Organizarea firmei: concept, componente, documente

ORGANIZAREA FIRMEI: CONCEPT, COMPONENTE, DOCUMENTE

Munca in cadrul organizatiilor presupune precizarea rolurilor angajatilor, reglementarea atributiilor si responsabilitatilor acestora. Acest lucru este valabil in orice domeniu: intr-o orchestra si in fotbal, in administratie si in afaceri etc.

Proiectarea sistemului de roluri in organizatie este o problema a managementului (materializeaza atributul de organizare), avand ca finalitate proiectarea structurii organizatorice a firmei.

Structura organizatorica reprezinta posturile si compartimentele create in intreprindere si legaturile dintre ele.

Structura organizatorica evidentiaza posturile de conducere create in intreprindere, delimiteaza aparatul de conducere al acesteia, de aceea mai este numita si structura de conducere, iar elaborarea ei, organizarea conducerii.

Elementele structurii organizatorice:

Posturile - unitati structurale rezultate prin gruparea obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor desemnate unei persoane din organizatie.

Compartimentul - grup de persoane aflate sub aceeasi subordonare.

Exemple: servicii, birouri, sectii si ateliere).

Relatiile organizatorice - legaturile dintre compartimente si posturi, reglementate oficial.

(Exemple: relatii ierarhice, functionale, de colaborare etc.)

Documentele care descriu structura organizatorica:

Organigrama - reprezentarea schematica a structurii organizatorice: evidentiaza compartimentele, posturile de conducere si legaturile ierarhice dintre ele.

Fisa postului - documentul care descrie postul de munca. Cuprinde urmatoarele elementele (capitole):

1. Denumire

2. Compartiment

3 Relatii (ierarhice, de colaborare etc.)

4. Cerinte - studii, cerinte specifice (aptitudini)

Atributii (lucrari, sarcini)

6. Responsabilitati

7. Limite de competenta (autoritate, putere de decizie)

8. Indicatori de performanta

Elaborata initial doar pentru posturile de conducere, Fisa postului a devenit un instrument important al conducerii, fiind utilizata la evaluarea posturilor in vederea rezolvarii unor probleme specifice managementului resurselor umane (incadrare, promovare, salarizare etc.).

In prezent elaborarea Fisei postului este obligatorie, documentul fiind anexat la Contractul individual de munca.

Regulamentul de organizare si functionare - documentul ce detaliaza structura organizatorica. Cuprinde urmatoarele parti:

Date generale referitoare la infiintarea firmei, domeniul de activitate, statutul juridic;

Structura organizatorica (organigrama generala si organigramele principalelor domenii);

Descrierea compartimentelor - obiectul de activitate, activitatile realizate, legaturile cu alte unitati structurale;

- Descrierea posturilor de conducere, inclusiv a organelor colective de conducere ale intreprinderii, Consiliul de administratie (CA) si Adunarea Generala a Asociatilor (sau actionarilor, dupa caz) (AGA).

De retinut:

Proiectarea structurii organizatorice si documentarea ei trebuie facute, dar nu oricum: trebuie facute bine. O structura buna poate favoriza comunicarea, rezolvarea operativa a problemelor, reducerea consumurilor de resurse, in timp ce o structura proasta genereaza dezordine si ineficienta.

Comentariile ce urmeaza ilustreaza diversitatea si complexitatea organizarii, prezentand pe rand formele clasice de organizare (predominante inca), in cap.2, si principiile noi de organizare a caror aplicare duce la imbunatatirea substantiala a performantelor organizatiei (in cap.3).

W1: Analiza documentelor de organizare: organigrama.

Discutii referitoare la structurile organizatiilor din care provin cursantii: cum este rezolvata problema, caracterizarea structurii, fisa postului.