Componentele sistemului de management al primariei orasului topoloveni

COMPONENTELE SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL PRIMARIEI ORASULUI TOPOLOVENI

A. Subsistemul organizatoric (structura organizatorica a compartimentelor aparatului propriu de specialitate al Primariei orasului Topoloveni)

Conducerea executiva a primariei este asigurata de:

Primar

Viceprimar

Secretar

Atributiile, responsabilitatile si competentele organismelor de management sunt stimulate in Legea nr. 251/2001 si in ROF. Pentru personalul de management si executie, sarcinile si competentele sunt stipulate in fisele de post.

Organizarea structurala este evidentiata in documentele de formalizare a structurii organizatorice a primariei, respectiv Regulamentul de organizare si functionare , organigrama(anexa 1) si fisele de post(anexa 2).

Structura organizatorica a aparatului propriu al Primariei cuprinde servicii si birouri constituite in conformitate cu organigrama anexata la regulamentul de organizare si functionare care a fost aprobat prin Hotararea nr. 6 din 29.01.2003 a Consiliului Local al orasului Topoloveni.

Directiile si birourile care compun aparatul propriu al Primariei orasului Topoloveni si atributiile lor, asa cum reiese din ROF, sunt urmatoarele:

Biroul Relatii cu Publicul

o    mentine legatura directa si permanenta cu locuitorii orasului si cu problemele personale, sociale, din sfera de competenta a administatiei publice locale ;

o    asigura realizarea dreptului constitutional al cetateanului la petitionare;

o    raspunde la reclamatiile si sesizarile primite;

o    indruma cetatenii spre alte institutii daca problemele acestora nu sunt de competenta Primariei;

o    raport de activitate la solicitarea conducerii primariei;

o    asigura programarea la audientele acordate de catre primar, viceprimari si secretar;

Biroul Administratie Publica Locala inglobeaza servicii referitoare la protectia si asistenta societatii, stare civila, autoritate tutelara, precum si activitati specifice administratiei publice:

o    activitati specifice administratiei publice locale;

o    registratura si secretariat;

o    prestari servicii publice;

o    arhiva;

o    comunicari de stabilire a cuantumului ajutorului social care se transmite titularilor de ajutor social pentru a lua cunostinta;

o    comunicari de suspendare a platii ajutorului social;

o    comunicari pentru respingerea dreptului de ajutor social;

o    adeverinte pentru somaj, ajutor social, burse sociale scolare;

o    certificate de nastere deces, casatorie;

ouzuri oficiale;

osentinte de tagada, livrete de familie;

oincuviintari de declaratii de recunoastere si stabilire de filiatie;

odispozitii de curatela pentru minorii si majorii aflati sub tutela;

odispozitii de incuviintare pentru minorii si majorii aflati sub tutela;

odispozitii de incetare a tutelei;

3. Biroul "Urbanism si Amenajarea Teritoriului, Fond Funciar"

o  elibereaza certificate de urbanism pentru constructii de locuinte, anexe gospodaresti, extinderi de locuinte, lucrari de modificare, consolidari restructurari de locuinte proprietate personala , desfiintari totale si partiale de locuinte, bransarea la serviciile de utilitate publica;

o  prezinta primarului spre aprobare autorizatiile intocmite si le elibereaza petentilor;

o  prelungirea certificatelor de urbanism;

o  elibereaza avize pentru constructii provizorii;

o   identifica posibilitati si face propuneri pentru dezvoltarea urbanistica a orasului Topoloveni;

o    rezolva problemele de fond funciar si cadastru in conformitate cu prevederile Legii nr. 18/1990, Legii 169/1997, si a celorlalte prevederi legale;

o    executa delimitari, preluari, comasari;

o    efectueaza proiecte de organizare teritoriala;

o    adrese de inaintare catre Prefectura Arges;

o    tabele centralizatoare cuprinzand datele necesare emiterii legale a Certificatului de Atestare a dreptului de proprietate;

o    procese verbale de punere in posesie si planuri de situatie anexa;

o    adeverinte privind situatia juridica a imobilelor eliberate in functie de regimul cadastral, decrete de expropiere, oferte de donatii

4. Directia Economica este subordonata secretarului Primariei si Viceprimarului si este condusa de un inspector.Aceasta directie cuprinde doua servicii si un birou:

4.1. Serviciul Buget - Contabilitate inglobeaza, pe langa activitatile de specialitate, activitati referitoare la administrarea domeniului public si privat.

o    proiecte de bugete de venituri si cheltuieli pentru anul in curs, proiect de hotarare pentru aprobarea si rectificarea bugetelor de venituri si cheltuieli;

o    evidenta zilnica a cheltuielilor pe capitole si articole din buget;

o    note contabile, facturi, state de plata, registru de casa;

o    intocmirea anuala a executiei bugetare;

o    evidentierea cheltuielilor in conturi analitice si sintetice ;

o    inventarierea anuala a patrimoniului primariei;

o    cecuri in numerar, dispozitii de plata privind diverse cheltuieli;

o    deschiderea finantarilor pentru investitii si urmarirea realizarii acestora;

o    administrarea domeniului public;

o    protejarea patrimoniului public al Consiliului Local;

o    efectuarea lucrarilor specifice de gospodarie comunala;

o    prezentarea situatiei de lucrari lunar si a prezentei pentru personalul din sectorul de gospodarie comunala;

o    receptia lucrarilor de constructii si amenajare;

o    actiuni privind protectia mediului inconjurator;

o    raspunsuri catre solicitantii de locinte in raza orasului;

o    referate de specialitate privind cererile de locuinte si acordarea unor spatii;

o    comunicari privind acordarea spatiilor catre persoane fizice;

o    raport de activitate semestrial sau ori de cate ori este nevoie, la cererea primarului sau a Consiliului Local;

4.2. Serviciul Impozite si Taxe Locale

o    asigura calculul, evidenta, impunerea si urmarirea incasarii impozitelor si taxelor locale, cu respectarea prevederilor legislatiei in vigoare;

o    elibereaza acordul de ocupare a locurilor publice;

o    calculul obligatiilor fiscale conform legii;

o    dovada platii taxei de afisaj, reclama, publicitate;

o    elibereaza formularul de evidenta plati a taxei de ocupare a domeniului privat al sectorului2;

o    somatii de plata, instiintari plata;

o    controale la agentii economici si persoanle fizice care desfasoara activitati comerciale, procese verbale de contraventie, procese verbale de constatare;

o    somatii, corespondenta interna cu alte servicii;

o    corespondenta externa cu alte institutii;

o    caiete de amenzi, note de sinteza;

o    situatii trimestriale si anuale privind controalele, amenzile aplicate si incasate;

4.3.Biroul Resurse Umane, Programe-Prognoze

o    intocmirea contractelor individuale de munca si a dosarelor personale ale angajatilor;

o    organizarea concursurilor/examenelor pentru angajare;

o    evidenta personalului, crearea unei banci de date in domeniul resurselor umane;

o    evaluarea performantelor fiecarui angajat;

o    elaborarea fiselor postului;

o    intocmirea statelor de plata si a situatiilor centralizatoare;

o    completarea cartilor de munca si a Registrului de evidenta a salariatilor;

o    elaborarea programelor in domenii de interes local;

o    promovarea imaginii institutiei;

5.Compartiment Audit Public Intern

o    auditarea angajamentelor bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatiile de plata;

o    verificarea platilor asumate prin angajamente bugetare si legale;

o    evaluarea riscurilor associate sistemelor informatice ale institutiei publice;

o    verificarea modului de derulare a concesionarii sau inchirierii de bunuri din domeniul public/privat al institutiei publice;

o    verificarea modului de constituire a veniturilor publice;

o    verificarea modului de alocare a creditelor bugetare;

o    auditarea sistemului contabil si a fiabilitatii acestuia;

o    auditarea sistemului de luare a deciziilor.

6.Compartiment Protectie civila

o    intocmirea si actualizarea planului protectiei civile;

o    instruirea comisiilor mixte de specialitate pe linie de protectie civila;

o    intocmirea fiselor de protectia muncii si PSI;

o    intocmirea planului privind inventarierea bunurilor rechizitionabile;

o    instruirea, coordonarea si controlul personalului cu atributii pe linie de protectie civila apartinand primariilor comunelor arondate Centrului Zonal Topoloveni, precum si a agentilor economici din localitate.

In continuare voi prezenta unele date privind incadrarea cu personal a aparatului propriu de specialitate al Primariei orasului Topoloveni.

Incadrarea cu personal   Tabelul nr. 1

Consider ca datele cuprinse in tabel corespund cerintelor reale la nivelul primariei, tinand seama de complexitatea problemelor, de exigentele muncii.

Din punctul de vedere al naturii functiei detinute, personalul care compune aparatul propriu de specialitate al Primariei orasului Topoloveni se prezinta astfel:

demnitari: 2 persoane;

functionari publici: 26 persoane;

personal contractual: 13 persoane;

Total personal incadrat: 41 persoane

B. Subsistemul metodologic

Calitatea metodelor si tehnicilor folosite in organizarea activitatilor unei primarii influenteaza eficienta serviciilor publice.

Primaria orasului Topoloveni utilizeaza ca principale metode si tehnici, urmatoarele:

Sedinta - atat la nivelul Consiliului Local, cat si la nivelul compartimentelor organizatorice. Sedinta consta in reunirea mai multor persoane pentru solutionarea, in comun, a unor probleme cu caracter decizional, informational, de analiza si cercetare.

Sedintele au loc ori de cate ori se considera necesar si pot fi atat decizionale, cat si informative. Numarul participantilor la sedinta variaza in functie de nivelul la care aceasta se desfasoara si de tipul deciziilor ce urmeaza sa fie adoptate.

Primarul participa si la sedintele Consiliului Local, acesta avand posibilitatea sa convoace membrii Consiliului Local in sedinte ordinare, lunar, si in sedinte extraordinare, ori de cate ori apare o problema de interes local care trebuie dezbatuta in sedintele consiliului. De obicei, sedintele Consiliului Local sunt publice, iar ordinea de zi a sedintelor este adusa la cunostinta locuitorilor municipiului.

Problemele privind bugetul local, administrarea domeniului public si privat al municipiului, organizarea si dezvoltarea urbanistica si amenajarea teritoriului orasului se discuta intotdeauna in sedinta publica, pentru aceste probleme primarul putand propune consultarea cetatenilor prin referendum, in conditiile legii.

Dezbaterile din sedintele consiliului sunt consemnate intr-un proces-verbal, care trebuie semnat de consilierul care conduce sedinta si de secretarul orasului, care trebuie sa participe obligatoriu la sedintele consiliului, conform legii.

Delegarea este o metoda folosita pentru deplasarea temporara de sarcini, competente si responsabilitati de la un nivel ierarhic superior spre unul inferior. In Primaria Municipiului Pitesti, delegarea este de obicei folosita de catre esalonul superior al managementului. Astfel, atunci cand primarul lipseste din institutie o anumita perioada de timp, el dispune delegarea sarcinilor sale viceprimarilor, situati pe nivelul ierarhic imediat urmator, in directa sa subordonare.

Diagnosticarea - efectuata de personalul de management pe baza unor raporturi anuale cu privire la activitatea primariei: aceasta este una din atributiile primarului care, printr-o sedinta publica, prezinta o informare privind starea economica si sociala a orasului;

Managementul prin obiective - avantajul adoptarii acestui concept managerial consta in posibilitatea exercitarii conducerii in ansamblul sau, incepand cu previziunea obiectivelor si terminand cu controlul si evaluarea realizarii acestora;

C. Subsistemul decizional

Autoritatea decizionala in cadrul Primariei orasului Topoloveni apartine in principal Consiliului Local, ca decident de grup, care emite hotarari, dar si unor decidenti individuali, precum secretarul, viceprimarul si primarul, acesta din urma emitand dispozitii. Acestea devin executorii dupa ce sunt aduse la cunostinta factorilor desemnati in aplicarea lor.

Am luat pentru exemplificare cateva hotarari si decizii pentru a forma o imagine mai clara supra situatiei .

Hotarari ale Consiliului Local:

H1: Aprobarea organigramei si a statului de functii pentru aparatul propriu al Primariei;

H2 : Aprobarea contului de incheiere a exercitiului bugetar pe anul 2003(anexa 3);

H3 : Aprobarea numarului de asistenti personali ai persoanelor cu handicap in anul 2004.

Dispozitii ale primarului

D1: Incadrarea pe postul de referent asistenta sociala la Biroul "Administratie Publica Locala" a d-lui Stanescu Ionut(anexa 4);

D2: Anularea autorizatiei de desfasurare a activitatii econonice la cererea reprezentantului persoanei fizice;

D3: Constituirea unei comisii de evaluare a ofertelor pentru licitatia publica deschisa de concesionare a Serviciului de iluminat public al orasului Topoloveni.

Incadrarea tipologica a deciziilor si hotararilor prezentate    Tabelul nr. 2

Dupa respectarea cerintelor de rationalitate, deciziile prezentate sunt :

Tabelul nr. 3

D. Subsistemul informational

Serviciul Relatii cu publicul este cel mai potrivit in ceea ce priveste observatiile asupra acestui sistem si anume asupra informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, mijloacelor de tratare a informatiilor si documentelor specifice existente in Primarie. Acest Serviciu elimina contactul direct dintre cetateni, alte institutii publice respectiv autoritati publice si executivul Primariei orasului Topoloveni. Acest serviciu inregistraza prin Registratura proprie cererile cetatenilor- petenti, unele dintre ele pe formulare tipizate (de exemplu cererea pentru acordarea Certificatului de urbanism, pentru acordarea autorizatiei de constructie). De aici, ele sunt trimise serviciilor competente in rezolvarea lor.

In primaria orasului Topoloveni circula o multitudine de informatii, care pot fi structurate tipologic astfel:

informatii orale si scrise;

informatii descendente, ascendente, orizontale;

informatii interne si externe;

informatii financiare sau cele privind protectia mediului, invatamant, asistenta sociala, amenajarea teritoriului etc.

Lista documentelor principale care circula in cadrul Primariei Topoloveni:

bon de consum;

proces verbal;

avize;

facturi;

ordin de plata;

stat de plata;

nota de plecare in concediu;

rapoarte;

certificat de urbanism;

autorizatie de construire;

adeverinte etc.

La aceasta data infrastructura informatica de care dispune primaria este urmatoarea :

Hardware :

Echipamente de conectare : Switch cu 16 porturi , retea UTP cu 23 de prize instalate , care acopera practic toata cladirea Primariei , sursa UPS - SMART 620

Software de baza

Sisteme de operare : Windows 98 , Windows NT , Windows - XP

Aplicatii de birou : Microsoft Office 2000 ( instalat pe statiile de lucru )

Comunicatii - primaria dispune de internet cu acces nelimitat.