Managementul sistemelor informatice pe exemplul firmei s.n.t.f. calatori s.a. - s.r.t.f.c. constanta

MANAGEMENTUL SISTEMELOR INFORMATICE PE EXEMPLUL FIRMEI S.N.T.F. CALATORI S.A.

- S.R.T.F.C. CONSTANTA

PREZENTAREA FIRMEI

1. CONSTITUIREA SOCIETATII

Firma pe care am ales-o pentru a evidentia in ce consta managementul unui sistem informatic intr-o firma este Societatea Regionala de Transport Feroviar de Calatori Constanta, sucursala a Societatii Nationale de Transport Feroviar de Calatori. Aceasta este o firma de prestari servicii in domeniul transporturilor feroviare si a aparut in urma reorganizarii Societatii Nationale de Transport Feroviar de Calatori, ca urmare a procesului de divizare a marilor companii nationale, in vederea privatizarii, inceput in anul 1998.

Societatea Nationala de Transport Feroviar de Calatori, denumita in continuare S.N.T.F. Calatori, este o persoana juridica romana, initial cu capital integral de stat, avand forma juridica de societate pe actiuni, care isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane si cu prevederile Statutului publicat in Monitorul Oficial numarul 352 din 15 nov. 1998.

Capitalul social initial al S.N.T.F. Calatori este de 126.858.437 lei (RON) impartit in 50.74375 actiuni nominative, cu valoarea nominala unitara de2,50 lei, si s-a constituit prin preluarea unei parti din patrimoniul Societatii Nationale a Cailor Ferate Romane, in baza balantei de verificare si a situatiei patrimoniului intocmite la data de 30 iun. 1998.

Aceasta societate s-a scindat la randul ei in 8 Societati Regionale de Transport Feroviar de Calatori (S.R.T.F.C.), pe care le voi numi in continuare Societati Regionale, asigurandu-se servicii atat in transportul calatorilor cat si al marfurilor usoare, pe intreg teritoriul tarii si in afara ei.

Cele 8 Societati Regionale au statut de autonomie functionala controlata, fiecare functionand ca si o firma independenta, legatura cu societatea "mama" facandu-se doar pe linia finantarii desfasurarii activitatii si elaborarii politicii de personal. Altfel spus, S.N.T.F. Calatori este cea care asigura rolul de societate "mama" si are ca principala atributie supravegherea bunei desfasurari a activitatii la nivelul intregii societati. S.N.T.F. Calatori se subordoneaza direct Ministerului Transporturilor, Constructiei si Locuintei (MTCL).

In figura 10 este prezentat modul de impartire a Societatii Nationale a Cailor Ferate Romane si, implicit, a S.N.T.F. Calatori in 8 Societati Regionale.

Fig. 10 Structura pe Regionale a S.N.T.F. Calatori

Pentru formarea unei imagini asupra dinamicii activitatii S.N.T.F. Calatori in raport cu activitatea desfasurata de societatile feroviare din unele state europene prezint mai jos un grafic cu numarul de pasageri transportati de aceste societati in anul 2006:

2. OBIECTUL DE ACTIVITATE

Obiectul de activitate al Societatii Regionale este sa desfasoare activitati de interes public, national, social si pentru satisfacerea nevoilor de aparare a tarii si are, in principal, urmatoarele obiective:

a)   efectuarea transportului feroviar public de calatori in trafic regional, interregional si international;

b)   efectuarea transportului de bagaje si mesagerii in trafic regional, interregional si international;

c)   efectuarea de transporturi in vagoane specializate tip posta, militare, penitenciare si altele asemenea;

d)   lucrari de intretinere si reparatii, investitii, dezvoltari, automatizari si retehnologizari pentru activitatea de transport feroviar public de calatori;

e)   alte activitati conexe sau adiacente transportului feroviar public de calatori cum ar fi: consultanta, turism intern si international, prestari de servicii, publicitate, reclama, inchirieri de mijloace de transport, comert, depozitarea si declararea expeditiilor de bagaje si mesagerii in calitate de comisionar in vama, orice alte servicii executate pe baza de contracte sau de conventii in numele tertilor, legate direct sau indirect de activitatea Societatii Regionale;

f)    dezvoltarea si eficientizarea retelei proprii de vanzare a legitimatiilor de calatorie si a retelei de mandatare.

In sopul realizarii obiectului de activitate Societatea Regionala desfasoara urmatoarele activitati:

1. asigura exploatarea materialului rulant in conditii de siguranta a circulatiei si de confort;
2. participa la stabilirea tipului, formei si felului legitimatiilor de calatorie valabile pe calea ferata si realizeaza tiparirea acestora;
3. vinde legitimatii de calatorie prin unitatile si agentiile proprii sau prin alti agenti, pe baza de contract;
4. participa la stabilirea si adaptarea tarifelor pentru transporturile feroviare publice de calatori si stabileste tarifele pentru alte prestatii si servicii din domeniul sau de activitate;
5. elaboreaza prescriptii, tehnologii, normative si norme de munca specifice activitatii proprii;
6. negociaza si contracteaza credite bancare sau de la alte institutii financiare, in conditiile legii;
7. detine sau participa la capitalul social al altor persoane juridice si decide, in conditiile legii, asocierea cu persoane juridice romane sau straine, altele decat gestionarul infrastructurii feroviare;
8. se poate asocia cu terte persoane fizice si juridice, romane sau straine, in scopul crearii de noi societati comerciale;
9. asigura instruirea, examinarea si autorizarea in functie a personalului propriu;
10. organizeaza si exercita prin organe specializate controlul permanent al activitatii proprii de exploatare, productie si siguranta circulatiei;
11. asigura modernizarea materialului rulant in scopul asigurarii integrarii in sistemul de transport feroviar european;
12. valorifica materialele si deseurile rezultate din procesele de productie, din reparatii, casari si din alte activitati;
13. asigura furnizarea datelor statistice cu privire la activitatea desfasurata;
participa la negocierea si incheierea contractelor pentru achizitii de investitii, bunuri, lucrari si servicii, precum si pentru valorificarea de active si bunuri;¹

1. Prelucrari din Monitorul Oficial numarul 352 din 15 nov. 1998.

PREZENTARE GENERALA

S.R.T.F.C. Constanta cu sediul in str. Aleea Albastrelelor, nr. 10, este subunitate a S.N.T.F. Calatori, fara personalitate juridica proprie. Este organizata si functioneaza potrivit H.G.R. Nr. 584/109.1998, privind infiintarea Societatii Nationale de Transport Feroviar de Calatori, modificata prin H.G.R. Nr. 274/22.02.2001 si a Regulamentului privind structura organizatorica a S.N.T.F. Calatori.²

S.R.T.F.C. Constanta, se imparte in 10 Sucursale Regionale, de unde aceasta supravegheaza si asigura buna desfasurare a transportului pe calea ferata pentru publicul calator, asa cum este prezentat in figura 11.

2. Prelucrari din Monitorul Oficial numarul 352 din 15 nov. 1998.

Dispunerea personalului Societatii Regionale Constanta in teritoriu este prezentata in tabelul de mai jos:

Ponderea principalelor functii existente este urmatoarea:

● 37,8 % - casieri si controlori de bilete;

● 41,7 % - intretinere si reparatii material rulant (locomotive si vagoane);

● 8,6 % - mecanici de locomotiva.

Restul de 11,9 % din personal asigura conditiile corespunzatoare de munca si managementul companiei.

Personalul prezentat in tabelul de mai sus figura in evidentele societatii la data de 31 dec. 2006, fiind luate in calcul si persoanele care beneficiau de concediu de ingrijire a copilului, lauzie, prenatal sau post natal.

POZITIA SI REZULTATELE FINANCIARE

1. Situatia activelor firmei

La 31 dec. 2006 societatea inregistreaza un profit de 1,86 mil. lei, din care din activitatea de exploatare 12,70 mil. lei si o pierdere din activitatea financiara de 10,84 mil. lei.

Fata de aceeasi perioada a anului precedent veniturile au crescut cu 24% in timp ce cheltuielie au crescut cu 17%, astfel activitatea devenind rentabila si obtinandu-se profitul mentionat mai sus.

Pierderea din activitatea financiara este determinata de influenta nefavorabila din reevaluarea creditelor externe si dobanzile aferente creditelor utilizate.

Activele imobilizate, la valoarea ramasa de amortizat la 31 dec. 2004, in suma de 991,81 mil. lei, au inregistrat o crestere neta de 552 mil. lei fata de inceputul perioadei. Amortizarea imobilizarilor corporale si necorporale a fost calculata cu respectarea prevederilor Legii 15/1994 si a normelor de aplicare a acesteia, folosindu-se metoda amortizarii liniare.

Tabel cu structura si evolutia activelor imobilizate

Din imobilizarile corporale in curs existente in sold la 31 dec. 2005, in valoare de 98,71 mil. lei, ponderea o au avansurile acordate pentru modernizarea parcului de locomotive, conform contractului incheiat cu General Motors, in suma de 91,47 mil. lei.

Imobilizarile financiare reprezinta titlurile de participare la capitalul social al filialelor societatii - Gevaro, Mesagerie, Agentia de Voiaj - care au crescut in anul 2006 cu 12,73 mil. lei ca urmare a dotarii S.C. Gevaro cu vagoane de dormit si vagoane business-class si au scazut cu 3,41 mil. lei ca urmare a vanzarii prin licitatie la Bursa Romana de Marfuri a filialelor care executau servicii de reparatii vagoane. Din vanzarea acestor filiale s-a obtinut un profit de 3,95 mil. lei.

Activele circulante totale, in valoare de 1.009,49 mil. lei, au crescut fata de inceputul anului cu 618,82 mil. lei.

In cadrul activelor circulante stocurile de materii prime, materiale, combustibili si produse finite au scazut cu 35,14 mil. lei fata de anul precedent. Stocurile existente asigura minimul necesar pentru desfasurarea activitatii de transport si sunt la nivelul consumului mediu pe doua luni.

Creantele reprezinta 83,97 % din totalul activelor circulante si inregistreaza o crestere fata de inceputul anului de 730,94 mil. lei. La 31 dec. 2006 valoarea acestora era de 948,63 mil. lei din care:

creante comerciale si alti debitori in suma de 223,65 mil. lei;

alte creante in suma de 724,98 mil. lei.

Ca urmare a demersurilor facute de societate in cursul anului 2006 s-au recuperat de la bugetul statului suma de 92,22 mil. lei reprezentand TVA de rambursat si suma de 7,27 mil. lei reprezentand taxa achitata la fondul special al drumurilor publice.

2. Situatia capitalurilor firmei

Capitalurile proprii au fost influentate in principal de rezultate si se prezinta dupa cum urmeaza:

Fata de 31 dec. 2005 in anul 2006 se constata ca nu au intervenit modificari la capitalul social, iar fata de anul 2004 se constata o decapitalizare a societatii ca urmare a desprinderii societatii Revizie Vagoane S.A.

Pentru redresarea economico-financiara, societatea are ca prioritate in anul 2007 aplicarea in continuare a masurilor prevazute in programul de restructurare si redresare aprobat in anul 2006, precum si identificarea de noi surse de venit si metode de reducere a cheltuielilor.

Se observa ca profitul obtinut de societate a crescut de la an la an, lucru ce evidentiaza o mai buna organizare a activitatii.

In vederea redresarii economico-financiare a societatii, prin M.T.C.L. s-a initiat un proiect de act normativ care va reglementa unele masuri in scopul acoperirii pierderilor din anii precedenti, prin anularea obligatiilor catre bugetul general consolidat al statului, existente in sold la 31 dec. 200

Rate financiare

Principalele rate financiare sunt prezentate in tabelul de mai jos, cu valorile aferente perioadei 2003-2006:

CONCLUZII:

● Rata stabilitatii financiare reflecta legatura dintre capitalul permanent de care societatea dispune in mod stabil si patrimoniul total. Nivelul ratei in perioada analizata inregistreaza o tendinta de imbunatatire ca urmare a cresterii capitalului permanent si ca urmare a contractarii unui imprumut pe termen lung.

● Rata autonomiei financiare globale arata gradul de independenta financiara a societatii. Se considera ca existenta unui capital propriu de cel putin 1/3 din pasivul total constituie o premisa esentiala pentru autonomia financiara a societatii.

● Rata autonomiei financiare la termen exprima gradul de independenta financiara al unitatii pe termen lung. Nivelul acestei rate manifesta o tendinta de scadere continua datorita imprumutului pe termen lung.

● Rata de indatorare globala reflecta gradul de indatorare prin imprumuturi pe termen lung si mediu. Se utilizeaza in fundamentarea deciziei de atragere a surselor imprumutate pe termen lung.

● Rata creditelor de trezorerie reprezinta gradul de acoperire a necesitatilor de finantare a activitatii de exploatare cu credite pe termen scurt.

Structura veniturilor si cheltuielilor pe anul 2006

3.5.  STRUCTURA ORGANIZATORICA

1. Sistemul managerial

S.N.T.F. Calatori este administrata de 11 administratori, care constituie Consiliul de Administratie, alesi de Adunarea Generala a Actionarilor pe o perioada de 4 ani, avand posibilitatea de a fi realesi.

Conducerea executiva a Societatii Regionale de Transport Feroviar de Calatori este asigurata de catre director si are competente stabilite in conformitate cu H.G.R. nr. 584/109.1998, el fiind in acelasi timp si Presedintele Consiliului de Administratie.

Consiliul de Administratie are in principal urmatoarele atributii:

elaboreaza proiectul bugetului anual de venituri si cheltuieli al S.N.T.F. Calatori;

elaboreaza documentatiile privind structura organizatorica si regulamentul de organizare si functionare a S.N.T.F. Calatori;

elaboreaza si prezinta spre avizare Adunarii Generale a Actionarilor strategia de dezvoltare a S.R.T.F.C. pe termen scurt, mediu si lung, care se supune spre aprobare Ministerului Transporturilor;

hotaraste cu privire la inchirierea sau instrainarea bunurilor pe care le are in proprietate;

aproba investitiile la S.R.T.F.C. in limita competentelor si a plafoanelor stabilite de A.G.A.;

aproba criteriile de efctuare a operatiunilor de incasari si plati;

stabileste tactica si strategia de marketing;

aproba incheierea sau rezilierea contractelor potrivit competentelor acordate;

prezinta anual A.G.A., in termen de 60 de zile de la incheierea exercitiului financiar, raportul de activitate, bilantul contabil, contul de profit si pierdere pe anul precedent, precum si proiectul programului de activitate si proiectul bugetului de venituri si cheltuieli al societatii pe anul in curs;

aproba proiectul Contractului Colectiv de Munca ce urmeaza a fi negociat cu reprezentantii salariatilor;

aproba tarifele pentru activitatile specifice S.R.T.F.C. in conditiile legii;

aproba regimul de amortizare a mijloacelor fixe ale S.R.T.F.C

aproba scoaterea din functiune, casarea si valorificarea unor bunuri materiale, in conditiile legii;

stabileste drepturile de salarizare si celelalte drepturi de personal pentru personalul de conducere al S.R.T.F.C.;

rezolva orice alte probleme stabilite de A.G.A.

1.1. Activitatea organelor de conducere:

Conducerea executiva analizeaza periodic activitatea societatii si urmareste:

Ridicarea nivelului de incasari prin imbunatatirea permanenta a ofertei ( vanzarea de bilete cu anticipatie, oferte de pachete de servicii tip "trenurile zapezii", vagoanele "business-class" etc.);

Intensificarea activitatilor de marketing si publicitate;

Realizarea masurilor tehnico-organizatorice referitoare la asigurarea confortului calatoriei si curateniei in trenuri;

Intensificarea actiunilor de control in trenuri pentru reducerea calatoriilor frauduloase si diminuarea neregulilor in activitatea personalului propriu;

Realizarea programelor de reparatii si modernizari a mijloacelor de transport feroviar cat si a celor privind dotarea cu noi mijloace;

Realizarea masurilor stabilite si cuprinse in programele lunare, rezultate in urma analizelor efectuate lunar cu directorii Societatilor Regionale pe probleme ce privesc:

a) indicatorii tehnico-economici ai Societatilor Regionale ce caracterizeaza activitatea de transport feroviar de calatori;

b) activitatea de siguranta circulatiei si controlul trenurilor;

c) evolutia stocurilor de materiale si piese de scimb;

d) utilizarea parcului de material rulant din dotarea Societatilor Regionale;

e) actiuni intreprinse in cadrul Societatilor Regionale in vederea diminuarii orelor suplimentare.

Introducerea in exploatare a aplicatiei ARGUS in cadrul Sistemului Informatic Integrat pentru Calea Ferata - IRIS;

Modul de realizare a criteriilor de performanta cuprinse in Criteriile de performanta - O.G. nr. 79/2001;

Analizarea bilantului contabil si a contului de profit si pierderi la sfarsitul perioadelor de exercitiu financiar

2. Sistemul organizational

Societatea Nationala de Transport Feroviar de Calatori a marcat, incepand cu 1 februarie 2000, prin crearea a opt noi Societati Comerciale Regionale de Transport Feroviar Public de Calatori, debutul in a doua mare etapa de restructurare la calea ferata.

Conform art. 4 pct. (3) din H.G. nr. 1046/1999, predarea-preluarea activului si pasivului intre S.N.T.F. Calatori S.A. si Societatile Regionale se va face pe baza unui protocol incheiat intre acestea.

Protocolul prevede separarea activitatii de transport feroviar de lung parcurs de cea de interes local, insotita de separarea pe tipuri de trenuri, respectiv:

a) Trenuri de rang superior - accelerate, rapide, intercity, intercity expres;

b) Trenuri de persoane.

Noile societati, infiintate pe razele de activitate ale vechilor Agentii Zonale de Calatori, acopera, fiecare, cateva judete si functioneaza sub urmatoarele denumiri:

1. S.R.T.F.C. Bucuresti S.A. care are ca raza de activitate judetele Giurgiu, Dambovita, Prahova si Ilfov si are un numar de 180 de trenuri in operare;
2. S.R.T.F.C. Craiova S.A. acopera judetele Teleorman, Olt, Dolj, Gorj, Valcea, Arges si Mehedinti si are 212 trenuri in operare;
3. S.R.T.F.C. Timisoara S.A. se intinde pe raza judetelor Caras Severin, Timis, Arad si Hunedoara. Numarul de trenuri in operare este de 396;
4. S.R.T.F.C. Cluj S.A. are ca raza de activitate judetele Bihor, Cluj, Salaj, Satu Mare, Maramures si Bistrita Nasaud si are un numar de 202 trenuri in operare;
5. S.R.T.F.C. Brasov S.A. opereaza pe raza judetelor Sibiu, Brasov, Alba, Mures, Harghita si Covasna cu un numar de 234 trenuri;
6. S.R.T.F.C. Iasi S.A. acopera judetele Iasi, Suceava, Vaslui, Neamt, Botosani si Bacau, avand in exploatare un numar de 186 trenuri;
7. S.R.T.F.C. Galati S.A. se intinde pe raza judetelor Buzau, Vrancea, Galati si Braila si are 108 trenuri in operare;
8. S.R.T.F.C. Constanta S.A. are un numar de 62 de trenuri in operare cu ajutorul carora efectueaza activitatile specifice pe raza judetelor Ialomita, Constanta, Tulcea si Calarasi.

Divizarea S.N.T.F. Calatori S.A. a avut doua scopuri majore: in primul rand mai buna gestionare a resurselor financiare in transportul local si regional, iar in al doilea rand de a permite flexibilitatea transportului feroviar de calatori si adaptarea traficului local si regional la cerintele cetatenilor.

Concomitent cu cele opt companii, aflate sub directa coordonare a Ministerului Transporturilor, va functiona si compania "mama" S.N.T.F. Calatori, care va opera cu cele 262 de trenuri de lung parcurs.

Pentru o buna desfasurare a activitatii fiecaruia dintre cei noua operatori s-au stabilit cateva principii de organizare si derulare a activitatii:

a) parc propriu de vagoane si de locomotive;

b) subunitati de tractiune si revizii de vagoane;

c) preluarea unor statii si halte de catre Societatile Regionale pe raza carora se afla;

d) incheierea de contracte pentru prestatii intersectoriale atat intre operatorii de calatori cat si cu ceilalti operatori feroviari sau societati feroviare;

e) defalcarea pe societati a contravalorii calatoriei si a consumului de energie electrica se va face procentual;

f)  modificarea tarifelor in transportul public feroviar de calatori se va face cu acordul Oficiului Concurentei si cu informarea Guvernului;

g) coordonarea orarelor si elaborarea mersului trenurilor se vor face in concordanta cu sistemul national si international.

In ceea ce priveste activitatea comerciala si de servicii S.N.T.F. Calatori va opera toate trenurile de rang superior, chiar daca unele opereaza numai pe teritoriul unei singure Societati Regionale. De asemenea, toate trenurile internationale, a caror circulatie se face in baza unor orare convenite la diferite conferinte europene, se gestioneaza tot de S.N.T.F. Calatori.

Trenurile personale care circula pe teritoriul a doua sau mai multe Societati Regionale vor fi operate de catre societatea care are in dotare vagoanele ce formeaza garnitura trenului respectiv.

Avand in vedere faptul ca in statiile de cale ferata importante ponderea trenurilor de lung parcurs este mare, S.N.T.F. Calatori va sigura in 29 de statii servicii cu personal propriu. In ceea ce priveste activitatea de tractiune S.N.T.F. Calatori va prelua 268 de locomotive din totalul celor existente, restul fiind repartizat pe Societatile Regionale. Tot astfel se va proceda si cu parcul de vagoane de calatori existent, S.N.T.F. Calatori urmand sa preia un numar de vagoane care sa acopere nevoile de formare a celor 262 de trenuri.

In prezent, situatia parcului de locomotive si vagoane este urmatoarea:

Graficul parcului de locomotive pe categorii de varsta

Graficul parcului de vagoane pe categorii de varsta

Prin politica de repartizare a subventiilor, Ministerul Transporturilor poate pune accentul pe trenurile de lung parcurs sau pe traficul local, in functie de nevoile sociale ale momentului.

Cunoscandu-se costurile de operare a trenurilor de scurt parcurs se creeaza premisele pentru subventionarea partiala a acestora din bugetele locale.

Unele probleme stringente, dar comune, cum ar fi programele de marketing, mersul de tren sau legitimatiile de calatorie vor fi administrate, in continuare, de catre societatea centrala S.N.T.F. Calatori.

Echipele manageriale proprii fiecarei societati vor trebui sa gaseasca solutii pentru imbunatatirea transportului local de calatori, pentru o apropiere cat mai mare de nevoile locale, dar si pentru reducerea substantiala a cheltuielilor.

ANALIZA VECHIULUI SISTEM INFORMATICAL S.R.T.F.C. CONSTANTA

1. PREZENTARE GENERALA

In urma reorganizarii Societatii Nationale de Transport Feroviar de Calatori, S.R.T.F.C. Constanta ii revine rolul de a-si conduce si organiza intreaga activitate economico-financiara, astfel incat la sfarsitul exercitiului financiar sa se inregistreze o activitate profitabila la nivelul firmei.

Din punct de vedere a sistemului informational, respectiv al inzestrarii tehnice a sistemului informatic, mostenirea primita de la S.N.T.F. Calatori a fost foarte saraca.

Astfel, la nivelul birourilor serviciilor financiar, contabilitate, personal, comercial, marketing, tractiune, control au fost repartizate cate un calculator Pentium 1 la 166 Mhz, hard disk de 2 Gb, echipat cu floppy disk, imprimante cu ace Canon BC 269. Sistemul de operare folosit pe respectivele calculatoare era Windows 98, iar pentru prelucrarea datelor si redactarea documentelor se folosea pachetul de aplicatii Office 97.

Deci, pentru a se putea introduce datele in calculator, functie de serviciul in care isi desfasoara activitatea, angajatii trebuiau sa astepte pana cand se elibereaza calculatorul. Astfel apareau intarzieri mari in prelucrarea datelor si prezentarea situatiilor financiare, respectiv a datelor ce trebuiau prezentate la esalonul superior. De asemenea, pentru a se putea realiza inchiderea de luna, trimestru sau inchiderea anuala era necesara efectuarea de munca in afara orelor de program, lucru ce ducea la cresterea cheltuielilor salariale ale firmei, respectiv la diminuarea profitului.

Pentru exemplificare am ales prezentarea modului de prelucrare a datelor si informatiilor din cadrul serviciului financiar si personal. Ambele servicii, conform statului de incadrare, au in cadrul lor cate 4 salariati plus un sef de serviciu.

In cadrul serviciului financiar, pentru calcularea salariilor este necesara introducerea pontajelor de prezenta de la toate cele 10 Sucursale Regionale aflate in subordinea S.R.T.F.C. Constanta.

Dat fiind faptul ca baza de date era realizata cu ajutorul Sistemului de Gestionare a Bazelor de Date "Fox Pro 2.6", acesta fiind un sistem rudimentar de lucru cu bazele de date, se efectuau cu mare dificultate operatiuni complexe de calcul cu privire la datele introduse.

Acest lucru solicita timp suplimentar pentru culegerea, prelucrarea si transmiterea datelor. In conformitate cu prevederile Contractului Colectiv de Munca si Contractului Individual de Munca, acest timp suplimentar era remunerat in functie de specificul postului si atributiile de serviciu.

2. Sistemul metodologic

In activitatea de proiectare a sistemului informatic al firmei S.R.T.F.C. Constanta un rol foarte important il are sistemul metodologic.

Prin metodologie se intelege totalitatea metodelor, tehnicilor si procedeelor folosite in cadrul firmei pentru realizarea fluxurilor informationale ce duc la o buna functionare a activitatii economice desfasurate de agentul economic.

Inainte de proiectarea noului sistem informatic, pe linia evidentei personalului, in vederea realizarii statelor de salarizare a angajatilor firmei, informatiile cu privire la pontajul salariatilor se centralizau in Societatea Regionala Constanta unde, pe baza pontajelor si a prevederilor Contractului Colectiv de Munca se realizeaza statele de salarii, ce sunt inaintate compartimentului financiar-contabil pentru efctuarea platilor catre angajati si catre bugetul de stat.

La nivelul Sucursalelor Regionale, pe baza evidentei zilnice a personalului angajat, se folosesc, in vederea realizarii pontajului, urmatoarele informatii:

prezenta la serviciu a salariatilor;

numarul de zile de concediu de odihna;

numarul de zile de concediu medical;

concediul pentru ingrijirea copilului;

concediile pre si post natale;

concediile de lauzie.

De asemenea se tine cont de absentele nejustificate de la serviciu, iar daca numarul acestora depaseste o anumita limita, prevazuta in Contractul Colectiv de Munca, se vor aplica penalitati, putandu-se ajunge la desfacerea disciplinara a contractului individual de munca.

La nivelul Societatii Regionale se efectueaza urmatoarele operatiuni:

centralizarea pontajelor de la Sucursale;

determinarea salariului realizat;

determinarea orelor suplimentare si adaugarea la salariul realizat, obtinandu-se salariul brut;

scaderea din salariul brut a contributiilor fata de bugetul de stat si Casa Nationala de Asigurari de Sanatate: somaj. C.A.S., C.A.S.S.;

scaderea deducerilor personale si a celor suplimentare din salariul brut;

aplicarea cotei de impozitare de 16% asupra a ceea ce ramane din salariul brut, obtinandu-se restul de plata;

adunarea deducerilor personale la restul de plata obtinandu-se salariul net.

Pentru intocmirea statelor de salarizare personalul din compartimentele financiar-contabil si resurse umane a fost suplimentat cu personal din teritoriu. Acest lucru a generat disfunctionalitati in desfasurarea activitatii in teritoriu, determinand personalul din teritoriu sa isi desfasoare activitatea si in afara orelor progamului normal de lucru stabilit prin contractul individual de munca.

Deci, putem spune ca lipsa unui sistem informational bine pus la punct, respectiv lipsa unui sistem informatic performant, duce la dezorganizarea activitatii la nivelul firmei.

De asemenea, din punct de vedere al productivitatii muncii, se constata ca in absenta unui sistem informatic care sa elimine intarzierile generate de repartizarea neuniforma a volumului mare de informatii ce trebuie prelucrat, creste perioada de timp necesara prelucrarii acestor informatii, fapt ce determina cresterea cheltuielilor cu forta de munca, proportional cu timpul suplimentar lucrat.

In tabelul de mai jos sunt prezentate cheltuielile cu numarul de ore suplimentare anuale realizate de fiecare Sucursala Regionala in cursul anului 2002, inainte de modernizarea sistemului informatic:

Toate aceste remunerari suplimentare au dus la cresterea cheltuielilor salariale in conditiile in care veniturile din vanzarea biletelor erau aproximativ constante.

Acest lucru a determinat scaderea rentabilitatii factorului de productie munca prin diminuarea masei profitului cu cheltuielile suplimentare generate de munca in afara orelor de program, mai precis de folosirea nejudicioasa a resurselor umane si materiale de care firma dispunea.

Deci, in lipsa unui sistem informatic bine pus la punct, sistemul informational este ineficient, lucru ce va afecta si capacitatea de decizie a factorilor de decizie la nivelul firmei. Acest lucru se concretizeaza prin luarea unor decizii ce nu au ca suport informatii complete - Sucursalele Regionale nu puteau transmite in acelasi timp situatiile solicitate de departamentul de conducere.

Pentru a se elimina neajunsurile provocate de lipsa unui sistem informatic performant s-a trecut la proiectarea unui nou sistem informatic, care sa permita folosirea de aplicatii pentru toate sectoarele firmei, incepand cu cele de personal si financiar-contabile si pana la cele de gestiune tehnico-materiala. Deci, scopul final al modernizarii sistemului informatic este de crestere a profitului societatii prin diminuarea cheltuielilor suplimentare inregistrate cu forta de munca.

Fluxuri informationale la S.R.T.F.C. Constanta

In cadrul S.R.T.F.C. Constanta informatia acopera trei sectoare importante ale acesteia, generand trei fluxuri informationale:

1. Fluxul informational al mecanicilor de locomotiva si controlorilor de tren

Fluxurile de informatii degajate de activitatea mecanicilor de locomotiva si a controlorilor de tren sunt foarte importante pentru mentinerea activitatii desfasurate de acestia la cei mai inalti parametrii in cadrul firmei. Acest lucru este justificat de rolul si raspunderea pe care acestia le au in buna desfasurare a transportului feroviar de calatori.

Informatiile pe care mecanicii de locomotiva si controlorii de tren le furnizeaza catre centralul S.R.T.F.C. Constanta sunt urmatoarele:

pontajul personalului;

turnusurile realizate, precum si planificarea acestora pentru perioada urmatoare;

rapoarte de activitate a controlorilor de tren privind evenimentele, abaterile constatate etc.;

informatii legate de trafic;

alte informatii de care conducerea are nevoie pentru planificarea si organizarea activitatii in conditii de profitabilitate ridicata.

2. Fluxul informational legat de dirijarea si siguranta circulatiei

Fluxurile de informatii degajate de sectorul de dirijare si siguranta circulatiei feroviare au un rol deosebit de important in activitatea firmei, atat in planul sigurantei calatorilor cat si in ceea ce priveste buna organizare a activitatii.

Informatiile din sectorul de dirijare si siguranta circulatiei furnizate sunt:

cale libera, respectiv trenurile au drum liber, este o informatie vitala. In special in perioada de vara, avand in vedere faptul ca traficul feroviar se suplimenteaza cu trenurile sezoniere, orice nesincronizare intre emitator si factorii de decizie poate duce la adevarate catastrofe feroviare;

gradul de urgenta 1, 2, si 3 stabileste care din trenuri beneficiaza de prioritate atunci cand apar intarzieri in trafic;

ora de sosire si ora de plecare sunt foarte importante deoarece in functie de ele se acorda cale libera sau oprire;

in caz de defectiune a locomotivelor sau vagoanelor aflate in trafic este foarte important ca informatia sa ajunga la factorii de decizie si la cei de executie, intr-un timp cat mai scurt si fara a contine date eronate, pentru a se putea interveni in timp util si a elimina, pe cat posibil, dereglarea traficului;

in cazul unor calamitati naturale este important ca orice defectiune aparuta la terasamentul caii ferate, la liniile de contact etc sa fie adusa la cunostinta factorilor de decizie in timpul cel mai scurt.

Fluxul informational al sectorului de mentenanta

Fluxurile de informatii degajate in cadrul acestui sector prezinta o importanta aparte deoarece reprezinta mecanismul ce asigura suportul logistic necesar care face ca intregul trafic feroviar sa functioneze in conditii de performanta.

Informatiile din sectorul de mentenanta sunt:

de natura financiar-contabila;

pentru evidenta personalului;

pentru planificarea activitatii si elaborarea de prognoze;

de gestiune etc.

De calitatea, viteza si frecventa cu care informatia circula prin sistemul informational va depinde in viitor capacitatea firmei de a face fata concurentei.

Necesitatea imbunatatirii sistemului informatic al S.R.T.F.C. Constanta

Pentru a vedea daca se impune realizarea investitiei in sistemul informatic voi face o analiza asupra veniturilor realizate din activitatea de exploatare, precum si asupra cheltuielilor efectuate cu forta de munca la S.R.T.F.C. Constanta in perioada 2000 - 2002, perioada in care sistemul informational era cel prezentat la subcapitolul 1., comparativ cu perioada 2003 - 2005, perioada in care s-a implementat noul sistem informatic IRIS (vezi cap. 5):

Dupa cum se poate observa din graficul prezentat mai jos, in perioada2000 - 2003 a avut loc o crestere constanta a numarului de ore suplimentare anuale, pe fondul unei cresteri, putem spune normale, a salariului mediu orar, ceea ce a condus la un total al cheltuielilor salariale cu orele suplimentare de 940.000 lei, pentru toata aceasta perioada. Cheltuielile salariale cu orele suplimentare au avut in aceasta perioada o pondere de aproximativ 33% din totalul cheltuielilor salariale suportate de firma.

In perioada 2003 - 2005, in urma modernizarii sistemului informatic, a avut loc o scadere spectaculoasa a cheltuielilor salariale cu orele suplimentare, in ciuda faptului ca salariul mediu orar a continuat sa creasca (in mod oarecum firesc, datorita majorarilor salariale negociate).

Astfel, in aceasta perioada, totalul cheltuielilor salariale cu orele suplimentare a fost de numai 686.000 lei, o reducere substantiala, iar ponderea detinuta de acestea in totalul cheltuielilor cu salariile a devenit de aproximativ 4%.

Necesitatea imbunatatirii sistemului informatic nu este impusa, insa, doar de reducerea cheltuielilor salariale datorate orelor suplimentare.

Datorita imbunatatirii sistemului informatic al firmei creste randamentul fortei de munca, se imbunatateste climatul de munca, angajatii preferand un loc de munca organizat la un nivel superior, creste calitatea informatiei si, in final, se obtine cresterea profitului firmei si a capacitati acesteia de a face fata concurentei.

Toate acestea in conditiile in care nu vor fi concediati angajati si activitatea economica a firmei va cunoaste o crestere intensiva, datorita cresterii vitezei de culegere a datelor si informatiilor, calitatii si vitezei de prelucrare a lor si cresterii gradului de precizie a rapoartelor financiare.

MODERNIZAREA SI EFICIENTIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC AL S.R.T.F.C. CONSTANTA

1. MODERNIZAREA TEHNOLOGIEI INFORMATIEI IN SFERA FEROVIARA

Programul de "Reabilitare a Cailor Ferate Romane" si "Strategia de dezvoltare a infrastructurii din Romania in perioada 2001 - 2010" prevad dezvoltarea si modernizarea infrastructurii feroviare romane in concordanta cu standardele europene, in scopul asigurarii compatibilitatii si interoperabilitatii cu sistemul de transport feroviar european. Telecomunicatiile si tehnologia informatiei reprezinta domenii de actiune prioritare, ca elemente de infrastructura feroviara detinute de Compania Nationala de Cai Ferate "C.F.R." S.A. in proprietate privata.

In ceea ce priveste activitatea de transport pe calea ferata, aceasta presupune un lant de activitati specifice al carui scop final este livrarea in bune conditii si in cel mai scurt timp a bunurilor transportate catre destinatia finala. Pentru a realiza acest lucru este necesara existenta unor informatii corecte, in timp real, privind locatia in care se afla fiecare dintre materialele rulante (locomotive si vagoane), starea lor tehnica, situatia rezervarii locurilor la trenurile de calatori, gradul lor de ocupare etc.

In acest scop a fost creat programul Beta care asigura nonstop informatiile necesare reglarii procesului de transport la toate nivelurile de decizie. Principalele probleme rezolvate de programul Beta se refera la evidentierea atat a activitatii si circulatiei trenurilor, cat si la calculul principalilor indicatori sintetici care reflecta nivelul si eficienta activitatii de transport pe o anumita perioada de timp. De asemenea, acest sistem contine module care sunt utilizate pentru evidentierea contractelor de inchiriere a materialului rulant, a parcursului vagoanelor straine pe reteaua C.F.R. intre intrarea si iesirea dintara), inventarierea generala a parcului de vagoane si locomotive etc. Securizarea accesului la aplicatie se face pe baza unei combinatii nume utilizator - parola, definite initial de administrator. Prin intermediul acestui cont administratorul poate gestiona o serie de informatii referitoare la clienti, servicii sau credite pentru clienti. Administratorul poate, de asemenea, sa caute in baza de date Beta un tren dupa numarul acestuia si obtine astfel toate informatiile necesare.

Functiunile sistemului informatic Beta au fost incluse si dezvoltate in cadrul sistemului IRIS (Integrated Railway Information System - Sistem Informatic Integrat pentru Calea Ferata). Astfel, extinderea sistemului informatic IRIS pe intreaga retea feroviara va inlocui aplicatia Beta.

2. INTRODUCEREA SISTEMULUI INFORMATIC IRIS LA S.R.T.F.C. CONSTANTA

In cadrul Proiectului de Informatizare si Modernizare a Comunicatiilor Feroviare din Romania, IRIS reprezinta cel mai complex proiect de tehnologie informatica derulat sub programele Bancii Mondiale. Acest sistem deserveste in jur de 4500 de utilizatori distribuiti in 560 de locatii (statii C.F., depouri, revizii de vagoane), asigurand solutia integrata de transmisie si prelucrare de date.

2.1. Managementul circulatiei trenurilor in

legatura cu starea infrastructurii

a) Monitorizarea circulatiei trenurilor se realizeaza cu ajutorul aplicatiei IRIS FOCUS. Aplicatia FOCUS furnizeaza informatii clare, concise si actualizate, permitand vizualizarea circulatiei trenurilor pe intreaga retea feroviara. Aceasta aplicatie foloseste informatiile din aplicatia CRONOS pentru a afisa circulatia trenurilor in mai multe moduri.

Utilizatorii pot alege, printre altele:

● harta geografica a retelei feroviare in care trenurile sunt afisate conform raportarilor facute in aplicatia CRONOS;

● graficul de circulatie pentru o sectie de circulatie. Trasa fiecarui tren este actualizata in functie de circulatia trenurilor raportata de CRONOS;

● prelucrarea informatiilor privind evenimentele din parcurs primite de la aplicatia ARGUS.

b) Planificarea mersului de tren IRIS ATLAS permite crearea traselor de tren si intocmirea unui program de circulatie. Pot fi create mai multe programe de circulatie, dar in mod uzual se folosesc numai doua: cel in curs si urmatorul. O data ce mersul de tren a fost stabilit, se pot opera modificari pe termen scurt, care sunt inregistrate in programul de circulatie pe o perioada stabilita. Zilnic, programul de circulatie este transmis la aplicatia CRONOS, astfel incat sa se poata raporta circulatia trenurilor din mai multe statii de cale ferata. Programul permite modificari de ultim moment si la programul care a fost deja transmis.

c) Sistemul de raportare al trenurilor IRIS CRONOS primeste de la aplicatia ATLAS programul de circulatie pentru ziua urmatoare si adaptarile la programul de circulatie pentru ziua curenta, pregateste lista trenurilor care circula prin fiecare statie si o transmite clientilor CRONOS din statie. Fiecare operator client de CRONOS din statie raporteaza ora de trecere, sosire sau plecare a unui tren conform circulatiei reale. Pentru trenurile intarziate se raporteaza si cauza intarzierii.

2.2. Managementul infrastructurii feroviare: evidenta elementelor de infrastructura simanagementul activitatii de exploatare si intretinere

a) Aplicatia managementului infrastructurii IRIS-IMA, pentru nivelele de exploatare si de conducere, contine:

● managementul componentelor infrastructurii feroviare;

● managementul activitatilor de intretinere;

● controlul costurilor de intretinere;

● cadastrul feroviar.

Aplicatia IRIS-IMA se bazeaza pe doua pachete integrate de aplicatii software si anume:

◘ Aplicatia MP5i axata pe gestiunea relationala a mijloacelor fixe, managementul activitatilor de intretinere, managementul proiectelor si controlul costurilor. Utilizatorii aplicatiei pot obtine informatii privind caracteristicile tehnice ale obiectelor de infrastructura, istoricul intretinerii, costuri si lucrari. Ei pot sa urmareasca si graficul de lucrari, reparatiile capitale si investitiile.

◘ Aplicatia GeoRail este un instrument pentru managementul cadastrului si componentelor caii ferate.

b) Aplicatia MERCUR este o aplicatie care utilizeaza o baz de date Oracle impreuna cu ARGUS si se comunica datele intre cele doua sisteme. Datele comerciale pot fi vizualizate din sistemul operational ARGUS.

Aplicatia MERCUR permite realizarea urmatoarelor functii:

● intretinerea fisierului de clienti;

● intretinerea fisierului de tarife;

● intretinerea fisierului de distante kilometrice comerciale;

● interfata cu decontul international;

● gestiunea contractelor de transport;

● interfata intre datele din scrisoarea de trasura si sistemul financiar.

c) Aplicatia IRIS ARGUS pentru activitati operative de marfa si calatori contine inregistrari pentru toate vagoanele de marfa si calatori si locomotivele care stationeaza sau care se afla in circulatie pe calea ferata, incluzand vagoane straine intrate/iesite prin statiile de frontiera. Evenimentele produse sunt raportate si inregistrate in baza de date ARGUS. Informatiile sunt stocate pentru o luna, dupa care sunt plasate intr-o baza de date istorica.

d) Aplicatia eXtended SELL gestioneaza vanzarea de bilete si rezervari de locuri. Avantajele acestui sistem sunt:

● dublarea numarului de calatori expediati;

● calitate superioara a serviciului prestat catre calatori;

● tarifare corecta;

● rezervarea sigura;

● bilet standardizat pe plan european, cu informatii clare;

● gestiune financiara sigura si rapida;

● reducerea majora a efortului manual;

● modelarea proceselor tehnologice specifice S.N.T.F. Calatori.

e) Aplicatia xSellTicketing cuprinde sistemul local de emitere electronica a legitimatiilor de calatorie. Este unul din sistemele cheie si poate fi considerat atat prin perspectiva geografica cat si prin cea functionala intr-unul din urmatoarele scenarii de lucru: puncte de vanzare independente, puncte de vaanzare conectate la nivelul unei unitati care la randul ei poate sa fie conectata sau nu in reteaua C.F.R.

f) Aplicatia xSellData cuprinde sistemul central de intretinere al datelor. Acesta este esential pentru intretinerea si gestionarea diferitelor categorii de date cum ar fi:

● graful c.f. de calatori;

● tarife si reguli comerciale;

● machete de bilete ;

● informatii privind trenuri si rute, compuneri de trenuri etc.

2. Avantajele introducerii sistemului IRISla S.R.T.F.C. Constanta

Sistemul IRIS a fost conceput punand in centrul atentiei caracterul preponderent comercial al activitatilor de transport feroviar. Esenta reformei C.F.R. si a directivelor Uniunii Europene este aceea ca nu se pot efectua activitati feroviare in pierdere, ele trebuie sa-si acopere costurile si sa aduca profit. Desigur ca pentru transportul de calatori se au in vedere, in acest concept, subventiile platite de guvern pentru echilibrarea bugetelor operatorilor de transport.

Aceasta abordare face ca sistemul IRIS sa fie unul dintre primele sisteme informatice feroviare din Europa care rezolva problemele de exploatare prin prisma eficientei acestora. Este mijlocul prin care Calea Ferata Romana poate transforma dezavantajul intarzierii cu circa 20 de ani, din motive obiective, a proceselor de informatizare intr-un avantaj major asupra altor cai ferate.

Inainte de implementarea sistemului informatic IRIS, baza de date a S.R.T.F.C. Constanta consta in arhive imense, formate din dosare, registre etc. De asemenea, vechiul sistem Beta de gestionare a activitatilor de exploatare nu este client server si functioneaza pe baza de mesaje transmise din terminale, prin tastarea unui sir de coduri, deci mult mai greoi si predispus aparitiei erorilor.

Sistemul informatic IRIS nu trebuie privit ca un produs finit, el este un proiect dinamic care creste si evolueaza odata cu societatile comerciale pentru care a fost proiectat.

Prima aplicatie - ATLAS - se refera la pregatirea, adaptarea si lansarea programului de circulatie. Cu ajutorul acesteia, utilizatorul (in speta, S.R.T.F.C. Constanta) introduce in retea programul maximal de circulatie pentru perioada urmatoare, program care este transmis catre unitatile din subordine, pana la nivel de statii. Acolo, fiecare impiegat de miscare afla programul de circulatie de pe ecranul monitorului calculatorului pe care il are in fata. De aici intra in functiune cea de a doua aplicatie - CRONOS - cu ajutorul careia se fac raportarea circulatiei si gestionarea abaterilor de la program si a dispozitiilor date pentru regularizarea circulatiei. Cu ajutorul sistemului informatic, impiegatul de miscare face inscrierea in sistem a acestei raportari intr-un mod mult mai simplu decat pe hartie, prin tastarea orei, minutului si liniei si, automat, informatia devine vizibila la toate nivelurile ierarhice implicate in proces.

Aparitia intarzierilor in circulatia trenurilor naste obligatia expedierii unor dispozitii pentru regularizarea circulatiei. Acestea au textele deja preformatate in sistem si normal ca sunt mult mai simplu si mai rapid de transmis.

A treia aplicatie - FOCUS - este cea de monitorizare in timp real. Toate raportarile sunt inscrise in baza de date a sistemului si apar, in cinci forme de vizualizare, pe ecrane aflate la dispozitia operatorilor de la regulatorul central si de la dispeceratul central de trafic. Cel mai spectaculos mod de vizualizare este realizat sub forma de schema, pe care tronsonul de linii este reprezentat continuu, statiile sunt reprezentate grafic, cu figurarea trenurilor, fiecare cu pozitia lui, oriunde s-ar afla, pe traseu sau intr-o gara. Trenurile sunt figurate cu culori diferite, in functie de incadrarea lor in graficul de circulatie si, in plus, sunt evidentiate dupa operatorii care le gestioneaza. Astfel se pot obtine indicatorii de utilizare a infrastructurii si de realizare a circulatiei.

Aplicatia ARGUS se refera la monitorizarea activitatilor de exploatare in statii tehnice si triaje si, cu ajutorul ei, se pot face cautari si localizari de vagoane, se pot simula toate activitatile care se desfasoara pe teren: compunere/descompunere de trenuri, triere etc. Intr-un mod similar este realizata si cea de a cincea aplicatie - MERCUR - prin intermediul careia se gestioneaza activitatile de incarcare-descarcare cu componenta comerciala. Aici, utilizatorul introduce toate comenzile de vagoane, ceea ce genereaza in sistemul informatic scrisori de trasura electronice, care, pe masura satisfacerii comenzilor, se completeaza cu date reale iar tarifarea se poate face automat. Astfel, sansele de a gresi ale casierului se reduc considerabil, el urmand sa introduca manual doar unele taxe auxiliare.

Sistemul informatic de vanzare si rezervare a locurilor pentru trenurile de calatori - eXtended SELL - aduce beneficii concrete atat calatorilor, prin reducerea timpului de asteptare, tranzactia realizandu-se in aproximativ 50 de secunde, cat si S.R.T.F.C. Constanta. Societatea Regionala beneficiaza de o mai buna flexibilitate in stabilirea si gestionarea politicilor de marketing si in cresterea optiunilor de diferentiere a serviciilor si categoriilor de clienti. De asemenea, aplicatia este integrata complet cu procesele de lucru ale operatorului feroviar, ceea ce face ca informatiile oferite clientilor sa fie intotdeauna exacte. Din punct de vedere financiar, eXtended SELL realizeaza gestiunea de casa pentru fiecare post de vanzare, integrarea tuturor posturilor de vanzare intr-un sistem on-line, precum si calcularea fluxurilor financiare relevante pentru obligatia serviciului public si gestiunea centralizata a rambursarilor si a platilor pentru legitimatiile de calatorie subventionate.

Gestionarea financiar contabila a firmelor implicate in activitatea feroviara are aceeasi importanta pe care o au aplicatiile ce permit gestionarea eficienta a traficului feroviar. Implementarea unor aplicatii informatice capabile sa realizeze acest lucru in stransa concordanta cu celelalte activitati ale firmei conduce la inchiderea lantului unei activitati complete ce are la baza conceptul de e-business. Sistemul financiar-contabil integrat bazat pe principiile definite in planurile de afaceri ale S.R.T.F.C. Constanta permite dezvoltarea unui instrument care sa raspunda cerintelor de business ale firmei.

Solutia informatica aleasa apartine Oracle Financials si a schimbat radical modul de lucru al departamentului si comunicarea, in sensul modernizarii instrumentelor utilizate, cresterii eficientei si delimitarii clare a responsabilitatilor. Solutia implementata respecta principiile generale si pe cele specifice ale contabilitatii aplicate la nivelul intregii companii si raspunde unor cerinte particulare de gestionare a proiectelor care sunt deosebit de utile in cresterea eficientei activitatii.

Astfel, se pot urmari situatiile financiar-contabile pe centrele de cost (de la nivel de punct de lucru, statie, pana la nivel de central regionala si companie), pe centre de profit precum si pe activitatile specifice din sistemul feroviar de transport de calatori. Directorul Directiei Feroviare din cadrul Ministerului Transporturilor, Constructiilor si Locuintei, Vasile Olievschi mentioneaza ca "este pentru prima oara cand avem un instrument unitar care ne permite consolidarea datelor economico-financiare la nivel de companie si la nivelul Cailor Ferate Romane. Solutia implementata ne ajuta in mod concret la analiza in timp real a activitatii societatilor feroviare aflate in subordinea noastra. Avem astfel la dispozitie instrumente moderne, practice si utile care ne asigura suportul tehnic necesar in luarea deciziilor corecte la momentul potrivit".¹

In concluzie, datorita modernizarii sistemului informatic al S.R.T.F.C. Constanta au aparut beneficii substantiale prin incasarea corecta si la timp a contravalorii prestatiilor efectuate, s-au redus intarzierile de trenuri, se pot calcula precis si rapid veniturile obtinute, serviciile oferite clientilor sunt de mai buna calitate si informarea acestora este mult mai eficienta si exacta.

1. George Albu - Transportul feroviar adopta solutii IT in procesele de afaceri - Revista "Clubul Feroviar", Nr. 37, 200

3 SOLUTII DE MODERNIZARE SI EFICIENTIZARE A SISTEMULUI INFORMATIC ACTUAL

Dezvoltarea conceptului de e-business nu ar fi completa daca acesta nu ar oferi solutii de interconectare a tuturor companiilor feroviare la nivel international. Tehnologia informationala nu a ramas in urma la acest capitol, astfel ca, in prezent, aplicatii dintre cele mai variate permit realizarea unei viziuni de ansamblu la nivel international a activitatii feroviare, incepand de la gestionarea traficului, urmarirea tuturor garniturilor si alocarea traselor.

Astfel, aplicatia EICIS (European Infrastructure Charging Information System) permite unui operator feroviar sa comande si sa achite un traseu feroviar stand in fata computerului. Pe baza unui user si a unei parole, acesta acceseaza softul special pus la dispozitie unde bifeaza traseul dorit, specificul garniturii de tren (marfa transportata, numar de vagoane, tip de locomotiva) etc. In finalul aplicatiei, in functie de campurile bifate, programul calculeaza costul infrastructurii pentru realizarea transportului.

Pentru monitorizarea traficului si realizarea unei fluiditati cat mai mari, la nivel international se foloseste aplicatia Europtirails. Aceasta ofera informatii referitoare la locatia trenurilor, situatia coridorului prin care acestea circula, intarzierile aparute etc. Toate aceste informatii sunt in legatura cu departamentul care realizeaza tabelele de mers al trenurilor.

Aplicatia Pathfinder se dovedeste vitala pentru monitorizarea coridoarelor de transport, oferind toate datele pe care un operator trebuie sa le stie despre coridorul pe care garnitura se deplaseaza. Datele pot fi transmise celor interesati in format PDF, XML sau HTML.

La nivelul intregului sistem de transport, Proiectul Merits are ca scop crearea unei baze de date generale care sa cuprinda toate informatiile referitoare la trenurile de calatori ale tuturor cailor ferate europene participante la acest proiect. Astfel, fiecare retea de cale ferata are obligatia de a intocmi o baza de date, conform mersului de tren propriu pentru care este responsabila, intr-o structura tipizata sau compatibila cu interfata Eifact. Firma DB-Systems, care gestioneaza intreaga baza de date, efectueaza concentrarea datelor din toate fisierele pivot si pune la dispozitia cailor ferate participante un fisier cu aceeasi structura, pentru preluarea informatiilor necesare, in forma codificata. In aceasta baza de date exista informatii legate de trase, compunerea trenurilor, posibilitati de rezervare de locuri, tipuri de tarife aplicate, servicii oferite la bord etc. pentru toate trenurile, atat cele internationale cat si interne, pentru fiecare retea de cale ferata participanta.

Nu in ultimul rand, extinderea la alte module din Oracle e-Business Suite (Managementul stocurilor, Managementul aprovizionarii, Managementul mijloacelor fixe, Managementul contractelor), integrarea cu alte sisteme informatice (de exemplu cu Sistemul de vanzare bilete, Sistemul de emitere a scrisorilor de trasura) dar si implementarea unui sistem de suport decizional sunt, la fel ca si cele prezentate mai sus, solutii de modernizare si eficientizare a sistemului informatic actual, existente in prezent in oferta pietei de solutii IT.

Toate acestea asteapta doar decizia managerilor S.N.T.F. Calatori S.A. si a managerilor Societatilor Regionale, decizii conditionate, bineinteles, de gasirea resurselor financiare necesare, de a implementa aceste aplicatii in sistemul informatic existent, in vederea eficientizarii activitatii desfasurate, atat pe plan intern cat si international.

CONCLUZII SI RECOMANDARI

Se spune ca societatea spre care ne indreptam este sau va fi Societatea Informationala - Societatea Cunoasterii. Sintagma prin care este desemnata noua societate releva in mod deosebit mijloacele pe care aceasta se va baza.

Romania patrunde intr-o lume noua, o lume in care comunicatiile si tehnologia informatiei accelereaza expansiunea economiei dematerializate, modificand componentele competitivitatii si generand noi surse pentru cresterea economica, precum si noi locuri de munca.

Tehnologia informatiei si comunicatiile sunt printre factorii cheie ai dezvoltarii economice, care pot contribui direct la realizarea de schimbari fundamentale in domeniul economic si asigurarea unei dezvoltari durabile.

Societatea Informationala reprezinta o noua etapa a civilizatiei umane, un nou mod de viata, calitativ superior, care implica folosirea intensiva a informatiei in toate sferele activitatii si existentei umane, cu un impact economic si social semnificativ.

Rolul major jucat de comunicatii in noua economie implica o administrare flexibila si eficienta a acestui domeniu. Dinamica sectorului poate avea influente negative daca nu este cunoscuta si analizata, dar poate in acelasi timp oferi noi oportunitati. Managementul sistemelor informatice are o componenta internationala foarte importanta, legata de promovarea intereselor statului, firmelor si cetatenilor, in conditiile globalizarii.

Folosirea solutiilor informatice in dezvoltarea afacerilor reprezinta cheia succesului pentru orice companie. Astfel, conceptul de e-business reprezinta un element vital in dezvoltarea societatii. Acesta se traduce prin reducerea birocratiei in interiorul firmei prin trecerea de la metodele analogice la cele digitale pentru obtinerea si gestionarea cat mai buna a tuturor informatiilor.

Toate acestea au un singur scop: vanzarea cat mai eficienta a serviciilor si produselor si implicit satisfacerea clientilor. In ceea ce priveste relationarea intre companii aplicarea solutiilor de T.I. este solutia care le ofera acestora un limbaj comun.

Domeniul feroviar este unul unde solutiile de T.I. sunt vitale pentru desfasurarea activitatii. Volumul foarte mare de informatii cu care se lucreaza precum si domeniile de activitate diverse pe care le acopera acest sector reprezinta o provocare pentru specialistii in managementul sistemelor informatice.

Gestionarea cat mai precisa si eficienta a activitatii desfasurate in cadrul S.N.T.F. Calatori si a Societatilor Regionale reprezinta principala problema pe care echipele de conducere a acestor firme doresc sa o rezolve. Incepand de la asigurarea necesarului de materie prima, gestionarea activitatii de lucru pe fiecare palier al firmei, vanzarea serviciilor si pana la relationarea cu ceilalti parteneri de afaceri, fiecare activitate se bazeaza pe folosirea tehnologiei informatiei.

Astfel, solutiile T.I. gestioneaza si ofera informatii operatorilor feroviari referitoare la activitatea trenurilor; sistemele electronice de taxare permit un mai bun control asupra traficului de calatori aducand totodata o mai mare multumire clientilor. Tehnologia permite inchirierea de vagoane, plata taxei de infrastructura sau rezervarea de bilete prin simple apasari de buton.

Punerea in comun a tuturor factorilor implicati pentru a crea viziunea de ansamblu a activitatii reprezinta pasul catre comertul de tip e-business in domeniul feroviar. Mai mult, in conditiile in care la nivel european se pune problema interoperabilitatii, cei implicati in activitatea feroviara, indiferent de ramura, trebuie sa adopte un limbaj comun.

Trecerea de la situatia de monopol la cea de libera concurenta in sectorul feroviar a crescut gradul de interes al firmelor implicate fata de solutiile informatice capabile sa ofere informatii amanuntite despre activitatea feroviara in general, precum si solutii de eficientizare a activitatilor conexe.

Pentru realizarea unui sistem informatic eficient trebuie avute in vedere unele reguli de baza ce au fost deduse din practica:

● Abordarea globala modulara:

La proiectare sistemului trebuie avuta in vedere legatura acestuia cu lumea exterioara, comunicarea cu alte sisteme similare, compatibilitatea cu sisteme

de alta natura, posibilitatea includerii intr-un sistem mai complex etc.

Sistemul informatic va fi conceput si realizat astfel incat sa poata fi integrat intr-un alt sistem mai complex, prin folosirea unor limbaje de programare flexibile. Compatibilitatea cu alte sisteme informatice este o cerinta fundamentala in cadrul relatiilor economice dintre doi sau mai multi agenti economici.

● Criteriul eficientei economice:

Cu alte cuvinte, la proiectare trebuie avut in vedere ca raportul dintre rezultatele economice directe sau indirecte obtinute prin implementarea si folosirea sistemului si totalitatea costurilor de realizare sa fie cat mai mare.

Dupa cum am analizat in subcapitolul s-a observat ca, odata cu modernizarea sistemului informatic al S.R.T.F.C. Constanta, scaderea nivelului cheltuielilor cu drepturile salariale corespunzatoare orelor suplimentare efectuate de salariati in perioada 2003 - 2005 fata de perioada 2000 - 2002 a dus la obtinerea unui beneficiu total de 25000 lei. Tinand cont de tendinta de mentinere la cote scazute a cheltuielilor salariale cu orele suplimentare, cheltuielile efectuate cu realizarea si implementarea sistemului informatic se vor amortiza integral din beneficiul realizat prin reducerea acestor cheltuieli.

De asemenea trebuie avut in vedere ca nu trebuie sa se modifice structura de personal existenta, dat fiind faptul ca fondurile alocate pentru realizarea sistemului informatic provin din sumele ce se cheltuiau cu plata orelor suplimentare efectuate de personalul firmei pentru buna desfasurare a activitatii.

● Orientarea spre utilizatori

La realizarea sistemului trebuie sa se aiba in vedere cerintele si preferintele utilizatorilor. Interfata folosita trebuie sa fie "prietenoasa", cu meniuri usor de manevrat, fara sa fie nevoie de o pregatire speciala. Meniurile trebuie sa contina date complete si sa faca legatura cu bazele de date solicitate in timp scurt.

● Posibilitatea de dezvoltare ulterioara

Sistemul proiectat nu trebuie, pe cat posibil, sa fie dependent de dotarea tehnica actuala a beneficiarului, ci trebuie avute in vedere eventuale noi achizitii de tehnica de calcul, o eventuala schimbarea a sistemului informatic. Pentru combaterea acestui neajuns este necesar ca in cadrul operatiunii de alegere a componentelor retelei sa nu se achizitioneze sisteme tehnice mai vechi de generatia a 4-a, iar modul de configurare a sistemelor de calcul sa permita prelucrarea de date in mod simultan si succesiv, fara a se altera starea informatiilor.

De asemenea, serverul ce va fi achizitionat trebuie sa aiba puterea de a face fata solicitarilor retelei in a realiza transferul de date si informatii in timp util si fara a distorsiona datele si informatiile.

La capitolul de informatizare a sistemului de transport feroviar se are in vedere pregatirea Cailor Ferate Romane pentru un management modern, compatibil cu sistemele de lucru europene, capabil sa asigure interoperabilitatea pe plan international.

Astfel, in perioada urmatoare, strategia in domeniul informaticii se va axa pe dezvoltarea urmatoarelor sisteme informatice:

◘ IRIS - Sistemul informatic integrat al caii ferate;

◘ eXSell - Sistemul informatic pentru emiterea electronica a biletelor de calatorie;

◘ Sistemul financiar-contabil bazat pe pachetul Oracle Financials.

Identificarea unor parteneriate private care sa asigure capacitatea de acces la piata si sa ofere garantiile necesare pe plan international intr-un domeniu sensibil cum este informatica, trebuie sa constituie o prioritate care poate sa conduca la obtinerea de contracte avantajoase internationale.

ANEXE

● Anexa 1 - Structura S.R.T.F.C. Constanta

● Anexa 2 - Structura retelei sistemului informatic la nivelul central al S.R.T.F.C. Constanta

● Anexa 3 - Tabel cu descrierea fluxurilor de intrare-iesire pentru o aplicatie utilizata de Serviciul Personal

● Anexa 4 - Schema cu definirea datelor din sistem

● Anexa 5 - Schema cu definirea functiilor

● Anexa 6 - Grafic cu situatia comparativa a numarului de calatori transportati pe calea ferata in Romania si unele state europene in perioada 2002 - 2006

Anexa 1 "Structura S.R.T.F.C. Constanta"

Legenda:

- Societatea Regionala de Transport Feroviar de Calatori;

- Sucursala Regionala - nod de cale ferata;

- Sucursala Regionala;

- Linie c.f. principala;

- Linie c.f. secundara.

Anexa 2 "Structura retelei sistemului informatic

la nivelul central al S.R.T.F.C. Constanta"

Anexa 3 "Tabel cu descrierea fluxurilor de intrare-iesire

pentru o aplicatie utilizata de Serviciul Personal"

Anexa 4 "Schema cu definirea datelor din sistem"

Modelul entitate - asociere

PERSONAL

CONCEDII

PREZENTA

Anexa 5 "Schema cu definirea functiilor"

Anexa 6 "Grafic cu situatia comparativa a numarului de calatori transportati pe calea ferata in Romania si unele state europene

in perioada 2002 - 2006"

(milioane de calatori)

BIBLIOGRAFIE:

1.*** Monitorul Oficial numarul 352 din 15 noiembrie 1998;

2. Albu, George: Transportul feroviar adopta solutii IT in procesele de afaceri, Revista Clubul Feroviar, Nr. 37, 2004;

Allaire, Y.; Firsirotu, M.: Management strategic, Ed. Economica, Bucuresti, 2001;

Bajenescu, T.I.: Inteligenta distribuita si serviciile in retelele de telecomunicatii, Ed. Tehnica, Bucuresti, 2002;

Barbulescu, C.: Sistemele strategice ale intreprinderii, Ed. Economica, Bucuresti, 1998;

6. Demirbec, M.: Proiectarea sistemelor informatice financiar bancare, Ed. Fundatiei "Andrei Saguna", Constanta, 2005;

7. Karnyanszky, T.M.: Retele de calculatoare si comunicatii de date, Ed. Augusta, Timisoara, 2001;

8. Kilmer, W.: Retele de calculatoare si Internet pentru oameni de afaceri, Ed. Teora, Bucuresti, 2003;

9. Mercioiu, V.; Bob, C.A.; Dragusin, M.; Tomescu, F.; Bucur, C.: Management comercial, Ed. Economica, Bucuresti, 2001;

10. Militaru, G.: Sisteme informatice pentru management, Ed. All, Bucuresti, 2003;

11.Nicolescu, O.; Verboncu, I.: Management, Ed. Economica, Bucuresti, 2001;

12. Naftanaila, I.: Birotica si performanta manageriala, Centrul Editorial ASE, Bucuresti, 2000;

1 Radu, I; Ursachescu, M.; Ionita, F.: Informatica pentru managementul firmei, Ed. ALMI, Bucuresti, 2000;

1 Stanciu, V.; Gavrila, A.; Mangiuc, D.: Sisteme informatice financiar monetare, Centrul Editorial ASE, Bucuresti, 2002.