Consideratii teoretico-metodologice privind comunicarea manageriala

Consideratii teoretico-metodologice privind comunicarea manageriala

Notiunea comunicare"

Evolutia si semnificatia notiunii comunicare"

Particularitati si forme ale comunicarii

Elementele componente ale procesului de comunicare

Comunicarea manageriala

Notiunea comunicare"

Etimologia notiunii "comunicare" provine din latinul "communis" - "a pune de acord", "a fi in legatura cu" sau "a fi in relatie cu".

In antichitate, notiunea avea si sensul "a transmite, a impartasi, ceva, celorlalti".

Printre elementele comune incluse in definitiile date comunicarii se inscriu si:

comunicarea constituie procesul de transmitere de informatii, idei, opinii, pareri, fie de la un grup, fie de la un individ, la altul

comunicarea este specifica oamenilor

niciun tip de activitate, de la activitatile cotidiene rutiniere traite de fiecare dintre noi, pana la activitatile complexe desfasurate la nivelul organizatiilor, nu pot fi concepute in afara procesului de comunicare

In sensul cel mai larg[1], "comunicare" inseamna "1. instiintare, stire, veste; (dr.) aducere la cunostiinta partilor dintr-un proces a unor acte de procedura (actiune, intampinare, hotarare) in vederea exercitarii drepturilor si a executarii obligatiilor ce decurg pentru ele din aceste acte, in limita unor termene care curg, obisnuit, de la data comunicarii; 2. prezentarea, intr-un cerc de specialisti, a unei lucrari stiintifice; 3. (sociol.) mod fundamental de interactiune psihosociala a persoanelor, realizata in limbaj articulat sau prin alte coduri, in vederea transmiterii unei informatii, a obtinerii stabilitatii sau a unor modificari de comportament individual sau de grup"

Evolutia si semnificatia notiunii comunicare"

Desi originea notiunii "comunicare" este latina, primele preocupari in domeniul comunicarii au apartinut grecilor. Pentru acestia, arta cuvantului, maiestria de a-ti construi discursul si de a-l exprima in agora constituia o conditie indispensabila a statutului de cetatean. Astfel, spre exemplu, legile din Grecia Antica stipulau dreptul cetatenilor de a se reprezenta pe ei insisi in fata instantelor de judecata, textul lui Platon "Apararea lui Socrate" fiind un exemplu elocvent in acest sens[2].

Elemente concrete specifice teoriei comunicarii au aparut, pentru prima data, in secolul al VI-lea i.Hr., in lucrarea lui Corax din Siracuza, "Arta retoricii". Ulterior, Platon si Aristotel au continuat aceste preocupari, institutionalizand comunicarea ca o disciplina de studiu, alaturi de filosofie si matematica, in Lyceeum si in Academia Greaca[3].

Romanii au preluat, de la greci, preocuparile in domeniul comunicarii, dezvoltandu-le si elaborand, in jurul anului 100 i.Hr., primul model al sistemului de comunicare.

In perioada Evului Mediu, importanta si dimensiunile comunicarii au crescut substantial, odata cu cristalizarea primelor formatiuni statale, dezvoltarea bisericii si cresterea rolului acesteia in viata oamenilor, precum si ca rezultanta a intensificarii comertului. In acest context, demna de remarcat este institutionalizarea comunicarii, in sensul ca in toate statele existau, pe langa liderul autohton, si persoane special instruite, in responsabilitatea carora reveneau, printre altele, redactarea actelor oficiale, consemnarea faptelor, elaborarea textelor legilor care urmau a fi supuse aprobarii forurilor decizionale etc. Mai mult, exista chiar un sistem comun de semne si simboluri pentru anumite zone ale lumii. Spre exemplu, in Europa se foloseau, preponderent, ca limbi de circulatie si ca sisteme comune de semne si simboluri, limba slava in zona de est si cea latina in zona de vest.

Un rol foarte important in extinderea comunicarii si a rolului acesteia in societate l-a avut si dezvoltarea drumurilor comerciale, cele care au facilitat, incepand din secolul al XIV-lea, crearea si dezvoltarea postei, ca principal sistem de comunicare.

Epoca moderna a generat boom-ul dezvoltarii comunicarii, sub toate aspectele acesteia. Astfel,  progresul tehnico-stiintific a favorizat aparitia telefonului, a trenului, a automobilului, intensificand comunicarea nu atat intre indivizi cat, mai cu seama, intre comunitati dupa cum, de asemenea, a determinat crearea a noi sisteme si modalitati de comunicare.

Particularitati si forme ale comunicarii

Printre cele mai importante particularitati ale comunicarii se inscriu si urmatoarele:

comunicarea are rolul de a-i pune pe oameni in legatura unii cu ceilalti, in mediul in care evolueaza

in procesul comunicarii, prin continutul mesajului se urmareste realizarea anumitor scopuri si transmiterea anumitor mesaje

orice proces de comunicare are o tripla dimensiune: comunicarea exteriorizata (actiunile verbale si nonverbale observabile de catre interlocutori); metacomunicarea (ceea ce se intelege dincolo de cuvinte); intracomunicarea (comunicarea realizata de fiecare individ in forul sau interior, la nivelul sinelui);

orice proces de comunicare se desfasoara intr-un anumit context, avand loc intr-un spatiu psihologic, social, cultural, fizic sau temporal, cu care se afla in stransa interdependenta

procesul de comunicare are caracter dinamic, datorita faptului ca orice comunicare, odata initiata, are o anumita evolutie, se schimba si schimba persoanele implicate in proces

procesul de comunicare are un caracter ireversibil in sensul ca, odata transmis un mesaj, el nu mai poate fi oprit" in drumul" lui catre destinatar;

semnificatia data unui mesaj poate fi diferita atat intre partenerii actului de comunicare, cat si intre receptorii aceluiasi mesaj

etc.

Ca forme de comunicare putem distinge:

in functie de modalitatea sau tehnica de transmitere a mesajului:

comunicarea directa - in situatia in care mesajul este transmis apelandu-se la o serie de mijloace primare - cuvant, gest, mimica;

comunicarea indirecta - in situatia in care se folosesc tehnici secundare - scriere, tiparitura, semnale transmise prin unde hertziene, cabluri, sisteme grafice etc. Ca forme ale comunicarii indirecte pot fi intalnite:

comunicarea imprimata (presa, revista, carte, afis, etc.);

comunicarea inregistrata (film, disc, banda magnetica etc.);

comunicarea prin fir (telefon, telegraf, cablu, fibre optice etc.);

comunicarea radiofonica (radio, TV), avand ca suport undele hertziene;

in functie de modul in care individul/indivizii, participa la procesul de comunicare:

comunicare intrapersonala - cea cu sinele, realizata de fiecare individ, in forul sau interior;

comunicarea interpersonala cea realizata intre indivizii din cadrul grupului sau al organizatiei de apartenenta;

comunicarea de masa - realizata, pentru publicul larg, de catre institutii specializate, cu mijloace specifice;

in functie de modul de realizare a procesului de comunicare (respectiv, relatia existenta intre indivizii din cadrul unei organizatii):

comunicare ascendenta (realizata de la nivelele inferioare ale unei organizatii, catre cele superioare);

comunicare descendenta (fluxurile informationale sunt realizate de la nivelele superioare catre cele inferioare);

comunicare orizontala (realizata intre indivizi aflati pe pozitii ierarhice similare sau intre compartimentele unei organizatii, in cadrul relatiilor lor de colaborare).

Elementele componente ale procesului de comunicare

Indiferent de forma sub care se prezinta, orice proces de comunicare are cateva elemente structurale caracteristice, si anume:

existenta a minimum doi parteneri (Emitator si Receptor) intre care se stabileste o relatie de interdependenta;

mesajul. Ca element component al procesului de comunicare, mesajul:

include o serie de etape (codificarea si decodificarea);

presupune existenta unor canale de transmitere;

este influentat de:

dependenta modului de receptionare a mesajului;

deprinderile de comunicare ale Emitentului si Receptorului;

contextul fizic si psihosocial in care are loc comunicarea.

Mesajul poate fi transmis prin intermediul limbajului verbal (cu ajutorul cuvintelor) si al celui nonverbal (realizat, prioritar, prin atitudini corporale si o serie de elemente specifice mecanicii exprimarii: amplitudinea respiratiei; mimica si gesturi; privire; pauze; ticuri atitudinale; etc.);

capacitatea partenerilor de a emite si de a recepta mesaje/semnale intr-un anumit cod cunoscut de ambii parteneri (in orice proces de comunicare partenerii "interpreteaza", pe rand, rolul de emitator si receptor);

existenta unui canal de transmitere a mesajului;

feedback-ul, respectiv un mesaj specific prin care Emitentul primeste, de la Receptor un anumit raspuns cu privire la mesajul comunicat;

canalele de comunicare, respectiv drumurile" ( caile") pe care circula mesajele. In context, relevam existenta a doua tipuri de canale de comunicare:

canale formale, prestabilite ca, spre exemplu, sistemul canalelor ierarhice dintr-o organizatie

canale informale, stabilite pe baza relatiilor de prietenie, a preferintelor, a intereselor personale etc.

Canalele de comunicare au un suport tehnic reprezentat de toate mijloacele tehnice care pot veni in sprijinul procesului de comunicare: telefon, fax, computre, mijloace audio-video etc.;

mediul comunicarii, care poate fi oral sau scris, el fiind influentat de modalitatile de comunicare;

filtrele[4], respectiv barierele" (perturbatiile) ce pot interveni in procesul de comunicare Perturbarea mesajului transmis poate avea o asemenea intensitate, incat intre mesajul transmis si cel receptionat sa existe diferente vizibile.

Comunicarea manageriala

Comunicarea pare sa fi devenit o expresie la moda, in pofida faptului ca unii o privesc, inca, (cel putin) sceptic din punct de vedere al aportului imediat de profit.

Sistem larg deschis catre mediul ambiant, orice tip de organizatie nu se defineste numai prin produsele si/sau serviciile oferite clientelei, ci si prin abilitatea de a comunica dinamic si cat mai eficient. Drept urmare, cu cat mai complexa si convingatoare va fi capacitatea de comunicare a echipei organizatiei, cu atat mai favorabil va fi perceputa, de catre si in mediul ambiant, imaginea de marca a acesteia.

1.5.1 Comunicarea manageriala: notiune, scop si obiective  

1.5.1.1 Notiuni generale privind comunicarea manageriala

Comunicarea manageriala reprezinta o forma a comunicarii interumane, un instrument de management cu ajutorul caruia managerul isi poate exercita atributiile specifice: previziune, antrenare, organizare, coordonare, control, evaluare.

Comunicarea manageriala este orientata nu numai spre transmiterea mesajelor, ci si spre schimbarea mentalitatilor si adaptarea psihologica a angajatilor la obiectivele organizationale.

Principalul scop al comunicarii manageriale il constituie asigurarea functionalitatii si a eficacitatii activitatilor la nivel organizational.

Comunicarea manageriala nu poate fi privita in afara managementului (Fayol o considera chiar o functie a managementului), ea constituind o componenta majora, fundamentala a acestuia.

Evolutia managementului a determinat aparitia unor noi forme de comunicare manageriala, specifice fiecarei etape de dezvoltare economico-sociala.

Desi originile managementului coincid cu cele ale civilizatiei, acesta aparand in procesul de diviziune a muncii, ca stiinta, managementul s-a separat si a capatat existenta de sine statatoare relativ recent, la inceputurile sec. al XX-lea.

Fenomenul s-a datorat si faptului ca managementul este legat de organizarea economica, de realizarea oricarei activitati economice producatoare de bunuri si/sau de servicii in cadrul unei organizatii.

La inceputul sec. XX, revolutia industriala a determinat perceperea managementului ca "management al masinilor"[5], in care dezvoltarea era perceputa ca o dezvoltare tehnica, o preocupare cat mai intensa pentru eficientizarea masinilor, pentru cresterea ponderii masinilor in orice domeniu de activitate. Aceasta perioada a condus la existenta unui management de tip autocratic. Notiunea de sef era sinonima cu cea de manager, fapt ce a determinat existenta unei comunicari de tip prescriptiv si exclusiv vertical: rolul comunicarii era acela de a transmite informatiile de sus in jos si, de cele mai multe ori, aceste informatii (instructiuni) aveau caracter de obligativitate.

Dupa cel de-al doilea razboi mondial, odata cu schimbarile importante din societate si, mai ales, odata cu rolul din ce in ce mai crescand al sindicatelor, relatiile de management, cu accent pe importanta masinii, s-au modificat, accentul cazand asupra activitatii oamenilor. Practic, se vorbea despre un management umanizat, care schimba perspectiva comunicarii manageriale, managerul nemaifiind un simplu organizator al masinilor, un simplu administrator al resurselor materiale, ci si un administrator al resurselor umane. Comunicarea manageriala apare, astfel, ca o functie cu o importanta deosebita in activitatea de management, ca un instrument de lucru foarte important in managementul resurselor umane, in indeplinirea functiilor si in realizarea obiectivelor organizatiei.

La inceputul sec. XX, rolul comunicarii a crescut atat de mult, incat, inca din anul 1920, cursurile de comunicare manageriala introduse la universitatile Harvard, Virginia Darden School si Dartmouth Tuck School din Statele Unite ale Americii au devenit obligatorii pentru educatia oricarui manager american, impunandu-se, ceva mai tarziu, si in Europa.

Dupa anii 1970, odata cu dezvoltarea managementului, si aparitia notiunii de "management de performanta",  managerul a devenit, pe langa administrator de resurse si lider, si intreprinzator. Datorita diferentierii atributiilor sale si a complexitatii acestora (ca administrator, organizeaza procesele existente la nivel organizatoric; ca lider, ia decizii, conduce eficient; ca intreprinzator, actioneaza in momentul potrivit pentru buna functionare a organizatiei), comunicarea manageriala a devenit o adevarata forta, ocupand in loc central in activitatea oricarui manager.

Fiecare manager trebuie sa dezvolte si sa promoveze o politica bazata pe un sistem de comunicare care sa-i permita ajustarea permanenta a structurii si a procesului organizational la conditiile unui mediu ambiant dinamic si in continua schimbare. De asemenea, prin rolul sau de negociator, de promotor al politicii organizationale si de transmitator al acestei politici, managerul trebuie sa isi formeze si sa intretina o retea de contacte cu toti partenerii organizatiei, in realizarea politicii externe si, in acelasi timp, o retea de informatii deosebit de utila in realizarea politicii interne a respectivei organizatii.

In concluzie, managementul modern acorda un rol deosebit de important comunicarii pe care o considera o componenta vitala a sistemului managerial al oricarei organizatii, indiferent ca vorbim de managementul privat, sau de cel public.

Comunicarea manageriala constituie un veritabil punct de sprijin pentru managementul organizatiei, facilitand punerea in circulatie a informatiilor aferente rezultatului deciziilor care se reintorc la centrul de decizie si facand, astfel, posibila punerea de acord a executiei cu obiectivele, si a rezultatelor cu planificarea.

Importanta comunicarii manageriale este data si de caracterul complex pe care acest amplu proces il are, la nivel organizational. Astfel, in orice cadru organizational exista numeroase retele de comunicare, repectiv grupaje de canale de comunicare regasite in configuratii specifice, care alcatuiesc sistemul de comunicare.

Rolul deosebit al sistemului de comunicare in si pentru asigurarea functionalitatii si a eficacitatii activitatilor la nivel organizational este generat, esentialmente, de:

volumul, complexitatea si diversitatea obiectivelor existente la nivelul subsistemelor organizatorice, datorate impactului variabilelor mediului ambiant atat la nivel national, cat si international;

mutatiile profunde intervenite odata cu evolutia sociala, economica si politica mutatii ce au un impact deosebit la nivelul fiecarei organizatii, indeosebi asupra caracteristicilor dimensionale si functionale ale acesteia (spre exemplu: grupurile si modul de concepere si functionare a acestora; rolul comunicatiilor si al sistemului de comunicare asupra cadrului decizional, in sensul amplificarii legaturilor dintre componentii grupurilor, al consolidarii coeziunii legaturilor dintre acestia; etc.);

natura, la nivel organizational, a activitatii membrilor care ocupa functii de conducere; in acest sens, Mintzberg releva ca managerii indeplinesc trei categorii de roluri, si anume: interpersonal, informational si decizional. Dintre toate acestea, rolurile cu caracter informational, respectiv, cele de monitor, difuzor si purtator de cuvant sunt cele care definesc comunicarea, cu toate ca circuitul informational poate fi identificat si in celelalte roluri. Realizand aceasta atribuire de roluri, Mintzberg aprecia ca, pentru o persoana integrata intr-o organizatie, in functie de nivelul ierarhic pe care respectiva persoana il ocupa, comunicarea poate insemna pana la 80% din timpul alocat activitatilor acesteia.

In concluzie, comunicarea inseamna aproape totul in si pentru management, mai ales daca tinem cont de faptul ca de excelenta calitate a comunicarii depind:

intelegerea problemelor cu care se confrunta orice angajat, de la manager, pana la salariatul aflat pe ultimul nivel ierarhic

durabilitatea relatiilor dintre resursele umane;

capacitatea managerului de a-si motiva si de a-si conduce subordonatii

raporturile cu mediul extern al organizatiei, mediu din care sunt preluate informatii deosebit de utile pentru buna functionare a acesteia

Practic, pentru management, comunicarea impune si presupune solutionarea circulatiei ideilor si a deciziilor aferente realizarii obiectivelor la nivel organizational, atat prin canalele de comunicare existente in organizatie, cat si prin cele exterioare

1.5.1.2 Scopul, obiectivele si rolul comunicarii manageriale la nivel organizational

Una dintre componentele importante ale activitatii de conducere o reprezinta schimbul de informatii si mesaje realizat atat intre managementul organizatiei si subalterni, cat si intre acestia.

Particularitatile comunicarii manageriale sunt generate de:

scopul, obiectivele si functiile (rolurile) acestui tip de comunicare

cadrul si structura organizatiilor

contextul culturii organizationale

De asemenea, comunicarea manageriala se supune unor norme de etica specifice, norme care se regasesc in cultura organizationala, politica organizationala si, evident, in etica individuala a angajatilor care ocupa functii de conducere.

Este evident faptul ca o persoana competenta nu comunica la intamplare sau dupa bunul plac, ci conform unei anumite strategii, atat in ceea ce priveste actul de comunicare in sine, cat si strategia existenta la nivelul organizatiei, strategie care are rolul de a crea o imagine pozitiva asupra acesteia. Finalmente, cuantificarea acestei imagini este reflectata de indicatorii de eficienta a activitatii la nivel organizational: cifra de afaceri, profitul, cota de piata detinuta etc.

In calitate de manager, orice angajat cu functie de conducere controleaza in ce masura au fost realizate deciziile sale daca si numai daca poate comunica cu executantii. Este, de altfel, singura modalitate in care executantii pot cunoaste ce, cand si cum trebuie facut si pot face cunoscute sugestiile lor si problemele cu care se confrunta.

La nivelul organizatiilor din Romania, in special la cel al institutiilor publice, comunicarea se realizeaza deficitar, mai ales datorita birocratizarii excesive care face ca, de multe ori, inainte de a ajunge la destinatar, o informatie sa parcurga o multime de nivele ierarhice. Adeseori, managerii de la nivelele superioare (top management-ul) sunt lipsiti de informatii reale, fiind "suprasaturati" cu rapoarte interminabile, care nu spun" nimic. O comunicare eficienta are in vedere evitarea unor asemenea situatii prin renuntarea la fel de fel de modalitati inutile si costisitoare, care ingreuneaza procesul decizional si solutionarea problemelor cu care se confrunta organizatia.

Mai relevam faptul ca, uneori, comunicarea este deficitar realizata si datorita unui sistem de comunicare rigid. Iata si motivul pntru care sistemul de comunicare trebuie conceput ca un organism dinamic, capabil, in orice moment, sa se adapteze nevoilor de informare ale angajatilor organizatiei.

Scopul comunicarii manageriale este acela al realizarii unei informari corecte, eficiente si eficace, atat pe verticala, cat si pe orizontala, in vederea solutionarii tuturor solicitarilor interne si externe, in concordanta cu obiectivele stabilite la nivelele managerial si organizational.

Pentru aceasta, prin intermediul complexului proces de comunicare manageriala trebuie satisfacute, la nivelul fiecarui angajat, o serie de obiective care se transforma, practic, in nevoi fundamentale de comunicare, si anume:

nevoia de a sti - cunostintele profesionale necesare pentru indeplinirea sarcinilor si/sau executarea functiei;

nevoia de a intelege - nu este suficient sa stii sa faci un anumit lucru; trebuie sa il faci si sa stii pentru ce trebuie facut;

nevoia de a se exprima - de a putea aduce opinia ta la cunostiinta celor din nivelele ierarhice superioare de conducere.

Satisfacerea acestor nevoi fundamentale de comunicare este conditionata de respectarea unor conditii (mijloace de realizare a scopului si/sau a obiectivelor comunicarii manageriale), ca:

formularea concisa si exacta a mesajului, astfel incat sa fie posibila intelegerea corecta a acestuia

transmiterea rapida si "nedeformata" a mesajului

fluenta si reversabilitatea informatiilor transmise

descentralizarea procesului decizional

flexibilitatea sistemului de comunicare, astfel incat sa fie permisa adaptabilitatea acestuia la orice situatie nou creata

Majoritatea activitatilor desfasurate de orice manager sunt activitati specifice procesului de comunicare. Ponderea acestora in totalul activitatilor desfasurate la nivel organizational variaza, in functie de nivelul ierrhic la care se desfasoara respectivele activitati. Astfel, cu cat o persoana ocupa o pozitie ierarhica mai importanta, cu atat mai mare va fi ponderea comunicarii in activitatea pe care o desfasoara, prin rolurile pe care le indeplineste.

Conform opiniei lui Mintzberg[6], rolurile comunicarii manageriale sunt: interpersonale, informationale sau decizionale.

Rolurile interpersonale se refera la capacitatea managerilor de a reprezenta subdiviziunea organizatorica de apartenenta in fata celorlalti angajati, de a motiva si influenta actiunile acestora, de a crea si de a mentine legaturile atat in interiorul, cat si in exteriorul organizatiei.

Rolurile informationale se refera la capacitatea managerilor de a putea colecta, monitoriza, prelucra, sintetiza si transmite informatii atat la nivel intra, cat si inter-organizational. De regula, rolurile informationale sunt realizate prin intermediul compartimentului de Relatii cu Publicul".

Rolurile decizionale au in vedere calitatea de intreprinzator, capacitatea de rezolvare a disfunctionalitatilor, responsabilitatea de a aloca resurse si capacitatea de a negocia, care se realizeaza prin initierea de activitati, strategii si tactici capabile sa conduca la schimbare. Acestea sunt realizate de toti angajatii cu functii de conducere, la toate nivelele ierarhice.

Evolutia procesului de comunicare a fost deosebit de spectaculoasa, in conditiile in care, in procesul de management, s-a trecut de la o comunicare autoritara, prescriptiva la una de tip relational, democratic

1.5.2 Functiile comunicarii manageriale

Comunicarea manageriala trebuie sa aiba in vedere realizarea unor obiective manageriale cu caracter permanent, altele decat cele impuse de politica fiecarei organizatii.

Aceste obiective trebuie corelate cu functiile managementului, intr-o forma specifica, la nivelul fiecarei organizatii.

Pentru intelegerea locului si a rolului comunicarii la nivelul exercitarii fiecareia dintre aceste functii, este important sa cunoastem semnificatia acestor functii la nivelul managementului general.

In opinia unor specialisti[7], "cunoasterea si intelegerea functiilor managementului in mod aprofundat constituie o premisa majora pentru descifrarea continutului stiintei si practicii riguroase a managementului, pentru eficienta sistemelor, metodelor si tehnicilor, procedurilor si modalitatilor ce-i sunt proprii". Este evident faptul ca intelegerea si cunoasterea functiilor managementului prin comunicare constituie o premisa majora pentru descifrarea mecanismelor structurilor la nivel organizational.

La nivelul managementului general, functia de previziune are rolul de a stabili ce trebuie realizat, cu ce mijloace, in ce conditii si in ce orizont de timp. Aceste obiective se realizeaza prin concretizarea rezultatelor functiei de previziune dupa criteriile "grad de detaliere", "obligativitate" si "orizont", in prognoze, planuri si programe, la baza elaborarii carora se afla un complex proces de culegere de informatii, documentare, prelucrare si procesare a acestora. Iata, asadar, contextul in care comunicarea constituie o componenta esentiala a functiei de previziune.

La nivel organizational, functia de previziune are rolul de a stabili, in baza politicilor specifice profilului si caracteristicilor organizatiei, atat obiectivele acesteia, cat si resursele alocate. Drept consecinta, atat la nivel intern, cat si la nivel extern este de neconceput exercitarea, de catre o organizatie, a functiei de previziune fara un suport comunicational real si complet, deoarece numai prin comunicare pot fi intocmite planurile si politicile de actiune, pot fi transmise informatii la diferite nivele ierarhice si pot fi antrenate resursele umane in procesul decizional.  

Demn de semnalat este si faptul ca, la nivelul organizatiilor din Romania, in special in cele mari, indiferent ca acestea apartin sectorului public sau privat, in cadrul functiei de prognoza exista mari deficiente de realizare a comunicarii manageriale in sensul ca, in general, pentru elaborarea prognozelor, a planurilor si/sau a programelor de actiune, intre sefi si subordonati nu exista relatii reale de comunicare. Aceasta situatie se datoreaza, in principal, urmatoarelor doua cauze majore:

nu exista, la nivel organizational, un compartiment specializat in solutionarea unor astfel de probleme si in asigurarea desfasurarii corespunzatoare a fluxurilor informationale (de cele mai multe ori, aceste atributii revin compartimentului de management al resurselor umane);

in cazul institutiilor publice, prognozele, planurile si/sau programele de actiune sunt stabilite la "varful" ierarhiei, prioritar pe considerente politice, fara a exista o reala colaborare intre detinatorii functiilor de conducere si executanti.

Rolul functiei de organizare consta in realizarea obiectivelor propuse prin exercitarea functiei de previziune, prin combinarea optima si eficienta a resurselor umane, materiale, informationale si financiare, atat la nivelul compartimentelor, cat si la cel al intregii organizatii.

Functia de organizare are, asadar, o dubla valenta: organizarea activitatii la ansamblul intregii organizatii si cea a activitatilor specifice fiecarei subdiviziuni organizatorice.

La nivel organizational, aceasta functie se refera la modalitatile in care urmeaza a fi realizate planurile si programele stabilite in urma exercitarii functiei de previziune, ea presupunand stabilirea si atribuirea sarcinilor, gruparea acestora pe compartimente, alocarea resurselor si determinarea structurii organizatorice aferente. In acelasi timp, functia de organizare presupune realizarea unui numar important de sarcini caracteristice procesului de comunicare, construirea unui cadru relational cu caracter formal, a sistemului informational intern si extern, precum si solicitarea, primirea si utilizarea feedback-ului aferent.

Functia de coordonare are in vedere conlucrarea/combinarea, cat mai eficace, a activitatilor si a resurselor alocate, pentru realizarea obiectivelor propuse prin politicile organizationale.

Pentru asigurarea unei coordonari eficace este esential ca procesul de comunicare sa vizeze, prioritar, transmiterea de informatii reale si utile si, de asemenea, sa asigure perceperea corecta si completa a mesajului.

Atat la nivelul managementului general, cat si la cel organizational, dupa modul de realizare a comunicarii, functia de coordonare imbraca doua forme, si anume:

coordonarea bilaterala - are la baza o comunicare de tip linear, realizata intre manager si subordonati, in vederea obtinerii unui feedback operativ; principalul dezavantaj al coordonarii bilaterale il constituie consumul mare de timp;

coordonarea multilaterala - are la baza o comunicare de tip retea, implicand un numar mare de subordonati care intra in contact cu managerul, in schimbul de informatii; ea se realizeaza, de regula, in cadrul sedintelor.

Realizarea functiei de antrenare presupune, indiferent de nivelul abordarii managementului (general sau organizational), atat crearea unui climat de colaborare, cat si motivarea adecvata a resurselor umane, deziderate realizabile doar printr-o excelenta comunicare.

Functia de control-evaluare, cea care, practic, incheie ciclul procesului de management, implica existenta a patru faze:

masurarea realizarilor;

compararea realizarilor cu obiectivele initil stabilite, evidentiind abaterile produse;

determinarea cauzelor care au generat abaterile constatate;

efectuarea corecturilor care se impun, inclusiv actionarea, in masura posibilitatilor, asupra cauzelor ce au generat abaterile negative.

Controlul si evaluarea se pot realiza numai in masura in care, la nivel organizational, exista un proces de comunicare eficient.  

In stransa interdependenta cu functiile managementului, comunicarea manageriala are urmatoarele functii cu caracter general:

de informare

de comanda si instruire

de influentare, convingere, indrumare si sfatuire

de integrare si mentinere

Functia de informare se refera la faptul ca managerul este pus in situatia de a primi doua tipuri de informatii: informatii externe, trimise si primite prin structuri special create si informatii interne, care circula prin canale formale si neformale in cadrul respectivei organizatii. Existenta acestor doua tipuri de fluxuri informationale se datoreaza faptului ca orice organizatie este rezultatul unui cumul de interactiuni externe - cu mediul extern si intern - intre subdiviziunile sale, pe de o parte, si intre membrii sai, pe de alta parte.

Prin functia de comanda si instruire, managerul care ocupa pozitii ierarhic superioare, este cel chemat sa asigure convergenta actiunilor celorlalti angajati si a subdiviziunilor organizatiei, in vederea realizarii politicilor acesteia.

Functia de influentare, convingere, indrumare si sfatuire ii permite oricarui manager sa realizeze controlul atat asupra informatiilor vehiculate, cat si asupra comportamentului celorlalti angajati cu care se afla in relatii de diverse tipuri (ierarhice, ascendente sau descendente, orizontale) in cadrul respectivei structuri.

Functia de integrare si mentinere ii ofera angajatului din structurile ierarhice superioare posibilitatea de a asigura operabilitatea functionala a subdiviziunii organizatorice pe care o conduce, prin: cursivitatea fluxului informational; folosirea optima a canalelor informationale, astfel incat sa fie evitata suprapunerea de informatii sau transmiterea unor informatii inutile; sortarea, verificarea si transmiterea informatiilor, in functie de specificul acestora.

Caracteristicile comunicarii manageriale, general valabile pentru orice tip structural, sunt urmatoarele:

orice organizatie este, in procesul de comunicare, atat emitator, cat si receptor (destinatar)

orice organizatie foloseste, pentru realizarea propriilor activitati, informatii de natura interna si externa. Informatiile de natura interna sunt acele informatii care circula prin canalele formale si informale in si intre subdiviziunile organizatorice. Informatiile de natura externa sunt acele informatii care circula intre organizatie si celelalte componente ale sistemului economico-social;

fiecare componenta a organizatiei reflecta, prin informatiile vehiculate, un anumit tip de procese (contabile, financiare etc.)

fiecare organizatie are o evidenta clara a informatiilor vehiculate. Evidenta acestor informatii poate fi curenta (atunci cand reflecta anumite situatii, existente la un moment dat, in cadrul organizatiei) si statistica (in cazul in care reflecta nivelul de realizare a obiectivelor propuse prin politici specifice de fiecare din aceste institutii).

La nivel organizational, caracterisiticile comunicarii manageriale sunt influentate de existenta unor functii specifice comunicarii manageriale, si anume:

functia de informare

functia de transmitere a deciziilor

functia de influentare a receptorului

functia de instruire

functia de creare de imagine

functia de motivare

functia de promovare a culturii organizationale

Aceste functii trebuie privite si intelese in mod unitar si interconditionat, orice supra sau sub-dimensionare a unei functii in raport cu celelalte necorespunzand realitatii.

1.5.3 Formele comunicarii manageriale

La nivelul fiecarei structuri organizatorice se realizeaza distribuirea activitatilor care atrage, dupa sine, dependenta dintre compartimentele acesteia, din punctele de vedere ale ordinului de marime, continutului, modalitatii si timpului de actiune.

Aceasta dependenta impune, in vederea realizarii cat mai eficiente a obiectivelor stabilite la nivel organizational, existenta unei coordonari eficiente a schimbului de informatii, informatii a caror cantitate este direct proportionala cu urmatorii parametri:

diversitatea serviciilor oferite;

diversitatea mijloacelor folosite in realizarea acestor servicii;

nivelul prestatiei serviciilor

O importanta deosebita pentru coordonarea activitatilor desfasurate la nivel organizational o are modalitatea de realizare a comunicarii, modul in care informatia ajunge la fiecare angajat din structura. Aceasta importanta rezida din faptul ca, pentru management, informatiile, procesul de comunicare si, in esenta, comunicarea interna, constituie o conditie sine qua non a reusitei.

Comunicarea in interiorul unei organizatii (comunicarea interna) este un proces ce presupune crearea si schimbul de mesaje (informatii) la nivelul tuturor subdiviziunilor organizatorice, atat vertical (ascendent si/sau descendent), cat si orizontal (intre compartimente situate pe acelasi nivel ierarhic).

Comunicarea interna se poate desfasura fie formal, fie informal.

comunicarea formala are loc prin intermediul unor canale prestabilite, atunci cand ia, prioritar, forma unor rapoarte, note, circulare, prezentari, sedinte etc.;

comunicarea informala presupune schimbul de informatii fara vreo utilitate directa sau imediata. De altfel, este cunoscut faptul ca, in orice structura, se vehiculeaza o mare cantitate de informatii care au o foarte mica legatura sau care nu au nicio legatura cu activitatile specifice ale respectivei organizatii.

Comunicarea informala are doua forme de manifestare: cea desfasurata prin canale informale create spontan si, respectiv, cea realizata de manageri in afara contextului impus de structura organizatorica. Asa cum experienta o demonstreaza, canalele de comunicare informala apar si exista in mod spontan, fiind in continua modificare si operand in toate directiile. Ele prezinta avantajul ca sunt rapide, selective si au o mare putere de influentare. Avand rolul de a suplimenta" reteaua canalelor formale, structura canalelor informale este cu atat mai utilizata (apelata), cu cat cea a canalelor formale se dovedeste mai ineficienta, nesatisfacatoare si/sau lipsita de credibilitate.

O particularitate in arealul comunicarii interne o constituie comunicarea sef-subordonat, cea care reprezinta un element-cheie in comunicarea verticala din cadrul organizatiilor. La modul ideal, comunicarea sef-subordonat ar trebui sa-i ofere, managerului, posibilitatea de a-si dirija subordonatii spre indeplinirea corespunzatoare a sarcinilor, sa clarifice contextul recompensei si sa ofere sprijin social si emotional. In acelasi timp, ar trebui sa le permita subordonatilor sa adreseze sefului intrebari aferente activitatii lor curente si de perspectiva si, de asemenea, sa formuleze propuneri care sa permita realizarea, in conditii de maxima eficienta, a scopurilor si/sau a obiectivelor propuse prin planurile si politicile de la nivel organizational. Dar, ca intotdeauna, acest model ramane la dezideratul de ideal, in procesul de comunicare dintre sef si subordonat, la nivelul organizatiilor existand o serie de deficiente, dintre care mentionam: solicitarile conflictuale ale rolului, efectul de cocolosire", efectul statutului functiei etc. Dintre acestea, cel mai frecvent intalnit in organizatiile din Romania este efectul statutului functiei (de unde si proverbul "Da-i omului putere, ca sa vezi cine este!".). Practic, efectul statutului functiei reprezinta tendinta sefilor de a pune mult prea putin pret pe comunicarea cu subordonatii lor, aceasta deoarece statutul pe care il au ii determina sa isi manifeste dorinta de a comunica mai degraba cu oameni avand acelasi statut ca ei sau un statut superior. Adeseori, aceasta tendinta nu are niciun fel de legatura cu pregatirea profesionala a subalternilor.

Orice organizatie realizeaza comunicarea nu numai intre componentele ei sau in interiorul acestor componente, ci si intre acestea si mediul extern. Acest tip de comunicare prin intermediul carora organizatiile schimba mesaje cu mediul extern poarta denumirea de comunicare cu mediul extern sau comunicare externa.

Prin mediul extern intelegem, ansamblul elementelor din mediul social, economic, politic si cultural cu care organizatiile intra in proces de comunicare

Indiferent ca ne referim la comunicarea interna sau la cea externa, aceasta se desfasoara prin intermediul unor retele de comunicare ce pot fi centralizate sau descentralizate

La nivelul comunicarii interne pot fi intalnite comunicarea bipolara (implica existenta unui emitor si a unui receptor) si cea in retea (cea in care exista unul sau mai multi emitori si receptori).

Comunicarea in retea poate avea configuratia in stea (sau centrata), in Y, in cerc, in U sau sub multiple alte forme (combinatii).

Fiecare dintre aceste subtipuri reprezinta posibilitati de comunicare diferita. Spre exemplu, reteaua sub forma de stea este una dintre cele mai restrictive, deoarece intregul proces de comunicare se desfasoara intre centru si fiecare dintre membrii grupului. La cealalta extrema se afla reteaua multipla, care este cea mai putin restrictiva (cea mai deschisa), deoarece fiecare membru al acesteia poate comunica, simultan, cu toti ceilalti membri ai retelei.