Proiecte. management de proiect

PROIECTE. MANAGEMENT DE PROIECT

INTRODUCERE

Notiunea de proiect

Necesitatea/oportunitatea dezvoltarii proiectelor

Companiile dezvolta proiecte ca parti ale programelor, sau de sine statatoare, avand drept scop atingerea obiectivelor de dezvoltare economica identificate prin procesul propriu de planificare strategica.

Proiectele pot fi gestionate de companie sau contractate de la companie specializatain management de proiect. Din acest punct de vedere putem spune ca proiectele sunt demersuri unice, inedite, cu o durata determinata care vor aduce un beneficiu companiei si anume realizarea unui nou obiectiv de dezvoltare. Derularea lor comporta un grad de incertitudine si risc.
Un proiect este un mod de a lucra, de a organiza resurse (umane, materiale, financiare si timp) si activitati pe o durata determinata avand ca scop obtinerea unui rezultat final.

Proiect

1. Demersul in care resursele umane, materiale si financiare sunt organizate intr-un mod specific pentru realizarea unei lucrari dintr-un domeniu de activitate, cu specificatii date, cu restrictii de cost si timp, urmand un ciclu de viata standard pentru a realiza schimbari benefice definite prin obiective cantitative si calitative.(SR 13465: 2002)
2. Organizatie temporara, creata si organizata intr-un mod nou, pentru a executa procese de care depinde realizarea unor obiective cantitative si calitative, prin controlul si coordonarea resurselor umane, tehnice, logistice si financiare, cu restrictii de cost si timp, urmand un ciclu de viata standard.
3. Ansamblu de activitati cu caracter temporar realizate pentru indeplinirea unui obiectiv bine precizat (PMBOK)
4. Combinatie de resurse organizationale utilizate pentru obtinerea unor rezultate cu caracter de noutate care sa sustina organizatia (Cleland).
5. Organizatie temporara constituitain scopul de a desfasura procese unice, de complexitate ridicata, pentru obtinerea unor rezultate materiale/imateriala (Gareis).

Metodologia Price defineste un proiect ca:

"un mediu de management creat in scopul livrarii unuia sau mai multor produse de business in concordanta cu o justificare economica specificata."
sau
"o organizatie temporara care este necesara pentru a produce un rezultat unic si predefinit intr-un timp predefinit si cu resurse predefinite."
Observatie: nu pot fi considerate proiecte actiunile care nu prezinta caracter de noutate, procesele continue, uzuale care se desfasoarain cadrul companiilor.

Pentru cine sunt proiectele ?

Orice proiect se executa pentru cineva care poate fi o persoana individuala sau un grup de oameni. Acestia sunt clientii. Ei se caracterizeaza prin :

 Impun cerinte referitoare la proiect

 Beneficiaza de foloasele pe care le aduce proiectul, odata terminat.

 Au un rol in aprecierea reusitei/succesului proiectului.

Pentru majoritatea proiectelor clientul poate fi clasificat in mai multe categorii, fiecare avand un interes in derularea proiectului, si anume :

 Sponsorul sau titularul proiectului

 Finantatorul

 Beneficiarul

 Utilizatorul final

 Clientul final

 Persoane cointeresate.

Managerul de proiect , pentru a putea demara proiectul va studia cerintele tuturor grupurilor mentionate, chiar si numai la nivel informal.

Exemple de proiecte:

 Crearea unui site pentru orgaizatie

 Achizitionarea/construirea unui nou sediu pentru organizatie

 Campania de marketing pentru un nou produs

 Reamenajarea departamentului X din companie

 Innoirea retelei IT/telefonice din cadrul companiei

 Reorganizarea activitatii unui department (inclusiv management)

 Construirea unei case

 Dezvoltarea unui sistem informatic

Caracteristicile unui proiect.

Scopul unui proiect este, in primul rand de a realiza un obiectiv care va duce la un castig, la o situatie dorita a fi satisfacatoare. Pentru satisfacearea sa este necesara alegerea unei strategii care sa utilizeze la maximum capacitatea unei echipe de experti ce gestioneaza sau implementeaza proiectul. Toate proiectele trebuie sa respecte un set de reguli de baza, cu toate ca se confrunta, pe toata durata de viata cu evenimente aleatoare, care pot constitui factori de risc pentru realizarea acestora si prin urmare necesita schimbari.

Prin urmare caracteristcile unui proiect deriva din urmatoarele elemente fundamentale :

• data inceperii proiectului ;
• data finalizarii proiectului ;
• obiectivele acestuia ;
• bugetul alocat proiectului ;
• activitatile, in general unice, sau care se pot repeta pe o durata de timp limitata ;
• cadrul de desfasurare;
• ciclul de viata al proiectului.

Prin urmare putem identifica urmatoarele caracteristici ale proiectelor :

1. Temporalitate.

Presupune existenta unei date de start si a unei date de finalizare. Nu se pot constitui ca proiecte actiunile care au o durata neprecizata (Ex : tranzactiile in sistemul contabil). Aceasta caracteristca a proiectelor duce uneori la existenta unor constrangeri si da nastere la urgente.

2. Noutate

Orice proiect este nou, chiar daca exista si proiecte asemanatoare vor exista in cadrul sau evenimente si circumstante noi. Aceasta caracteristica da nastere la integrarea proiectului in activitatea companiei.

3. Unicitate

Proiectele au caracter unic, livrabile (produse sau servicii) unice, personal unic si circumstante unice. Unicitatea conduce la risc si incertitudine, deoarece nu se poate prevedea cu exactitate natura produselor si etapelor intermediare aceasta putand necesita eforturi suplimentare.

 Aceste trei caracteristici (temporalitate, noutate si unicitate) cu impactul pe care-l produc (urgenta, integritate si incertitudine) presupun ca planificarea sa fie realizata riguros, planurile de proiect sa fie etapizate(1) flexibile(2) si orientate pe scopuri(3)

1. Etapizarea ajuta la gestionarea urgentelor, ofera indicatii clare privind progresele inregistrate pana la realizarea produsului final.
2. Pentru a face fata incertitudinii.
3. Pentru a face fata incertitudinii, deoarece incertitudine exista si in privinta obiectivelor si metodelor utilizate. Chiar daca existaposibilitatea de a nu se cunoaste in totalitate, obiectivele pot fi macar identificate.

Ciclul de viata al proiectelor.

Consta din mai multe etape succesive care au loc intre inceperea si incheierea proiectului. Astfel, ciclul de viata al proiectelor sau mai bine zis viata proiectului (deoarece notiunea de ciclu presupune reluarea proiectului) incepe de la identificarea ideii proiectului, continua cu initierea, formularea, conceptia si evaluarea, mobilizarea echipei de proiect, executia, testarea, punerea in functiune si predarea catre beneficiar a produsului/serviciului si in fine incheierea activitatii proiectului - evaluarea finala a proiectului.

Eventual proiectul poate fi urmat de un alt proiect.

Ciclul de viata al proiectelor: Succesiunea fazelor prin care va trece proiectul, de la conceptie la realizare, pentru atingerea obiectivelor stabilite. (SR 13465:2002) Ciclul de viata al produsului/serviciului este o notiune mult mai acoperitoare decat ciclul de viata al proiectului.

Dupa cum se vede in figura durata de viata a produsului include si exploatarea produsului/ serviciului unui proiect, pana la retragerea lui de pe piata.

Analiza include : ideea de produs/serviciu, studiul fezabilitatii lui, definirea si planificarea lui.

Sinteza  presupune realizarea lui.

Exploatarea  reprezinta implementarea, utilizarea si intretinerea.

Retragerea presupune : scoatearea din uz sau inlocuirea sa.

Intre cele patru etape exista elemente comune dupa cum se poate vedea si din figura ele nu sunt independente unele de altele.

TIPURI DE PROIECTE.

Exista o mare varietate de proiecte. Ele pot fi clasificate dupa :

a. amploarea lor :

Organizational;

Local;

National;

Regional;

International.

b. domeniul obiectivului si activitatile proiectului :

proiecte industriale;

proiecte comerciale;

proiecte culturale;

proiecte ecologice;

proiecte stiintifice;

proiecte educationale;

proiecte de management.

FAZELE UNUI PROIECT.

In general la toate proiectele identificam patru faze :

Conceptia;

Planificarea;

Realizarea;

Incheierea.

Faza de conceptie este definitorie pentru proiect si are ca scop definirea elementelor caracteristice, a parametrilor proiectului in termeni clari care vor duce la decizia de incepere sau abandonare a proiectului de catre beneficiar.

In aceasta faza se vor analiza :

 capacitatea companiei de a realiza proiectul cu incadrarea in timpul cerut ;

 costul proiectului, estimarea costului ;

 cheltuielile implicate ;

 bugetul proiectului ;

 specificatiile proiectului (aspecte de calitate si cerinte de siguranta) ;

 identificarea riscurilor / problemelor ;

 definirea activitatilor, estimarea costurilor si a resurselor necesare .

Faza de planificare

Daca proiectul este aprobat de catre finantator incepe faza de planificare care consta in :

 stabilirea etapelor de executie si momentul executiei acestora;

 resursele necesare si cand acestea vor fi necesare ;

 bugetul.

Deci, se va face o planificare a activitatilor, a resurselor si a bugetului.

Planificarea in timp a activitatilor  presupune:

- descrierea activitatilor;

- se vor stabili dependentele dintre activitati;

- se estimeaza durata fiecarei activitati si resursele necesare;

- se calculeaza drumul critic (ruta de finalizare a proiectului).

Planificarea resurselor umane (durata necesara unui om de a realiza o activitate) si materiale (echipamente, utilaje) pentru fiecare activitate identificata in proiect in functie de prioritatile proiectului (performanta, costuri, timp).

Planificarea bugetului presupune estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate, estimarea surselor de venituri, identificarea eventualelor crize de lichiditati si a posibilitatilor de rezolvarea a acestora.

Ca rezultat al acestei faze, pentru a avea o privire de ansamblu a etapelor si activitatilor proiectului se utilizeaza diagramele Gantt.

Faza de realizare consta in executia efectiva a activitatilor in vederea executarii produsului final / serviciului. Managerul de proiect ( vezi echipa de proiect ) va monitoriza permanent costurile si progresul realizat, incadrarea in termenele stabilite si va interveni in cazul in timp util pentru a reduce eventualele neconcordante ivite.

Faza de terminare presupune evaluarea proiectului. Analizarea succesului proiectului din punct de vedere al metodelor (vezi metodologii de management de proiect) utilizate, performantele echipei de proiect (vezi echipa de proiect), incadrarea in termenele si bugetul proiectului, calitatea produsului / serviciului, in general daca au fost atinse obiectivele proiectului si performanta dorita.

MANAGEMENTUL UNUI PROIECT.

Notiunea de management de proiect

Managementul de proiect este o metodologie formala anume elaborata pentru a gestiona proiecte. Acest tip de management este diferit de managementul activitatii de rutina avand ca scop reducerea riscului si incertitudinii implementarii proiectelor.

 Managementul proiectelor

Planificarea, organizarea, monitorizarea si controlul tuturor aspectelor legate de proiect si motivarea tuturor celor implicati pentru a realiza in siguranta obiectivele proiectului, in limita timpului, costului si criteriilor de performanta stabilite. Contine totalitatea sarcinilor, tehnicilor si masurilor care decur din calitatea de leadership (SR 13465:2002)

  Managementul de proiect va tine cont si de faptul ca produsul proiectului si activitatea proiectului sunt definite la mai multe niveluri, care se contureazain succesiunea etapelor proiectului. Dintre acestea mai importante sunt trei si anume :

Nivelul integrator care presupune ca proiectul trebuie integrat in organizatie, acesta fiind o necesitate rezultata din obiectivele de dezvoltare ale companiei/organizatiei. Integrarea proiectului va fi abordata in studiul de fezabilitate.

Nivelul strategic care presupune elaborarea unui plan strategic pentru implementarea proiectului, care va contine jaloanele de evolutie ale proiectului. Strategia proiectului se elaboreazain etapa de definitie a proiectului.

Nivelul tactic care are la baza strategia. Se elaboreaza pe baza planului strategic, obiectivele si planurile de lucru identificate la nivelul echipelor de lucru si a participantilor la executia proiectului. La acest nivel se planifica, se monitorizeaza si se evalueaza metode de lucru detaliate. Acest lucru se realizeazain etapa implementarii proiectului.

Matricea obiective - metode

Plecand de la necesitatea de a face fata incertitudinii si riscului pe care le pune in discutie realizarea unui proiect foarte importante sunt metodele utilizate pentru a atinge obiectivele proiectului, care de cele mai multe ori sunt considerate a fi bine definite. In acest sens Turner si Cochrane in 1993 au realizat o matrice a obiectivelor si metodelor identificand o clasificare a proiectelor in patru tipuri:

Proiecte cu obiective bine definite si metode bine definite de atingere a obiectivelor, dand ca exemplu in acest sens proiectele din domeniul ingineriei, care tind sa fie planificate sub forma unor activitati bine definite si clar intelese.

Proiecte cu obiective bine definite, dar cu activitati slab definite, exemplu proiecte pentru realizarea unui nou produs. Fiind planificate in termenii unor rezultate intermediare cunoscute, metoda de obtinere a acestora va fi definita pe masura ce se pot obtine informatii despre modul optim de realizare a obiectivelor.

Proiecte cu obiective slab definite dar cu metode bine definite, exemplu proiecte pentru realizarea sistemelor informatice. Aceste proiecte sunt planificate in termeni de etape ale ciclului de viata. Obiectivele sunt definite in termeni conceptuali, dar specificatia este detaliata progresiv, cu fiecare noua etapa a proiectului.

Proiecte cu obiective si metode slab definite, exemplu proiecte de cercetare, schimbare organizationala. Aceste proiecte sunt definite in termeni de praguri de acces sau bariere. Pentru ca proiectul sa se termine cu succes trebuie sa se atinga un prag de acces pana la o anumita data.

Succesul proiectelor

Fiecare proiect are un set de elemente care pot fi utilizate pentru evaluarea succesului proiectului. Pentru a stabili acest set de criterii trebuie ca toti cei interesati in implementarea proiectului sa participe la stabilirea reusitei succesului proiectului:

sponsorul - valoare

beneficiarii - functionalitate

proiectantii - cea mai buna solutie de proiectare

managerii - incadrarea in limitele bugetare si in timp.

Plecand de la aceste principii iata o lista cu posibile criterii de succes pentru un proiect:

Criterii de succes

• Livrabilul isi atinge scopul economic declarat.
• Proiectul aduce un profit pentru proprietar, sponsor sau promotor.
• Satisface nevoile proprietarului, operatorilor sau utilizatorilor, consumatorilor si comunitatii.
• Proiectul indeplineste obiectivele prestabilite in conditiile cerute si la calitatea ceruta.
• Proiectul se incadreazain bugetul de timp si de cost.
• Proiectul satisface nevoile echipei de proiect.
• Aduce un profit echipei de proiect.

De ce esueaza proiectele

Proiectele pot esua din cauze ca:

• Lipsa coordonarii adecvate a resurselor si activitatilor
• Lipsa comunicarii dintre partile interesate, fapt ce conduce la nerespectarea cerintelor clientului
• Estimarea nerealista a costurilor si duratei proiectului, fapt ce poate conduce la depasirea bugetului sau a termenului
• Planificarea defectuoasa a resurselor si a activitatilor din proiect
• Monitorizarea defectuoasa a etapelor proiectului.

Managerul de proiect este o persoana care detine responsabilitatea pentru livrarea tuturor componentelor unui proiect, fie ca atributie profesionala in cadrul unui post cu normaintreaga fie ca sarcina de indeplinit intr-o situatie data. Pentru orice lucrare definitain termenii managementului de proiect, managerul de proiect este persoana responsabila de materializare a acesteia.

Metodologii de management de proiect

De ce este necesara o metodologie ?

In lipsa unei metodologii care sa stabileasca clar procese de management, managerii de proiect vor avea idei diferite asupra modului in care lucrurile trebuie organizate, ce trebuie realizat in diferite momente, etape ale proiectului care sunt responsabilitatile, sarcinile si autoritatea fiecarui rol in parte.

Prin urmare metodologia trebuie sa :

permite ca durata si costul sa fie pastrate in limitele tolerantelor admise ;

imbunatateste performanta, productivitatea si calitatea serviciilor de management de proiect ;

creste increderea clientului in finalizarea cu succes a proiectului. 

Metodologia de management de proiect

Set de procese de management, fiecare cu resurse si activitati clar definite, care transforma intrarile procesului in iesirile definite prin justificarea economica.

Orice metoda/ metodologie abordata trebuie sa urmareasca acelasi scop si anume sa clarifice :

Obiectivele proiectului

Rolurile si responsabilitatile celor mai importanti participanti la proiect

Punctele de control, in care se face analiza si verificarea evolutiei / progresului proiectului

Proceduri pentru managementul curent al echipei de proiect.

Norme de control al activitatii dintre etape, astfel incat sa se poata semnala din timp eventualele probleme.

Prin urmare ea va cuprinde toate activitatile clasice de management de proiect : planificarea, executarea, gestionarea, analizarea si verificarea muncii necesare pentru realizarea proiectului. Exista numeroase metodologii de management de proiect, majoritatea sunt private sau au la baza tehnici de planificare specifice (TenStep, Six Sigma) insa, exista si trei metodologii publice (BS6079 - Ghid de management al proiectelor, PRINCE - gestionarea cu succes a proiectelor, ISO 10006 - Managementul calitatii - directive de calitate in managementul de proiect).

Metodologia TenStep raspunde nevoii de a impune o disciplina si un control in managementul unui proiect pe masura ce acesta creste in dimensiuni. In acest sens TenStep Project Management ProcessT este impartit in zece pasi : primii doi pentru definire si planificare, iar urmatorii opt pentru managementul si controlul activitatii.

Metodologia Six Sigma este utilizata pentru a reduce pierderile si a imbunatati calitatea si performanta in domeniul cost si timp, in orice domeniu de activitate. Metodologia Sigma ofera o serie de unelte statistice care conduc la cresterea profitabilitatii si calitatii pentru proiecte cu aplicabilitate la nivelul oganizatiei prin care se urmareste imbunatatirea calitatii.

Astfel, putem spune ca scopul strategiei Six Sigma vizeaza cresterea profitului unei organizatii prin eliminarea variabilitatii, reducerea numarului defectelor si eliminarea pierderilor, care indeparteaza consumatorul si dauneaza organizatiei.

Strategia Six Sigma poate fi inteleasa si perceputa in trei moduri diferite:

• Metric : nivelul Six Sigma este asigurat atunci cand se obtin 3,4 defecte per un million de oportunitati. DPMO ( Defecte Pe un Milion de Oportunitati ) permite organizatiei sa se concentreze asupra complexitatii produselor sau proceselor sale.
• Metodologic : Six Sigma se bazeaza pe utilizarea a doua metode DMAIC - Defineste, Masoara, Analizeaza, Imbunatateste, tine sub Control - folosita, de regula, atunci cand se urmareste imbunatatirea produselor/ serviciilor sau proceselor existente si DMADV - Defineste, Masoara, Analizeaza, proiecteaza/ Design, Verifica- utilizata atunci cand se doreste proiectarea unor noi produse/ servicii sau procese. Six Sigma integreaza cea mai mare parte a tehnicilor managementului calitatii totale (TQM) si altele noi, bazate pe imbunatatirea performantei si a excelentei in afaceri.
• Filosofic : Six Sigma presupune reducerea variatiei proceselor organizatiei, focalizarea atentiei asupra consumatorului si luarea deciziilor pe baza de date si fapte.

Intre strategia Six Sigma si modelul de sistem de management al calitatii furnizat de ISO 9001:2000 exista o relatie de complementaritate, care are drept rezultat sporirea beneficiilor unei organizatii care implementeaza aceste strategii ale calitatii, concretizate in cresterea profitului, reducerea costurilor, reducerea numarului defectelor, cresterea satisfactiei consumatorului si fidelizarea acestora. (Sursa: lect. univ. dr. Carmen PAUNESCU )

Standardul BS6079 porneste de la premisa unui ciclu de viata complet al produsului, care incepe cu aparitia ideii de proiect si se termina cu dezafectarea la sfarsitul duratei de exploatare a proiectului finalizat. Se preteaza cel mai bine proiectelor tehnologice de anvergura, si odata proiectul demarat, considera ca managerul de proiect detine controlul integral asupra activitatii, recurgandu-se in limitele reduse la sponsorul sau investitorul proiectului. Nu impune tehnici specifice de management al proiectelor, dar recomanda explicit utilizarea unei structuri de defalcare pe produse si scoate in evidenta avantajele utilizarii unei metodologii a valorii realizate pentru cuantificarea evolutiei.

Diagrama de flux a procesului de de proiect conform standardului BS6079

Metodologia PRINCE ( PRojects IN Controlled Enviroment - Proiecte in medii controlate) circumscrie organizarea, managementul si controlul proiectelor. Sistemul PRINCE a fost elaborat in 1989, initial ca standard britanic guvernamental pentru managementul proiectelor de tehnologie informatica. Cea mai recenta versiune este PRINCE 2 a fost publicatain 1996 si se constituie intr-o abordare generica pentru managementul tuturor tipurilor de proiecte. Metodologia are la baza planificarea orientata pe produs, include procese verificate de project management avand la baza opt componente :

  Componentele sistemului PRINCE :

EVALUAREA PROIECTELOR

Prin evaluare se intelege emiterea de judecati privind progresul inregistrat pentru atingerea obiectivelor propuse. Prin evaluare se compara stadiile de realizare fata de cele stabilite initial, fiind un proces continuu dar si post-proiect .  

Evaluarea permanenta urmareste incadrarea in termenele si resursele stabilite initial precum si desfasurarea activitatilor planificate, informatiile obtinute fiind utilizate de catre managerul de proiect in conducerea proiectului.

Evaluarea finala a proiectului urmareste finalizarea la termen cu succes a proiectului.

Evaluarea vizeaza patru aspecte:

resursele investite

activitatile desfasurate

rezultatele obtinute

stadiul realizarilor

De asemenea, evaluarea va furniza informatii cu privire la urmatoarele aspecte:

   daca proiectul si-a atins obiectivele;

   daca activitatile au fost bine realizate

   daca resursele au fost utilizate eficient

   daca au ramas aspecte nerezolvate

Pentru ca evaluarea sa fie bine realizata sunt necesare etape intermediare de analiza, monitorizare a proiectului, precum si stabilirea de indicator si standarde de performanta.

Schema de evaluare si monitorizare se stabileste in faza de planificarea a proiectului si ea trebuie inclusa atat in planificarea activitatilor cat si a costurilor.

Reducerea duratei si costurilor proiectelor

Durata proiectului poate fi redusa daca se va realiza o analiza atenta a acestuia, a planului initial si se vor face corelatii corecte intre activitati, resursele implicate, riscurile acceptate si calitatea dorita.

Metode de reducere a duratei proiectului:

1. Tehnici de chestionare: presupun examinarea fiecarei actvitati si analiza tuturor aspectelor implicate (pozitive si negative), cautandu-se unele modalitati de reduce a acestora. Astfel se vor cauta raspunsuri de intrebari ce vizeaza:

   scopul ( Ce se efectueaza? De ce se efectueaza? Ce altceva s-ar putea efectua? Ce se va face?)

   locul ( Unde are loc? De ce acolo? Unde s-ar putea desfasura? Unde se va desfasura?

   succesiunea activitatilor ( Cand va fie executata? De ce atunci? Cand ar mai putea fi executata? Cand va fi executata? )

   resursa umana ( Cine o va executa? De ce acea persona? Cine ar mai putea s-o execute? Cine o va executa? )

   mijloace ( Cum se va executa? De ce se executa astfel? Cum s-ar mai putea executa? Cum se va face? )

Astfel se va analiza daca planificarea facuta initial este cea mai buna sau poate fi redusa.

2. Suprapunerea activitatilor : presupune cautarea acelor activitati care pot fi realizate simultan, tinandu-se cont de interconditionarile dintre activitati si resursele alocate pentru activitati.

3. Cresterea riscului : presupune micsorarea duratei unei activitati cu anumite riscuri, de exemplu:

micsorarea perioadei de achizitionare a anumitor echipamente cu riscul ca la data achizitionarii furnizorul sa nu le aiba pe stoc si sa fie nevoie sa se comande in afara tarii,

micsorarea perioadei de testare a unui produs, cu riscul ca la finalizarea proiectului acesta sa aiba deficiente.

Astfel de situatii sunt nedorite si pot conduce la esec, de aceea este bine ca in cazul utilizarii acestei tehnici sa se faca o analiza foarte detaliata.

4. Transferul resurselor : presupune utilizarea resurselor alocate acelor activitati necritice care pot fi amanate pentru mai multe perioade de timp.

5. Cresterea costurilor : Deoarece reducerea timpului de exectie in general este costisitoare se poate apela pentru reducerea duratei la costul mediu. In acest sens se va creste costul activitatilor critice (care au costul cel mai mic pe unitatea de timp) micsorandu-se durata. Se va reface noul drum critic si noile costuri. Costul cresterii va fi comparat cu costul mediu pe unitatea de timp alocat intregului proiect, si in cazul in care este mai mic, atunci reducerea duratei este benefica.

Aceasta metoda pare aparent simpla dar in practica nu este foarte simplu sa replanifici duratele tuturor activitatilor dupa o modificarea a costului. De asemenea, costul nu este totdeauna liniar in raport cu timpul, iar resursele nu pot fi intotdeauna transformate in unitati monetare ( Ex: daca o masina produce din constructie 3 piese pe ora, nu pot produce mai multe pe ora chiar daca ele inseamna bani, sau daca spatiul unei hale in care are loc productia este limitat el nu poate fi extins pentru a lucra mai multi oameni ).

Daca este totusi posibil sa reducem durata proiectului prin cresterea costului atunci este posibil si invers, adica sareducem costul prin cresterea duratei . Daca aceasta crestere se refera la activitatile necritice, atunci se poate creste durata acestora fara sa fie afectata durata totala. Daca resursele obtinute prin reducerea costului determinata de cresterea duratei activitatilor necritice pot fi redirectionate catre alte activitati, atunci putem spune ca se va reduce si costul si durata.

In concluzie duratele nu pot fi reduse la nesfarsit, exista un nivel minim de reducere a duratei pana la care costul mediul nu creste. Graficul final/ reteau finala se va realiza dupa ce au fost analizate si epuizate toate aceste metode si tehnici de reducere a duratei si costurilor, cu pastrarea legaturilor logice dintre activitati.

Test de evaluare

Incercuieste raspunsurile corecte care reprezinta caracteristicile unui proiect.  Corect a, c, e

A a) Noutate B b) Calitate C c) Unicitate D d) Stabilitate E e)Temporalitat

2. Alegeti varianta corecta din cele prezentate mai jos si completati diagrama cu etapele ciclului de viata al proiectelor conform ordinii logice.

A AA

a) retragere exploatare analiza, sinteza F

b) retragere, analiza, sinteza, exploatare. F

c) analiza, sinteza, exploatare, retragere A

d) analiza, exploatare, sinteza, retragere F

3. Puneti in dreptul enunturilor de mai jos litera A (adevarat) pentru afirmatiile care asigura calitatea procesului de management, sau litera F (fals) pentru afirmatiile care nu asigura calitatea procesului de management

a) Procese stabile A

b) Specificatie bine definita F

c) Manageri calificati F

d) Standarde A

e) Experienta anterioara A

f)  Resurse calificate F

g) Controlul schimbarii F

h) Proces bine definit A

i)  Verificari de control A

j)  Analize de proiect F

4. Incercuiti raspunsurile care nu reprezinta tehnici de reducere a timpului proiectului:

a) Suprapunerea activitatilor F

b) Transferul resurselor A

c) Transferul costurilor F

d) Cresterea riscului F

e) Marimea fortei de munca A

f)  Micsorarea costurilor A

5.Incercuiti in lista de mai jos care dintre optiuni fac obiectul metodologiilor de management de proiect : A

a) Clarificarea obiectivele proiectului A

b) Stabilirea resurselor umane care participa la proiect F

c) Stabilirea rolurile si responsabilitatile celor mai importanti participanti la proiect A

d) Stabilirea standardelor proprii de calitate pentru produs/serviciu F

e) Stabilirea punctele de control, in care se face analiza si verificarea evolutiei / progresului proiectului A

f)  Stabilirea costurilor pe etape F

6.Incercuiti raspunsurile care reprezinta componente ale metodologiei PRINCE.

a) Comitetul de conducere al organizatiei F

b) Planurile A

c) Managementul resurselor umane F

d) Etapele A

e) Sisteme de control A

f)  Obiectivele proiectului F

g) Managementul riscului A

h) Procesele A

7.Care dintre criteriile de mai jos asigura succesul unui proiect? (incercuiti raspunsurile corecte)

a) Proiectul aduce un profit pentru proprietar, sponsor sau promoter A

b) Depasirea bugetului sau a termenului F

c) Satisface nevoile comunitatii F

d) Proiectul indeplineste obiectivele prestabilite in conditiile cerute si la calitatea ceruta A

e) Proiectul se incadreaza in bugetul de timp dar nu si cost F

f)  Proiectul satisface nevoile echipei de proiect A

g) Aduce un profit echipei de proiect A

. Incercuiti raspunsurile care reprezinta pasii din tehnologia TenStep.

a) Definirea justificarii economice F

b) Definirea proiectului A

c) Elaborarea planului de proiect A

d) Managementul comunicarii A

e) Managementul configuratiei F

f)  Elaborarea planurilor de achizitii F

g) Managementul resurselor umane F

h) Managementul continutului A

9. Incercuiti afirmatiile de mai jos care asigura calitatea produsului?

a) Procese stabile F

b) Specificatie bine definite A

c) Manageri calificati F

d) Standarde A

e) Experienta anterioara A

f)  Resurse calificate A

g) Controlul schimbarii A

h) Proces bine definit F

i)  Verificari de control F

j)  Analize de proiectare A

GLOSAR DE TERMENI

Program

1. O serie de sarcini specifice intercorelate, conduse in mod coordonat, ce permit realizarea unor obiective in cadrul unei strategii cuprinzatoare si obtinerea unor beneficii suplimentare celor care s-ar putea obtine prin conducerea lor separata.

2. Ansamblu de actiuni de schimbare (proiecte si activitati operationale), deliberat grupate impreuna pentru realizarea de beneficii strategice si / sau tactice. (Ruth Murray-Webster, Michel Thiry )

Proces

O serie de actiuni sau operatii realizate in cadrul proiectului si caracterizate prin intrari si iesiri, instrumente si tehnici utilizate pentru obtinerea iesirilor.

Drum critic

Secventa de activitati critice care determina timpul minim de terminarea a proiectului. Drumul critic se poate modifica pe masura ce activitatile sunt terminate mai devreme sau mai tarziu decat era planificat. In general se calculuaza pentru intreg proiectul, dar se poate calcula si pe subproiecte.

Activitate critica

Activitate cu rezerva totala ( durata maxima cu care poate fi intarziata o activitate de la termenul minim de incepere fara a se intarzia termenul de terminare a proiectului ) pozitiva apropiata de zero.

Dependenta

Relatia logicaintre doua activitati ale proiectului sau intre o activitate si un jalon. Sunt patru tipuri posibile: sfarsit - inceput, sfarsit - sfarsit, inceput - inceput, inceput - sfarsit.