Autoritate si responsabilitate

Autoritate SI RESPONSABILITATE

Autoritatea intr-un proiect este dreptul de a lua decizii pe care ceilalti trebuie sa le urmeze. A avea opinii despre felul in care un aspect al proiectului trebuie indeplinit difera de a avea autoritatea de a decide modul in care va fi indeplinit. Greselile in ceea ce priveste aria de autoritate a unei persoane poate conduce la pierdere de timp si de bani si de asemenea, la frustrare.

Cand stabiliti audienta proiectului, asigurati-va ca persoanele identificate au autoritatea de a decide privind sarcinile stabilite. Daca nu, aflati cine are aceasta autoritate si stabiliti cum sa implicati aceste persoane in proiect.

Exemplu Cineva din compartimentul aprovizionare organizeaza o intalnire pentru a decide culoarea in care ar trebui vopsite birourile grupului. Toti cei care lucrau la proiectul de renovare a birourilor grupului erau prezenti. Dupa discutii prelungite, au fost de acord ca peretii ar trebui vopsiti in albastru deschis.

Dupa cateva zile, membrul echipei de la compartimentul aprovizionare a informat restul echipei ca seful sau a decis ca era prea scumpa culoarea pe care grupul a ales-o si ca va trebui sa aleaga alta culoare. Astfel, intreaga intalnire din saptamana anterioara nu a fost decat o pierdere de timp pentru toata lumea. Fiecare persoana de la intalnire a presupus ca ceilalti au autoritatea necesara pentru a-i sprijini indiferent de decizia grupului. Daca ar fi inteles de la inceput ca reprezentantul compartimentului aprovizionare nu avea aceasta autoritate, atunci ar fi trebuit sa procedeze astfel:

sa ceara reprezentantului de la compartimentul aprovizionare sa afle care sunt criteriile dupa care se decide daca culoarea poate fi folosita.

sa aleaga doua sau mai multe alternative si sa ceara reprezentantului de la compartimentul aprovizionare sa le prezinte sefului pentru aprobarea finala;

sa invite persoana cu autoritate sa se ocupe de aceasta problema;

sa amane intalnirea pana cand apare persoana care poate decide.

In proiect, definiti autoritatea fiecarei persoane astfel:

Stabiliti sarcinile si limitele in care fiecare persoana poate decide

Definiti impreuna cu fiecare persoana din audienta care ii vor fi sarcinile si care va fi rolul sau in indeplinirea acestora. Doar va lucra la aceste sarcini sau i se va cere sa aprobe termene, resurse sau modalitati de abordare a sarcinilor?

Intrebati fiecare persoana care este autoritatea sa privind fiecare decizie sau sarcina.

Intrebati fiecare persoana care este autoritatea sa mai degraba pentru sarcinile individuale decat cu privire la o zona de responsabilitate. Este mai usor pentru o persoana sa stie ca poate aproba achizitii de pana la 3000 lei decat ca poate aproba toate echipamentele cumparate indiferent de tip, marime si pret.

Specificati deciziile pe care o persoana le poate lua singura. Pentru deciziile care au nevoie de aprobarea altei persoane, aflati de a cui aprobare are nevoie, (trebuie sa fiti sigur, nu sa presupuneti)

Intrebati oamenii de unde stiu ce autoritate au.

Exista o politica scrisa, o procedura sau un ghid care sa confirme aceasta autoritate? Seful persoanei a informat-o de acest fapt pe cale verbala? Sau poate este doar o presupunere a respectivei persoane?

4. Verificati trecutul.

Ati mai lucrat in trecut cu aceasta persoana? A incalcat vreodata regulile in luarea deciziilor pe care a spus ca a fost autorizat sa le ia?

5. S-a schimbat recent ceva?

Este o persoana noua in organizatie? Este noua in grup? Este noua in postul actual? A inceput de curand sa lucreze pentru un nou sef?

Reconfirmati informatiile urmand aceeasi pasi cand sarcinile celor care iau decizii se schimba. Sa presupunem ca pentru inceput aveti nevoie de numai 15000 lei pentru proiect. Reprezentantul compartimentului financiar se asigura ca are toata autoritatea sa va aprobe aceasta suma fara a mai avea nevoie sa-si consulte seful. Aflati dupa aceasta ca aveti nevoie de inca 5000 lei. Asigurati-va ca reprezentantul compartimentului financiar poate aproba aceasta marire a cheltuielilor. Daca nu, aflati de a cui aprobarea mai aveti nevoie.

Rezumat

Adesea un proiect este ca un aisberg, noua zecimi se ascund sub apa si doar o zecime se vede la suprafata. Primiti o sarcina si credeti ca stiti ce atrage dupa sine si cine trebuie implicat. Apoi, unul cate unul oamenii sunt implicati in desfasurarea  proiectului - oameni ce pot schimba rezultatele pe care doriti sa le realizati precum si modul de abordare a proiectului.

Va asumati doua riscuri cand nu implicati oameni cheie sau grupuri cheie in proiect, la momentele potrivite. In primul rand puteti pierde informatii importante, care pot afecta indeplinirea proiectului si finalizarea cu succes a proiectului. In al doilea rand, si cateodata aceasta este mai dureros, puteti insulta pe cineva. Puteti fi siguri ca atunci cand cineva se simte desconsiderat sau insultat va lua masuri ca sa nu se mai repete in viitor.

De indata ce incepeti sa va ganditi la proiect, incepeti identificarea oamenilor ce pot juca un rol in cadrul proiectului. Acest capitol arata cum sa identificati acesti candidati, sa decideti daca, cand si cum sa-i implicati in proiect si cum sa determinati cine are autoritatea sa ia deciziile critice.

Intrebari

Ce este audienta proiectului?

Ce sunt ordonatori proiectului?

Ce sunt suporterii proiectului?

Ce sunt partizanii proiectului?

Ce este autoritatea?

Bibliografie

*** A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Pennsylvania, 2000

Alain Amghar, Management de Projets, Editions J.C.I. inc. Montreal, 2001

Adrian Danet, Managementul Proiectelor, Editura Disz Tipo, Brasov, 2001

Kim Heldman, PMP: Project Management Study Guide, Edition Hardcover, 2001

Harold Kerzner, Earned Value Project Management, Edition Hardcover, 2000