Efectuarea si inregistrarea incasarilor, varsarilor, dotatiilor si platilor la casele statiilor si agentiilor de voiaj cfr

EFECTUAREA SI INREGISTRAREA INCASARILOR, VARSARILOR, DOTATIILOR SI PLATILOR LA CASELE STATIILOR SI AGENTIILOR DE VOIAJ CFR

EFECTUAREA SI INREGISTRAREA INCASARILOR, DOTATIILOR SI PLATILOR

1.1. Documentele primare pe baza carora casierii din statii si agentiile de voiaj fac incasari si plati sunt:

Pentru incasari

- legitimatii de calatorie cu pret fix;

- legitimatii de calatorie cu pret stabilit la emitere (pret variabil);

- imprimate cu regim special si imprimate de vanzare cu pret fix;

- imprimate cu regim special pe baza carora se pot incasa sume variabile;

- documente de transport locale si internationale cu care se incaseaza tarife de transport si accesorii.

Pentru plati

- state si liste pentru plata drepturilor de personal, chitante sau recipise postale, bilete de tramvai sau autobuz, chitante eliberate de soferii de taximetre etc. achitate din incasari cu ocazia transportarii varsamintelor la unitatile bancare sau a dotatiilor pentru plati de retributii, bilete de calatorie si recipise de bagaje restituite, buletine de mesagerii in cazul retragerilor de marfuri dupa incheierea zilnica a situatiei de casa, ordine de plata acceptate de banca etc.

1.2. Incasarea tarifelor de transport, a celorlalte tarife pentru prestatiile efectuate de CFR in traficul local si international de calatori, bagaje, mesagerii, precum si a altor sume se face fie in numerar, fie prin urmatoarele instrumente de plata (de decontare):

- cecuri emise de banci;

- ordine de plata acceptate de banca

- alte instrumente de plata acceptate de calea ferata.

Incasarile statiilor si agentiilor de voiaj CFR, in numerar sau prin instrumente de decontare, in traficul de calatori bagaje si mesagerii local si international, sunt exceptate de la viza de control financiar preventiv, ele fiind supuse controlului financiar ulterior efectuat de Directia Financiar-Contabilitate, respectiv de Serviciile de Contabilitate din Agentiile teritoriale SMF.

1.3. Casele statiilor primesc in plata cecuri din carnetele eliberate de unitatile Bancilor Comerciale din Romania

Cecurile se primesc de la agentii economici pentru efectuarea platilor privind transportul de calatori, bagaje sau mesagerii.

Cu un cec se pot plati tarifele inscrise intr-unul sau mai multe documente de transport catre aceeasi casa, cu conditia ca la obiectul incasarii sa se mentioneze, de catre intocmitor, felul, numarul, data si valoarea fiecarui document de transport.

Cecurile se completeaza cu cerneala sau cu pasta si se semneaza numai de persoanele autorizate a dispune de contul de la banca al unitatii respective.

Toate elementele cecului se completeaza lizibil de aceeasi mana sau cu aceeasi cerneala sau pasta. Luna se scrie in litere.

Nu se admit corecturi (stersaturi, rectificari) in textul cecului.

Preschimbarea cecurilor contra numerar, sau efectuarea de restituiri in numerar in cazul emiterii de cecuri in suma mai mare decat tarifele datorate, este interzisa. De asemenea este interzis casierilor si oricaror alti agenti CFR sa primeasca in pastrare, de la titularii lor, carnete de cecuri sau sa completeze ei cecurile.

Cecurile trebuie sa fie de egala valoare cu tarifele care se achita.

Sumele incasate cu cecuri pentru unele prestatii, neexecutate sau executate partial, nu pot fi compensate de catre casier cu alte sume pe care le datoreaza titularul carnetului de cecuri pentru alte prestatii. Acestea urmeaza sa fie restituite de catre Agentia teritoriala SMF la cererea titularului carnetului de cecuri.

Pe documentele de gestiune cu care se incaseaza sume prin cecuri (buletine de mesagerii, chitante diverse incasari etc.), precum si pe comenzile primite pentru eliberari de legitimatii de calatorie, casierii mentioneaza numarul cecului primit. Aceste mentiuni se fac pe toate exemplarele documentelor, adica atat pe cele care se inmaneaza clientilor cat si pe cele care se inainteaza atasate la conturi sau care raman la statie.

La prezentarea unui cec de catre delegatul agentului economic al carnetului, casierii statiilor sunt obligati sa verifice daca:

- suma trecuta in litere corespunde cu cea trecuta in cifre;

- sa refuze cecurile a caror termene de prezentare la plata emise si platibile in Romania nu sunt respectate, respectiv: - 8 zile daca cecul este platibil chiar in localitatea in care a fost emis;

- 15 zile in celelalte cazuri. Aceste termene se calculeaza incepand cu ziua urmatoare datei emiterii cecului.

- sa detaseze cecul din carnet;

- sa restituie delegatului unitatii carnetul de cecuri;

- sa depuna cecurile la iesirea din tura de serviciu cu borderou de cecuri.

In caz de pierdere a unui carnet de cecuri, statia, pe baza instiintarii scrise primite de la titularul carnetului de cecuri, nu va mai primi in plata nici un alt cec din carnetul pierdut, iar in caz de prezentare, retine acest carnet si instiinteaza organele de politie.

In cazul cand statia a fost instiintata in scris de regasirea carnetului, ea va primi in plata cecurile respective.

In prezent la casele statiilor si agentiilor de voiaj se primeste numai "cecul certificat" care va avea pe fila primita de casier, confirmarea bancii privind existenta disponibilului necesar efectuarii platii.

1.4. Ordinele de plata acceptate de banca se primesc pentru plata tarifelor de transport si a altor prestatii din activitatea de calatori.

Casierul primeste numai ordinul de plata acceptat de banca, intr-un singur exemplar (ultimul) completat pe fata cu toate datele cerute de formular si avand aplicata, stampila unitatii bancare receptoare in casuta "PRIMIREA - ACCEPTAREA" aceasta constituind asumarea obligatiei unitatii bancare de executarea ordinului de plata acceptat.

Pentru descarcarea gestiunii, ordinele de plata primite se varsa la Serviciille de Colectare, Contabilizare si Control Venituri teritoriale drept hartii de valoare.

Restituirea valorii ordinelor de plata acceptate de banca, dar nefolosite se face numai prin virament de Agentiile teritoriale SMF, pe baza cererilor agentilor indreptatiti, in termen de maximum 3 zile de la primirea cererii, la care se anexeaza exemplarul de ordin de plata acceptat de banca.

1.5. Pentru evidentierea instrumentelor bancare prin care casierii au incasat valoarea taxelor de transport si a altor prestatii se tine in mod obligatoriu, de fiecare casa, "Registrul instrumentelor bancare primite in plata" folosindu-se formularul "Document cumulativ".

In acest registru se inscrie zilnic, pe masura primirii, instrument cu instrument bancar primit in plata (cecuri, ordine de plata, dovezi transport), aratandu-se in dreptul fiecaruia agentul economic de la care s-a primit, precum si pozitia de trafic sau pozitia de sosire a documentelor de transport in cazul transporturilor de mesagerii, numarul adresei pe baza careia s-au eliberat legitimatii de calatorie, sau numarul chitantei diverse incasari etc.

Acest registru se intocmeste intr-un singur exemplar si ramane in arhiva statiei.

1.6. Ca regula generala, statiile primesc de doua ori pe luna dotatii pentru plata drepturilor de personal si anume: pentru plata avansurilor din retributii (chenzina I) si pentru lichidarea retributiilor (chenzina a II-a). Tot cu aceasta ocazie, precum si la diferite alte date, statiile mai primesc dotatii si pentru plata altor drepturi de personal ori asimilate acestora.

Dotatiile pentru plati se primesc de catre statii astfel:

- de la Banca Comerciala din localitatea statiei la care Societatea are deschis contul curent;

- de la casele altor statii cu banca in localitate;

- de la casa Societatii.

Dotatiile pentru plata drepturilor de personal, precum si pentru alte plati, se trimit statiilor de Serviciului financiar al Agentiei teritoriale SMF din contul fiecarei societatii, ca urmare a cererilor de finantare ale unitatilor de baza.

Listele si statele de plata, precum si celelalte acte de plata, ordonantate si prevazute cu viza pentru controlul financiar preventiv, care urmeaza sa fie achitate din dotatiile primite, se trimit statiilor platitoare direct de catre fiecare unitate lichidatoare.

Odata cu transmiterea dotatiilor prin banca, Serviciul financiar, incunostiinteaza fiecare statie pentru a se ingriji de ridicarea numerarului respectiv, comunicand si defalcarea sumelor pe unitati beneficiare si pe fel de plati.

1.7. Statiile situate in localitatile unde exista o unitate a Bancii Comerciale la care Societatea are deschis cont curent primesc dotatiile necesare pentru efectuarea platilor, prin aceasta unitate bancara.

Serviciul financiar emite ordine de plata catre unitatile bancii care deservesc statiile respective din contul fiecarei societati.

Casele statiilor care primesc dotatii pe aceasta cale incaseaza aceste sume de la banca din localitate, pe baza de cecuri de numerar, emise din carnete speciale primite de la bancile respective.

In cazul cand, la verificarea extrasului de cont primit de la banca, casierul constata ca statia a fost creditata in cont si cu alte sume care nu au fost transmise de Serviciul financiar, va cere in scris bancii sa vireze sumele respective in contul de decontare al Societatii incunostiintand despre aceasta si Agentia SMF.

1.8. Statiile fara banca in localitate primesc dotatii necesare pentru plati salarii prin statia cu banca in localitate sau prin alte statii cu banca la care sunt arondate.

Statiile care primesc dotatii prin banca pentru alte statii, le trimit acestora prin delegati. Acesti delegati nu pot face parte din categoria persoanelor care au dreptul de a intocmi si semna documentele de casa respective. Ei sunt fixati pe baza de ordin scris de catre sefii statiilor. La primirea dispozitiei de a duce dotatiile la statii, delegatii semneaza la seful statiei un angajament asupra raspunderii materiale, fara insa sa depuna garantia materiala, iar pe timpul cat indeplinesc aceasta sarcina au aceleasi obligatii ca si casierii. Angajamentul scris se restituie delegatului dupa ce a facut lichidarea dotatiei fata de casier. Tehnica de lucru, in ceea ce priveste ridicarea de catre delegati a dotatiilor de la casieriile statiilor care au primit dotatii pentru a fi trimise altor statii, este urmatoarea:

Pentru sumele care urmeaza sa fie trimise la statiile platitoare drept salarii se intocmeste in 3 exemplare "Procesul verbal de plati" separat pe fiecare societate si in cadrul acestora pe fiecare statie din care 2 exemplare impreuna cu listele si statele de plata daca acestea nu au fost trimise pe alta cale unitatilor platitoare se introduc in plicuri separate pentru fiecare statie in parte.

In fiecare plic se introduce si o nota (monetar) prin care se arata componenta sumei, adica numarul de bancnote din fiecare cupiura (valoare - 1000, 5000, 10000, 50000, 100000 lei).

Numararea banilor si introducerea lor in plicuri se face in prezenta unei comisii compusa din casierul statiei care trimite dotatiile, delegatul care urmeaza sa duca dotatiile la statii si inca un agent CFR desemnat in scris de seful statiei. Pe plic se scrie suma si denumirea statiei careia ii este destinata dotatia, apoi plicul se sigileaza si se semneaza de catre toti membrii comisiei.

Sumele introduse in plic se ridica de catre delegatii de la casa statiei cu "Borderoul proceselor verbale de plati" itocmit in 2 exemplare, separat pe fiecare societate si sectie de circulatie. Procesele verbale de plata se trec in "Borderoul Proceselor verbale de plati" si se semneaza la rubrica casier de catre casierul platitor. In borderou, care se completeaza cu toate datele cerute de formular, se trece pe cate un rand separat fiecare statie careia ii este destinat plicul cu dotatii, iar in dreptul lor sumele trimise.

Transportul dotatiilor de catre delegatii statiilor se face cu ajutorul casetelor portative, cu trenul, circuland numai in timpul zilei si numai la vagonul de bagaje sau in compartimentul de serviciu unde este insotit de seful acestui vagon, respectiv de conductorul responsabil. Predarea plicurilor cu dotatii catre delegatii trimisi cu dotatiile se face numai in momentul plecarii acestora la tren; pana atunci plicurile cu dotatii se pastreaza de casieri in casa de fier.

Predarea plicurilor cu dotatii la statiile carora le sunt destinate se face de catre delegat in mana casierului sau a sefului statiei, care va semna si aplica stampila rotunda in spatiul destinat din "Borderoul proceselor verbale de plata"

Seful statiei primitoare verifica in comisie procesele verbale de plati cu numerarul primit si listele de plata prin asimilare cu prevederile Instructiei de casa, semneaza de primire pe ambele exemplare la prima rubrica "mandatar platitor" din procesul verbal de plati. Sumele primite pentru plati salarii nu se mai incarca in CCL. plata salariilor se face cu respectarea prevederilor Instructiei de casa . ..

La intoarcere, delegatul preda casierului platitor " Borderourile proceselor verbale de plati" purtand confirmarile de primire asa cum s-a aratat mai sus, acestea fiind pastrate de casierul platitor ca justificare la registrul de casa pana la primirea listelor achitate.

Dupa expirarea termenului legal de plata, casierul mandatar (seful statiei sau alta persoana imputernicita) are obligatia sa justifice sumele primite prin predarea listelor achitate . . precum si numerarul pentru sumele neachitate. In acest scop se procedeaza astfel:

listele de plata achitate integral, impreuna cu un exemplar din procesul verbal de plati completat in partea de jos pentru restituire, semnat si stampilat de mandatarul platitor se expediaza prin corespondenta casierului platitor;

pentru listele de plata neachitate integral se va completa si verso procesului verbal de plati respectiv "lista nominala a salariilor neachitate" care apoi se predau impreuna cu numerarul neachitat casierului platitor direct sau prin delegat imputernicit.

La primirea justificarilor privind platile, casierul platitor semneaza 2 exemplare din procesul verbal de plati (cel primit si cel ramas) si inapoiaza prin corespondenta exemplarul retinut initial mandatarului platitor.

Pentru evidenta numerarului reprezentd plati salarii, casierul platitor va face toate inregistrarile in Registrul de casa care se va completa si conduce potrivit normelor specifice acestei activitati.

Casierul platitor inscrie in creditul Registrului de casa al fiecarei platile efectuate conform listelor de plata achitate si stabileste soldul casei.

Pentru sumele neachitate intocmeste foaie de varsamt si le depune in contul societatii de la care le-a primit.

In statiile unde casierul care primeste dotatia de la banca pentru a fi transmisa statiilor platitoare nu poate lua parte la comisia de numarare a banilor si introducerea lor in plicuri, functioneaza fara casierul statiei care poate fi inlocuit de un alt casier din statie, delegat in scris de seful statiei.

In acest caz, casierul delegat ridica de la casa statiei numerarul necesar cu "Borderoul proceselor verbale de plati" care se intocmeste in doua exemplare si se completeaza asa cum s-a aratat mai sus.

Pe verso borderoului se face monetarul sumei primite si se trece numarul delegatiei prezentate de casierul delegat care semneaza de primirea sumei in locul anume destinat.

Exemplarul original al borderoului cu semnatura de primire ramane la casierul statiei drept acoperire de casa pana la prezentarea borderourilor proceselor verbale de plati semnate de catre delegatii trimisi pentru ducerea dotatiilor la statii.

Dupa ridicarea banilor, comisia efectueaza numararea acestora, introducerea lor in plicuri si intocmirea borderourilor pe numele fiecarui delegat, dupa aceeasi tehnica de lucru folosita cu ocazia ridicarii dotatiilor direct de la casier.

Un exemplar din fiecare borderou al proceselor verbale de plati, pe care exista semnatura de primire a delegatului trimis la statii cu dotatii, se preia de casierul delegat care a primit suma de la casierul statiei.

Acest casier delegat preda casierului statiei toate borderourile proceselor verbale de plati primite de la delegatii trimisi cu dotatii, pentru lichidarea avansului. Cu aceasta ocazie borderoul dotatiilor pe sectii se anuleaza scriindu-se pe el "Lichidat".

1.9. Statiile din localitatea in care isi au sediul societatile de cai ferate care primesc dotatii de la casieriile acestor societatii pentru plata personalului propriu, precum si pentru dotarea altor statii, ridica sumele necesare pe baza procesului verbal de plati.

Transmiterea dotatiilor catre alte statii se face cu respectarea dispozitiilor de la punctul 1.8 de mai sus.

Statiile fara banca in localitate mai pot primi, in mod exceptional, dotatii pentru plati si de la casieria societatii.

Ridicarea de catre delegati a dotatiilor de la casieria societatii, ducerea si predarea lor la statii, aducerea si predarea la casieria societatii a proceselor verbale de plati se face potrivit prevederilor punctului 1.8. de mai sus, cu deosebirea ca din comisia de numarare a banilor si introducerea lor in plicuri face parte casierul societatii, in locul casierului statiei, precum si un delegat al Serviciului financiar, in locul delegatului statiei.

1.10.Agentiile de voiaj C.F.R. sunt dotate cu numerarul necesar pentru efectuarea platii drepturilor de personal si altor platidirect de la casele statiilor din localitate, pe baza procesului verbal de plati.

1.11. Casele statiilor desemnate sa faca direct plati de drepturi de personal si alte plati trebuie sa le efectueze numai pe baza actelor de plata legale, prevazute cu viza de "Control financiar preventiv".

Actele de plata se inainteaza caselor platitoare ale statiilor de catre unitatile financiar-contabile, fie prin corespondenta, fie prin delegati,care nu trebuie sa figureze in actele respective ca avand de incasat bani, sau prin plicurile cu care se trimit dotatiile.

La primirea actelor pe baza carora sa efectueze plati, casierul este obligat sa verifice existenta, valabilitatea si autenticitatea semnaturilor prin care se dispune plata, precum si existenta vizei de control financiar preventiv.

Verificarea autenticitatii semnaturii se face de casier, pe baza confruntarii acesteia cu semnatura din tabelul de specimene de semnaturi pe care fiecare casier este obligat sa-l posede.

De asemenea, casierul trebuie sa verifice daca sunt atasate anexele indicate in actele de plata.

In caz de nerespectare a uneia din conditii, casierul este obligat sa inapoieze actele de plata pentru completare la formatia financiara respectiva si numai dupa punerea lor la punct cu cele solicitate poate efectua plata.

In afara de platile care se fac din dotatii, casele statiilor mai pot face plati si direct din incasari in cazurile prevazute in tabelul de la punctul 1.13. de mai jos, pe baza actelor de cheltuieli ce se varsa ca hartii de valoare.

Platile se fac de casieri direct beneficiarilor, care semneaza, in spatiile rezervate pentru aceasta in actele de plata, numai cu cerneala sau cu pasta.

Platile catre personalul muncitor se mai fac si pe baza de imputernicire (delegatie) sau procura legalizata.

Daca plata se face pe baza de delegatie, in delegatia respectiva, care trebuie sa fie vizata de seful unitatii, trebuie sa fie indicat numele si prenumele careia urmeaza sa i se faca plata. Delegatia se semneaza in fata sefului unitatii, care confirma acest lucru prin viza pe care o da semnand si aplicand stampila rotunda a unitatatii.

Atat procura cat si delegatia se retin de casier si se anexeaza la actul pe baza caruia s-a efectuat plata. Procura generala, care serveste pe tot timpul valabilitatii ei, se restituie, retinandu-se o copie certificata de casier si de primitor.

In listele de plata si statele de retributii, cel imputernicit sa incaseze banii in locul beneficiarului - fie pe baza de delegatie, fie pe baza de procura - semneaza cu numele sau in spatiul rezervat in acest scop si pune data, iar casierul mentioneaza in dreptul pozitiei respective "Prin delegatie" sau "Prin procura", dupa caz.

In cazul platilor facute unor persoane din afara unitatii, casierul trebuie sa solicite acestora actele de identitate si sa inscrie pe documentul de plata seria si numarul actului de identitate si unitatea care l-a eliberat. Prezentarea actelor de identitate se poate solicita si persoanelor din cadrul unitatii cand se considera necesar.

Cand plata se face unei persoane care nu are posibilitatea sa semneze personal (invaliditate etc.), confirmarea primirii sumei, in spatiul din lista sau stat rezervat pentru aceasta, se face de o alta persoana din unitate care inscrie numele beneficiarului sumei si semneaza, indicand numarul actului de identitate al primitorului care nu are posibilitatea sa semneze personal si a celui care a semnat pentru el, precum si unitatea care le-a eliberat.

Achitarea actelor de plata se face in maximum 3 zile de la primirea dotatiilor sau de la ridicarea sumelor de la banca (exclusiv ziua primirii, inclusiv ziua varsarii actelor ca hartii de valoare), cu exceptia statiilor si unitatilor stabilite de regionale pe baza avizului bancii, care pot efectua plati si varsari actele de plata (drepturi de personal) in termen de maximum sapte zile.

Pentru persoanele lipsa la plata retributiei (chenzina a II-a) si a celorlalte drepturi de personal, cu exceptia avansurilor chenzinale, casierul platitor al statiei intocmeste intr-un exemplar "Lista nominala a retributiilor si a altor drepturi neachitate" (partea a II-a a "Procesului-verbal de plati")

Lista nominala se intocmeste de casierul statiei care a efectuat plata completand toate datele cerute de formular, tinand seama de urmatoarele:

- in coloana "Nr. crt." se trece numarul pozitiei din lista de plata;

- pe marginea din stanga formularului, in dreptul fiecarei pozitii din lista, se trece numarul listei sau statului de retributii;

- pe marginea din dreapta formularului, in dreptul fiecarei pozitii se scriu cuvintele "cu drept de plata" (prescurtat cdp) sau "fara drept de plata (prescurtat fdp), dupa caz;

- coloanele rubricii "Categorii de drepturi" se intituleaza, dupa caz, cu denumirea categoriei de drepturi, astfel: fond retributie (retributie, tarifara, ore suplimentare, indemnizatie concediu, premii etc.), indemnizatii platite in contul asigurarilor sociale de stat, alte drepturi (premii din beneficii, recompense inovatii etc.). In ultima coloana, care se intituleaza "Categorii de drepturi", se trece pe randul fiecarei sume din coloana "Alte drepturi", felul dreptului respectiv, iar pe randul total in aceasta ultima coloana se face totalul coloanelor 1 pana la 3;

- trecerea pozitiilor neplatite in lista nominala a retributiilor neachitate se face in ordinea crescatoare a listelor si statelor de retributii, iar in cadrul acestora - in ordinea pozitiilor din liste sau state, facandu-se subtotaluri pentru fiecare lista sau stat de retributii, care trebuie sa corespunda cu suma trecuta in incheierea de pe fata listei sau statului de retributii pe randul "Suma neplatita".

De asemenea si in listele sau statele de retributii, in dreptul fiecarei pozitii neachitate, casierul platitor al statiei noteaza cuvintele: "Restanta" si in continuare dupa caz "Cu drept de plata ulterior" sau "Fara drept de plata ulterior". Lista nominala a retributiilor neachitate se anexeaza la una din listele sau statele de retributii care se varsa ca hartie de valoare la Serviciul de colectare, contabilizare si control venituri teritorial. Pe celelalte state si liste de plata se mentioneaza numarul listei de plata la care s-a anexat lista nominala a retributiilor neachitate.

In cazul platii listelor de avans chenzinal, personalul lipsa la plata se taie cu o linie orizontala, modificandu-se valoarea de plata a listei la suma efectiv achitata.

Diferenta dintre totalul initial al fiecarei liste de avans chenzinal si totalul platit efectiv de casier la lista respectiva se trece in partea de jos a listei nominale a retributiilor neachitate pe un rand separat,trecandu-se in coloana "Numele si prenumele" - "Pozitii anulate din lista de avans", specificandu-se pe marginea din stanga a listei nominale numarul listei de plata, iar diferenta trecandu-se in ultima coloana a rubricii "Categorii de drepturi" (coloana a 4-a).

Dupa completarea listei nominale asa cum s-a aratat mai sus, se face un total general care se inscrie sub ultimul total al celor 4 coloane si in procesul-verbal de plati.

Listele de plata si statele de retributii se incheie de catre casierul platitor al statiei, specificandu-se suma totala achitata si cea ramasa neachitata (varsata in restanta), precum si totalul acestor doua sume, care trebuie sa corespunda cu totalul de plata al listei sau al statului de retributii. Aceasta incheiere se semneaza de casierul platitor al statiei aplicand stampila "Achitat" a casei.

Listele de plata si statele de retributii achitate se varsa ca hartie de valoare pentru suma efectiv platita, iar sumele neplatite se depun la banca cu foaie de varsamant.

Persoanele care au fost lipsa de la plata si ale caror drepturi au fost varsate in restanta pot solicita plata acestor drepturi, prezentand o cerere scrisa la unitatea de care apartin si care a intocmit statul de retributii. Resortul financiar al unitatii, pe baza cererii, intocmeste lista de plata care cuprinde numele si prenumele persoanei careia urmeaza sa i se achite drepturile respective, functia acesteia, marca sau numarul matricol, luna, numarul statului si pozitia la care a figurat in stat, suma de plata si semnatura beneficiarului.

1.12. Cand casierul statiei nu poate efectua plata tuturor drepturilor cuvenite personalului de la unitatile pe care le deserveste, plata se poate face si prin delegati imputerniciti pe baza unei delegatii scrise din partea sefului unitatii respective (depou, sectie L etc.).

Acesti delegati sunt considerati casieri si sunt obligati sa semneze un angajament privind raspunderea materiala, asupra lor extinzandu-se toate obligatiile pentru casieri, in afara prevederilor referitoare la depunerea garantiei materiale.

Se precizeaza ca unitatea poate imputernici mai multi delegati pentru a efectua plati, fiecare ridicand direct banii de la casa statiei pe baza de proces-verbal de plati.

Delegatii nu pot fi persoane care participa la stabilirea sumelor de plata, la intocmirea documentelor de plata si la verificarea lor.

Sumele necesare pentru efectuarea platilor se ridica, de delegatii imputerniciti ai unitatilor, de la casele statiilor respective cu "Proces-verbal de plati" intocmit de unitatea respectiva (depou, sectie L etc.).

Carnetele de procese-verbale de plati se pastreaza sub cheie de resortul financiar al unitatii sau de seful unitatii pentru unitatile fara resort si se completeaza numai in momentul cand trebuie sa ridice suma pentru plati.

Completarea procesului-verbal de plati se face de delegat in trei exemplare pe baza listelor de plata si statelor de retributii primite de la resortul financiar al unitatii, inscriindu-se act cu act, cu numar si valoare, toate actele ce trebuie platite in limita dotatiilor primite. Daca numarul actelor de plata care se achita de catre delegatul imputernicit al unitatii este mai mare decat numarul randurilor din procesul-verbal, atunci actele de plata care nu au loc pe fata procesului-verbal se inscriu, unul cate unul, intr-o anexa la procesul-verbal. Valorile actelor inscrise in procesul-verbal de plati si anexa se totalizeaza, iar totalul lor se inscrie pe randul "Total" de pe fata procesului-verbal. In partea stanga de sus a procesului-verbal se scrie denumirea unitatii respective, iar in partea dreapta de sus se trece numarul delegatiei si viza resortului financiar.

Indicarea datei pentru justificarea sumei se trece de catre casier in momentul inmanarii numerarului delegatului (mandatar platitor).

Delegatul unitatii se prezinta la casa statiei, pentru ridicarea sumei, cu doua exemplare din procesul-verbal de plati, impreuna cu delegatia si actele de plata.

Inainte de a achita aceste sume, casierul statiei verifica daca unitatea care a emis procesul-verbal de plati are dreptul sa ridice suma de la casa sa, daca delegatul unitatii care s-a prezentat pentru ridicarea numerarului este cel specificat in delegatie si in procesul-verbal de plati si daca procesul-verbal de plati este de valoarea indicata in delegatie si se incadreaza, ca valoare, in dotatia primita pentru unitatea respectiva. In cazul cand aceste date nu corespund, se refuza plata sumei cerand punerea lor de acord si intocmirea unui nou proces-verbal de plati. La primirea procesului-verbal de plati, casierul trebuie sa observe ca acesta sa nu prezinte urme de stersaturi, razaturi sau modificari de sume si de nume, iar daca prezinta asemenea deficiente sa-l refuze. De asemenea, el trebuie sa verifice daca actele prezentate la plata sunt bune de plata si bine trecute si totalizate in procesul-verbal de plati.

Daca la casa exista un proces-verbal anterior al aceleiasi unitati, care nu a fost lichidat in termen, nu se mai da curs la plata unui alt proces-verbal de plati pana nu se face lichidarea vechiului proces-verbal de plati.

Dupa efectuarea acestor verificari, casierul statiei aplica pe fiecare act de plata, in coltul din stanga sus, stampila casei respective, pune data si semneaza.

La ridicarea numerarului, delegatul trecut in procesul-verbal de plati semneaza de primirea sumei ca mandatar platitor, in prezenta casierului statiei care de asemenea semneaza in calitate de casier.

Dupa achitare, un exemplar din procesul-verbal de plati se retine de casierul statiei pentru justificarea numerarului predat, pana la lichidarea lui.

La efectuarea platilor, delegatii unitatilor trebuie sa respecte dispozitiile de la punctul precedent prevazute pentru casierul statiei, in ceea ce priveste: semnarea listelor pentru primirea banilor, incheierea listelor, intocmirea "Listelor nominale ale retributiilor neachitate" pentru personalul lipsa de la plata etc., cu precizarea ca prin casier platitor se intelege delegatul mandatar care trebuie sa semneze pentru incheierea listei de plata sau statutului de retributii.

Imediat dupa efectuarea platilor si cel mai tarziu in termenul fixat de casier pe fata procesului-verbal de plati, delegatul unitatii justifica procesul-verbal de plati prin depunerea listelor de plata si a statelor de retributii impreuna cu procesul-verbal pe verso caruia este completata lista nominala de retributii neachitate. La procesul-verbal trebuie sa se completeze rubrica din partea de jos a acestuia, unde se arata modul cum s-a facut justificarea sumei primite.

Casierul statiei, la justificarea procesului-verbal de plati, verifica actele de plata achitate de delegatul unitatii, observand daca in dreptul sumelor achitate s-a semnat de primire de catre cei in drept, daca pozitiile neachitate au fost inscrise in "Lista nominala a retributiilor neachitate" cu sumele respective, daca s-a stabilit just valoarea efectiv platita a listei, daca sunt atasate delegatiile si procurile respective etc. Verifica de asemenea daca sumele achitate efectiv, plus cele neplatite, reprezinta valoarea totalului de plata al listei sau statului de retributii.

Dupa aceasta verificare, casierul statiei cere casierului mandatar sa completeze partea de jos a exemplarului de proces-verbal de plati aflat in posesia casei cu datele privind modul de justificare a sumei primite, precum si lista nominala a retributiilor restante de pe verso procesului-verbal de plati. Apoi casierul statiei semneaza alaturi de mandatarul platitor pe ambele exemplare ale procesului-verbal de plati si aplica stampila casei, dupa care preda mandatarului platitor exemplarul de proces-verbal de plati. Celalalt exemplar, avand completat pe verso lista nominala a retributiilor restante si listele de plata achitate, se varsa la Serviciul de colectare, contabilizare si control venituri teritorial ca hartie de valoare.

In borderoul de varsare, procesul-verbal se scrie pe un rand separat, fara valoare, iar fiecare lista de plata si stat de retributii din procesul-verbal se trece pe randuri separate cu suma efectuv achitata.

Atat casierul statiei, cat si resortul financiar al unitatii sunt obligati sa urmareasca justificarea in termen a proceselor-verbale pentru plati.

Pe toate actele de plata achitate de ridicari de numerar pe baza de procese-verbale de plati inclusiv pe anexele acestora, casierul statiei aplica stampila "Achitat".

1.13. Platile in numerar care se pot efectua din incasari si care sunt supuse vizei de control financiar preventiv, potrivit organizarii acestui control, precum si actele de plata respective sunt aratate in tabelul urmator:

Obiectul platii

Actul de plata

Restituiri de depozite provizorii constituite in numerar

Restituiri de diferente din depozite de francare depuse de persoane particulare

Restituiri de tarife de transport de statiile din parcurs in conditiile prevazute in Instructiile 151 si 152

Restituiri de tarife de transport in cazul retragerii mesageriilor in statia de expeditie, in urma unei dispozitii ulterioare dupa incheierea zilnica a situatiei de casa

Indemnizatii pentru deces

Cheltuieli efectuate cu transportul numerarului si al cecurilor care se depun de statii la banca din localitate

Cheltuieli efectuate cu expedierea numerarului prin mandat postal si a cecurilor prin scrisoare recomandata

Avizari telefonice sau telegrafice pentru sosirea mesageriilor, retineri de locuri, punerea transporturilor la dispozitia predatorului.

Avansuri pentru procurarea de alimente necesare echipelor de interventie pentru remedierea consecintelor calamitatilor

Chitanta diverse incasari

Chitanta diverse incasari

Bilete de calatorie; recipisa de bagaje

Duplicatul buletinului de mesagerii. Restituirile catre agentii economici se fac in numerar daca au fost achitate in numerar, cu respectarea dispozitiilor

Lista de plata

Documentul de plata a transportului (bilete de tramvai, bilete de autobuz, chitante taximetre etc.)

Chitante sau recipise postale emise de organele Postei Romane si bilete de tramvai, bilete de autobuz, chitante taximetre etc.

Recipisa postala

Referat de avans

2. EFECTUAREA SI INREGISTRAREA DEPUNERILOR DE INCASARI

2.1. Casierii statiilor si agentiilor de voiaj CFR sunt obligati sa verse incasarile care se efectueaza din trafic, rotunjite la mii de lei.

In soldul casei se pot pastra urmatoarele:

- suma necesara stabilita pentru fiecare casa de unitatile bancare impreuna cu agentii economici pentru a putea da restul in ziua urmatoare;

- sumele incasate din trafic in tura respectiva, in cazul statiilor cu gestiuni de casa cu program de zi si care urmeaza sa fie varsate in ziua urmatoare. In statiile in care functioneaza mai multe case in tura, acestea sunt obligate sa predea altei case, la iesirea din tura, ca dotatii, sumele incasate in tura respectiva;

- sumele incasate din trafic care, conform graficului, se depun la banca periodic;

Casierii sunt obligati sa dea rest cu prioritate in moneda metalica, astfel incat la banca sa se verse, pe cat posibil, numai bilete de banca.

Varsamintele se efectueaza centralizat pe intreaga statie astfel:

a) Prin genti tip pentru varsarea incasarilor prezentate:

- agentiilor colectori de incasari de la vagoanele de bagaje;

- factorilor postali rurali de catre statiile care sunt situate pe linii pe care nu circula vagoane de bagaje;

- casierilor colectori ai unitatilor bancare in localitatile unde acestea au organizat serviciu propriu pentru incasarea si transportul valorilor;

- direct la ghiseele unitatilor bancare, prin casierii statiilor.

b) Prin mandate postale depuse la:

- oficiile sau agentiile postale;

- factorii postali rurali care se deplaseaza la statie pentru ridicarea numerarului.

Cecurile si alte instrumente bancare asimilate cecurilor, primite in plata de catre statiile si agentiile de voiaj CFR care fac varsari in numerar separat de cecuri sau prin mandat postal, se depun la banca unde acestea sunt arondate, direct sau cu scrisoare recomandata, dupa caz.

Depunerea incasarilor in numerar si cecuri se face potrivit modalitatilor si termenelor aprobate pentru fiecare statie si agentie de voiaj CFR dupa cum urmeaza:

a) la Banca Comerciala de catre statiile si agentiile de voiaj CFR astfel:

- direct la banca de catre casele colectoare ale statiilor si agentiilor de voiaj CFR cu banca in localitate, precum si de statiile si agentiile de voiaj CFR cu banca in localitate care nu au casier colector, separat numerarul si separat cecurile;

- prin posta, in genti sigilate, numerar plus cecuri, statiile CFR care au banca in localitate si nu au conditii de depunere a numerarului prin mandat postal;

b) la casieriile centralizatoare de catre statiile arondate la aceste casierii;

c) prin mandat postal, statiile si agentiile de voiaj CFR care nu au banca in localitate si care au posibilitati de transport in siguranta a numerarului si de deplasare a personalului CFR la oficiile sau agentiile postale.

Modalitatile de depunere a incasarilor, modul de predare sau de transport al incasarilor, precum si termenele de depunere se cuprind in graficul privind efectuarea varsamintelor statiilor si agentiilor de voiaj CFR intocmit pe sucursale judetene ale bancii dupa modelul (Anexa XVI)?.

Acest grafic se intocmeste cu ocazia schimbarii mersului de tren si ori de cate ori se ivesc modificari in existenta statiilor (infiintari, desfiintari de statii, etc.), de catre serviciile colectoare, contabilizare si control venituri din cadrul filialelor teritoriale SMF pana la coloana 6 inclusiv, restul coloanelor fiind completate de catre (xxxxxxxxxx)? .

Daca la ghiseele unitatilor bancare se depun incasarile prin genti sigilate, se vor incheia conventii intre unitatile bancare si Filialele teritoriale SMF potrivit Normelor privind operatiile de casa in unitatile Bancii Comerciale. In cazul in care depunerea numerarului in genti se face prin intermediul unitatilor postale, se va incheia o conventie intre Filiala teritoriala SMF, Directia judeteana de posta si telecomunicatii si Sucursala judeteana a Bancii Comerciale prin care se stabilesc sarcinile si raspunderile fiecarei unitati in parte.

2.1.1. Gentile de colectare sunt confectionate din panza impermeabila avand inchizatoare dubla de metal, prevazuta cu doua orificii pentru trecerea sforii necesare la sigilarea gentii.

Gentile trebuie sa aiba imprimate pe ele denumirea statiei si un numar de ordine.

Gentile de colectare sunt confectionate in marimi diferite si se distribuie statiilor in functie de volumul incasarilor acestora, astfel incat toate incasarile zilnice ale unei statii sa fie depuse printr-o singura geanta.

Pentru a se asigura expedierea incasarilor conform graficului, fiecare statie este dotata cu cate doua-patru genti, dupa caz, care sunt folosite numai de statiile carora le-au fost repartizate, imprumutul de genti fiind interzis.

Gentile necesare statiilor se solicita de acestea de la Agentia zonala de calatori, pe baza de bonuri de materiale. Evidenta gentilor ca obiecte de inventar se tine de compartimentele financiar contabile, respectiv de statii.

Gentile statiilor desfiintate sau transformate in halte afiliate se restituie la depozitele de la care au fost primite.

Gentile uzate sau deteriorate se inlocuiesc cu genti noi.

Gentile deteriorate din neglijenta sau pierdute de statii se pun in sarcina personalului vinovat de deteriorarea sau pierderea lor, caruia i se aplica si sanctiuni disciplinare.

Seful statiei este obligat sa urmareasca existenta tuturor gentilor, intervenind ori de cate ori constata lipsa din circuit a unei genti.

Fiecare statie este obligata sa depuna la unitatea bancara la care a fost arondata sau la casieria centralizatoare specimenul sigiliului sau in dublu exemplar, presat cu clestele de sigilat al statiei. In toate cazurile de scimbare a clestelui, se depune la unitatea bancara sau la casieria centralizatoare noul specimen al sigiliului, de asemenea in dublu exemplar.

Specimenul sigiliului se prinde, pe un carton dreptunghiular de marimea 10/7 cm, cu o sfoara ale carei capete se sigileaza pe verso cartonului cu ceara rosie, pe care se aplica sigiliul de metal al statiei. In partea superioara a cartonului, pe fata, se scrie de mana, cu litere mari, denumirea exacta a statiei, iar in partea de jos a cartonului, pe verso, se aplica vizibil acelasi sigiliu al statiei, insa de data aceasta cu tus.

Un exemplar al specimenului de sigiliu certificat de banca sau de casieria centralizatoare se inapoiaza statiei pentru a fi pastrat de catre seful statiei, iar al doilea exemplar ramane la banca sau la casieria centralizatoare.

In cazul unor schimbari sau modificari in continutul presei cu care se preseaza sigiliile, statiile sunt obligate ca, in geanta la care se foloseste pentru prima data noul sigiliu, sa introduca noul specimen de sigiliu, in dublu exemplar, confectionat asa cum se arata mai sus.

2.1.2. Din punct de vedere al depunerii incasarilor pentru efectuarea varsamantului, statiile se impart in urmatoarele categorii:

- Statii in care functioneaza o singura casa gestionata de seful statiei. In acest caz, daca varsamantul se face zilnic, seful statiei pregateste geanta sau completeaza mandatul postal pe care le preda fie la vagoanele de bagaje, la unitatea bancara din localitate, fie organelor postale, dupa caz.

In cazul cand varsarea, potrivit graficului de depuneri, se face la mai multe zile, inchiderea situatiilor de casa se face obligatoriu zilnic, completandu-se CCL-ul, iar sumele incasate (cecuri si numerar) se pastreaza in soldul casei pana la ziua fixata pentru varsare.

Varsarea la regionala a hartiilor de valoare si a ordinelor de plata confirmate se face in fiecare zi.

- Statii in care functioneaza o singura casa gestionata de casier. In acest caz, daca varsarea se face zilnic, la iesirea din serviciu, casierul preda geanta sau mandatul postal fie la vagonul de bagaje, unitatea bancara din localitate sau organului postal, dupa caz, fie sefului statiei sau imputernicitului sau, in cazul in care depunerea este fixata a se face dupa ora iesirii din tura de serviciu a casierului. In acest ultim caz, predarea gentii sau a mandatului postal se face numai contra semnatura de primire intr-o condica de remiterea tinuta de casa respectiva. In condica trebuie sa se treaca urmatoarele date: valoarea depunerii, numarul gentii, data de pe sigiliul care se aplica la geanta si numarul buletinului pentru expedierea-primirea incasarilor la banca. Predarea se face numai dupa numararea banilor si verificarea cecurilor de catre predator si primitor. Imputernicitul sefului statiei trebuie sa aiba delegatie scrisa din partea acestuia. In cazul cand varsarea potrivit graficului de depuneri se face la mai multe zile, inchiderea situatiilor de casa se face zilnic, procedandu-se asa cum s-a aratat la alineatul precedent.

- Statii in care functioneaza doua sau trei case, cate una in tura. In acest caz, fiecare casa - la iesirea din serviciu - preda celeilalte case, contra recipisa de dotatie, incasarile realizate, pentru a fi depuse impreuna cu incasarile proprii ale casei care face varsarile.

- Statii in care functioneaza zilnic in aceeasi tura mai multe case si la care exista normat casier colector. In acest caz, fiecare casier, la iesirea din tura, preda casei colectoare, contra recipisa de dotatie, toate incasarile din ziua respectiva, pentru a fi depuse impreuna de catre casierul colector.

- Statii in care functioneaza zilnic in aceeasi tura mai multe case, dar la care nu exista casier colector. In acest caz, fiecare din aceste case, la iesirea din tura de serviciu, preda incasarile realizate, contra recipisa de dotatie, casierului fixat de seful statiei pentru colectarea si depunerea incasarilor din tura respectiva. Fixarea acestui casier se face prin imputernicire scrisa din partea sefului statiei. Imputernicirea se da unui casier bine pregatit profesional si care prezinta deplina garantie pentru efectuarea acestei operatii. Schimbarea casierului colector, a casierului care concentreaza incasarile sau a imputernicitului sefului statiei nu poate fi facuta decat in cazuri exceptionale si pe cat posibil la inceput de luna. Casierul colector si cel care concentreaza incasarile trebuie sa se incarce in CCL in aceeasi zi in care s-au descarcat casierii care au facut varsarea.

2.1.3. In vederea efectuarii varsamantului, casierii pregatesc atat incasarile proprii (numerar si cecuri) cat si incasarile primite de la ceilalti casieri ai statiei ca dotatii pentru varsari, procedand astfel:

Numerarul compus din bancnote (bilete de banca) se triaza pe cupiuri si se separa pe bilete bune si bilete uzate, se numara si se impacheteaza pe valori (cupiuri), in pachete de 100 bucati fiecare, scriindu-se pe banderola fiecarui pachetel - cu cerneala, pasta sau cu creion chimic: numarul biletelor, valoarea totala a pachetului, apoi se aplica stampila casei cu data zilei si se semneaza lizibil.

La fel se procedeaza si in cazul cand numarul bancnotelor este sub 100 bucati.

Bancnotele in stare buna se impacheteaza separat de cele uzate, murdare, patate, etc.

Moneda metalica se impacheteaza in fisicuri pe valori a 100 bucati fiecare, indicandu-se pe fiecare fisic numarul bucatilor, valoarea lor unitara si valoarea totala a fisicului, dupa care se semneaza si se inscrie casa in cazul cand nu se poate aplica stampila.

Numerarul (bancnote plus moneda metalica) astfel aranjat se inscrie, in cazul depunerii la banca sau la casieria centralizatoare, in formularul "Borderou insotitor" nr . . .

Inscrierea biletelor (bucatilor) in borderoul insotitor se face pe fiecare cupiura in parte, in rubrica speciala din partea stanga a formularului, iar moneda metalica divizionara se trece intr-o singura suma pe randul intitulat "Moneda divizionara".

Se precizeaza ca spatiul rezervat pentru banca (partea dreapta a formularului) nu se completeaza de casierii statiilor, ci numai de banca sau de casieria centralizatoare.

In spatiul din borderou destinat pentru inscrierea sumei puse in geanta, bucatile (cupiurile) in buna stare se trec la un loc cu cele uzate sau deteriorate.

Borderoul se intocmeste in trei exemplare, prin calchiere cu indigo, si nu trebuie sa prezinte stersaturi, rectificari, lipsa semnaturii, stampilei, etc.

Cecurile certificate se inscriu in formularul "Borderoul cecurilor de decontare", care nu trebuie sa aiba stersaturi sau rectificari. Pe borderou, casierii trebuie sa aplice stampila casei si sa semneze.

Borderourile de cecuri se intocmesc in trei exemplare, prin calchiere cu indigo, facandu-se si totalul borderoului.

Totalul numerarului efectiv care se expediaza la banca sau la casieria centralizatoare stabilit prin borderoul insotitor, precum si totalul borderoului de cecuri certificate se inscriu in "Buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor la banca", in rubricile respective, apoi se aduna obtinandu-se astfel totalul varsamantului.

Buletinul se intocmeste in doua exemplare prin calchiere cu indigo, completandu-se de casier numai partea din stanga formularului cu toate datele cerute de textul tiparit.

Borderourile insotitoare si borderourile de cecuri cat si buletinele pentru expedierea-primirea incasarilor la banca se numeroteazaa incepand cu numarul "1" la inceputul anului.

2.1.4. La statiile sau agentiile de voiaj CFR unde functioneaza in aceeasi tura doua sau mai multe gestiuni de casa, casa colectoare sau casa care concentreaza zilnic incasarile de la toate celelalte gestiuni de casa le varsa impreuna cu incasarile proprii.

Sumele predate de aceste case, casei colectoare sau casei concentratoare din statie, constituie dotatii intre case, procedandu-se astfel:

Casierul care face varsarea incasarilor preda contra recipisa de dotatie odata cu numerarul si cecurile primite in plata si o nota in dublu exemplar, care se anexeaza la recipisa de dotatie si in care se trece pe cupiuri valoarea numerarului si fiecare cec, indicand in dreptul fiecaruia numarul, valoarea si unitatea emitenta. Recipisa de dotatie trebuie primita imediat dupa ce s-a facut varsarea.

Casierul care primeste dotatia confrunta si certifica nota, dupa care elibereaza imediat casierului predator o recipisa de dotatie pentru suma primita si se incarca in aceeasi zi in CCL la pozitia intitulata "Dotatii de la alte case ale statiei proprii pentru varsari". Pe baza recipisei de dotatie primita, casierul care preda dotatia se descarca in CCL la pozitia denumita "Dotatii catre alte case ale statiei proprii pentru varsari".

Operatia de incarcare, respectiv de descarcare in CCL (pe fata si pe verso) trebuie sa fie facuta de ambele case in aceeasi zi. Seful statiei sau imputernicitul sau are obligatia sa controleze modul cum se efectueaza aceste operatii, verificand daca casierul colector sau cel care concentreaza incasarile a emis recipisele de dotatii la timp, daca sumele incarcate si descarcate de casieri in CCL corespund si daca aceste operatii au fost facute in aceeasi zi de ambii casieri.

Casierii care fac serviciu in tura de noapte se incarca in gestiune cu dotatiile primite, chiar in ziua primirii lor, urmand ca celelalte operatii curente din tura respectiva sa fie inregistrate in CCL in ziua de iesire din tura tinand seama de exceptiile prevazute la Capitolul III, punctul 4.2. din prezentele norme.

Atat casa care primeste, cat si casa care preda dotatia completeaza in ziua respectiva chenarele denumite "Dotatii de la alte case ale statiei proprii pentru varsari", respectiv "Dotatii catre alte case statiei proprii pentru varsari", de pe verso CCL - ului sau in concentratorul dotatiilor intocmit conform punctului ( 1.12.)? de la acest capitol.

2.1.5. Serviciul de colectare, contabilizare si control venituri primind de la unitatile Bancii Comerciale extrasele subcontului colector si buletinele pentru expedierea-primirea incasarilor la banca confirmate, verifica daca sumele confirmate in buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor la banca corespund cu cele din extrasele subconturilor colectoare de venituri. In cazul depunerilor prin mandat postal, verifica daca la extrase sunt anexate borderourile mandatelor postale. Eventualele nepotriviri trebuie lamurite si puse imediat de acord cu banca.

Pe baza documentelor de varsare de mai sus, Serviciul de Colectare, Contabilizare si Control Venituri procedeaza dupa cum urmeaza:

- Pentru diferentele in minus emite ordine de incarcare a gestiunii si le trimite statiilor.

- Pentru diferentele in plus emite ordine de descarcare a gestiunii numai dupa cercetarea imprejurarilor care au condus la aceasta situatie. De asemenea urmareste daca gestionarii de casa de la statii se incarca-descarca regulat cu ordinele de incarcare-descarcare emise, precum si daca varsa la termen sumele inregistrate in C.C.L , luand masuri impotriva celor vinovati de nerespectarea acestei dispozitii.

2.2. Statiile si agentiile de voiaj C.F.R situate in aceeasi localitate cu banca, cele care nu au conditii de depunere a numerarului prin mandat postal, precum si casieriile centralizatoare efectueaza depunerile la Banca Comercila, dupa cum urmeaza:

2.2.1. Numerarul impreuna cu exemplarele unu si doi din borderoul insotitor se impacheteaza la un loc intr-un plic sau pachet.

Cecurile certificate impreuna cu exemplarele unu si doi din borderourile de cecuri, precum si exemplarul doi al buletinului pentru expedierea-primirea incasarilor la banca se impacheteaza separat intr-un plic sau pachet. Statiile si agentiile de voiaj C.F.R care efectueaza varsamintele in genti sigilate, introduc in aceeasi geanta ambele plicuri.

La introducerea valorilor in geanta, casierul verifica concordanta dintre valorile introduse in geanta si cele inscrise in borderouri si in buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor la banca.

Dupa introducerea in geanta a valorilor si documentelor de varsamant, geanta se asigura cu sigiliul folosit la sigilarea transporturilor.

Presarea sigiliului se face astfel incat sa se imprime, clar si complet, denumirea statiei si data expedierii incasarilor.

De unul din manerele fiecarei genti se leaga o placuta de lemn pe care se inscriu, cu tus negru sau creion chimic, urmatoarele date: numerarul gentii, unitatea bancara destinatara si statia C.F.R. expeditoare (destinatara).

Ori de cate ori se expediaza o geanta cu depuneri, pe verso placutei se lipeste o eticheta in locul etichetei vechi care se distruge, si pe care statia inscrie: valoarea depunerii in lei, numarul buletinului de expedierea-primirea incasarilor la banca, semnatura casierului statiei (lizibil) si data.

In cazul efectuarii varsamintelor de catre o alta persoana, imputernicita de seful statiei, etichetarea si sigilarea gentilor se efectueaza de casier in fata sefului sau delegatului, dupa ce s-a verificat continutul.

Cu aceasta ocazie, casierul preda si carnetul de buletine pentru expedierea-primirea incasarilor la banca, pentru ca organul primitor al gentii sa semneze si sa aplice stampila in partea dreapta a formularului, in chenarul destinat in acest scop.

2.2.2. Cu totalul varsamintelor efectuate asa cum rezulta din buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor la banca, casierul se descarca in CCL la pozitia "Varsari de numerar si cecuri la banca", in coloana zilei in care s-a terminat tura de serviciu.

De altfel aceasta data (zi) trebuie sa figureze pe toate documentele cu care se efectueaza depunerea incasarilor la banca (borderoul insotitor, borderourile de cecuri, buletinul de expedierea-primirea incasarilor la banca si eticheta de la geanta).

2.2.3. Colectarea gentilor cu incasari CFR de la statiile care nu sunt deservite de vagoane de bagaje se efectueaza de catre factorii postali rurali.

Primirea si predarea acestor genti se face dupa regulile si cu documentele folosite la expedierea gentilor sigilate prin vagoane de bagaje.

Predarea gentilor sigilate de catre organele postale la unitatile bancare se face astfel:

Casierul oficiului Postei Romane, sau seful oficiului Postei Romane acolo unde nu exista casier, preda gentile sigilate la ghiseul bancii in mainile casierului in prezenta controlorului, pe baza listelor de incarcare-predare intocmite in 2 (doua) exemplare. Conducatorii unitatilor bancare impreuna cu sefii oficiilor postale vor fixa printr-o minuta orele precise de predare la banca a gentilor sigilate, astfel ca transportul si predarea gentilor la banca sa nu sufere nici o intarziere nejustificata.

Sefii oficiilor postale au obligatia de a lua masuri pentru garantarea securitatii transportului gentilor sigilate de la statiile CFR la oficiile postale si de la acestea la banca.

Dupa verificarea integritatii fiecarei genti si a sigiliilor, a concordantei datelor din lista de incarcare-predare cu numerele gentilor si ale sigiliilor, a existentei tuturor gentilor trecute in lista, casierul si contrololul bancii confirma primirea gentilor inscriind urmatoarea formula: "Am primit . . buc. genti sigilate" (in cifre si in litere), pe ambele exemplare din lista de incarcare-predare, inscrie data primirii, prin calchiere cu indigo, aplica stampila bancii si restituie un exemplar din lista casierului oficiului postal. Acest exemplar se pastreaza la acta oficiului postal si serveste la intocmirea borderoului pentru incasarea taxelor cuvenite Postei Romane pentru transportul gentilor sigilate cu incasari de la statiile CFR la unitatile bancare.

In cazul lipsei unora din gentile sigilate inscrise in lista de incarcare-predare, primitorul va mentiona in lista de incarcare-predare numarul gentii (gentilor) lipsa, sesizand totodata despre aceasta lipsa pe conducatorul unitatii Postei Romane prin conducerea bancii.

In astfel de cazuri, unitatea Postei Romane care nu a prezentat geanta (gentile) la banca, va vira in contul Societatii de Servicii de Management Feroviar valoarea varsamantului, asa cum apare in lista de incarcare-predare. In caz contrar, problema urmeaza a fi lichidata prin arbitraj, conform normelor in vigoare.

Casierul sau seful oficiului postal primeste de la organele bancare gentile goale ale statiilor respective, in care s-au introdus al doilea exemplar al borderoului insotitor si al doilea exemplar al borderourilor de cecuri, eventual impreuna cu cecurile respinse. Aceste genti se predau de banca inchise la inchizator cu sfoara.

Banca preda delegatului oficiului postal gentile goale, cu un borderou, intocmit separat pe directii de parcurs, in trei exemplare, contra semnatura de primire pe ultimul exemplar care ramane la banca.

Unul din cele doua exemplare ale borderoului ramane la dosarul (acta) oficiului postal.

Delegatul oficiului postal preda gentile goale la statiile CFR de la care au fost ridicate gentile pline, contra semnatura si stampila statiei pe borderoul care ramane la dosarul (acta) oficiului postal.

Predarea gentilor goale se face la sediul statiei CFR.

Oficiile postale unde se predau gentile cu incasari din localitatile bancii vor intocmi un borderou lunar, in care vor inscrie zilnic de pe listele de incarcare-predare, primite de la organele postale, urmatoarele date: nr. crt., cursa care a intocmit lista de incarcare-predare, valoarea totala a fiecarei genti si valoarea taxelor de incasat.

Prestatiile efectuate de unitatile postale vor fi inscrise in borderouri care se vor anexa la factura prin care se face plata de catre "CFR Calatori" SA

2.2.4. In cazurile remiterii numerarului in genti sigilate prin casierii colectori ai bancii se procedeaza astfel:

Pregatirea numerarului in vederea efectuarii varsamantului se face conform prevederilor de la pct. 2.1.3. din prezentul capitol.

Numerarul (bancnote plus moneda metalica) se inscrie in formularul "Borderou insotitor", care se intocmeste in trei exemplare prin calchiere cu indigo.

Totalul numerarului introdus in geanta se inscrie in "Buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor la banca", care se intocmeste in doua exemplare prin calchiere cu indigo, completandu-se de casier numai partea din stanga a formularului cu datele cerute de textul tiparit.

Numerarul impreuna cu exemplarele doi din borderoul insotitor si din buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor la banca se introduc in geanta, care se sigileaza conform prevederilor de la punctul 2.2.1. din prezentul capitol.

Identificarea casierilor colectori ai bancii se face pe baza imputernicirii de casier cu fotografie.

Dupa verificarea integritatii gentii si a sigiliului, precum si a identitatii datelor de pe eticheta si sigiliu, cu cele din borderoul insotitor si dupa luarea in primire a gentii de catre casierul colector al bancii, acesta retine exemplarul unu al borderoului si preda agentului CFR exemplarul trei al borderoului insotitor, completat in partea dreapta a formularului, semnat de primitor si cu stampila bancii aplicata la locul anume indicat.

Casierul, seful statiei sau imputernicitul sau, la primirea borderoului insotitor semnat de organul primitor, verifica daca numarul imputernicirii, precum si semnatura de pe borderou corespund cu cele de pe imputernicire.

Dupa primirea gentii sigilate, casierul colector al bancii elibereaza organului CFR o geanta goala in care s-a introdus exemplarul doi al borderoului insotitor confirmat pentru varsamantul din ziua precedenta. Exemplarul doi din buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor la banca se anexeaza de banca la extrasul de cont.

2.2.5. Depunerea gentilor sigilate la banca, direct de catre statiile si agentiile de voiaj CFR situate in aceeasi localitate cu banca se face dupa normele prevazute la punctul 2.3.7. pentru casieriile centralizatoare.

In cazul in care statia sau agentia de voiaj CFR situata in aceeasi localitate cu banca nu are mijloace de transport si nici nu poate asigura depunerea la ghiseul bancii a numerarului in deplina siguranta, efectuarea varsamintelor in numerar se face in genti sigilate prin organele postale sau ale bancii dupa normele prevazute la pct. 2.2.3. si 2.2.4. Cecurile se depun in genti sigilate direct la ghiseul bancii cu borderouri de cecuri, in doua exemplare, pe baza de semnatura pe exemplarul 3. Unitatea bancii va restitui odata cu geanta goala un exemplar al borderoului, modificat daca este cazul, impreuna cu cecurile respinse din varsamantul anterior.

In cazul in care verificarea si primirea cecurilor se face de banca direct la ghiseu, semnatura de primire se da pe exemplarul 2 al borderoului de cecuri.

Descarcarea gestiunii pentru varsamintele in numerar se face la pozitia 22 "Varsaminte in numerar si cecuri la Banca Comerciala", iar pentru cecuri la pozitia 25, care se va intitula de mana "Varsari de cecuri la Banca Comerciala".

Dupa primirea gentii, unitatea bancara elibereaza predatorului o geanta goala, in care banca introduce cate un exemplar din documentele de confirmare ale varsamantului din ziua precedenta si anume: borderoul insotitor si borderourile cecurilor, precum si eventualele cecuri respinse.

2.2.6. Agentul colector de valori care pleaca la tren primeste de la comisia de numarare sau de la agentul primitor-distribuitor, gentile goale ale statiilor respective in care s-au introdus al 2-lea exemplar al borderourilor cec-urilor eventual impreuna cu cec-urile respinse si al 2-lea exemplar al borderoului insotitor de numerar. Aceste genti se predau inchise la inchizatori cu sfoara pe baza de borderou al gentilor goale, intocmit separat pe directii de parcurs in 2 exemplare contra semnatura de primire pe ultimul exemplar care ramane la comisie. Unul din cele doua exemplare ale borderoului ramane la agentul primitor-distribuitor.

Agentul colector preda gentile goale la statiile CFR din parcurs contra semnatura si stampila statiei pe borderoul care ramane la dosarul propriu.

Predare a gentilor goale se face la usa vagonului unde delegatul statiei este obligat sa se prezinte. In caz de neprezentare, agentul face mentiunea pe borderou si nu lasa geanta. Aceasta este transportata la cap de sectie si predata la statie cu ocazia intoarcerii. In cazul cand gentile goale sunt tranzitate de la un vagon de bagaje la alt vagon de bagaje direct, borderoul de predare a gentilor goale se intocmeste in 4 exemplare din care ultimul exemplar ramane la comisie, iar celelalte se vor afla la fiecare agent care preda sau primeste genti goale.

2.2.7. La statiile CFR primirea gentilor goale se face de personalul statiei care are in atributii predarea gentilor pline, contra semnatura si prin aplicarea stampilei statiei pe borderoul prezentat de organele CFR, postale sau ale bancii.

Imediat dupa ce gentile au fost primite la statii, acestea se deschid de seful statiei sau imputernicitul sau, iar continutul lor (borderoul insotitor, borderourile de cecuri, impreuna cu eventualele cecuri respinse de banca) se preda casierului statiei care a efectuat varsamantul respectiv. Prin "banca" se intelege si comisia de numarare si confirmare a depunerilor la casa centralizatoare.

Casierii statiilor CFR, care au efectuat varsamantul confrunta documentele proprii de varsamant (borderou insotitor si borderourile de cecuri) cu exemplarele confirmate de banca, pentru a constata concordanta sumelor din ambele exemplare sau eventualele rectificari. Confirmarea bancii consta in certificarea in cifre si litere a totalului borderoului si aplicarea stampilei.

In cazul eventualelor rectificari facute de banca, casierul verifica:

- daca pe exemplarul doi al borderoului insotitor, completat de banca, in dreptul mentiunii "Semnatura casieriei", figureaza doua semnaturi;

- daca sunt anexate cecurile respinse si daca comisia a facut toate modificarile si mentiunile pe borderoul cecurilor (taierea din borderou a cecurilor si inscrierea mentiunii de respins in dreptul pozitiei taiate, rectificarea numarului total al cecurilor si a valorii borderoului), precum si daca banca a indicat pe cec motivul respingerii.

Cu suma rectificata in minus, operata de banca asupra totalului varsamantului (numerar si cecuri), casierul se incarca - chiar in ziua primirii confirmarii de la banca - la pozitia "Ordine de incarcare" din CCL si urmareste primirea ordinului de incarcare de la Serviciul de Colectare, Contabilizare si Control Venituri, notand pe buletinul de expedierea-primirea incasarilor la banca si pe borderourile rectificate ziua incarcarii in gestiune a diferentei.

La primirea ordinului de incarcare de la Serviciul de Colectare, Contabilizare si Control Venituri, casierul noteaza pe ordinul de incarcare data incarcarii in CCL si anexeaza durabil la exemplarul CCL ramas in casa.

Cecurile respinse de banca se trimit de catre casierul care le-a primit in plata la unitatile emitente, pentru completare in cazul viciilor de forma sau pentru anulare si inlocuire in cazul viciilor de fond.

Cecurile completate si cele noi primite se depun la banca cu primul varsamant care se efectueaza.

Daca cecul respins a fost primit in plata de alta gestiune de casa decat cea care l-a varsat, casa care a facut varsarea si a primit cecul respins se incarca in CCL, dupa care il preda casei de la care l-a primit pentru punerea lui in ordine, primind in schimb o recipisa de dotatie.

In acest caz, casa care a primit cecul respins si l-a predat celeilalte case se descarca in CCL la pozitia 'Dotatii catre alte case ale statiei proprii pentru varsari', iar casierul primitor al acestui cec se incarca in CCL la pozitia 'Dotatii de la alte case ale statiei proprii pentru varsari'.

In cazul rectificarilor in plus operate de banca asupra totalului depunerii, casierul este obligat sa verifice si sa stabileasca provenienta plusului dupa care sa ceara, cu semnatura sefului statiei, indicatii de la Serviciul de Colectare, Contabilizare si Control Venituri, in cererea respectiva justificand amanuntit provenienta plusului. Serviciul de Colectare, Contabilizare si Control Venituri, dupa analiza cererii si stabilirea justetii acesteia, da in scris indicatiile respective.

Documentele de varsamant (borderourile insotitoare, borderourile cecurilor si buletinele pentru expedierea-primirea incasarilor la banca, indosariate pe zile si luni), se pastreaza in arhiva statiei.

In cazul pierderii borderourilor insotitoare sau a borderourilor de cecuri confirmate de banca, casierii cer confirmarile acestora de la Serviciul de Colectare, Contabilizare si Control Venituri pe care apoi le anexeaza la dosar, la ziua respectiva.

2.3. Statiile si agentiile de voiaj CFR depun incasarile la casieriile centralizatoare la care sunt arondate si care au sarcina verificarii, confirmarii si depunerii la banca a acestor incasari.

Incasarile statiilor si agentiilor de voiaj CFR situate in aceeasi localitate cu casa centralizatoare, se depun la banca in genti separate, dupa normele stabilite pentru casieria centralizatoare.

In cazul in care colectarea incasarilor de la gestiunile statiei din localitatea in care functioneaza casieria centralizatoare se face de catre aceasta, depunerea la banca a incasarilor se va face prin centralizarea lor cu incasarile statiilor aduse de pe sectiile de circulatie.

De asemenea se poate conveni cu banca sa se depuna centralizat incasarile statiilor si agentiilor de voiaj CFR din aceeasi localitate cu banca, daca conditiile locale permit, fara ca prin aceasta sa se intarzie depunerea la banca a incasarilor.

Casieriile centralizatoare functioneaza in incinta statiilor CFR fiind subordonate conducerilor acestor statii. La nivelul Serviciului de Colectare, Contabilizare si Control Venituri functioneaza un compartiment compus din personal de verificare, casieri centralizatori, agenti colectori de incasari si este condus de un sef birou care este si coordonatorul comisiilor de numarare. In functie de volumul de incasari intr-un centru pot functiona doua sau mai multe comisii.

Depunerea incasarilor si circulatia casetelor se face dupa un grafic intocmit de Serviciul de Colectare, Contabilizare si Control Venituri impreuna cu divizia de trafic, agentia zonala de calatori si serviciul tehnic - resort statistic - din cadrul acestora.

Fiecare agent colector de incasari va fi autorizat in vederea efectuarii operatiunilor de colectare a numerarului si cecurilor eliberandui-se o autrorizatie tip ce va fi pastrata sub cheie pana la indrumarea in cursa a agentilor colectori. Odata cu autorizatia, agentii colectori vor primi stampila si clestele de sigilat. Autorizarea va fi prezentata organului CFR care face varsarea, iar numarul acesteia se va inscrie pe exemplarul 1 al buletinului pentru expedierea-primirea incasarilor, unde se aplica si stampila urmata de semnatura.

Pentru colectare se folosesc casete speciale - model unic - stabilit de Directia de Colectare, Contabilizare si Control Venituri. Ele au incuietori si capace duble din care cel principal se poate deschide numai de comisia de numarare, iar capacul superior permite introducerea gentilor fara posibilitati de scoatere prin acelasi loc. Dupa depunerea ultimei genti, capacul superior se incuie si se sigileaza de agentul colector. Casetele circula in vagonul de bagaje fiind asigurate cu un dispozitiv (eventual lant cu lacat) prins de o parte fixa a vagonului. Serviciul agentilor colectori se incheie in momentul predarii casetei catre persoanele autorizate. Agentii statiilor care predau gentile la vagonul de bagaje sunt obligati sa asiste la verificarea gentii de catre primitor si la introducerea acesteia in caseta metalica.

2.3.1. Operatiile privind introducerea in geanta a numerarului, cecurilor si documentelor si sigilarea gentilor care se expediaza la casieria centralizatoare se fac potrivit prevederilor de la punctul 2.2.1. din prezentul capitol.

2.3.2.Inainte de plecarea vagoanelor din statia de indrumare spre casa centralizatoare, agentul colector pe baza graficului de colectare si predare a gentilor cu incasari CFR, pregateste "Lista gentilor cu varsaminte" in trei exemplare. Listele se folosesc atat pentru inscrierea gentilor cu varsaminte, sigilate, primite de la statiile CFR cat si pentru predarea mai departe la comisia de numarare respectiv la agentul colector de pe sectia principala avand in vedere ca agentii colectori de pe sectiile secundare trebuie sa-si completeze de asemenea lista in trei exemplare.

La sosirea trenului in statia de unde urmeaza a se primi geanta agentul colector de incasari prezinta organului statiei care face varsarea, autorizatia care stabileste calitatea pe care o are de a colecta gentile cu incasari de la statiile respective.

Dupa ce este legitimat de organul statiei, agentul primeste geanta sigilata si exemplarul 1 al buletinului pentru expedierea-primirea incasarilor, verifica starea gentii si sigiliului, se convinge daca datele de pe aceasta corespund cu cele inscrise de organul statiei in buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor dupa care semneaza de primirea gentii pe buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor, notand numarul autorizatiei sale, aplicand stampila.

Casierul, seful statiei sau imputernicitul sau la primirea buletinului semnat de agentul colector verifica daca numarul autorizatiei precum si semnatura de pe buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor corespund cu datele din autorizatie.

Dupa terminarea acestei operatii organul CFR completeaza in lista gentilor cu varsaminte datele cerute de formular dupa care o semneaza.

In cazul cand la verificare, agentul constata ca geanta prezinta urme de violare, sigiliul slab presat cu inscriptia nestantata vizibil, refuza primirea gentii si mentioneaza pe buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor motivul refuzului, iar in lista gentilor in dreptul statiei respective scrie mentiunea "Refuzat geanta, care prezinta urme de violare sau . " si se semneaza.

Orice refuz de genti se noteaza cat mai amanuntit in raportul de cursa al agentului colector. In cazul cand la primirea-predarea gentii se constata nepotriviri intre datele inscrise in buletinul pentru expedierea-primirea incasarilor si cele de pe geanta si sigiliu, organul statiei face cuvenitele rectificari.

La fel se procedeaza si atunci cand se constata nepotriviri intre datele gentii, sigiliului, buletinului pentru expedierea-primirea incasarilor si datele inscrise de organele statiei in lista gentilor cu varsaminte.

Aceste modificari se fac pe loc in documentele respective sub semnatura organului statiei si a agentului colector.

Dupa luarea in primire a gentii sigilate, agentul introduce geanta in caseta metalica in prezenta organului statiei si a conducatorului de bagaje. In cazul cand o statie nu are de predat incasari organul statiei inscrie in lista pe randul statiei respective una din urmatoarele mentiuni dupa caz: "Nu avem varsaminte sau lipsa geanta goala".

Daca la una din statii agentul statiei nu se prezinta la vagonul de bagaje agentul colector face mentiunea despre aceasta in lista si semneaza, notand in acest sens si in raportul sau de cursa. Toate datele mentiunilor si semnaturile se fac in lista prin calchiere cu indigo, astfel ca aceasta sa apara clar pe toate exemplarele.

2.3.3. Cu totalul buletinului pentru expedierea-primirea incasarilor la banca confirmat de primire de organul CFR, statiile arondate la casieria centralizatoare se vor descarca, in aceeasi zi, la pozitia 25 din CCL "Varsari de numerar si cecuri, la casieria centralizatoare".