Managementul proiectelor cu finantare externa

MANAGEMENTUL PROIECTELOR CU FINANTARE EXTERNA

1. Managementul proiectelor

1.1.Definirea notiunii de proiect si principalele caracteristici

Definitia data de Dictionarul Englez Oxford explica termenul de 'proiect' ca fiind 'un plan, o schema'.

Principalele definitii ale acestui termen in literatura de specialitate sunt :

O activitate (sau numar de activitati conexe ) care se desfasoara conform unui plan prestabilit in vederea relizarii obiectivelor fixate in termenul determinat.

Un grup de activitati interconditionate desfasurate intr-o maniera organizata, cu un punct de plecare si un punct final bine definite, in vederea realizarii unor rezultate specifice dorite pentru a satisface o serie de obiective clar definite.

Un ansamblu de activitati ce trebuie realizate intr-o succesiune logica pentru a indeplinii obiectivele prestabilite indicate de client/beneficiar.

Un proiet implica o serie de activitati intecorelate cu durata limitata, prestabilita si are ca scop elaborarea unei lucrari, obtinerea unui produs sau realizarea unui serviciu cu caracter de unicat, viabil din punct de vedere functional si financiar, in conditiile respectarii termenelor de implementare, bugetului alocat si specificitatiilor de calitate prevazute.

Pentru a putea clarifica notiunea de 'proiect' in continuare sunt enumerate principalele elemente pe care le implica:

• termen de inceput si termen pentru finalizare;
• buget;
• specificatii privind calitatea;
• activitati;
• realitatile obiective ce trebuie identificate, delimitate/stabilite, definite, dezvoltate;
• echipa de proiect;
• scopul care reprezinta o schimbare durabila;
• ciclu de viata al proiectului.

Exista si o alta acceptiune referitoare la notiunea de proiect. De exemplu, in cadrul Comisiei Europene sunt diferentiate programele de proiecte.

• Programul este o masura luata de Comisia Europeana in favoarea unei tari sau a unui grup de tari. Acesta consta intr-un numar de activitati ce vor fi realizate si suportate printr-un angajament financiar extras din bugetul Comisiei Europene. Un program este subiecul unui memorandum financiar individual si are ca scop implementarea ajutorului din partea Comisiei Europene intr-un anumit domeniu.
• Un proiect este primul nivel al subdiviziei unui program si in cele mai multe situatii contine un numar de subproiecte.

In acceptiunea noastra, proiectul reuneste un ansamblu de activitati derulate pe o perioada determinata  care concura la realizarea unui scop comun general si necesita o investitie de resurse, in vederea indeplinirii unui set de obiective precise. Un proiect este un mod de imbunatatire a unei situatii existente la un moment dat. Astfel, proiectul nu este sinonim nici cu planul de afaceri (care trebuie sa evidentieze situatia unei organizatii si a mediului sau economic concurential la un moment dat), nici cu studiul de fezabilitate (care trebuie sa evidentieze necesitatea si avantajele implementarii unui proiect).

Principalele caracteristici ale proiectului sunt:

• complexitatea;
• proiectul implica activitati si obiective, necesita  coordonare si control potrivit unei succesiuni clare care sa permita incadrarea in costurile si performantele stabilite;
• dinamica ciclului de viata;
• proiectul trece printr-o etapa lenta de initiere, se dezvolta rapid, atinge apogeul, incepe declinul si se incheie;
• interdependenta;
• proiectul interactioneaza cu celelalte activitati din organizatie si, adesea, cu alte proiecte;
• unicitatea;
• fiecare proiect contine elemente care il fac unic;
• competitivitatea;
• realizarea unui proiect presupune atragerea unor resurse umane si materiale utilizate deja in cadrul departamentelor functionale ale organizatiei;
• foarte adesea, proiectul concureaza proiecte sau actiuni similare propuse sau derulate de alte organizatii.

1.2.Definirea managementului proiectelor

Managementul proiectelor

• reuneste un ansamblu de procese dinamice care se desfasoara intr-un cadru bine definit in care se organizeaza si utilizeaza resursele necesare intr-o maniera controlata si structurata, cu scopul realizarii unor obiective precis definite.
• Consta in planificarea, coordonarea, conducerea si controlul proiectului pe durata ciclului de viata al acestuia astfel incat sa se realizeze obiectivele proiectului in termenele, cu costurile si de calitatea stabilite.

Pentru a clarifica sensul notiunii de 'managementul proiectelor' vom defini in continuare principalele cerinte:

• obiectivele trebuie sa fie clare, concise si compatibile;
• orientare spre schimbare;
• multi-disciplinaritate in ceea ce privest continutul;
• caracter inovativ;
• orientare spre control;
• orientare spre performanta;

• flexibilitate in implementare (care sa se adapteze usor si repede la schimbari si la influetele din mediul extern).

Principalele domenii ce trebuie luate in considerare atunci cand abordam managementul proiectelor sunt:

• managementul scopului proiectului;
• managementul timpului desfasurarii proiectului;
• managementul resurselor umane;
• managementul altor resurse;
• managementul riscurilor semnificative asociate proiectului;
• managementul informatiilor;
• managementul calitatii privind procesele si produsele implicate in proiect.

Principalele avantaje ale utilizarii proiectelor sunt:

• un control foarte bun asupra utilizarii resurselor, fiind necesar, in special, in situatiile cand resursele disponibile in activitatea unei organizatii sunt restranse;
• relatii mai bune cu clientii;
• interval mai mic de timp pentru dezvoltarea organizatiei, costuri mai mici, calitate mai inalta si marje de profit mai mari;
• cresterea eficientei activitatii in ansamblu, prin orientarea spre rezultate;
• imbunatatirea coordonarii interdepartamentale;
• cresterea gradului de motivare a angajatilor.

Cateva dintre limitele utilizarii managementului prin proiecte sunt:

• cresterea complexitatii organizatiei;
• aparitia unei tendinte mai accentuate de incalcare a unor componente ale politicii interne a organizatiei, dat fiind gradul ridicat de autonomie al personalului implicat in activitatile organizate pe baza de proiecte;
• cresterea costurilor anumitor activitati;
• aparitia unor dificultati in organizarea, utilizarea incompleta a personalului in intervalul de timp dintre finalizaea unui proiect si initierea urmatorului proiect.

Managementul proiectelor utilizeaza o serie de instrumente si tehnici specifice precum:metoda cadrului logic, diagramele de tip Grantt, grafice calendaristice, CPM- metoda drumului critic, analiza cost-beneficiu sau analizele SWOT. Un instrument la fel de util, chiar daca de o natura diferita, il reprezinta asociatiile profesionale pentru managementul proiectului, care faciliteaza accesul la informatiile de ultima ora din domeniu.

1.3.Analiza nevoilor si stabilirea obiectivelor:

Obiectivele pe termen lung definesc dezvoltarile globale la care ar trebui sa contribuie programul.

Obiectivele pe termen scurt definesc impactul pozitiv al programului pentru beneficiarii dintr-un anumit sector si/sau regiune.

Rezultatele sunt beneficiile directe ale proiectului sub forma unei schimbari a unor parametrii fizici, potential institutional, comportamente sau grupuri tinta.

Iesirile sunt produsele si/sau serviciile produse de proiect pentru grupurile tinta.

Cantitatea este definita ca fiind valoarea-tinta care trebuie obtinuta intr-un anumit termen.

Calitatea este definita ca fiind descrierea caracteristicilor.

Identificarea proiectelor potentiale

Idei de proiecte pot veni din diverse surse cum sunt:

• finantatorii proiectului;
• organelle administratiei centrale sau locale;
• expertii straini;
• analiza nevoilor unui anumit sector.

Analiza proiectelor necesita urmatoarele activitati:

• Prioritizarea propunerilor de proiect;
• Cercetarea proiectelor similare;
• Consultarea detinatorilor de interese;

Pentru a completa baza informationala necesara pentru redactarea unei propuneri de finantare mai sunt necesare doua actiuni :realizarea unui studiu de fezabilitate si analiza riscurilor.

Scopul studiului de fezabilitate este de a verifica ipotezele de baza, de a evalua riscurile si ipotezele majore, de a explora abordarile posibile si de preciza care dintre acestea este cea mai adecvata pentru proiectul respectiv.

1.4 Programarea activitatilor proiectelor

Programarea activitatilor unui proiect consta in reprezentarea grafica a acestora in succesiunea lor. Dupa stabilirea succesiunii activitatilor se procedeaza la alocarea resurselor pentru fiecare activitate si stabilirea de costuri pe aceasta baza pentru fiecare activitate.

1.5 Monitorizarea proiectelor

Monitorizarea este urmarirea (continua sau periodica, dupa un ritm prestabilit) a modului de implementare a proiectului. Se monitorizeaza nu numai modul de realizare a activitatilor si de obtinere a rezultatelor - respectiv de atingere a obiectivelor, conform indicatorilor, ci si interactiunea dintre proiect si mediu, adica:

evolutia factorilor externi care influenteaza proiectul;

impactul proiectului asupra mediului.

1.6 Evaluarea rezultatelor proiectelor

1.Evaluarea rezultatelor / impactului proiectelor

Evaluarea consta in aprecierea (de regula independenta de orgnaizatia care face implementarea) impactului pe care proiectul il are asupra mediului. Documentul asociat este raportul de evaluare. Acesta contine fapte, concluzii, recomandari, lectii invatate. Din punct de vedere al metodelor de evaluare, se aplica, in mod curent, metode calitative si cantitative.

2. Auditul

In timp ce evaluarea urmareste impactul, auditul este preocupat exclusiv de respectarea, in cadrul proiectului, a unui set de proceduri prestabilite.

1.7 Surse de finantare nerambursabila

Finantarile nerambursabile sunt destinate sprijinirii desfasurarii unor activitati din domenii pentru care, din cauza situatiei conjuncturale, nu exista resurse financiare suficiente, accesibile in mod curent, sau din domenii in care exista in mod traditional o nevoie de resurse financiare mai mare decat disponibilitatile.

Institutii care gestioneaza programe de finantare pentru Romania sunt:

Delegatia Comisiei Europene in Romania

Comisia Europeana (unele programe)

Ministerele

Agentia Nationala de Dezvoltare Regionala

Agentia SAPARD

Fundatia pentru Dezvoltarea Societatii Civile, etc.

Modul de functionare a sistemului finantarilor nerambursabile cuprinde urmatoarele etape:

a) Finantatorul stabileste domeniul sau domeniile vizate si obiectivele pe care intentioneaza sa le realizeze, activitatile si beneficiarii potentiali pe care este dispus sa-i finanteze din resursele sale.

b) Licitatia de proiecte. Solicitantii depun proiectele de activitati pentru care solicita finantari nerambursabile realizate in conformitate cu conditiile prezentate in ghidul programului.

c) Evaluarea proiectului de catre comisia de evaluare, fiecarui proiect fiindu-i acordat un anumit punctaj.

d) Perioada de implementare a proiectelor.

e) Evaluarea.

In cazul finantarilor nerambursabile acordate prin programe ale Uniunii Europene, un proiect de finantare are, de regula, urmatoarele componente:

Cererea de finantare

Bugetul proiectului

Matricea logica a proiectului

CV-urile persoanelor care vor lucra in activitatile din proiect

Documentele doveditoare ale statutului juridic al solicitantului si partenerilor

Anexele facultative (date statistice, grafice, studii)

Cum se construieste schema unui proiect?

Obiectivele proiecului sunt descrise intr-o coloana care prezinta resursele consumate pentru a fi transformate in rezultate, resurse care contribuie la realizarea scopului proiectului. Aceasta coloana, numita rezumat, este legata de a doua coloana, care defineste principalele ipoteze pe care se bazeaza conexiunille dintre resurse, rezultate, scopuri si misiune. A treia coloana identifica indicatorii calitativi care masoara gradul de realizare a obiectivelor proiectului la diferite nivele

Cum se construieste un proiect?

Orice proiect trebuie sa indice cu claritate relevanta problemei vizare si a solutiei propuse, perioada de desfasurare si costul estimativ. Pentru construirea proiectului se porneste de la informatiile cuprinse in pachetul informativ. Activitatea trbuie concentrata in doua directii:

a) completrea formularelor obligatorii (cerere de finantare, buget, matrice logica, plan de afaceri etc.).

b) b) colectarea informatiilor cuprinse in anexa (statut juridic al solicitantului si alte documente cu caracter juridic, CV-uri ale echipei proiectului, informatii care pot fi utilizate in argumentarea proiectului).

2.TIPURI DE PROIECTE

2.1. Programul Poland Hungary Aid for Reconstruction of Economy (PHARE

Phare este primul instrument nerambursabil conceput de catre UE pentru a sprijini Europa Centrala si de Est in evolutia catre o societate democrata si o economie de piata. Este un program de asistenta tehnica si financiara, elaborat in 1989, pentru primele 2 tari care au renuntat la comunism si la economia centralizata, respectiv Polonia si Ungaria.

A. Prioritatile programului PHARE

Sprijinul acordat prin programul PHARE vizeaza:

1. Dezvoltarea institutionala

Este legata nu numai de apropierea legislatiei tarii candidate de cea a UE, ci si de modul in care legislatia este pusa in practica si respectata. Dezvoltarea institutionala se realizeaza prin:

• Infratire institutionala
• Contracte de servicii obtinute pe piata de consultanta
• Furnizari de expertiza in domeniul acquis-ului prin TAIEX
• Reforma administratiei publice si a organismelor de reglementare prin programul SIGMA.

2. Sprijin pentru investitii

Se concentreaza pe 4 domenii-cheie:

• Investitii mari
• Investitii in norme UE
• Dezvoltare regionala
• Sprijinirea intreprinderilor mici si mijlocii

B. Bugetul programului

Incepand cu anul 2000, bugetul anual al programului PHARE se situeaza la aproximativ 1,5 miliarde euro.

C. Programarea

Instrumentul principal de programare este Parteneriatul pentru Aderare, intocmit pentru fiecare tara in parte. Acesta precizeaza prioritatile si obiectivele intermediare, precum si resursele financiare necesare atingerii acestor obiective. Parteneriatul pentru Aderare al fiecarei tari este completat cu propriul Program National de Adoptare a Acquis-ului (in Romania: Programul National de Aderare - PNAR).

2.2. Programul Special de pre-Aderare pentru Agricultura si Dezvoltare Rurala (SAPARD)

SAPARD urmareste 3 obiective majore:

• De a contribui la aplicarea acquis-ului comunitar
• De a rezolva problemele prioritare si specifice in domeniul agriculturii si dezvoltarii rurale
• De a imbunatati standardele de calitate ale produselor agricole, ale procesului de productie si marketingului acestuia.

Prin intermediul programului SAPARD sunt finantate proiecte in urmatoarele domenii:

a) imbunatatirea competitivitatii produselor agricole si comercializarea produselor agricole si piscicole

b) imbunatatirea infrastructurii pentru dezvoltarea rurala si agricola

c) dezvoltarea economica a zonelor rurale

d) dezvoltarea resurselor umane

Beneficiarii acestui program pot fi:

producatorii agricoli privati

asociatiile producatorilr agricoli

intreprinderile mici si mijlocii

autoritatile locale

ONG-urile

Conditiile pentru implementarea programului SAPARD

a) aprobarea de catre Comitetul STAR al Uniunii Europene a Planului pentru Agricultura si Dezvoltare Rurala pe sapte ani. Acest plan include:

O descriere cuantificata a situatiei curente prezentand neajunsurile si potentialul de dezvoltare, principalele rezultate ale actiunilor anterioare in acel domeniu, resursele financiare desfasurate si orice alte rezultate disponibile ale evaluarilor;

O descriere a strategiei propuse, obiectivele ei cuantificate, prioritatile alese, aria de cuprindere geografica;

O evaluare preliminara a impactului economic, social si ambiental scontat, inclusiv efectele asupra ocuparii fortei de munca;

Un tabel financiar general insumand resursele financiare nationale, comunitare si, atunci cand e cazul, particulare, alocate pentru fiecare din prioritatile alese;

Pentru fiecare an acoperit din perioada de programare, un profil financiar orientativ pentru fiecare sursa de finantare a programarii;

Daca este cazul, informatii despre studii, activitati de instruire sau asistenta tehnica necesare pentru pregatirea, implementarea sau adaptarea masurilor in cauza;

Autoritatile si institutiile competente desemnate sa aduca la indeplinire programul;

Definirea beneficiarilor financiari, adica a intreprinderilor publice sau particulare care raspund de administrarea operatiunilor;

O descriere a masurilor prevazute pentru implementarea planurilor si, in particular, a schemelor de sprijin, inclusiv informatiile necesare pentru aplicarea regulilor concurentei;

Prevederi care asigura implementarea corecta a programului, inclusiv monitorizarea si evaluarea, fixarea unor indicatori cuantificati de evaluare, precum si aranjamentele referitoare la controale si penalitati;

Rezultatul consultarilor si al masurilor pentru implicarea autoritatilor si organismelor competente, precum si a partenerilor economici, sociali si pe probleme de mediu relevanti.

b)  Acreditarea Agentiei SAPARD in fiecare stat candidat de catre Fondul National.

c) Incheierea unui Acord Financiar Multianual si respectiv a unui Acord Financiar Anual cu fiecare tara candidata

2.3. Instrumentul pentru Politici Structurale de pre-Aderare (ISPA)

ISPA este instrumentul de finantare destinat statelor candidate, similar Fondului de Coeziune al UE.

Sectoarele care beneficiaza de asistenta:

• Protectia mediului inconjurator - investitii in urmatoarele domenii:
• Rezerva de apa potabila
• Tratarea apelor reziduale
• Administrarea deseurilor solide si a celor periculoase
• Poluarea aerului
• Dezvoltarea infrastructurii de transport
• Asistenta tehnica - sprijin pentru pregatirea proiectelor ce urmeaza sa fie finantate.

Beneficiarii programului ISPA pot fi autoritatile locale si centrale, regiile autonome si companiile nationale care sunt capabile sa dezvolte o infrastructura de amploare.

Tipuri de contracte :

Exista trei tipuri de contracte in cadrul programului ISPA:

-Contractele de servicii corespund functiilor esentiale de supervizare si management pe durata implementarii proiectelor.Memorandumurile de finantare contin o clauza conditionala, care impune necesitatea demonstrarii in fata Comisiei a faptului ca au fost create capacitatile de management al proiectului si ca managerii de proiect au fost numiti in conformitate cu termenii de referinta acceptabili de catre comisie.

-Contractele de furnizare de bunuri se practica in sectorul transporturilor, de exemplu, pentru echipamente de semnalizare.

-Contractele de lucrari sunt, probabil, cel mai frecvent intalnite in cadrul programului ISPA.Organizarea si derularea licitatiilor trebuie sa respecte procedurile din Ghidul Practic, iar lucrarile se deruleaza in conformitate cu contractele elaborate de catre Federatia Internationala a Inginerilor Consultanti (FIDIC)

Pentru majoritatea constructiilor din sectorul transporturilor se poate folosi noua "Carte Rosie".Pentru proiecte de mediu, Agentia de Implementare poate alege tipul de Proiectare-Constructie din noua "Carte Galbena", care lasa stadiul final al proiectarii pe seama antreprenorului, consiliat de catre inginer.O utilizare mai restransa pentru etapa actuala poate avea procedura "livrarii la cheie" din noua "Carte Argintie", aplicabila in cazul proiectelor de parteneriat public-privat.

2.4. Alte tipuri de proiecte in domenii distincte lansate in programe internationale

2.4.1. Educatie si formare profesionala-Programe si linii de finantare:

Programul Leonardo da Vinci

Programul Leonardo ca Vinci se concentreza pe formarea profesionala si urmareste si imbunatatirea nivelului de calificare si competenta profesionala a cetatenilor UE.

Programul SOCRATES

Programul SOCRATES asigura sprijin pentru inovare si pentru dezvoltare cooperarii transnationale intre scoli, universitati si organizatii specializate in formarea adultilor. In plus, programul asigura finantare in vederea desfasurarii de vizite si schimburi edicationale. Totodata, Socrates sprijina, in mod deosebit, activitatile orientate catre dezvoltarea competentelor lingvistice, precum si activitati circumscrise invatamantului deschis la distanta.

Fondul Social European si Initiativele Comunitare

Fondul Social European,Initiativele Comunitare si in special, programul EQAL, pun un accent deosebit pe promovarea si perfectionarea formarii profesionale.

2.4.2.Fondurile structurale

Fondurile structurale reprezinta principalul instrument la indemana Uniunii Europene, prin care aceasta, in parteneriat cu statele member, sprijina zonele defavorizate spre a reduce astfel decalajele ce se manifesta atat intre state, cat si in interiorul acestora in diferitele zone.

Fondurile ce intra in aceasta categorie sunt:

-Fondul European de Dezvoltare Regionala(FEDER)

-Fondul Social European(FSE)

-Fondul European de Garantare si Dezvoltare Agricola(FEOGA)

-Instrumentul financiar pentru dezvoltare in domeniul pescuitului(IFOP)

2.4.3.Fondul Social European

Exista trei orientari ce sunt acoperite de catre FSE:

Prima dintre aceste directii se refera la promovarea initiativelor locale in domeniul ocuparii ,incluzand acordurile la nivel local cu privire la ocupare.

Cea de-a doua directie se refera la realizarea de programe si proiecte menite sa exploateze oportunitatile de ocupare oferite de catre societatea informationala.

Cea de-a treia vizeaza egalitatea dintre barbate si femei in termenii implementarii a ceea ce este cunoscut sub numele de politica sanselor egale.

2.4.4.Initiativele comunitare

Pentru perioada 2000-2006 numarul progranelor de initiative locala a fost redus la patru, acestea fiind:

-Interreg III:promoveaza cooperarea transfrontaliera si inter-regionala intre statele vecine, nu numai cu cele aflate in interiorul frontierelor Uniunii Europene(de exemplu intre Elvetia si Italia), dar si intre tari separate prin intinderi maritime atat in interiorul Uniunii (de exemplu intre Spania si Italia), cat si intre Europa si Africa (de exemplu intre Franta si Tunisia) (finantare FEDER)

-Urban II: scopul sau este de a da un nou impuls activitatilor economice si de a contribui la revigorarea sociala a zonelor urbane defavorizate spre a promova, astfel, conceptul de dezvoltare urbana durabila (finantare FEDER).

-Leader+ : vizeaza dezvoltarea rurala prin intermediul unor programe integrate si al cooperarii dintre diferite grupuri locale de actiune (finantare FEOGA).

-Equal: promoveaza cooperarea transnationala in vederea incurajarii de noi metode si practice de lupta impotriva discriminarii si inegalitatii atat in relatie cu piata muncii, cat si cu privire la integrarea sociala si profesionala a persoanelor ce solicita azil politic (finantare FSE).

2.4.5.Programul Connect

Intentia declarata a programului CONNECT este aceea de a contribui la dezvoltarea unei relatii sinergice intre diferitele programe ale UE din domeniile educatiei, formarii profesionale, culturii si inovarii, cercetarii si noilor tehnologii, cum ar fi Leonardo da Vinci, SOCRATES etc.

2.4.Programul de Actiune Comunitar pentru Tineret(YOUTH)

Activitatile de sprijinire in cadrul acestui program includ, in special, posibilitati de formare profesionala pentru acei indivizi sau pentru acele organizatii implicate in activitati cu specific de tineret.

2.4.7. Planul de actiune pentru invatare electronica (eLearning)

Aceasta linie de finantare urmareste dezvoltarea unei mai bune intelegeri a problemelor si oportunitatilor asociate metodelor de invatare electronica (eLearning), continutului si resurselor necesare pentru acestea.

Informare si masuri de formare profesionala pentru organizatiile lucratorilor B3-4002

2.4.9.Cooperare SUA-UE in domeniile invatamantului superior si a formarii profesionale.

2.4.10. Cooperarea dintre Comunitatile Economice Europene si Canada in domeniul invatamantului superior si al formarii profesionale.

2.4.11. Programul ALFA

Acest program sprijina cooperarea academica intre UE si America Latina si include, printre altele, incurajarea cooperarii intre universitati, scoli sindicate si/sau institutii si organizatii specializate pentru realizarea de programe de educatie continua.

2.5. Ocuparea fortei de munca si facilitarea ocuparii

A. Programul de seminarii si proiecte in sprijinul Strategiei Europene in Domeniul Ocuparii

B. Programul de sprijinire a initiativelor locale in vederea cresterii ocuparii

C. Programul EURES (Serviciile de Ocupare Europene)

2.6 Relatiile industriale

A. Programul dedicat relatiilor industriale si dialogului social

B. Programul de sprijinire a informarii si instruirii pentru organizatiile lucratorilor

C. Programul de sprijinire a informarii, consultarii si participarii reprezentantilor intreprinderilor

2.7 Problematica sociala si de mediu

A. Programul Comunitar de Promovare a Egalitatii intre Sexe

B. Programul de sprijinire a masurilor in vederea realizarii egalitatii intre sexe

C. Programul de sprijinire a masurilor pregatitoare in vederea combaterii si prevenirii excluderii sociale

D. Programul de sprijinire a constientizarii in probleme de mediu

E. Programul dedicat sprijinirii actiunilor in domeniul protectiei sanatatii, igienei si securitatii la locul de munca

2.8. Societatea informatiei

A. Programul TEN-Telecom

B. Programul PROMISE- Promovarea Societatii Informationale in Europa

C. Planul de actiune pentru invatare electronica

D. Programul eContent

2.9. Diversitatea lingvistica si culturala

A. Programul Cultura 2000(2000-2004)

B. Programul privind adoptarea unor masuri in vederea protejarii si salvarii degradarii limbilor si culturilor regionale si minoritare

C. Programul de sprijinire a masurilor pregatitoare pentru promovarea diversitatii lingvistice a Uniunii in Societatea Informatiei

2.10. Cooperarea si dezvoltarea

A. Cooperarea dintre Uniunea Europeana si SUA in domeniul invatamantului superior si al formarii profesionale

B. Cooperarea intre UE si Canada in domeniul invatamantului superior si al formarii profesionale

C. Programul ALFA

D. Programul European pentru lucratori de constructii si dezvoltare in Africa de Sud

E. Programul MEDA(sprijina reforma economica si a structurilor sociale in tarile nemembre din zona Marii Mediterane)

F. Formarea profesionala si promovarea transferului de informatii in problematica dezvoltarii

2.11. Democratia si drepturile omului-Programul IEDDO

2.12. Fondul Europa-Program de micro-proiecte

2.13. GRASP-Programul pentru Reforma Administrastiei Publice Locale prin Parteneriate Durabile

2.14. PPF-Facilitatea Pregatirii Proiectelor

2.15. TL-Twinning-Light(scopul sau este implementarea si consolidarea unui element specific din acquis

3. STRUCTURA STANDARD A PROIECTELOR  CU FINANTARE EXTERNA

Structura standard a proiectelor cu finantare externa

3.1. Structura proiectelor in programul PHARE

1.Informatii de baza:numar, titlu, sector, locatie.

2.Obiective:obiectiv general, scopul proiectului, Parteneriatul de Aderare si prioritatile din Planul National de Aderare al Romaniei

3.Descriere: istoric si justificare, activitati conexe, rezultate, activitati

4.Cadrul institutional

5.Bugetul detaliat

Angajamente de implementare: organizatia care va implementa proiectul, infratire, aspecte non-standard, contracte

7.Programul de implementare

8.Sanse egale

9.Conditionalitate si secventionalitate

10.Anexele la proiect: matricea logica, referinte la studiul de fezabilitate

3.2. Structura proiectelor in programul SAPARD -sunt tipizate pentru fiecare din cele patru masuri prevazute de acest program.

4.GHIDUL DE ELABORARE A PROIECTELOR CU FINANTARE EXTERNA

4.1. Ghid de elaborare a unui proiect PHARE

4.1.1. Informatii de baza

A. Numar-de identificare de catre institutia unde a fost depus si care il finanteaza

B. Titlul-trebuie sa satisfaca urmatoarele cerinte:

-sa fie descriptiv;

-sa scoata in evidenta rezultatele proiectului si nu metodele folosite;

-sa descrie avantajele pe care le vor castiga beneficiarii sau societatea de pe urma proiectului;

-sa fie clar, concis, si usor de retinut.

Titlul poate varia ca dimensiune si este foarte important sa se respecte regulile stricte ale finantatorului in privinta numarului de litere folosite. Se spune ca "e bine sa se foloseasca 10 sau 13 cuvinte in titlul proiectului".

Se recomanda ca in titlu sa nu se foloseasca acronime atunci cand finantatorul nu mentioneaza explicit;

Este important ca in titlu sa nu se foloseasca elemente de jargon.

C. Sector: Sfera de activitate din sectorul public, sectorul privat, etc.

D. Locatie: Locul unde va fi aplicat acest proiect.

4.1.2. Obiective

A.  Obiectiv general

Un obiectiv general este un rezultat scontat ce trebuie obtinut in efortul de atingere a scopului proiectului si, implicit, a rezolvarii problemei. Obiectivele sunt pasi ce trebuie facuti pentru a ne apropia de scop. Ele se vor stabili gradat, in concordanta cu intervalele de timp avute in vedere pentru realizarea proiectului, fiind specifice unei anumite perioade.

In vederea formularii corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele intrebari:

Care sunt zonele cheie pe care dorim sa le schimbam prin acest proiect?

Care este segmentul de populatie care va fi implicat in schimbare?

Care este directia schimbarii pe care o dorim?

Care este gradul sau proportia schimbarii?

Care este termenul prevazut pentru atingerea gradului de schimbare?

Obiectivele nu trebuie confundate cu activitatile. Cea mai buna metoda de deosebire a lor este urmatoarea: daca exista un singur mod de a indeplini obiectivul enuntat, probabil ca, de fapt, s-a enuntat o actiune.

O alta metoda de a verifica daca ceea ce se enunta este un obiectiv sau nu, este folosirea initialelor unor cuvinte care reprezinta caracteristicile pe care trebuie sa le intruneasca obiectivele, initiale care, una langa alta, compun cuvantul englezesc SMART (istet):

S -specific - este obiectivul clar: cine, ce, cand, cum, grup-tinta?

M - masurabil - sunt masurabile rezultatele?

A - abordabil -este un obiectiv care poate fi in general atins?

R - realist- are organizatia resursele necesare pentru atingerealui in timpul dat?

T - incadrare in timp- exista un termen limita?

B.  Scopul proiectului-reprezinta, de regula, rezolvarea problemei sau stadiul in care dorim sa ajunga problema in urma derularii proiectului.

Recomandari:

-enuntul trebuie sa fie scurt si concis;

-nu trebuie sa apara necesitatea de a folosi conjunctia "si" pentru a despartii doua propozitii; daca se intampla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba dsespre doua scopuri;

-folosirea cuvantului "prin" atrage dupa sine explicatii cu privire la modul in care va fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru in aceasta sectiune.

C.  Parteneriatul de Aderare si prioritatile din Planul Natinal de Aderare al Romaniei

Parteneriatul pentru Aderare este documentul convenit intre UE si fiecare tara candidata in parte, actualizat periodic, care contine prioritatile pe termen scurt pentru indeplinirea criteriilor de aderare la Uniune.

4.1.3. Descriere proiect

A.    Istoric si justificare

In cadrul fiecarui proiect trebuie sa convingeti finantatorul de urmatoarele aspecte:

problema abordata in cadrul proiectului este una reala, iar amanarea rezolvarii ei are repercusiuni asupra unui grup semnificativi de cetateni;

atingerea scopului si, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantaje comunitatii, societatii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa le mentionati;

organizatia dumneavoastra este in masura sa abordeze problema respectiva si sa duca proiectul la bun sfarsit.

B. Activitati conexe

Faceti un rezumat al activitatilor si al proiectelor PHARE anterioare in domeniul pe care il abordati, prezentand legaturile cu proiectul actual

Identificati si rezumati activitatile conexe existente care sunt indeplinite de alte parti (guvern, sectorul privat).

C. Rezultate

Rezultatele proiectului sunt descrise pe larg in matricea logica si reprezinta consecinta logica, efectul rezultat in urma indeplinirii obiectivelor si desfasurarii activitatilor din cadrul proiectului.

D. Activitati

Aceasta sectiune cuprinde descrierea detaliata a ceea ce organizatia urmeaza sa intreprinda pentru atingerea obiectivelor.Acest capitol cuprinde;

enuntarea fiecarei activitati in parte;

specificarea responsabilului activitatii respective;

specificarea resurselor de care este nevoie(personal, echipament, timp)

descrierea secventelor in timp si modul cum se interfereaza activitatile.

Pentru a enunta activitatile prin care se atinge un obiectiv, trebuie sa se raspunda la urmatoarele intrebari:

ce anume ar trebui facut pentru atuingerea obiectivellor (actiunile)?

ce sarcini trebuie indeplinite in cadrul fiecarei actiuni?

Ce resurse sunt necesare pentru indeplinirea fiecarei sarcini?

Care sunt datele de incepere si terminare a sarcinilor?

Cum se vor selecta participantii?

Recomandari:

-resursele specificate la sectiunea "activitati" trebuie sa corespunda cu resursele cerute de buget;

-fiecare resursa mentionata (personal, echipament s.a.) va trebui "tradusa" in bani si regasita in buget;

-explicarea motivelor care au stat la baza alegerii propuse;

-explicati care este riscul punerii in practica a metodelor respective; explicati de ce metodele pe care le-ati ales implica o probabilitate mare de atingere a obiectivelor.

4.1.4. Cadrul institutional

In aceasta etapa este descris clar cadrul institutional in care se va desfasura proiectul si se identifica toate consrangerile acestuia. In continuare se va arata daca rezultatele proiectului vor conduce la o schimbare a cadrului institutional descris. Se vor preciza institutia beneficiara si se va sublinia scopul proiectului.

4.1.5. Bugetul detaliat

In sens larg bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar.

Etape in realizarea bugetului;

Planificarea activitatilor proiectului;

Estimarea cheltuielilor in detaliu, pentru fiecare activitate si subactivitate;

Estimarea potentialelor surse de venituri;

Reducerea diferentelor dintre cheltuieli si venituri;

Fluxul de numerar (bani pentru efectuarea platilor -sume, perioade);

Aprobarea bugetului;

Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu bugetul, dupa inceperea proiectului;

Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului

Intocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci incepeti din timp;

Consultati, la intocmirea bugetului, toatae persoanele implicate in acesta, pentru a fi realist

Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finantare.

Se poate intampla ca finantatorul sa nu ofere suma totala pe care o consideram necesara atunci cand scriem proiectul. Aceasta situatie poate aparea din doua motive: fie nu am explicat actiunea si costul ei asociat destul de clar, fie ca nu am calculat corect fondurile necesare.

4.1. Angajamente de implementare

A. Organizatia care va implementa proiectul-detalii privind adresa exacta a institutiei care va implementa proiectul, inclusiv denumirea completa a acesteia, tlefonul si faxul.

B. Infratire-se recomanda specificarea conditiilor de implementare, institutia beneficiara sipersoana de contact.

C. Contracte-un contract de finantare detaliaza relatiile dintre finantator si beneficiar.(tipizat)

4.1.7. Programul de implementare

Implementarea proiectului inseamna organizarea si desfasurarea efectiva a activitatilor prevazute in proiect.

Observatii specifice:

posibilitatile de modificare a planului de activitate sunt reduse si trebuie argumentate in fata finantatorului-activitatile trebuie planificate cat mai bine inca din faza elaborarii proiectului participant la licitatie;

bugetul poate fi modificat numai intre anumite limite destul de reduse, orice modificare majora neaprobata in prealabil de finantator ducand la incheierea contractului de finantatr;

se recomanda respectarea echipei proiectului care a fost prezentata in cadrul cererii de finantare si anexele sale;

pentru achizitii de bunuri de valori ridicate finantatorul poate solicita organizarea unor licitatii.

4.1.8.Sanse egale

Indicati cum va fi asigurata participarea in cadrul proiectuluiin mod egal atat pentru femei, cat si pentru barbati,si, totodata, aratati cum va fi masurata contributia femeilor in cadrul proiectului.

4.1.9. Conditionalitate si secventionalitate

Legislatia identifica in descrierea proiectului si alte acte normative, ce trebuie sa fie adoptate inainte de inceperea proiectului. Comitetul de coordonare al acestui proiect trebuie constituit de Unitatea de Implementare inainte de inceperea proiectului.

4.1.10. Anexele la proiect:matricea logica si referinte la studiul de fezabilitate.

4.2. Ghidul de elaborare a unui proiect SAPARD

Sectiunea A -PREZENTARE GENERALA

A.1 Masura

Se bifeaza casuta corespunzatoare masurii in care se incadreaza cererea de finantare.

A.2 Denumirea solicitantului- intreaga denumire a organizatiei, care sa corespunda cu numele mentionat in documentul solicitat ca anexa.

A.3 Titlul proiectului-in care se va preciza tipul investitiei si localizarea acesteia(localitate, judet).ex: Infiintarea unui abator de pasari la Bucium, judetul Iasi.

A.4 Descrierea generala a proiectului(max. 10 randuri),in functie de specificul acestuia. Se descriu operatiunile care fac obiectul proiectului, resursele implicate, rezultatele finale generate prin proiect si beneficiarii finali.O descriere detaliata va fi furnizata in documentele justificative anexate.

A.5 Amplasare proiect

Tabelul se completeaza cu obiectivele investitiei si locul in care sunt amplasate acestea.Daca proiectul vizeaza un singur obiectiv, se completeaza o singura linie in tabel. In definirea obiectivului investitiei se precizeaza explicit si tipul acesteia.

Pentru masura 1.1 in spatiul urban sunt eligibile numai modernizarile capacitatilor existente. In spatiul rural sunt eligibile atat investitii noi, cat si modernizari ale capacitatilor existente. Trebuie anexate documente care dovedesc dreptul de proprietate asupra terenului, in conformitate cu legislatia in vigoare, pentru minim 10 ani de la data licitatiei de proiecte.

Amplasarea proiectului trebuie sa corespunda cu cea precizata in studiul de fezabilitate

A.6 Valoarea totala a proiectului

Valorile solicitate in acest tabel sunt calculate automat din datele introduse in bugetul indicativ (Sectiunea F).In prima coloana a tabelului se afiseaza valoarea totala a proiectului, in a doua coloana, valoarea eligibila, din punct de vedere al programului SAPARD, iar in a treia coloana se afiseaza valoarea neeligibila din punctul de vedere al SAPARD, adica diferenta dintre primele doua coloane. Solicitantul trebuie se verifice aceste sume cu cele din deviz.

In prima linie a tabelului toate valorile vor fi exprimate in EURO, iar in a doua linie a tabelului, toate valorile vor fi exprimate in LEI.

Pentru Masura 1.1, finantarea nerambursabila SAPARD reprezinta maximum 50% sau 30% functie de submasura din valoarea eligibila.

Pentru Masura 2.1, finantarea nerambursabila SAPARD este de 100%.

Sectiunea B - INFORMATII PRIVIND SOLICITANTUL

B1 Descrierea solicitantului: statutul juridic,informatii privind organizatia(data de infiintare, nr. De inmatriculare, codul fiscal, certificatul de inregistrare), adresa sediului social al organizatiei, domenii de activitate, numele celor doua persoane responsabile de proiect.

B2 Informatii referitoare la persoana responsabila de proiect

B3 Informatii referitoare la contul bancar/trezorerie

Sectiunea C - INFORMATII REFERITOARE LA ALTE PROGRAME DE FINANTARE NERAMBURSABILA PRIMITE DE SOLICITANT

Sectiunea D -SUBMASURA-se bifeaza o singura casuta corespunzatoare submasurii. Pentru submasura selectata se bifeaza casutele corespunzatoare categoriilor de investitii.

Sectiunea E - DESCRIEREA PROIECTULUI

E1 Obiectivele proiectului- se vor bifa obligatoriu unul sau mai multe obiective in functie de specificul proiectului.

Sectiunea  F - Bugetul indicativ-tabelul corespunde cheltuielilor ce se vor efectua in cadrul proiectului; trebuie completat pentru toata perioada de executie a proiectului, inclusiv perioada de rodaje, incercari, pana la receptia investitiei.

Sectiunea G - Planul financiar

Valoarea eligibila totala a proiectului trebuie sa corespunda cu cea mentionata in tabelul privind Bugetul proiectului, impartita pe sursele de finantare. Trebuie atasat documentul care sa dovedeasca sursele de co-finantare ale proiectului.

Toate costurile vor fi exprimate in EURO. Toate costurile vor fi nete, fara impozite, taxe care sunt deductibile, returnabile sau compensate prin orice mijloace.

Sectiunea H-Lista documentelor anexate

Sectiunea I- Declaratii ale solicitantului:

I1. angajamentul solicitantului (semnat si stampilat)

I2. Declaratia pe propria raspundere referitoare la conformitatea cu clauza de origine europeana

I3. Declaratia pe propria raspundere referitoare la finantatrea din alte programe de finantare nerambursabil pentru proiectul propus.