Definirea proiectelor

Definirea proiectelor

Ce este un proiect?

Proiectul se defineste ca un proces nerepetitiv care realizeaza o cantitate noua, unicat, bine definita, in cadrul unor organizatii specializate.

Caracteristicile unui proiect:

A. Proiectul este o actiune temporara: orice proiect are o durata finita in care se deruleaza datorita oportunitatilor temporare oferite de piata sau datorita echipei de proiect. Orice proiect are un moment initial si un moment final;

B. Unicitatea rezultatelor generate de proiecte: proiectele genereaza produse, servicii sau documente / proceduri care sunt unice. Prezenta unor procese repetitive nu afecteaza unicitatea finalitatii proiectelor;

C. Proiectele presupun o dezvoltare graduala: prin parcurgerea unor etape si procese succesive proiectate initial a se desfasura in viitor cu o finalitate concreta.

Diferenta dintre un proiect si o activitate operationala

Activitatea unei organizatii presupune atingerea unor obiective;

Aceste obiective pot fi atinse prin derularea de proiecte sau operatiuni;

Proiectele si activitatile operationale dintr-o organizatie se aseamana prin:

Presupun actiune si efort uman;

Exista o constrangere legata de resurse;

Sunt planificate, executate si controlate.

Diferenta dintre proiecte si activitatile operationale consta in:

Proiectele sunt temporare si genereaza rezultate unice in timp ce activitatile operationale sunt repetitive si permanente.

Exercitiu: Puteti da exemplu de activitati operationale si de proiecte exemplificand si obiectivele pe care trebuie sa le atinga fiecare dintre acestea?

Diferenta dintre proiecte si programe

Din punct de vedere teoretic, exista o distinctie intre notiunile de proiect si programe, desi de cele mai multe ori acestea se folosesc cu intelesuri echivalente.

In managementul de proiect un program include mai multe proiecte si un proiect poate include sub-proiecte, actiuni sau activitati.

Factorii care determina generarea de proiecte

O noua cerinta a pietei (ex: o companie petroliera autorizeaza un proiect de constructie a unei noi rafinarii pentru a raspunde unei crize in furnizarea de combustibili);

Considerente organizationale (ex: o companie de pregatire profesionala autorizeaza un proiect de creare a unui curs care sa creasca veniturile sale);

O cerinta expresa a clientilor (ex: un furnizor de utilitati autorizeaza un proiect de constructie a unei facilitati pentru un nou parc industrial);

O modificare tehnologica (ex: o companie de software autorizeaza un nou proiect de dezvoltare a unei noi generatii de jocuri video dupa ce o companie a introdus pe piata o noua platforma pentru aceste aplicatii);

O cerinta legala sau institutionala (ex: o companie producatoare de vopsele autorizeaza un proiect care sa creeze un ghid de utilizare pentru noile substante toxice).

Tipuri de proiecte

Exista o foarte mare varietate de proiecte. Orice incercare de epuizare a subiectului va avea totdeauna dezavantajul limitarii. Proiectele sunt de obicei clasificate astfel:

Dupa amploarea lor:

Organizational

Local (localitate, judet, grup de localitati);

National;

Regional (proiectul este de interes pentru mai multe judete din regiunea geografica respectiva)

International/transnational

Dupa domeniul obiectivului si activitatilor proiectului.

Proiecte industriale

Proiecte comerciale

Proiecte culturale

Proiecte ecologice

Proiecte stiintifice (De cercetare)

Proiecte educationale

Proiecte de management

Gradul de complexitate a unui proiect este dat de numarul sarcinilor presupuse a fi indeplinite, de numarul si intensitatea constrangerilor care apar pe parcursul desfasurarii sale.

Orice proiect depinde de trei factori:

a) Timp necesarul de timp asa cum este el reflectat de planificarea initala a proiectului.

b) Bani bugetul proiectului, bazat pe costul resurselor necesare

c) Obiective scopurile proiectului si activitatile cerute de punerea lui in practica.

Modificarea oricaruia dintre ei determina schimbarea celorlalti doi.

Desi in general sunt la fel de importanti, de obicei numai unul dintre ei este predominant in cadrul unui proiect.

Obiectivele unui proiect

Din aceasta perspectiva, definirea obiectivelor proiectului capata o importanta majora, pentru ca in functie de acestea ne stabilim strategia si metodele folosite. Conform teoriei manageriale, obiectivele trebuie sa fie de tipul "SMART":

Specifice - pentru a defini foarte clar ceea ce va fi realizat.

Masurabile - rezultatul obtinut trebuie sa poata fi masurat.

Acceptate - de toti membrii echipei.

Realiste - pentru a putea fi indeplinite.

Timp precizat - stabilirea unui interval de timp realist pentru a le realiza.

Managementul proiectelor - definitie

Managementul de proiect consta in planificarea, organizarea si gestionarea (controlul) sarcinilor si resurselor ce urmareste atingerea unui anumit obiectiv, in conditiile existentei uneor constrangeri referitoare la timp, resurse si costuri.

Principii care stau la baza managementului de proiect

Principiul angajamentului

Potrivit acestui principiu, intre finantator (sponsor, furnizor de resurse, agentie de finantare) si organizatia care isi propune sa deruleze proiectul trebuie sa existe un tip de angajament echitabil inainte de declansarea oricarei activitati. Angajamentul inseamna ca ambele parti stiu foarte bine ce efort trebuie depus pentru realizarea proiectului, cunosc, cel putin in mare, procesele si riscturile asociate proiectului, sunt dispuse sa isi imparta si sa isi asumea responsabilitatile, riscurile si eventualul esec.

Principiul succesului predefinit

Criteriile de baza carora proiectul este considerat un succes - succes atat in ceea ce priveste derularea, cat si produsul final - sunt definite de la bun inceput, inainte de declansarea oricarei activitati. Criteriile de succes convenite constituie baza procesului de luare a deciziei si a evaluarii finale

Principiul eficientei/consistentei interne/interdependentei

Acest principiu se refera la relatia de interdependenta care exista intre:

Aria de cuprindere a proiectului

Timpul alocat

Bugetul stabilit

Calitatea proiectata a produsului final

Echipa de proiect

Principiul strategiei

Orice proiect trebuie sa aibe la baza o strategie. In cazul domeniului pe care il avem in vedere - managementul proiectelor - planificarea precede intotdeauna executia. In termeni simpli, acest principiu stabileste ce trebuie facut si cand.

Principiul controlului

Orice proiect trebuie sa beneficieze de politici si proceduri riguroase si eficiente de control si monitorizare. Spre deosebire de principiul anterior, acesta stabileste cum trebuie facut un anumit lucru si de catre cine.

Principiul canalului unic de comunicare

Intre finantator si managerul de proiect trebuie sa existe un singur canal prin care sunt comunicate deciziile de importanta vitala pentru proiect. Acest principiu nu il exclude pe cel al transparentei sau pe cel al accesului neingradit la informatie.

Principiul mediului de lucru stimulativ

Acesta se refera la obligatia pe care o are managerul de proiect de a crea, pentru membrii echipei, un mediu de lucru stimulativ, care sa exploateze intreg potentialul acestora. Crearea acestui mediu incurajator se realizeaza atat prin adoptarea unui stil managerial adecvat tipului de proiect, cat si prin administrarea inteligenta a relatiei cu organizatia in ansamblu. Managerul de proiect trebuie sa fie preocupat ca echipa pe care o conduce sa nu fie izolata in ansamblul organizatiei, ca proiectul de care este responsabil sa fie cunoscut, acceptat, apreciat la nivelul organizatiei.

Ciclul de viata al unui proiect (ONUDI)

I. Preinvestitionala

Studii de identificare a necesitatii si oportunitatii investitiei

Studii de prefezabilitate

Studii de fezabilitate

Studii de evaluare si decizie

II. Investitionala

Negociere si contractare

Proiectare

Construire

Punere in functiune

III. Operationala