Documentare. Sistemul informational permite dezvoltarea si perfectionarea personalului prin imbogatirea cunostintelor.

Documentare. Sistemul informational permite dezvoltarea si perfectionarea personalului prin imbogatirea cunostintelor.

Deficientele sistemului informational

Distorsiunea - consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului mesajului unei informatii.

Filtrajul - consta in modificarea partiala sau totala a mesajului in mod intentionat.

Redundanta - consta in culegerea, in prelucrarea si in transmiterea repetata a unor informatii.

Supraincarcarea circuitelor informationale - consta in depasirea capacitatii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la intarzierea ajungerii mesajului la receptor.

Parametrii calitativi ai informatiei

Informatia constituie materia prima a sistemului informational. In consecinta, pentru a asigura o percepere realista a proceselor la care se refera, informatiile trebuie sa indeplineasca o serie de conditii: sa fie reale, multilaterale, sintetice si concise, precise si sigure, sa ajunga la beneficiar in timp util, sa aiba un caracter dinamic, orientare prospectiva si sa fie adaptate nivelului de intelegere a personalului implicat.

Principiile sistemului informational

Subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational cerintelor managementului firmei.

Corelarea sistemului informational cu cel decizional si organizatoric.

Unitatea metodologica in tratarea informatiilor.

Concentrarea asupra abaterilor esentiale.

Asigurarea unui timp corespunzator de reactie sistemului decizional.

Asigurarea de maximum de informatii finale din fondul de informatii primare.

Flexibilitatea.

Eficacitatea si eficienta.

Toate aceste elemente (deficiente, parametrii calitativi ai informatiei si principiile) stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informational si indirect a sistemului birotic.

Tendinte in conceperea si in functionarea sistemelor informationale:

perfectionarile tehnice si cresterea numerica a mijloacelor de tratare a informatiilor;

modificarea raportului dintre soft si hard in privinta pretului in favoarea primului;

utilizarea calculatoarelor in retea;

organizarea de baze de date, in special de baze de date specializate;

schimbari in mentalitatea managerilor in sensul intelegerii necesitatii introducerii calculatoarelor in firmele pe care le conduc.

2.2. Sistemul informatic

Sistemul informatic reprezinta partea automatizata a sistemului informational. Raportul dintre sistemul informational si cel informatic este de intreg-parte.

Sistemul informatic este acea parte a sistemului informational in care operatiile de culegere, de prelucrare, de stocare si de transmitere a datelor se realizeaza cu ajutorul calculatorului.

Componentele sistemului informatic sunt:

Componenta fizica (hard) - este constituita dintr-un ansamblu de echipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea si pentru stocarea datelor si informatiilor.

Componenta logica (soft) - cuprinde sistemul de operare si programele de aplicatii.

Baza de date - cuprinde un ansamblu de colectii de date si descrierea legaturile dintre acestea.

Resursele umane - cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analisti, ingineri de sistem).

Cadrul organizatoric - cuprinde cadrul legal necesar functionarii sistemului informatic (statii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).

Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaza procesul de prelucrare automata a datelor cu scopul obtinerii de informatii in vederea fundamentarii deciziilor sau realizarii productiei.

1. Functiile generale ale sistemului birotic

Functiile sistemului birotic decurg atat din obiectivele de automatizare si de informatizare a activitatii de birou, dar si din mijloacele pe care electronica, informatica si comunicatiile le ofera in vederea realizarii acestor obiective.

Un sistem birotic indeplineste urmatoarele functii generale:

Functia de introducere a informatiei in sistem.

Functia de memorare si de regasire a informatiei.

Functia de prelucrare.

Functia de iesire.

Functia de comanda si de control.[1]

Functia de introducere a informatiei in sistem se exercita intr-o varietate de modalitati, cum sunt:

preluarea informatiei provenite din retelele de comunicatii nationale sau internationale, publice sau private;

preluarea informatiei provenite din reteaua locala de date;

introducerea manuala a datelor si textelor sau inregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii si sunetului.

Informatia odata introdusa in sistem fie se prelucreaza imediat, in timp real, fie se memoreaza pentru prelucrari ulterioare, nefiind exclusa nici posibilitatea transferarii ei, la iesire, fara a fi memorata sau prelucrata de catre sistem.

Functia de memorare si de regasire a informatiei joaca un rol important in functionarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informatiei si viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performantelor unui sistem birotic.

Informatiile se pot pastra astfel:

in memoria interna, pentru datele in curs de prelucrare;

in memoria externa, pentru datele care se consulta periodic;

arhiva electronica, pentru informatiile care se consulta rar.

Informatia aflata in memoria unui sistem birotic poate fi valorificata prin consultare locala ori comunicata solicitantilor prin intermediul retelelor de comunicatii.

Functia de prelucrare se refera la o mare varietate de operatii si de procese:

conversia informatiei din forma analogica in forma digitala, necesara memorarii si procesarii ei cu mijloace informatice, precum si operatia de conversie din digital in analogic;

transferul informatiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de suport);

copierea informatiei pe acelasi tip de suport (operatie de reproducere a informatiei);

crearea si incarcarea bazei informationale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaza structura si modul de organizare a informatiei pe suportul tehnic, incarcarea bazelor de date, astfel create, cu informatia provenita din memoria externa sau interna din retelele de comunicatie ori manual, de la terminale;

actualizarea bazei informationale. Aceasta operatie presupune eliminarea si introducerea informatiilor si modificarea informatiilor deja existente;

tratarea propriu-zisa a informatiei, care consta in efectuarea celor mai variate operatii care pot privi:

fie forma - in cazul prelucrarii textelor, documentelor si imaginilor;

fie continutul - in cazul prelucrarii datelor.

informatia prelucrata trebuie consultata in timp real. Acest lucru se realizeaza cu ajutorul unor programe care permit cautarea, selectarea si transmiterea informatiei solicitate la un dispozitiv periferic de iesire (monitor, imprimanta etc.);

punerea in forma a informatiei solicitate la iesire presupune operatii diferite in raport de natura informatiei solicitate. In cazul prelucrarii textelor, documentelor si imaginii punerea in forma este una din operatiile principale la care acest gen de informatii sunt supuse.

Functia de iesire a informatiei din sistem trebuie sa satisfaca mai multe cerinte avand in vedere mai multe aspecte, dupa cum urmeaza:

natura informatiei transferate la iesire: date, texte, documente, secvente sonore, secvente vizuale;

continutul efectiv al informatiilor solicitate la iesire;

natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaza a fi transferata informatia la iesire;

forma, digitala sau analogica, a informatiei transmise;

destinatarul si mijlocul de comunicare adecvat.

Functia de comanda si de control a sistemului birotic detine toate atributele necesare pentru dirijarea si pentru reglarea functionarii intregului sistem, a tuturor functiilor sale, alocarea optima a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria interna, la baza de programe si la baza informationala. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare si de iesire a informatiei in functie de natura lor, de destinatia si de modul de transmitere a rezultatelor.

Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente si de programe, de mijloace hard si soft, avand ca obiectiv procesarea informatiei in activitatea de birou si care isi exercita functiile sale in interdependenta atat cu sistemele informatice operationale, cat si cu sistemele de telecomunicatii, intre care creeaza un ansamblu de legaturi functionale[2].

Din aceasta definitie rezulta cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele si informatiile. Acestea au roluri diferite in economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizica a sistemului, programele (soft-ul) reprezinta componenta logica a acestuia, in timp ce informatiile ofera obiectul supus procesarii cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate acestea sunt reprezentate in figura

1. Componenta fizica a sistemului birotic reprezinta ansamblul de echipamente format din urmatoarele subdiviziuni:

a. Unitatea centrala a sistemului. Este reprezentata de cele mai multe ori de unitatea centrala a unui calculator personal dispunand de un microprocesor din clasa Pentium (III sau IV) cu o frecventa de ordinul GHz (1-3), o memorie interna de 128 sau de 256 MB si o memorie externa cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

b. Unitatile de intrare - iesire ale sistemului birotic contin atat periferice comune cu celelalte sisteme informatice, cat si periferice specifice tratarii textelor, documentelor, imaginii si sunetului.

Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:

Scanner;

Aparatul telefonic si interfata telefonica;

Aparatul telefax si interfata telefax;

Interfata de intrare telecopiator;

Interfata video;

Microfonul si interfata pentru sunet adecvata;

Camera de luat vederi si interfata audio-video necesara;

Lectorul optic de microfilme si interfata specifica.

Perifericele de iesire ale unui sistem informatic de birou sunt:

Imprimanta;

Plotter-ul;

Aparatul telefonic si interfata sa cu sistemul informatic;

Aparatul telefax si interfata sa specifica;

Interfata de iesire telecopiator;

Imprimanta pentru microfilm si interfata sa;

Interfata video;

Interfata audio.

Perifericele de intrare-iesire intalnite in configuratia unui sistem birotic sunt, in principal, urmatoarele:

Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color si tastatura alfanumerica;

Unitatile digitale de disc magnetic (discuri fixe si discuri flexibile);

Unitatile audio-analogice de banda magnetica si interfata acestora;

Unitati video-analogice de banda magnetica si interfata lor.

c) Echipamentul pentru comunicatii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de codificare, decodificare, de transmitere si de receptie locala sau la distanta a informatiei utilizate in activitatea de birou.

Structura si functionalitatea acestuia depinde de mai multi factori: echipamentul informatic de birou utilizat, natura informatiei prelucrate, tipul de comunicatii practicate (locale sau la distanta), natura retelelor de telecomunicatii utilizate.

Echipamentele folosite in telecomunicatii vor fi tratate pe larg in capitolul urmator.

2) Indiferent de gradul de complexitate a configuratiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate functiona fara existenta subsistemului de programe care constituie componenta logica (soft) a sistemului birotic.

Soft-ul reprezinta ansamblul programelor care asigura functionarea calculatorului sau a unor aplicatii informatice. Acesta este compus din:

A. Soft de baza (sistem de operare)

B. Soft de aplicatii

A. Sistemul de operare reprezinta totalitatea programelor de control care asigura accesul optim la resursele hard si soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare.

Sistemul de operare in raport cu numarul de utilizatori si cu numarul de programe pe care le poate executa la un moment dat se poate imparti in mai multe categorii:

Monoutilizator si monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicatiilor una dupa alta; fiecare utilizator foloseste resursele in mod serial.

Monoutilizator si multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicatiilor pentru un singur utilizator in paralel.

Multiutilizator si multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicatiile mai multor utilizatori folosesc in comun sau separat resursele aflate in diferite puncte ale unei retele de calcul.

Sisteme de operare pentru retea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la mai multe calculatoare (terminale), la fisiere comune sau individuale.

B. Softul de aplicatii este un program destinat rezolvarii unor anumite probleme. Si acesta se imparte in mai multe categorii:

Soft-ul specializat - este un produs "la cheie", specializat in rezolvarea anumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar prezinta avantajul ca este protejat impotriva pirateriei, el putandu-se folosi doar cu echipamentul respectiv.

Soft semigeneralizat - pachete de programe realizate de firme specializate care au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. In Romania exista o banca nationala de programe pe langa Institutul de Cercetare in Informatica unde sunt stocate pachete de programe din aceasta categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftina si reduce considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigura in acelasi timp compatibilitatea diferitilor utilizatori, ceea ce favorizeaza prelucrarea unor date folosite de mai multe firme.

Softul generalizat - programele din aceasta categorie pot fi folosite de orice utilizator fara nici o adaptare. Utilizatorul solicita programul de la firmele specializate in functie de tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendinta in realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor functii, in conditiile in care utilizatorul nu este un specialist in informatica.

Soft-ul generalizat pentru birotica este format din urmatoarele grupe mari de programe:

Procesoare de text si de imagine fixa, tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.

Procesoare pentru desen si pentru reprezentari grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS.

Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.

Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH

Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.

Procesoare pentru comunicatii si pentru retele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe in activitatea de birou este Microsoft Office. Pachetul cuprinde o suita de programe de aplicatii produse de compania Microsoft, in care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access.

Word este un procesor de texte care permite crearea si gestionarea fisierelor de tip text precum si schimbul de date cu alte programe.

Functiile realizate de acesta sunt:

crearea de fisiere;

deschiderea unor fisiere existente;

selectarea textului;

editarea textului (mutari, copieri, stergeri);

formatarea documentului (formatarea caracterelor si a paragrafelor);

crearea de tabele;

inserarea de imagini si de grafice;

corectarea automata lexicala si gramaticala;

tiparirea la imprimanta a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Functiile realizate sunt:

crearea fisierelor tip foaie de calcul tabelar;

formatarea foii de calcul;

copierea, mutare, stergerea datelor;

crearea de serii numerice si calendaristice;

calcule pe baza unor functii;

inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;

crearea unor baze de date simple;

tiparirea la imprimanta a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:

crearea fisierelor tip baza de date (definirea campurilor, introducerea datelor);

modificarea informatiilor din baza de date;

adaugarea sau stergerea unor campuri;

sortarea bazei de date dupa diverse criterii;

interogarea bazei de date;

crearea de formulare;

crearea de rapoarte, de macrouri si de module;

tiparirea rapoartelor.

PowerPoint este un program de grafica, de prezentare atractiva si convingatoare a unor date si informatii.

3) Sistemul de informatii al sistemului birotic ofera obiectul supus prelucrarii (elemente de intrare) in activitatea de birou asistata de calculator si in acelasi timp contine multitudinea de rezultate intermediare precum si rezultatele finale ale activitatii de birou (elemente de iesire).

Informatiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), inregistrare audio (microfon) sau video (camera de luat vederi):

Preluate din retelele de date si de comunicatii, locale sau la distanta (date, texte, documente, sunet si imagine).

Rezultate intermediare ale unor prelucrari anterioare sau in curs de desfasurare.

Memoria externa si arhiva electronica sau pe microfilm a sistemului birotic.

Informatiile de iesire ale sistemului birotic au mai multe destinatii:

Consultare on-line, prin afisare imediata la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la plotter (desene, schite, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran).

Transmitere, locala sau la distanta, prin sistemele de comunicatii locale si prin telecomunicatii de date, de texte, de sunet si de imagine.

Pastrare temporara in memoria interna sau externa in vederea unor prelucrari imediate.

Pastrare pe termen mediu in memoria externa (disc magnetic) pentru consultari ulterioare.

Pastrare pe termen indelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm).

Din cele de mai sus se poate concluziona ca functionarea unui sistem informatic de birou este posibila numai prin functionarea sincrona si intercorelata a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele si informatiile.