Componentele sistemului informational

Componentele sistemului informational

Asa cum am mentionat, sistemul informational poate fi considerat ca una din principalele componente ale conducerii in timp real a firmei. Realizarea actului conducerii depinde de fiabilitatea lui, iar buna lui functionare depinde de calitatea elementelor sale componente. In sensul cel mai general componentele sistemului informational sunt:

- resursele informationale;

- circuitele si fluxurile informationale;

- procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor.

1.1.2.1. Resursele informationale

Resursele informationale sunt componenta a carei calitate tinde sa conditioneze intr-o masura crescanda continutul si eficienta de ansamblu a firmei.

Ele pot fi definite ca reprezentand ansamblul sistemic al informatiilor generate, obtinute, disponibile si refolosibile din firma.

Resursele informationale conditioneaza intr-o masura semnificativa, atat manifestarea functiilor intreprinderii comerciale, cat si proiectarea structurilor organizatorice pe care aceste functii se bazeaza.

Astfel, domeniile de resurse informationale majore privind functiile intreprinderii pot fi sintetizate dupa cum urmeaza:

● functia comerciala - gasirea celor mai bune segmente de furnizori, valorificarea spatiilor de stocare si comercializare, administrarea vanzarilor;

● functia de cercetare-dezvoltare - planificarea strategica, investitiile pentru dezvoltare, temele de cercetare;

● functia de marketing - cercetarea pietei, strategia de reclama, planificarea vanzarilor, analiza acestora;

● functia financiar-contabila - planificarea profitului, stabilirea capitalului, contabilitatea cheltuielilor, contabilitatea veniturilor;

● functia de personal - recrutare, selectie, angajare, formare si perfectionare, salarizare, promovare, probleme sociale;

Modul de organizare a resurselor informationale permite cunoasterea situatiei trecute, a celei existente, precum si anticipari ale evolutiei viitoare, contribuind la indeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptarii de strategii active care sa influenteze mediul in sensul dorit.

1.1.2.2. Fluxurile si circuitele informationale

Fluxurile si circuitele informationale sunt cea de a doua componenta a sistemului informational al intreprinderii comerciale. Orice sistem informational se caracterizeaza prin doua concepte: emitator, sursa de producere a informatiei care apoi este procesata si transmisa la receptor

Cantitatea de informatii vehiculata (transmisa si procesata) intre emitator si receptor se numeste flux informational, iar traiectoria pe care o parcurge informatia se numeste circuit informational (vezi figura 2).

	Emitator    - Codificare -				Receptor  - Decodificare -

Circuitinformational

Fig. 2

Caracteristica principala a managementului sistemelor informatice in intreprinderile comerciale consta in maximizarea fluxurilor informationale in conditiile in care circuitele informationale inregistreaza o tendinta clara de scurtare, prin eliminarea sau evitarea punctelor intermediare. Ideea de baza este ca maximum de informatie utila sa fie transferata de la emitator la beneficiarul informatiei pe calea cea mai scurta.

In acest context exista o foarte complexa tipologie a fluxurilor informationale. Ele sunt abordate in functie de directia de vehiculare a informatiei (verticale, orizontale, oblice); continutul informatiei (omogene, eterogene); frecventa producerii (permanente, temporare, periodice) sau configuratie (ondulatorii, arc, spirala). Criteriul configuratiei este, insa, cel mai complex, deoarece el are la baza ideea ca "un management bun este rezultatul unei decizii corect transmise printr-un sistem informational, intr-o structura organizatorica permeabila"⁶. Potrivit acestui criteriu pot fi definite urmatoarele tipuri de fluxuri informationale:

● liniare - care au un caracter permanent si urmaresc in principal traseul relatiilor organizatorice de tip ierarhic si de cooperare;

● ondulatorii - care se stabilesc intre sefi si subordonatii compartimentelor situate la acelasi nivel ierarhic si sunt rezultanta unei combinatii dintre relatiile de tip ierarhic cu relatii de cooperare (vezi figura 3)

Fig. 3 Flux informational de tip ondulatoriu

● arc - care apar intre decidenti si executanti situati pe niveluri ierarhice diferite, cu traiectorii ascendente sau descendente. Ele pot fi cu transferul deciziei descendent si raportare ascendenta - arc convex (vezi fig. 4)

Fig. 4 Flux informational de tip arc convex

sau cu informare ascendenta si decizie descendenta - arc concav (vezi fig. 5)

Fig. 5 Flux informational de tip arc concav

● spirala - care apar cu caracter temporar sau aleator si sunt specifice fluxurilor specializate pentru urmarirea unui produs sau serviciu de la intrare pana la vanzare si post vanzare.

1.1.2.3. Procedurile si mijloacele de tratare a informatiei

Cea de a treia componenta a sistemelor informationale o constituie procedurile si mijloacele de tratare a informatiei cu ajutorul carora resursa informationala este prelucrata si adaptata potrivit nevoilor manageriale. Ele sunt strict dependente de forma de organizare a sistemului informational precum si de baza materiala de care dispune intreprinderea comerciala.

Procedurile informationale includ metodele si tehnicile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare, operatiile componente, suportii, formulele, modelele si mijloacele de tratare a informatiilor.

Caracteristicile procedurilor informationale, in prezent, sunt:

au un caracter detaliat;

sunt din ce in ce mai sofisticate;

au un grad ridicat de formalizare (standardizare).

Mijloacele de tratare a informatiilor se constituie intr-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, inregistrare, transmitere si prelucrare ale informatiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informational. Acest suport include doua mari componente:

● suportul fizic ce contine ansamblul de echipamente - hardware;

● suportul logic care cuprinde sistemul de programe de operare si programe de aplicatii - software.

Obtinerea unor rezultate finale in timp real este conditionata de numarul, structura si calitatile tehnice ale mijloacelor de tratare a informatiilor.