Succesul in mediul matricial

SUCCESUL IN MEDIUL MATRICIAL

Evitarea capcanelor in mediu matriceal impune recunoasterea diverselor personaje ce joaca un rol in proiect si dezvoltarea cailor de creare si sprijin a unei echipe a carei membrii nu au lucrat impreuna pana atunci (si care simt cum ii atrag presiunile organizationale in directii diferite).

Creati si consolidati continuu identitatea echipei:

clarificati viziunea echipei si relatiile de lucru De indata ce echipa s-a format, lucrati cu membrii echipei pentru a crea imaginea misiunii proiectului, pe care oamenii trebuie sa o inteleaga si sa o sustina. Dati-le sansa sa devina familiari cu stilurile lor de lucru;

definiti procedurile echipei. Incurajati echipa sa-si dezvolte propriile proceduri de lucru in loc sa permiteti folosirea abordarii grupurilor functionale din care provin membrii echipei;

clarificati autoritatea fiecarei persoane. Membrii echipei sunt tentati sa-si reprezinte sectorul functional cand adopta decizii in proiect. Clarificati nivelul de autoritate pe care il au si cine are autoritatea atunci cand ei nu o mai au;

aveti grija si ocupati-va de functionalitatea echipei. Ajutati oamenii sa stabileasca relatii interpersonale productive si confortabile. Continuati sa sprijiniti aceste relatii pe tot parcursul proiectului;

asigurati-va ca o persoana e numita manager al proiectului atribuindu-i-se si toate responsabilitatile de coordonare. Managerul echipei va incuraja toti membrii echipei sa tina cont de scopurile echipei si sa-si concentreze atentia asupra legaturilor dintre activitatile realizate de diferitii membrii ai echipei.

Creati membrii de rezerva ai echipei

asumarea angajamentelor. Adesea, in mediu matriceal, membrii echipei nu au autoritate unul asupra celuilalt. De aceea singurul motiv pentru care oamenii fac sarcinile pe care le-ati repartizat este pentru a raspunde la cererile cuiva despre care cred ca detine puterea sau pentru ca ei au decis personal sa faca respectiva sarcina. Lucrati cu oamenii inca de la inceputul proiectului pentru a-i incuraja sa atinga scopurile proiectului;

incercati sa cunoasteti stilurile celorlalti. Cu cat faceti mediul de lucru mai confortabil, cu atat oamenii vor vrea sa petreaca mai mult timp in acel mediu.

Atrageti sprijinul altor persoane in mediul de lucru.

gasiti un partizan. Pentru ca nu aveti autoritate asupra oamenilor ce pot afecta intr-un fel sau altul sansele de succes, gasiti cat mai repede un aliat care are autoritate, sau cel putin care se afla la un nivel ce ii permite sa aiba autoritate;

Cereti si apreciati sprijinul managerilor functionali ai membrilor echipei Faptul de a multumi managerului functional pentru sprijinul acordat personalului si pentru ca a permis personalului sa onoreze angajamentele luate, poate incuraja managerul sa va sprijine la fel pe viitor.

Creati proceduri specifice pentru a aborda problemele cele mai comune.

planificati cu suficiente detalii. Lucrati cu membrii echipei pentru definirea clara si concisa a sarcinilor ce trebuiesc indeplinite, a rolurilor si a responsabilitatilor pentru toate activitatile pentru a estima cat efort vor investi pentru sarcinile lor si cand;

identificati si ocupati-va rapid de conflicte In mediu matriceal conflictele apar frecvent datorita responsabilitatilor si stilurilor diferite ale oamenilor, a lipsei de experienta de munca in acelasi grup. Incurajati oamenii sa identifice si sa discute conflictele imediat ce apar. Creati rapid sisteme si proceduri specifice de lucru cu conflictele, inainte de a pierde controlul;

incurajati comunicarea deschisa intre membrii echipei in special in legatura cu problemele si frustrarile percepute de ei Cu cat auziti mai repede problemele, cu atat veti avea mai mult timp sa va ocupati de ele. De asemenea, cu cat este mai confortabila munca in cadrul proiectului, cu atat mai mult timp vor dori sa petreaca in acel mediu;

stabiliti un comitet de supraveghere la nivelul managementului superior pentru a monitoriza indeplinirea proiectului si pentru a rezolva noile probleme Managerul proiectului si managerul functional sunt preocupati de indeplinirea angajamentelor individuale si a celor asumate de organizatie. Din pacate aceste angajamente sfarsesc, de obicei, in cereri contradictorii cu privire la timpul si efortul oamenilor. Un comitet de supraveghere asigura ca este luat in seama impactul asupra organizatiei cand se decide modalitatea de rezolvare a acestor conflicte.

Rezumat

In mediul de lucru traditional, superiorul da sarcini de lucru, aproba cresterile de salariu si autorizeaza promovarile. Oricum, cresterea numarului de organizatii are loc in defavoarea structurii traditionale, indreptandu-se spre o alta in care alti oameni in afara de manager dirijeaza sarcinile. Acest nou set de relatii interpersonale ajuta la gasirea unui raspuns mai rapid si eficient la diversele tipuri de abordare a proiectului pe care organizatia le intalneste.

Lucrul cu succes in cadrul acestor noi organizatii orientate spre proiecte, cere sa recunoasteti diferitele persoane ce definesc si influenteaza mediul de lucru, intelegerea rolurilor lor unice si cunoasterea modului de lucru cu ei pentru a asigura cele mai inalte sanse pentru reusita proiectului.

Intrebari

1. Ce este structura centralizata?

2. Ce este structura functionala?

3. Ce este structura matriceala?

4. Care sunt persoanele cheie intr-un mediu matriceal?

5. Ca re sunt conditiile care va asigura succesul intr-un mediu matriceal?

Bibliografie

*** A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, Pennsylvania, 2000

Alain Amghar, Management de Projets, Editions J.C.I. inc. Montreal, 2001

Adrian Danet, Managementul Proiectelor, Editura Disz Tipo, Brasov, 2001

Kim Heldman, PMP: Project Management Study Guide, Edition Hardcover, 2001

Harold Kerzner, Earned Value Project Management, Edition Hardcover, 2000