Subsistemul organizatoric al organizatiei

SUBSISTEMUL ORGANIZATORIC AL ORGANIZATIEI

1. Consideratii introductive

Fiecare organizatie are un sistem managerial ce reuneste elemente organizatorice, decizionale, informationale si metodologico-manageriale prin intermediul carora se exercita procesele si relatiile de management in vederea indeplinirii obiectivelor previzionate.

Sistemul de management al unei organizatii cuprinde, in principal, patru subsisteme:

subsistemul organizatoric;

subsistemul decizional;

subsistemul informational;

subsistemul metodologico-managerial (al sistemelor, metodelor si tehnicilor manageriale).

Subsistemul organizatoric cuprinde ansamblul elementelor de natura organizatorica ce asigura cadrul, combinarea, divizarea si functionalitatea proceselor de munca desfasurate in organizatie in vederea indeplinirii misiunii si al sistemului sau de obiective.

Subsistemul organizatoric al unei firme indeplineste urmatoarele functii principale:

delimitarea componentelor organizatorice ale firmei in functie de natura si de amploare obiectivelor, de resursele existente, precum si de viziunea strategica a managerilor;

interconectarea subdiviziunilor organizatorice ale firmei potrivit unor criterii economice, tehnice si manageriale;

combinarea resurselor organizationale, potrivit principiului eficientei economice;

asigurarea cadrului de desfasurare a proceselor si a activitatilor organizatiei pe baza unor criterii structural-organizatorice si informational-decizionale.

Subsistemul organizatoric al unei firme reuneste doua mari categorii de organizare, si anume:

organizare formala;

organizare informala.

Organizarea formala reuneste totalitatea elementelor organizatorice stabilite de managementul organizatiei si consemnate in documente cum ar fi organigramele, regulamentul de organizare si functionare, descrierile de functii si descrierile de posturi.

Organizarea informala este asociata organizarii formale si se refera la contactele si interactiunile umane cu caracter organizatoric care apar si se dezvolta in mod spontan si natural intre membrii unei organizatii.

Organizarea formala este structurata pe doua coordonate:

organizare procesuala;

organizare structurala.

Organizarea procesuala cuprinde:

functiuni;

activitati;

atributii;

sarcini

Organizarea structurala se reflecta in structura organizatorica a firmei si are in componenta urmatoarele elemente:

postul;

functia;

nivelul ierarhic;

compartimentul;

ponderea ierarhica;

relatiile organizatorice.

Organizarea informala cuprinde:

grupul informal;

liderul informal;

autoritatea informala;

norma de conduita informala;

relatiile informale.

2. Functiunile organizatiei

Functiunile clasice ale unei organizatii sunt:

functiunea de cercetare - dezvoltare;

functiunea comerciala;

functiunea de productie;

functiunea financiar - contabila;

functiunea de resurse umane.

Functiunea de cercetare - dezvoltare este structurata pe trei activitati:

activitatea de previzionare (fundamentarea si adoptarea de strategii, politici, planuri);

activitatea de conceptie tehnica (dezvoltarea de produse si servicii, introducerea unor noi tehnologii, precum si modernizarea celor existente);

activitatea de organizare (conceperea si aplicarea unor metode moderne de organizare a proceselor si a activitatilor din organizatii).

Functiunea comerciala asigura legatura intre organizatie si mediul ambiant si cuprinde trei activitati:

activitatea de marketing - prospectarea pietei interne, a pietei externe, in vederea identificarii preferintelor si a exigentelor manifestate de clienti;

activitatea de aprovizionare tehnico-materiala - procurarea de materii prime, materiale, semifabricate si diferite forme de energie necesare desfasurarii proceselor de productie si de prestarii de servicii;

activitatea de vanzare - asigura trecerea produselor sau serviciilor din sfera productiei sau executiei in sfera circulatiei. Obiectivul principal al activitatii de vanzare il constituie identificarea celor mai adecvate canale de distributie care sa determine cresterea vanzarilor de produse. 

Functiunea de productie este structurata pe urmatoarele activitati:

programarea, lansarea si urmarirea productiei<

fabricatia;

controlul tehnic al calitatii produselor;

intretinerea si repararea utilajelor si a echipamentelor folosite in procesul de productie;

productia auxiliara (energie electrica, energie termica, apa etc.)

Functiunea financiar - contabila reuneste un ansamblu de activitati prin care resursele financiare proprii si atrase sunt combinate si utilizate in vederea indeplinirii misiunii organizatiei si a sistemului sau de obiective. Cele trei activitati care intra in componenta functiunii financiar - contabile sunt:

activitatea financiara (consta intr-o suita de procese prin care se stabilesc si se obtin resursele financiare necesare atingerii obiectivelor previzionate);

activitatea de contabilitate (rezida in ansamblul proceselor prin care resursele materiale si financiare ale organizatiei sunt evidentiate in documente, in expresie fizica si valorica);

activitatea de control financiar de gestiune (cuprinde un ansamblu de procese prin care se verifica respectarea normelor legale cu privire la existenta, integritatea, utilizarea si pastrarea resurselor materiale si financiare care intra in patrimoniul organizatiei).

Functiunea de resurse umane cuprinde o suita de activitati dispuse in urmatoarea succesiune:

previzionarea necesarului de resurse umane;

recrutarea resurselor umane;

selectia resurselor umane;

incadrarea resurselor umane;

formarea initiala si perfectionarea continua a resurselor umane;

motivarea resurselor umane;

evaluarea resurselor umane;

promovarea resurselor umane;

protectia resurselor umane (protectia muncii si protectia sociala)

3. Structura organizatorica a firmei - definire, componente si documente de formalizare

Structura organizatorica a unei firme cuprinde doua mari componente:

structura manageriala (functionala);

structura de productie si conceptie (operationala).

Structura manageriala cuprinde totalitatea managerilor de nivel superior si al subdiviziunilor organizatorice prin ale caror decizii si actiuni se asigura conditiile economice, tehnice si de personal necesare desfasurarii activitatii compartimentelor de productie si de prestari de servicii.

Structura de productie si conceptie reuneste ansamblul verigilor organizatorice in cadrul carora se desfasoara activitati de productie si de prestari de servicii.

Structura organizatorica include urmatoarele componente:

postul;

functia;

ponderea ierarhica;

compartimentul;

nivelul ierarhic;

relatiile organizatorice.

Postul reuneste ansamblul obiectivelor, competentelor, sarcinilor si responsabilitatilor care, in mod regulat, revin spre exercitare unui angajat al organizatiei. Rezulta ca postul are urmatoarele componente:

obiectivul individual;

competenta;

sarcina;

responsabilitatea.

Intre componentele unui post trebuie sa existe o relatie de echilibru, cunoscuta in literatura de specialitate sub denumirea de "Triunghiul de aur al organizarii".

Functia cuprinde ansamblul posturilor care prezinta aceleasi caracteristici principale.

In organizatii exista doua tipuri principale de functii:

functii manageriale;

functii de executie.

Functiile manageriale au o sfera mai larga de competente, sarcini si responsabilitati si implica atributii de previziune, de organizare, de coordonare, de antrenare si de control-evaluare. Titularii functiilor manageriale fundamenteaza si adopta decizii care afecteaza activitatile desfasurate de alte persoane din organizatie.

Functiile de executie au o sfera mai restransa de sarcini, competente si responsabilitati, iar deciziile adoptate de titularii acestor functii nu afecteaza activitatea altor persoane.

Ponderea ierarhica reprezinta numarul de salariati condusi in mod direct de un manager. Pe masura ce se avanseaza de la baza piramidei manageriale catre varful acesteia, marimea ponderii ierarhice scade. Dimensiunea ponderii ierarhice este influentata de o serie de factori, cum ar fi:

nivelul de pregatire si experienta managerilor;

gradul de motivare al salariatilor;

volumul si complexitatea lucrarilor desfasurate de membrii colectivului condus;

interactiunile care se creeaza si se dezvolta intre angajati.

Compartimentul reuneste un ansamblu de persoane care desfasoara activitati omogene si/sau complementare, de regula in acelasi amplasament, in vederea atingerii unor obiective comune care decurg din sistemul de obiective al organizatiei.

In organizatii exista doua categorii de compartimente:

compartimente functionale;

compartimente operationale.

Compartimentele functionale sunt cele care fundamenteaza si elaboreaza studii si analize, stabilesc metodologii, proceduri de lucru, pregatind, astfel, deciziile care vor fi adoptate de managementul superior al organizatiei (spre exemplu, compartimentele de marketing, de resurse umane, de contabilitate, de informatica, de management, de conceptie tehnica etc.).

Compartimentele operationale sunt cele in care se desfasoara activitati de productie si de prestari de servicii (spre exemplu, sectiile de productie, laboratoarele de experimentare, de control si de cercetare, compartimentele de control tehnic al calitatii produselor etc.).

In firmele moderne se manifesta tendinta de crestere a ponderii compartimentelor functionale.

Nivelul ierarhic reuneste totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeasi distanta ierarhica de cel mai inalt organism de management participativ (Adunarea Generala a Actionarilor, Comitetul de directie etc.)

Relatiile organizatorice reprezinta raporturile care se stabilesc intre functii, posturi si compartimente. Relatiile organizatorice pot fi:

de autoritate (se stabilesc intre titularii unor posturi manageriale si cei ai unor posturi de executie sau intre titularii unor posturi manageriale situate pe niveluri ierarhice diferite);

de cooperare (se stabilesc intre titularii unor posturi manageriale sau de executie situate pe acelasi nivel ierarhic);

de control (se stabilesc intre doua compartimente, unul dintre acestea avand competenta de control asupra celuilalt - spre exemplu, relatia dinte compartimentul tehnic al calitatii produselor si un compartiment de fabricatie).

Documente de formalizare a unei structuri organizatorice

Principalele documente de formalizare a structurii organizatorice sunt:

organigrama;

regulamentul de organizare si functionare;

descrierile de functii;

descrierile de posturi.

Organigrama este o reprezentare grafica a structurii organizatorice cu ajutorul anumitor simboluri si pe baza unor reguli specifice. Organizatiile utilizeaza trei tipuri principale de organigrame:

organigrame piramidale (cel mai frecvent folosite);

organigrame ordonate de la stanga la dreapta;

organigrame circulare.

Regulamentul de organizare si functionare este o reprezentare mai detaliata a structurii organizatorice fiind cunoscut si sub denumirea de "manualul organizarii". Regulamentul de organizare si functionare cuprinde doua sectiuni. In prima dintre acestea sunt cuprinse datele de identificare a firmei, profilul si obiectul de activitate, organigrama generala, precum si organismele de management participativ.

Cea de a doua sectiune se constituie intr-o prezentare mai detaliata a principalelor subdiviziuni organizatorice ale firmei (departamente, compartimente, servicii si birouri).

Descrierile de functii cuprind elementele definitorii pentru fiecare functie din organizatie. O descriere de functie cuprinde:

denumirea functiei;

obiectivele functiei;

principalele relatii organizatorice stabilite intre functia respectiva si celelalte functii din organizatie.

Descrierile de posturi cuprind:

denumirea posturilor;

obiectivele individuale ale posturilor;

sarcinile, competentele si responsabilitatile circumscrise posturilor;

cerintele specifice ale posturilor.

Organizarea informala

Organizarea informala reuneste ansamblul interactiunilor umane cu caracter organizatoric care apar si se dezvolta in mod spontan si natural intre membrii unei organizatii. Organizarea informala cuprinde:

grupul informal;

autoritatea informala

liderul informal;

norma de conduita informala;

relatiile informale.

Grupul informal reprezinta un grup de persoane conturat in mod spontan, care au anumite obiective comune.

Autoritatea informala constituie influenta interpersonala pe care un membru al unui grup informal o are asupra celorlalti membri ai acestuia, prin intermediul informatiilor posedate, a remarcilor, a cunostintelor, a experientei dobandite etc.

Liderul informal este persoana care are cea mai ridicata autoritate informala in cadrul unui grup informal.

Norma de conduita informala consta in modul de a se comporta si de a actiona al membrilor unui grup informal, obligatoriu pentru toti componentii acestuia.

Relatiile informale desemneaza raporturile care se stabilesc intre membrii unui grup informal, precum si intre diferite grupuri informale dintr-o organizatie.