Cum aducem proiectul pe drumul bun

CUM aduceM proiectul pe drumul BUN

Determinati de ce a derapat proiectul

Primul pas pentru rezolvarea unei probleme este sa o intelegem. Descrieti exact cum a derapat proiectul. Sunt posibile inclusiv urmatoarele situatii:

intarzierea termenelor;

s-au cheltuit mai multe resurse bugetare;

nu se realizeaza rezultatele dorite.

Identificati motivele pentru care proiectul a derapat. Acestea pot fi:

oamenii cheie parasesc echipa sau vin oameni noi in echipa;

ordonatorii cheie isi pierd interesul sau alte proiecte devin mai  interesante;

se schimba mediul de afaceri;

apar noi tehnologii;

se schimba prioritatile organizatiei.

Reconfirmati-va ordonatorii cheie

Identificati persoanele care asteapta beneficii de la proiect. Luati in considerare persoanele care au cerut initial realizarea proiectului ca si pe altele care poate au devenit interesate intre timp, dupa inceperea proiectului. Reamintindu-le beneficiile proiectului, vo fi incurajati sa sprijine proiectul.

Reconfirmati obiectivele proiectului

Reconfirmati obiectivele proiectului cu ordonatorii proiectului. Modificati sau adaugati altele obiective celor initiale daca oamenii au nevoie sa le schimbe. Asigurati-va ca obiectivele sunt specifice si masurabile si ca oamenii cred ca sunt realizabile.

Reconfirmati activitatile care au mai ramas de facut

Lucrati cu membrii echipei pentru a reconfirma, modifica sau elimina activitatile identificate initial sau adaugati unele noi, in functie de necesitati. Pentru toate activitatile, clarificati resursele necesare, durata estimata si stabiliti interdependentele.

Reconfirmati rolurile si responsabilitatile

Lucrati cu membrii echipei pentru a clarifica rolurile si responsabilitatile oamenilor pentru activitatile inca neindeplinite ale proiectului. Identificati si rezolvati conflictele care s-au ivit pe durata indeplinirii activitatilor. Eliminati orice ambiguitate care exista in planul original. Incurajati membrii echipei sa-si reafirme angajamentele pentru succesul proiectului.

Dezvoltati un program de desfasurare viabil

Daca este nevoie, revizuiti-va programul de desfasurare initial pentru a permite ca activitatile ramase sa fie indeplinite la termenele prevazute. Definiti semnificatia reperelor intermediare pe care le veti folosi in realizarea proiectului.

Reconfirmati sarcinile personale

Clarificati de cine aveti nevoie pentru realizarea activitatilor ramase, cat efort trebuie sa depuna si cand. Aduceti oameni in plus echipei daca este nevoie. Confirmati ca toti membrii echipei inteleg eforturile ce le vor face si le accepta.

Dezvoltati un plan de management al riscurilor

Sunt sanse ca sa aveti activitati aditionale de indeplinit la proiect, sa adaugati noi membrii echipei sau sa faceti fata unor termene scurte. Daca sunteti capabil sa dezvoltati un plan care sa aiba o sansa sa atingeti tintele, cel mai probabil ca planul va prezenta unele riscuri. Identificati, analizati si planificati astfel incat sa minimizati impactul negativ al acestor riscuri. Pentru aceste riscuri decideti sa actionati in mod activ luand in considerare urmatoarele:

incercati sa minimizati sansele lor de aparitie;

dezvoltati planuri alternative, atunci cand se manifesta riscul.

Ameliorati continuu planul de management al riscurilor asa cum procedati cu activitatile neindeplinite din proiect.

Tineti o sedinta la jumatatea traseului parcurs

Motivati echipa si retreziti interesul organizatiei fata de planul recent al proiectului printr-o sesiune de relansare a proiectului. Alaturi de anuntarea rezultatelor anticipate si a termenelor, scopul vostru este sa convingeti oamenii ca aveti un plan viabil, un angajament unitar si o probabilitate mare de succes.

Monitorizati indeaproape si controlati indeplinirea restului proiectului

Asigurati-va ca proiectul nu derapeaza inca o data:

urmariti permanent indeplinirea si comparati realizarile actuale cu ce s-a planificat;

raportati persoanelor cheie din audienta progresele realizate;

rezolvati-va in mod prompt orice problema care se iveste.