Functiile manageriale ale organizatiei

FUNCTIILE MANAGERIALE ALE ORGANIZATIEI

Functiile manageriale ale unei organizatii, prin intermediul carora se exercita procesele si relatiile de management desfasurate in cadrul acesteia, sunt urmatoarele:

functia de previziune;

functia de organizare;

functia de coordonare;

functia de antrenare;

functia de control-evaluare.

1. Functia de previziune

Functia de previziune cuprinde totalitatea proceselor de munca prin intermediul carora se stabilesc obiectivele organizatiei si ale subsistemelor sale, se aloca resursele necesare si se contureaza posibile modalitati de realizare a obiectivelor.

Rezultatele activitatii de previziune se impart in functie de orizontul de timp, de gradul de detaliere, de probabilitatea de realizare si de obligativitate in 3 categorii:

prognoze;

planuri;

programe

Prognozele vizeaza orizonturi de timp de minimum 10 ani, prezinta un caracter aproximativ si nu sunt obligatorii. Prognozele cuprind date cu valoare indicativa referitoare la organizatie, in ansamblul ei sau la principalele activitati desfasurate in cadrul acesteia.

Planurile se refera la perioade de timp cuprinse intre o luna si cinci ani, sunt obligatorii, iar gradul lor de detaliere variaza invers proportional cu orizontul de timp avut in vedere. Planurile elaborate pe perioade de 3-5 ani concretizeaza strategiile organizatiei, in timp ce planurile fundamentate pentru perioade cuprinse intre 6 luni si 2 ani concretizeaza politicile organizationale.

Programele vizeaza perioade scurte de timp (maximum o luna), prezinta un grad ridicat de detaliere si sunt obligatorii. Programele se refera la activitatile curente ale organizatiei, cum ar fi cele de aprovizionare tehnico-materiala, de vanzare, de fabricatie sau de prestari de servicii.

Previziunea are un dublu statut. Pe de o parte este o functie manageriala a organizatiei si, pe de alta parte, reprezinta un domeniu de sine statator, respectiv o disciplina stiintifica. Principalele metode si tehnici utilizate in activitatea de previziune sunt metoda extrapolarii, metoda scenariilor, analiza de corelatie etc.

In conditiile cresterii complexitatii si a dinamismului mediului ambiant, functia de previziune tinde sa devina tot mai importanta in ansamblul functiilor manageriale ale organizatiei.

Managementul proactiv reprezinta un tip de management prin care organizatia, folosind instrumente previzionale, isi propune sa anticipeze schimbarile care pot surveni in mediul ambiant si, pe aceasta baza, sa-si elaboreze o strategie manageriala adecvata.

Managementul reactiv este un tip de management prin care organizatia reactioneaza la schimbarile produse in mediul de afaceri si isi adapteaza strategia sub presiunea factorilor de impact din cadrul acestuia.

2. Functia de organizare

Functia de organizare cuprinde ansamblul proceselor manageriale prin care se stabilesc si se delimiteaza procesele de munca din organizatie, componentele acestora (timpi, miscari, operatii, sarcini), se repartizeaza pe posturi, compartimente si formatii de munca si, totodata, se atribuie resurselor umane potrivit unor criterii economice, tehnice si manageriale in vederea realizarii obiectivelor previzionate.

In cadrul organizarii se disting doua subdiviziuni principale:

organizarea de ansamblu a firmei, concretizata in stabilirea structurii organizatorice si a subsistemului informational;

organizarea principalelor componente ale firmei: cercetare-dezvoltare, productie, financiar-contabila, resurse umane etc.

Organizarea constituie atat o functie manageriala a organizatiei, cat si o disciplina stiintifica de sine statatoare. Functia de organizare are o dimensiune preponderent operationala.

Functia de coordonare

Functia de coordonare consta in ansamblul proceselor de munca prin care se  armonizeaza deciziile si actiunile resurselor umane din organizatie (manageri si angajati) in cadrul previziunilor si a subsistemului organizatoric stabilite anterior.

Suportul functiei de coordonare il reprezinta comunicarea la nivelul tuturor palierelor manageriale. O comunicare eficienta este influentata de o serie de factori, cum ar fi :

nivelul de pregatire al managerilor;

nivelul de pregatire al angajatilor;

realismul obiectivelor previzionate;

capacitatea managerilor de a transmite mesaje clare si coerente;

stilurile manageriale practicate.

Exista 2 forme principale de coordonare:

bilaterala - realizata intre un manager si un subordonat: (este rar utilizata, avand ca principal dezavantaj consumul mare de timp;

multilaterala - realizata intre un manager si mai multi subordonati (frecvent utilizata indeosebi in cadrul sedintelor.

4. Functia de antrenare

Functia de antrenare cuprinde un ansamblu de procese de munca prin care se determina resursele umane sa participe la stabilirea si la realizarea obiectivelor organizatiei pe baza luarii in considerare a factorilor care le motiveaza.

Suportul acestei functii il reprezinta motivarea complexa a resurselor umane.

In esenta, motivarea consta in corelarea satisfacerii necesitatilor resurselor umane cu nivelul realizat al obiectivelor si al sarcinilor atribuite.

Motivarea poate fi pozitiva si negativa.

Motivarea pozitiva are in vedere cresterea satisfactiilor resurselor umane in conditiile indeplinirii obiectivelor previzionate, nivelul acestora fiind unul accesibil spre realizare majoritatii resurselor umane.

Motivarea negativa consta in sanctionarea resurselor umane in cazul nerealizarii obiectivelor, in conditiile in care nivelul acestora este inalt, inaccesibil majoritatii angajatilor.

Pe parcursul timpului au fost elaborate mai multe scari motivationale, cea mai cunoscuta dintre acestea fiind cea a lui Abraham Maslow. Scara motivationala a lui Maslow cuprinde 5 categorii de necesitati ale resurselor umane:

necesitati fiziologice;

necesitati de securitate si siguranta;

necesitati legate de contacte umane si afiliere la grup;

necesitati legate de stima si de statut social;

necesitati de autorealizare.

Procesul de motivare a resurselor umane trebuie sa indeplineasca 3 conditii:

sa fie complex (motivare materiala + motivare moral-spirituala);

sa fie diferentiat - managerii trebuie sa adopte modele motivationale in functie de personalitatea fiecarui angajat al roganizatiei;

sa fie gradual - amplificarea cresterii satisfactiilor pe masura nivelului de realizare a obiectivelor.

5. Functia de control-evaluare

Functia de control-evaluare cuprinde ansamblul proceselor prin care performantele organizatiei sunt masurate si comparate cu nivelul realizat al obiectivelor previzionate in vederea eliminarii deficientelor constatate si a integrarii aspectelor pozitive.

Procesul de control-evaluare cuprinde urmatoarele etape:

evaluarea nivelului realizat al obiectivelor;

compararea nivelului realizat cu cel previzionat al obiectivelor;

identificarea cauzelor care au generat disfunctionalitati;

efectuarea corecturilor si a ajustarilor care se impun in vederea eliminarii deficientelor constatate.

Procesul de control-evaluare trebuie sa fie continuu, flexibil, adaptiv si, totodata, sa aiba un caracter preventiv. Procesul de control-evaluare prezinta o importanta aparte intrucat finalizeaza un ciclu managerial si, in acelasi timp, constituie suportul unui nou proces de management care trebuie sa se desfasoare la parametrii calitativi superiori.

Dat fiind faptul ca organizatia functioneaza ca un sistem, functiile manageriale ale acesteia se afla intr-o relatie de interdependenta. Fiecare functie manageriala constituie atat un emitator de informatii, cat si un receptor de informatii in raport cu celelalte functii manageriale ale organizatiei.