Auditul calitatii

AUDITUL CALITATII

1 Locul auditului in procesul implementarii sistemelor calitatii

Termenul de audit provine din latinescul ,,audio", care inseamna ,,a

asculta". Introdus mai intai ca instrument de verificare a conturilor si inregistrarilor, auditul a devenit in prezent si un instrument de progres in sprijinul managementului pentru implementarea in firme a calitatii totale.

Practica auditului calitatii, ca succesor al auditului financiar, s-a extins datorita cerintelor de asigurare a calitatii impuse furnizorilor de consumatori, precum si in scopul evalarii actiunilor corective necesare pentru eliminarea deficientelor, a posibilitatilor de imbunatatire a sistemului de calitate din STE, a proceselor sale, a produselor si serviciilor pe care le realizeaza.

Totodata, trecerea unui numar tot mai mare de organizatii prin procesul de certificare a sistemului calitatii, a facut ca auditul sa capete valente noi, impunandu-se si ca principala metoda de verificare a conformitatii sistemului de calitate cu standardul de referinta. Auditul calitatii s-a impus, de asemenea, si ca un instrument important de cunoastere si imbunatatire a functionarii sistemului calitatii intr-un STE. Prin desfasurarea auditului se realizeaza, in mod indirect, o disiminare a cunostintelor in domeniul calitatii, se imbunatateste managementul STE pe baza informatiilor reale oferite asupra activitatilor si proceselor. Evidentiind punctele slabe si forte ale STE, auditul ofera conducerii informatii fundamentate pentru optimizarea deciziilor privind alocarea resurselor in proiecte de modernizare, pentru evitarea disfunctionalitatilor in productia si livrarea produselor, pentru prevenirea reclamatiilor din partea beneficiarilor.

Scopul principal al auditului calitatii este de a evalua posibilitatile de imbunatatire a sistemului calitatii din STE, a proceselor, produselor si serviciilor pe care le realizeaza, a actiunilor corective necesare pentru eliminarea deficientelor. Auditul nu trebuie confundat cu alte activitati de investigare care-i sunt, mai mult sau mai putin, similare, cum ar fi inspectia, analiza, diagnosticarea.

Inspectia, verificarea, controlul sunt activitati orientate catre conformitate si nu presupun explicit abordarea perspectivelor de evolutie a sistemelor examinate.
    Analiza constituie o examinare a starii unui proces, activitate etc. si nu face
de obicei apel la terte persoane, responsabilului activitatii revenindu-i si raspunderea actiunilor care vor urma sau a coordonarii acestora, in cazul delegarii altor persone. Exemple tipice de examinare a unor activitati sunt analizele efectuate de management asupra sistemului calitatii, analiza proiectarii si dezvoltarii, prevazute in standardele ISO 9000.

Diagnosticul este o activitate descriptiva in care problematica abordata
exista, in timp ce demersul pentru audit consta in punerea unor intrbari referitoare
la insasi existenta problematicii. Este vorba deci de un demers vizand cunoasterea dificultatilor de functionare si de aceea se manifesta ca un proces static. Dimpotriva, auditul este un proces orientat spre viitor, ce permite atat relaxarea constrangerilor care influenteaza eficienta sistemului, cat si evidentierea perspectivelor sale de evolutie.

Auditul financiar este un caz particular de audit, particularitatea sa fiind determinata de specificul domeniului in care se aplica.

2 Cadrul conceptual general al auditului calitatii

In domeniul managementului calitatii, termenul de audit este utilizat in sensul de examinare a calitatii produselor, serviciilor, proceselor unui STE sau a sistemului calitatii in ansamblu.

Standardul ISO 9000/2000 defineste auditul calitatii ca rerprezentand o
examinare sistematica si independenta efectuata de una sau mai multe persoane,
pentru a determina daca activitatile si rezultatele lor referitoare la calitate
corespund dispozitiilor prestabilite, daca aceste dispozitii sunt efectiv implementate
si corespunzatoare pentru realizarea obiectivelor. Retinem din aceasta definitie,
adjectivele sistematice si independente, in sensul ca auditele sunt, pe de o parte,
planificate si programate , iar pe de alta parte, ca trebuie realizate de persoane care
nu au responsabilitatii directe in domeniile abordate. Prin expresia ,,dispozitii

prestabilite", standardul sugereaza documentul de referinta(referentialul), care poate fi standarde, reglementari, normative, reguli proceduri ,dispozitii contractuale etc. Din defenitie rezulta implicit ca auditul calitatii este un demers orientat spre viitor si ca vizeaza imbunatatirea.

Auditul este efectuat de persoane, denumite auditori, care au calificarea
necesara, adica sunt autorizati. Standardul ISO 10011 prevede cerintele pentru
calificarea auditorilor sistemelor calitatii care se refera la: studii, pregatire,
experienta, aptitudini de conducere, criterii pentru selectarea responsabilului de
audit.

Clientul, STE-ul care solicita auditul,este denumit comanditarul, entitatea in numele careia se realizeaza auditul si destinatara raportului de audit. Dupa caz, clientul poate fi managerul STE-ului s-au un client al acestuia.

Conform ISO 10011, clientul poate fi auditatul, care doreste auditarea
propiului sau sistem al calitatii in raport cu standardul de referinta, un beneficiar
care doreste sa auditeze sistemul calitatii unui furnizor, utilizand propri auditori sau
o terta parte, un organism independent autorizat sa aprecieze daca sistemul calitatii
asigura controlul adecvat al produselor sau serviciilor furnizate, un organism
independent desemnat sa efectueze auditul in scopul de a inregistra sistemul
calitatii al organizatiei auditate. Relatia dintre clientul solicitant de audit si auditor
este de tip client-furnizor, in cadrul careia raportul de audit constituie produsul
furnizat.

Clasificarea auditurilor calitatii

Certificarea sistemelor de calitate din organizatii a determinat
sistematizarea auditului pe doua forme de aplicare: auditul intern, cerut de
standard, si auditul de terta parte, ca instrument de evaluare a conformitatii organizatiei cu cerintele standardului. In ambele cazuri intelegerea corecta a sensului auditului si tehnicilor care ii asigura eficienta in aplicare este esentiala. Acestea au fost sistematizate in standardul ISO 10.011.

Standardul ISO 9000/2000 prevede ca auditul se foloseste pentru evaluarea eficientei si conformitatii unui sistem de management al calitatii, iar rezultatele auditului pot fi utilizate pentru identificarea oportunitatilor de ameliorare.

Corespunzator acestui standard, auditarile sunt:

- interne, initiate de organizatii, prin care se urmareste cunoasterea modului
in care se respecta politica calitatii in fiecare compartiment implicat in realizarea
produsului sau serviciului, precum si evaluarea actiunilor corective necesare in
interiorul STE cu privire la produs, proces si sistemul de calitate, si sunt denumite
audituri ,, prima parte". Aceste audituri pot constitui elemente de fundamentare la
autodeclaratia de conformitate a organismului. In standardul ISO

referitor la audit, se mentioneaza ca organizatiile au obligatia sa efectueze audituri interne, conform planificarii acestora, pentru a determina daca sistemul de management al calitatii este conform cu cerintele acestui standard si daca este implementat si mentinut eficient. De asemenea, standardul prevede ca selectarea auditorilor si modul de efectuare a auditului, trebuie sa asigure obiectivitatea si impartialitatea procesului de audit. Responsabilitatea si cerintele pentru planificarea si efectuarea auditurilor, pentru raportarea rezultatelor si mentinerea inregistrarilor vor fi definite intr-o procedura documentata.

- externe, efectuate de client ori o terta persoana in contul clientului sau a unei relatii contractuale si de organisme neutre specializate si independente. Auditurile externe, au ca scop obtinerea unei dovezi in legatura cu capacitatea furnizorului de a asigura obtinerea calitatii cerute. Cand sunt efectuate de clienti ai STE prin auditori propri, sunt denumite audituri ,,secunda parte", iar cand sunt realizate de un organism neutru in scopul evaluarii sistemului de calitate la cererea STE-ului respectiv, sunt denumite audituri ,,terta parte". Aceste organisme, care sunt acreditate, ofera certificarea sau inregistrarea conformitatii cerintelor cu cele din standardul de referinta.

Auditul mai poate fi independent, cand se realizeaza de persoane care nu-si desfasoara activitatea in zona auditata, de exemplu personalul apartinand serviciului ,,Calitate"al STE sau de auditori calificati apartinand unor organisme specializate, si dependent cand se executa de persoane specializate apartinand zonei auditate. Dupa domeniul in care se aplica, auditul poate fi de produs, de proces si de sistem al calitatii.

Situatii pentru care se recomanda efectuarea auditului calitatii

a) Adotarea sistemului de calitate la schimbarile intervenite: - la progresele tehnice si tehnologice;

- la schimbarile intervenite in structura organizatiei prin reducerea domeniilor functionale in favoarea celor operationale;

- la un nou standard de referinta.

b) Modificarea obiectivelor in domeniul desfacerilor: - lansarea pe piata a unor produse noi;

- orientarea desfacerii catre noi segmente de piata.

c) Pregatirea unui plan de imbunatatire a calitatii, avand ca obiectiv, de
exemplu, patrunderea pe noi piete ca urmare a cresterii calitatii produselor livrate.

d) Extinderea relatiilor comerciale, de exemplu in cazul dezvoltarii exportului etc.

Domenii la care se aplica auditul calitatii

Auditul calitatii se plaseaza in spirala calitatii si vizeaza domenii
functionale si operationale. Cel mai cunoscut domeniu este cel al realizarii
produselor. In prezent are loc o extindere continua catre servicii si activitati
functionale precum: marketing, aprovizionare, metode, vanzari, service,

administratie, informatica, logistica, organizare. Dintre toate aceste domenii, noi ne vom opri la auditul calitatii produsului, procesului

si sistemului calitatii.

Pentru realizarea auditului, echipa de auditare trebuie sa-si elaboreze un program de audit. Programul contine planul de audit, misiunile echipei si documentele de lucru. Structura planului de audit, corespunzator ISO 10 011, este prezentata in anexa nr.1.

Auditul calitatii produsului Are ca obiectiv evaluarea conformitatii caracteristicilor de calitate ale unui produs cu specificatiile din documentul de referinta sau cu cerintele exprese ale clientului. Auditul calitatii poate fi orientat in acest caz spre piese, subansamble, produs finit si se bazeaza pe procedurile sistemului de calitate, normative, specificatii, documentatia de executie, mijloace de executie. De asemenea, auditul calitatii vizeaza si evaluarea eficientei masurilor de asigurare a calitatii produsului. Metodologia auditului calitatii produsului este prezentata in anexa nr. 2.

Auditul calitatii procesului Serveste la evaluarea capabilitatilor prceselor tehnologice de fabricatie de a raspunde cerintelor exprese ale clientului sau a celor specificate in documentele de referinta. Metodologia auditului calitatii proceselor este prezentata in anexa nr. 3.

Auditul sistemului calitatii Se efectueaza asupra sistemului in ansamblul
sau a unor parti ale acestuia, in scopul evaluarii concordantei dintre conformitatile
elementelor sistemului si cerintele din documentele de referinta, precum si a
eficientei sistemului. Auditul poate viza functiile sistemului, structura
organizatorica, documentele sistemului etc. Bazele acestui tip de audit sunt
manualul calitati, procedurile, cerintele contractuale, planurile calitatii si
instructiunile de verificare, costurile calitatii, raportarile managementuluiasupra
calitatii.

Auditul sistemului de calitate se poate realiza si in scopuri externe, pentru evaluarea sistemului calitatii al furnizorilor.

Metodologia auditului sistemului calitatii, prevazuta in stasndardul ISO 10011 este prezentata in anexa nr.4.

Ultima etapa a metodologiei este reuniunea de incheiere la care participa si

conducerea STE si care se desfasoara inainte de elaborarea raportului de audit.
Seful echipei de audit prezinta concluziile acestuia in legatura cu conformitatile si eficienta sistemului calitatii. Raportul de audit contine cazurile de neconformitate sau deficiente constatate de echipa, precum si actiunile corective asupra carora s-a convenit.

Elementele raportului de audit

Obiectivele si domeniul auditului

Detalii in legatura cu planul de audit, identitatea membrilor echipei de

audit si a reprezentatilor auditatului, data efectuarii auditului,

identificarea organizatiei auditate.

Identificarea documentelor de referinta ale auditului

Aprecierile echipei de audit privind conformitatea sistemului calitatii cu

referentialul stabilit

Aprecierile echipei de audit in legatura cu eficienta sistemului calitatii in

realizarea obiectivelor

Lista de difuzare a raportului de audit

Auditul se termina odata cu predarea raportului si insusirea acestui de
client. Activitatile ulterioare de urmarire a auditurilor interne au ca scop verificarea
si inregistrarea implementarii actiunilor corective stabilite si evaluarea eficientei
acestor actiuni. Raportul de audit este predat clientului de auditorul sef, iar
difuzarea acestuia catre terti este permisa numai cu acordul celui auditat. Pastrarea
documentelor auditului revine in sarcina clientului, organismului auditor si celui
auditat.

3 Calificarea si certificarea auditorilor calitatii

Standardul ISO 10011, prevede cerintele pe care trebuie sa le indeplineasca
auditorii calificati, cu privire la studii, pregatire, experienta, insusiri personale,
aptitudini de conducere si criteriile pentru selectarea responsabilului de audit.
Astfel, pentru a deveni auditori calificati persoanele interesate trebuie sa fi absolvit
cel putin invatamantul secundar si sa indeplineasca urmatoarele conditii:

- cunoasterea si intelegerea standardelor de referinta ale auditului calitatii;
    - cunoasterea si abilitatea de aplicare a tehnicilor de evaluare;
    - alte tehnici necesare pentru conducerea unui audit, cum ar fi planificarea,
organizarea, comunicarea.

Standardul recomanda si o experienta practica de patru ani in domeniu si participarea la cel putin patru auditari.

In ceea ce priveste insusirile pe care trebuie sa le aiba auditorul, acestea se
refera la obiectivitate, perseverenta, capacitate organizatorica si de comunicare.
    Sistemele de calificare si certificare a auditorilor folosite pe plan european
    Organizatia Europeana a Calitatii si Fundatia Europeana pentru
Managementul Calitatii, au stabilit un program de instruire in domeniul calitatii , care este compatibil cu noua Schema armonizata a Organizatiei Europene a
Calitatii. Schema prevad trei grade de calificare si certificare la nivel european:
profesionist calitate, manager sistem de calitate, auditor calitate. Certificatul de
profesionist calitate poate fi obtinut de persoane cu pregatire universitara, care au si
o vechime de cel putin un an in domeniul inspectiei asigurarii calitatii sau in
proiectare, care urmeaza cursuri de instruire in conformitate cu schema armonizata.

4 Sinteza

Auditul a devenit in prezent un instrument de perfectionare a
managementului pentru implementarea in STE a calitatii totale. Auditul s-a extins
in practica agentilor economice si datorita actiunilor de implementare a sistemelor
de calitate si necesitatilor impuse de certificarea acestor sisteme in fiecare STE.

Auditul serveste, de asemenea, si pentru cunoasterea si imbunatatirea functionari sistemelor de calitate din STE-uri. Evidentiind punctele forte si pe cele slabe ale STE, auditul ofera conducerii informatii fundamentate ptru optimizarea deciziilor de asigurare a calitatii.

Standardul ISO 9000/2000 defineste auditul calitatii ca reprezentand o examinare sistematica si independenta efectuata de una sau mai multe persoane, pentru a determina daca activitatile si rezultatele lor referitoare la calitate corespund dispozitiilor prestabilite, daca aceste dispozitii sunt efectiv implementate si corespunzatoare pentru realizarea obiectivelor

Auditul este efectuat de persoane, denumite auditori, care au calificarea
necesara, adica sunt autorizati. Standardul ISO 10011 prevede cerintele pentru
calificarea auditorilor sistemelor calitatii, care se refera la: studii, pregatire,
experienta, aptitudini de conducere, criterii pentru selectarea responsabilului de
audit.

Auditurile calitatii pot fi interne si audituri de terta parte(externe).

Auditurile interne sunt initiate de STE pentru cunoasterea modului in care
se respecta politica de calitate in fiecare compartiment si sunt denumite audituri ,,
prima parte". Modul de desfasurare a auditului intern este reglementat printr-o
procedura scrisa. Auditurile ,,terta parte" sunt efectuate de client ori o terta

persoana in contul clientului sau a unei relatii contractuale si de organisme neutre specializate si independente.

Auditurile externe, au ca scop obtinerea unei dovezi in legatura cu capacitatea furnizorului de a asigura obtinerea calitatii cerute. Cand sunt efectuate de clienti ai STE prin auditori proprii, sunt denumite audituri ,,secunda parte", iar cand sunt realizate de un organism neutru in scopul evaluarii sistemului de calitate la cererea STE-ului respectiv, sunt denumite audituri ,,terta parte".

Auditul mai poate fi independent, cand se realizeaza de persoane care nu-si desfasoara activitatea in zona auditata, si dependent cand se executa de persoane specializate apartinand zonei auditate.

Auditul calitatii se plaseaza in spirala calitatii si vizeaza domenii functionale si operationale. Cel mai cunoscut domeniu este cel al realizarii produselor, proceselor si sistemelor de calitate.

Standardul ISO10011, prevede cerintele pe care trebuie sa le indeplineasca auditorii calificati, cu privire la studii, pregatire, experienta, insusiri personale, aptitudini de conducere si criteriile pentru selectarea responsabilului de audit. Astfel, pentru a deveni auditori calificati persoanele interesate trebuie sa fi absolvit cel putin invatamantul secundar si sa indeplineasca o serie de conditii referitoare la cunoasterea standardelor, sa posede abilitati de aplicare a tehnicilor de evaluare, sa aiba cunostinte de planificare, organizare etc.