Managementul prin exceptii (management by exception _ mbe)

MANAGEMENTUL PRIN EXCEPTII  (Management by Exception _ MBE)

Definitie. Managementul prin exceptii este un sistem simplificat de management, bazat pe vehicularea ascendenta a informatiilor ce reprezinta abateri de la limitele de toleranta prestabilite, in vederea simplificarii proceselor de management si valorificarii mai bune a resurselor.

Managementul prin exceptie s-a impus ca urmare a sporirii volumului informatiilor si a complexitatii proceselor manageriale. Prin aplicarea sa sunt afectate mai multe functii ale managementului, regasindu-se printre metodele generale ale acestuia. Metoda porneste de la ideea ca procesul de management trebuie simplificat in asa fel incat un manager sa aiba posibilitatea de a-si concentra atentia, cu precadere, asupra acelor probleme care reclama interventia sa determinata de nivelul ierarhic la care se afla si sa fie eliberat de problemele de rutina care ar putea fi rezolvate de catre subordonatii sai.

Managementul prin exceptie are anumite caracteristici specifice, care il diferentiaza de celelalte metode. Prima caracteristica consta in faptul ca metoda reprezinta o conceptie sistemica a diviziunii in problemele procesului decizional. Ea presupune separarea informatiilor si deciziilor in doua categorii:

a) situatii normale, in care informatiile sunt in limitele prestabilite iar problemele decizionale sunt rezolvate de fiecare decident in sfera autoritatii sale;

b) situatii de exceptie, cand se impune interventia managerului ierarhic superior. Prima grupa de probleme se circumscrie procesului de management ce se deruleaza in conditii normale, iar cea de a doua constituie obiectul propriu-zis al acestei metode.

A doua caracteristica consta in stabilirea unui sistem de informare astfel incat la un manager ierarhic superior sa ajunga numai acele informatii cu caracter de exceptie, care reprezinta abateri semnificative fata de obiectivele prestabilite.

Cea de-a treia caracteristica consta in faptul ca abaterile care urmeaza a fi raportate managerului ierarhic superior nu vor fi prestabilite, comunicand-se numai atunci cand apar.

A patra caracteristica se refera informatiile privind abaterile care circula selectiv numai in sens ascendent, iar dispozitiile sau deciziile de reglare a sistemului, in sens descendent.

Cea de a cincia caracteristica se refera la delimitarea riguroasa a deciziilor fiecarui decident in functie de nivelul ierarhic la care se afla.

Practicarea managementului prin exceptie in unitatile economice are la baza urmatoarele premise:

Managerii aflati la nivelurile ierarhice superioare deleaga subordonatilor autoritatea si responsabilitatea corespunzatoare posturilor pe care le ocupa. Acest proces de delegare se efectueaza succesiv, pana la ultimul post de manager. Preluarea sarcinilor de catre managerii aflati la diferite niveluri ierarhice se realizeaza succesiv de la baza piramidei ierarhice spre varf, dar numai acelea pe care cei situati la nivelul ierarhic inferior nu le pot rezolva sau nu sunt de competenta lor.

Adaptarea sistemului informational la noua situatie. Aceasta metoda de management sporeste numarul de persoane antrenate in adoptarea deciziilor, sistemul informational va trebui sa raspunda acestei cerinte si in acelasi timp sa asigure si informarea managerilor din esalonul superior, in legatura cu modul cum se desfasoara activitatea in unitatea agricola.

Sporirea procesului de cunoastere a intregului personal atat in ceea ce priveste atributiile ce se circumscriu postului pe care-l ocupa cat si metodologia impusa de aceasta metoda

Stabilirea unor indicatori, parametrii, norme, criterii unitare de apreciere a rezultatelor din perioada precedenta si a celor care se vor obtine in urma practicarii acestei metode

Cele mai importante situatii care implica utilizarea managementului prin exceptii sunt:  - atunci cand se urmareste rationalizarea sistemului informational al firmei sau al unei subdiviziuni organizatorice. Sunt vizate cu prioritate informatiile, fluxurile si circuitele informationale;

cand bugetul de timp al managerilor este supraaglomerat cu actiuni marunte de o mai mica importanta;

cand se doreste o structurare judicioasa a autoritatii pe niveluri ierarhice, concomitent cu delimitarea si dimensionarea corespunzatoare a atributiilor si responsabilitatilor;

in contextul managementului prin obiective, cand se urmaresc gradul de realizare a obiectivelor si abaterile inregistrate fata de nivelul bugetat al acestora;

cand structura sortimentala a productiei este una simplificata iar tipul productiei este de serie mare.

Metodologia de utilizare a acestui sistem de management implica urmatoarele etape:

I. Stabilirea obiectivelor si a celorlalte aspecte de caracterizare a domeniului supus urmaririi informationale cu ajutorul managementului prin exceptii;

II. Delimitarea "zonei de neinterventie decizionala" respectiv a limitelor de toleranta precum si a intervalelor in care producerea abaterilor (exceptiilor) reclama adoptarea de decizii si initierea de actiuni din partea managerilor.

Stabilirea nivelului tolerantelor este o problema dificila pentru ca este greu de elaborat reguli concrete si general valabile in acest sens. Cu toate acestea, pentru stabilirea tolerantelor se impun urmatoarele precizari:

1) cu cat este mai importanta o actiune pentru realizarea obiectivului general, cu atat se cere mai mare atentie in stabilirea limitelor tolerantelor;

2) atentia principala trebuie acordata domeniilor mai importante, pentru ca tolerantele care se refera la acestea, chiar daca sunt mici, influenteaza puternic asupra obiectivului general;

3) stabilirea tolerantelor pozitive are importanta pentru ca pot atrage atentia asupra unor rezerve care nu au fost luate in considerare initial sau reprezinta influenta favorabila a factorilor naturali.

Selectionarea criteriilor de evaluare a rezultatelor trebuie sa se realizeze de asa natura incat sa reflecte cat mai fidel evolutia fenomenelor si proceselor economice din unitate prin aplicarea metodei.

III. Compararea realizarilor cu nivelul previzionat iar pe aceasta baza se identifica principalele cauze care au generat abateri pozitive sau negative.

Situatiile de exceptie vor fi transmise succesiv incepand cu managerul aflat pe ultimul nivel ierarhic, catre cei aflati pe o treapta ierarhica superioara. Un rol important il are identificarea factorilor de influenta si comunicarea acestora conducatorului ierarhic superior, usurand in acest fel activitatea din etapa urmatoare.

IV. Adoptarea de decizii de corectie sau actualizare centrate pe cauzele generatoare de exceptii.

Integrarea managementului prin exceptii in cadrul managementului prin obiective si prin bugete este extrem de benefica pentru firma.

Operationalizarea managementului prin exceptii apeleaza la serviciile a doua importante instrumente de lucru: schema de alerta sau schema cerintei de interventie decizionala si ghidul decizional.

Schema de alerta evidentiaza intervalele pentru care abaterile inregistrate la nivelul previzionat al obiectivelor, normelor, standardelor etc. se considera exceptii, rezolvarea lor necesitand interventia decizionala a unor manageri. In cadrul acestei scheme sunt delimitate patru "zone":

I. Zona de neinterventie decizionala - o zona in care abaterile sunt permise, considerate normale, generate de caracteristicile unor factori de productie sau ale proceselor tehnologice;

II. Zona de atentie - abaterile inscrise aici reclama adoptarea de decizii de catre managerii amplasati in etajul inferior al managementului;

III. Zona de alarma - abaterile inregistrate aici sunt consistente si se pot rezolva prin decizii corespunzatoare ale managerilor de nivel mediu;

IV. Zona de abateri foarte grave - "exceptiile" de aici au dimensiuni apreciabile, necesitand implicarea decizionala a unor manageri din nivelul superior al managementului.

Aceasta schema de alerta se completeaza cotidian, rezultand o anumita variatie a realizarii obiectivelor la nivelul intervalului de timp analizat.

Ghidul decizional evidentiaza principalele categorii de decizii pe care managerii implicati in rezolvarea abaterilor (exceptiilor) trebuie sa le adopte in functie de gravitatea acestora.

Avantajele proprii acestui sistem sunt: rationalizarea sistemului informational; rationalizarea bugetului de timp al managerilor; eficientizarea managementului etc. Limitele asociate utilizarii managementului prin exceptii sunt, in esenta, urmatoarele: limitarea utilizarii sale la intreprinderi cu productie de serie mare si de masa, iar in cadrul acestora la anumite domenii; dependenta consemnarii si transmiterii abaterilor de profilul moral al oamenilor.