Comunicarea manageriala

Comunicarea manageriala

Management

Finalitatea ofertei informationale depinde de organizatie (partid politic, universitate, asociatii studentesti, cluburi sportive, ministere, etc.)

Organizatia

1. "cadrul institutionalizat in care mai multi indivizi conlucreaza pentru a atinge un anumit scop";
2. "sistemele sociale in interiorul carora dominante sunt raporturile scop-mijloace".

Subsistemele organizatiei

Activitatile unei organizatii sunt de obicei impartite in trei categorii: activitatea de productie (transformarea), activitatea de conducere (management) si activitatea de informare. Fiecarei categorii ii corespunde un subsistem:

a) sistemul de transformare a unui input oarecare (materii prime sau energice) intr-un output (bunuri sau servicii), destinat in general pietei (mediul social).

b)    sistemul de management la care se supune intregul proces de productie;

c) sistemul informational prin care managerul este aliomentat cu date din interiorul si din exteriorul organizatiei.

Sistemul de management implica trei tipuri de activitati manageriale: planificarea, organizarea si administrarea. Planificarea presupune stabilirea scopurilor pe care le are organizatia respectiva si a etapelor de realizare a acestor scopuri. Fazele activitatii de planificare in management sunt: intelligence (alegerea de informatii), design (conceperea modelului de actiune) si choice (optiunea de ordin strategic). Semnalarea unei probleme este urmata de conceperea unui model prin care aceasta poate fi rezolvata, rezolvare care implica optiuni in faza de executie a planului.

Niveluri de decizie in comunicarea manageriala: nivelul strategic, nivelul tactic si nivelul operational.

Deciziile privind scopurile pe care la vireaza o institutie sunt luate la un nivel strategic. Este vorba de decizii pe termen lung, cum ar fi lansarea de produse noi pe piete de desfacere sau utilizarea de noi strategii comerciale.

Mijloacele care urmeaza a fi folosite formeaza obiectul unor decizii la nivel tactic (decizii pe termen mijlociu, de aproximativ un an). Exemplu: bugetul alocat campaniilor publicitare.

Deciziile imediate (pe termen scurt) - privind programul de lucru, ritmul de acumulare sau desfacere a stocurilor - sunt luate la  nivel operational.

Management informational - este un "sistem elaborat cu scopul de a procura informatiile necesare unor activitati bine determinate" (Bemelmans). Acest sitem cuprinde "un ansamblu de metode, de mijloace auxiliare si de operatii prin care unei organizatii ii este asigurata informatia necesara". In functie de cele trei tipuri de activitati manageriale (planificare, organizare si administrare) sistemel informationale cunosc trei variante:

v    Planificare - informatie din exteriorul organizatiei (piata) si interiorul organizatiei

- informatie despre ceea ce se poate intreprinde si despre rezultatele posibile.

v    Organizare - informatii privind defalcarea planului de activitate si elaborarea standardelor de control

v    Administrare - informatii cu specific de monitorizare.

O alta modalitate de descriere a sitemelorinformationale pleaca de la nivelurile de decizie la care informatia este exploatata. Fiecarui nivel de decizie ii corespunde o anumita activitate informationala:

v    Nivel strategic - sondarea pietei sau a dezvoltarii demografice;

v    Nivel tactic - analiza rezultatelor, comparatia cu rezultatele planificate;

v    Nivel operational - analiza activitatii de desfacere (pe produs, clientela sau zona).

v    Nivel tranzactional - inregistrarea comenzilor si a activitatilor publicitare.

Structura organizationala si prelucrarea informatiilor - cuprinde "dispozitia subsistemelor (sau compartimentelor) unei organizatii, diviziunea muncii si relatiile ierarhice dintre ele" (Hall, Mintzberg). Diferentierea o dau particularitatile concrete. Exemplu: gradul de centralizare al deciziilor - de la centralizare (aproape toate deciziile sunt luate "la varf") pana la descentralizare (deciziile sunt luate de subordonati). Combinand criteriile de diferentiere, Mintzberg descrie urmatoarele tipuri de organizatii:  organizatia minimala, birocratia masinala, birocratia profesionala, organizarea divizionara si "adhocratia".

Necesitatea si posibilitatea de a coordona informatiile. Coordonarea presupune schimbul de informatii. Informatiile necesare sunt ordonate prin reguli, programe sau proceduri. Acestes stabilesc rolul fiecarui actant intr-o situatie data. Lucrurile se complica in situatiile neprevazute. O modalitate de rezolvare a acestor situatii este de a lasa deciziile pe seama conducerii sau a managerilor. O alta modalitate de a rezolva situatiile neprevazute presupune o modificare de perspectiva. In loc sa i se descrie precis functia, fiecarui membru al organizatiei i se lasa libertatea de a hotari cum trebuie sa actioneze. Exista doua modalitati de contracarare a situatiilor neprevazute: reducerea cantitatii de informatii sau marirea capacitatii de prelucrare a informatiei.

Reducerea cantitatii de informatii asigura departamentelor un spatiu de joc mai mare. O metoda de diminuare a necesarului informational este crearea de departamente autonome, care dispun de mijloacele si conditiile de a lua ele insele deciziile, fara a mai utiliza canalele de comunicare.

Marirea capacitatii de prelucrare a informatiei presupune crearea relatiilor laterale. Deciziile sunt luate in afara relatiilor ierarhice, se disperseaza spre esaloanele inferioare. Contactul direct (relatiile laterale) dintre departamente depaseste cadrul ierarhic. Relatiile laterale sunt asigurate de intermediari, grupuri comune de lucru, managerii interdepartamentali, etc.