei care a dat comanda.

6.3.4. Casetele sosite in statia de destinatie cu sigiliile rupte sau inlocuite de catre o statie din parcurs, se preiau de la agentul CFR pe baza notei de constatare prevazuta la punctul 6.2., dupa care se procedeaza la verificarea in comisie a continutului, intocmindu-se procesul-verbal de constatare, prevazut la punctul 6.3.

Daca in urma verificarii continutului se constata intacta comanda, casierul confirma primirea.

In cazul in care se constata lipsuri fata de cuprinsul bonului, seful statiei avizeaza telefonic sau telegrafic Divizia comerciala regionala respectiva, care trebuie sa dispuna imediat cercetari.

Rezultatul cercetarilor se comunica, telefonic sau in scris, Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate, care dispune asupra comenzii in cauza si comunica Directiei de colectare, contabilizare si control venituri, pentru traficul international si creditat de care apartine statia de destinatie a biletelor si imprimatelor pentru traficul local, in vederea efectuarii modificarilor respective in documentatia primita.

In toate cazurile aratate la punctele 6.3.1., 6.3.2. si 6.3.4. biletele sau imprimatele cu regim special refuzate se introduc in casete, care se sigileaza si se eticheteaza, apoi se trimit la Serviciul legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate.

Procesele-verbale incheiate pentru cazurile de la punctele 6.3.1., 6.3.2. si 6.3.4. se repartizeaza astfel: un exemplar ramane la unitatea intocmitoare anexat la carnetul bonurilor de cerere; un exemplar se anexeaza la dosarul copiilor de acte trecute in registrul de corespondenta al statiei; al treilea exemplar, introdus in caseta, se inainteaza Serviciului legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate, iar ultimul exemplar se inainteaza Directiei de colectare, contabilizare si control venituri sau Serviciului de colectare, contabilizare si control venituri de care apartine unitatea respectiva.

La exemplarul de proces-verbal care se inainteaza Serviciului legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate se ataseaza durabil, in toate cazurile, si sigiliul cu care a fost prevazuta caseta si care poarta indicativul de control al Serviciului legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate.

In cont, casierul se incarca cu intreaga cantitate prevazuta in bon, iar ca justificare ramane procesul-verbal impreuna cu confirmarea de primire trimisa Serviciului legitimatii de calatorie si facilitati - Biroul distribuire legitimatii de calatorie si imprimate, pana la solutionarea neregulii.

7. Aprovizionarea caselor de conturi de gestiune, alte imprimate si furnituri de birou (stampile, tusiere, tus, placi de cauciuc etc.) care se folosesc la gestiunile de casa, se face de magazia de materiale a statiei, de resortul insarcinat cu aceasta sau de seful statiei.

Conturile de gestiune si alte imprimate necesare caselor se cer de statie la magazia agentiei zonale de calatori cand stocul aflat la gestiunea casei scade sub nivelul consumului pe trei luni.

Daca in termen de 20 zile nu se primeste comanda, seful statiei sau agentiei de voiaj raporteaza cazul regionalei care dispune cercetarea si pedepsirea vinovatilor, deoarece conturile si celelalte imprimate necesare gestiunii nu trebuie sa lipseasca niciodata din magazia regionalei, respectiv a statiei sau agenti